Meningkatkan Ketangguhan Rantai Pasokan dengan Perjanjian Harga Khusus Strategis
Hubungan antara produsen dan distributor perlu sehalus mungkin, untuk memastikan ketidakefisienan segera diatasi, proses selaras, dan komunikasi terbuka serta sering. Ini terutama benar ketika berkaitan dengan skenario distribusi dan penjualan unik yang memerlukan diskon atau rebate khusus — yang dikenal sebagai harga khusus.
Ada banyak istilah untuk harga khusus yang didukung, termasuk perjanjian harga khusus (SPA), dukungan kontrak, perjanjian rebate penjualan, klaim kontrak, chargebacks, dan ship and debit. Prinsipnya, sederhana: harga khusus (diskon) yang negoisiasi kepada pelanggan yang dibiayai bersama oleh produsen. Harga khusus memberi produsen dan distributor insentif untuk bekerja sama erat dalam upaya penjualan dan pemasaran mereka.
Sementara peraturan harga khusus didasari pada prinsip sederhana — pembiayaan bersama yang disetujui secara mutu untuk diskon khusus kepada pelanggan akhir — biasanya melibatkan jumlah perjanjian yang bergerak cepat yang tinggi dikaitkan dengan proses manajemen rebate yang kompleks. Itulah mengapa penting bagi produsen dan distributor untuk melewati spreadsheet digital, dokumentasi fisik, dan bentuk lain yang sederhana dari pengumpulan dan pelacakan data. Harga khusus dapat menghasilkan fleksibilitas yang tak tertandingi dan meningkatkan hubungan, tetapi harus dioperasikan secara efisien.
COVID-19 menyebabkan rantai pasokan terganggu, penundaan produksi, dan konsumen yang tidak puas di seluruh dunia. Produsen tiba-tiba kehilangan komponen kritis (seperti chip yang digunakan produsen mobil untuk manajemen mesin dan cruise control), sementara distributor tidak mendapatkan produk yang mereka butuhkan. Pandemi adalah pengingat bahwa rantai pasokan harus mampu beradaptasi dengan keadaan yang tidak terduga dengan cepat dan efektif.
Tidak mengherankan jika survei terbaru yang dilakukan oleh Bain & Company dan Microsoft menemukan bahwa 53% perusahaan “berencana untuk meningkatkan investasi dalam operasi yang fleksibel.” Sementara itu, 56% mengatakan mereka berharap meningkatkan investasi dalam perencanaan prediktif dan peramalan permintaan. Ini adalah konstituen dari upaya yang lebih luas di antara produsen dan distributor untuk bekerja menuju visibilitas rantai pasokan ujung ke ujung, prioritas utama di antara banyak perusahaan, meskipun hanya 6% yang mengatakan mereka sangat yakin bahwa mereka memiliki sistem untuk itu.
Dengan pendekatan kolaboratif dan terstruktur terhadap harga khusus, produsen dan distributor tidak hanya memiliki visibilitas yang lebih besar ke dalam operasi masing-masing; mereka juga memiliki kemampuan untuk bereaksi dengan cepat terhadap tekanan diskon dalam kolaborasi satu sama lain. Ini memastikan fleksibilitas ketika kondisi berubah, dan transaksi yang menguntungkan kedua belah pihak yang mengarah pada hubungan yang lebih sehat dan berkelanjutan.
Produsen dan distributor sering memiliki hubungan yang merajaleli dan multi-lapisan satu sama lain, yang dapat mencakup ribuan perjanjian harga khusus dan puluhan ribu baris penjualan setiap bulan. Tingkat kompleksitas ini menimbulkan tantangan logistik yang besar bagi perusahaan — survei terbaru Körber menemukan bahwa kurang dari 10% profesional rantai pasokan mengatakan mereka “siap menangani kompleksitas dari lebih banyak produk, supplier, saluran distribusi dan harapan konsumen yang meningkat.”
Harga khusus tidak hanya memungkinkan produsen dan distributor untuk menunjukkan komitmen mereka satu sama lain melalui diskon yang negoisiasi secara kolaboratif. Ini juga adalah alat esensial untuk mengatasi kompleksitas rantai pasokan yang memerlukan integrasi yang lebih erat. Ini terutama benar pada waktu ketika globalisasi, otomatisasi dan digitalisasi meningkatkan kompleksitas itu setiap saat. Seperti yang dijelaskan dalam laporan World Economic Forum: “Rantai pasokan satu perusahaan besar dapat sangat kompleks, mencakup ribuan supplier dan puluhan ribu bagian yang bergerak di lebih dari 100 negara di seluruh dunia.”
Pertimbangkan semua cara di mana produsen dan distributor harus beradaptasi ketika COVID-19 memuncak. Permintaan konsumen berubah secara dramatis selama malam, dan volume fluktuasi secara tidak terduga. Dengan ekosistem yang efisien untuk perjanjian harga khusus, perusahaan berada dalam posisi yang lebih baik untuk bereaksi terhadap perkembangan yang tidak terduga seperti ini, karena mereka dapat membuat klaim retrospectif yang menyelaraskan harga penjualan yang negoisiasi dengan ekspektasi margin.
Perjanjian harga khusus adalah alat yang kuat yang memungkinkan produsen dan distributor untuk mengelola rantai pasokan yang kompleks dan membangun hubungan yang lebih kuat. Namun mengoperasikan proses ujung ke ujung untuk perjanjian ini dapat mahal, memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan bagi semua mitra. Distributor perlu mengatur operasi penjualan untuk memastikan penjualan terkait dengan perjanjian yang benar, sementara produsen perlu memvalidasi puluhan ribu baris penjualan distributor yang “diakui” setiap bulan, seringkali menerapkan perhitungan validasi klaim yang kompleks. Dan itu bahkan sebelum mempertimbangkan tantangan yang terlibat dalam mengimplementasikan perjanjian yang akurat, dipertimbangkan dengan baik dan selaras secara strategis dengan kecepatan yang besar di tempat pertama.
Sementara beberapa sistem perencanaan sumber daya perusahaan menawarkan sumber daya untuk mengelola perjanjian harga khusus, mereka tidak mampu menangani siklus hidup kolaboratif ujung ke ujung penuh dari perjanjian ini. Akibatnya, alat usang seperti spreadsheet, email dan bahkan dokumentasi fisik biasanya digunakan untuk negoisiasi dan mengawasi perjanjian. Kami baru-baru ini melakukan survei pada profesional penjualan, pembelian dan keuangan, yang mengungkapkan bahwa 34% perusahaan masih menggunakan spreadsheet untuk tujuan ini. Ini membuatnya sulit untuk bertukar data, menangani sengketa dan masalah lain saat muncul, dan menyelaraskan klaim di antara semua pemangku kepentingan yang relevan.
Cara terbaik untuk menyelesaikan semua masalah ini sekaligus adalah menggunakan platform deal yang terpusat dan berbasis kolaborasi yang menyediakan satu versi kebenaran untuk produsen dan distributor, menghilangkan ketidakselarasan yang dapat menyebabkan ketegangan dan merusak kemitraan, dan menyederhanakan proses penjualan terdistribusi dari awal hingga akhir.
Andy James adalah direktur strategi produk di Enable.
