Seri Pakar CMMS Bagian 6: 3 Langkah Terbukti untuk Mengoptimalkan Timeline Setelah Pembelian
Setelah Anda sukses meluncarkan perangkat lunak baru Anda (baca Bagian 5: 9 tips untuk mengoptimalkan peluncuran untuk informasi lebih lanjut), masih ada beberapa pekerjaan yang harus dilakukan untuk memastikan dukungan berkelanjutan untuk sistem Anda.
Setelah pembelian adalah waktu ketika fitur, pelatihan, dan pengaturan dapat diedit dan diukur. Dengan memeriksa sistem Anda dengan mata yang kritis, Anda akan dapat melebihi fungsionalitas dasar yang Anda pelajari awalnya dan mencari lebih dalam ke fitur yang lebih canggih. Bagian ini akan menjelaskan langkah-lanjut untuk diselesaikan 1 hingga 2 bulan setelah Anda meluncurkan sistem Anda untuk memastikan optimasi yang berkelanjutan.
Kami telah mengkonsolidasikan panduan CMMS Basics and Beyond kami yang luar biasa untuk kesenangan unduhan Anda di sini! Tidak ingin membaca seluruh seri blog? Ambil sekarang.
3 Langkah ke Timeline Setelah Pembelian yang Sempurna
Jangka Pendek (3 minggu hingga 1 bulan)
Mengasali database baru yang Anda buat dan menentukan kekuatan dan kelemahan saat ini. Pastikan semua fitur dasar berfungsi dengan baik, semua pengguna menerima pemberitahuan dan pembaruan status work order yang tepat, dan tim Anda mulai terbiasa mengintegrasikan sistem baru ini ke dalam kehidupan kerja sehari-hari mereka. Berbicara dengan berbagai pengguna untuk memahami tantangan yang mungkin dihadapi mereka dan ikuti dengan anggota staf pelatihan vendor Anda untuk mencari saran atau mendapatkan lebih banyak pelatihan untuk mengatasi masalah-masalah ini. Jika proses berjalan sangat baik atau Anda melihat manfaat besar dari fitur tertentu, mungkin seseorang lain di organisasi Anda juga akan melihat manfaat dari menggunakan alat itu. Secara bertahap tambahkan izin baru kepada pengguna selama periode ini sambil mencari keseimbangan antara fungsionalitas yang kuat dan kesederhanaan perangkat lunak. Perubahan kecil dan penyesuaian ini pada sistem akan membantu mengatasi kekhawatiran pengguna sambil sekaligus mendapatkan hasil maksimal dari perangkat lunak Anda
Jangka Menengah (1 hingga 2 bulan)
Setelah sekitar satu bulan penggunaan perangkat lunak yang konsisten, Anda akan mengumpulkan cukup data riwayat pemeliharaan untuk mulai melaporkan aktivitas ini. Pelaporan adalah salah satu fitur yang paling kuat dan bermanfaat yang dapat disediakan oleh CMMS. Anda dapat menganalisis data secara mendalam untuk menemukan pola dan membuat keputusan yang lebih baik. Dari keputusan SDM hingga keputusan perbaikan dan penggantian hingga pemesanan kembali cadangan spare part, Anda dapat melaporkan berbagai macam item atau menyempitkan fokus Anda untuk melihat data mikro. Anda mungkin memerlukan satu atau dua sesi pelatihan untuk memasuki alat pelaporan perangkat lunak Anda dengan memadai. Karena cakupan pelaporan dapat bervariasi, anggota tim lain juga mungkin melihat manfaat dari fitur ini. Hubungi vendor Anda untuk memesan sesi pelatihan khusus pelaporan untuk tim Anda. Vendor dapat menjelaskan berbagai jenis pelaporan yang mungkin bermanfaat bagi pemangku kepentingan di tim Anda, atau setiap anggota dapat menghadiri sesi dengan tujuan pelaporan di benak.
Jangka Panjang (3 bulan+):
Selain pelatihan pelaporan, lebih dekat dengan semua fitur perangkat lunak Anda dengan memesan sesi dengan tim dukungan vendor Anda. Pastikan Anda menjaga sesi ini singkat -batasi hingga satu jam setiap kali- namun sering. Setelah Anda menyadari banyak sisi dalam dan luar yang ditawarkan sistem Anda, Anda akan dapat benar-benar menguasai perangkat lunak Anda. Ingat bahwa vendor perangkat lunak meluncurkan pembaruan baru sepanjang tahun. Tergantung pada apakah sistem Anda diimplementasikan melalui web atau merupakan solusi terinstal, pembaruan ini akan diterima dan dikomunikasikan kepada tim Anda dengan cara yang berbeda. Dengan berbasis web, perubahan kecil yang mungkin sangat bermanfaat bagi pengguna tidak selalu dikomunikasikan secara langsung. Itulah mengapa penting untuk tetap up-to-date dengan memanfaatkan sumber daya gratis yang kemungkinan besar disediakan oleh vendor Anda. Sumber daya berkelanjutan ini mencakup konten CMMS baru seperti video, artikel, pesan media sosial, dan posting blog. Langganan e-newsletter vendor Anda, ikuti mereka di LinkedIn, dan baca artikel terbaru mereka. Anda juga dapat memeriksa dengan manajer akun Anda untuk melihat apa yang baru dan apa yang ada di peta jalan pengembangan perangkat lunak mereka (alias timeline kapan fitur baru akan dirilis). Dengan tetap mengikuti yang terbaru dan terhebat, Anda akan menjadi orang pertama yang mendapatkan informasi baru dan kemungkinan besar akan mendapatkan kesempatan untuk berbagi pendapat Anda tentang perubahan ini saat masih dalam pengujian beta.
Kami telah mengkonsolidasikan panduan CMMS Basics and Beyond kami yang luar biasa untuk kesenangan unduhan Anda di sini! Tidak ingin membaca seluruh seri blog? Ambil sekarang.
Baca lebih lanjut untuk installmen terakhir dari seri 7 bagian CMMS Expert Series, kami akan membawa Anda melalui 6 jebakan CMMS umum dan cara menghindarinya!
