Implementasi CMMS: Panduan 5 Langkah untuk Manajemen Pemeliharaan yang Lancar
Selama dua dekade terakhir, sistem Software Manajemen Pemeliharaan Komputerisasi (CMMS) telah menjadi solusi manajemen pemeliharaan yang dipilih oleh sejumlah pelanggan yang semakin banyak di seluruh spektrum industri, korporasi, dan sektor layanan. Dan ada alasan yang baik untuk ini. Untuk memulai, CMMS adalah sistem manajemen otomatis yang canggih dan tangguh yang menggunakan ribuan titik data yang kapan saja memberikan pengguna gambaran umum operasi fasilitas atau alternatifnya, status peralatan individual. Sistem ini memiliki kemampuan untuk memantau tingkat inventaris, melacak dan mengelola surat kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan yang paling penting, mereka dapat secara instan menentukan aset perusahaan mana yang memerlukan pemeliharaan mencegah (PM). Fitur terakhir ini – pemeliharaan mencegah – yang membentuk pusat inti dan aspek paling berharga dari CMMS. Pengenalan PM ke dalam perangkat lunak manajemen pemeliharaan telah bertanggung jawab atas perpanjangan umur pakai peralatan, organisasi yang ditingkatkan, manajemen waktu dan penggunaan tenaga kerja yang lebih baik dan akhirnya, biaya operasional yang dikurangi dan keuntungan perusahaan yang ditingkatkan.
Seberapa canggih pun CMMS, performa optimal dan penghematan biaya yang dihasilkan hanya dapat terwujud melalui implementasi yang tepat dan penggunaan sistem yang konsisten. Quando it comes to CMMS implementation plan, ini berarti membuat perangkat lunak manajemen sepenuhnya operasional. Ini melibatkan sejumlah langkah termasuk perencanaan sistem, integrasi data, pengembangan dan jadwal PM, serta pelatihan staf dan dukungan teknis berkelanjutan. Tanpa implementasi perangkat lunak CMMS yang tepat, bahkan sistem yang paling kaya fitur akan gagal mencapai tujuan yang dimaksud.
Berikut adalah lima tips implementasi perangkat lunak CMMS untuk memastikan sistem akan beroperasi sebagaimana mestinya.
Ringkasan Cepat 5 Langkah Implementasi CMMS.
- Dapatkan masukan dan umpan balik dari staf pemeliharaan
- Nilai sumber daya perusahaan dan tetapkan tujuan implementasi CMMS yang realistis
- Tentukan peran dan izin pengguna
- Kembangkan program pemeliharaan mencegah (PM)
- Lakukan onboarding dan pelatihan pengguna yang menyeluruh
Mari kita pahami setiap langkah secara detail.
1. Dapatkan masukan dan umpan balik dari staf pemeliharaan
Bahkan sebelum sistem CMMS dibeli, penting bahwa semua anggota staf sepenuhnya terlibat dalam pendekatan manajemen pemeliharaan. Ini adalah langkah pertama dalam mengamankan implementasi CMMS yang sukses. Mendapatkan masukan dari mereka yang akan menggunakan sistem akan memastikan bahwa sistem akan memiliki fitur yang paling cocok dengan kebutuhan, tantangan, dan tujuan perusahaan, baik itu mengurangi biaya pemeliharaan reaktif atau korektif, mengurangi waktu henti peralatan, atau mengurangi penggunaan teknisi. Ini juga saatnya tim pemeliharaan memutuskan bagaimana CMMS akan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya, ini melibatkan identifikasi aset, inventaris, dan pengguna mana yang akan dimasukkan ke dalam database sistem. Pilihan-pilihan ini akan sangat memengaruhi cakupan operasi sistem CMMS serta seberapa lama dan terlibat fase integrasi data dari implementasi.
2. Nilai sumber daya perusahaan dan tetapkan tujuan implementasi CMMS yang realistis
Seperti yang baru disebutkan, selama fase implementasi sistem otomatis, semua data kritis tentang inventaris, aset, dan pengguna dimasukkan ke dalam perangkat lunak CMMS. Ini adalah saat pemilik bisnis harus menilai kemampuan mereka sendiri dengan hati-hati. Ada sejumlah opsi yang tersedia untuk fase implementasi perangkat lunak CMMS ini berdasarkan kebutuhan, waktu, dan sumber daya pelanggan. Beberapa pelanggan yang memiliki waktu dan sumber daya teknis internal mungkin lebih suka melakukan integrasi data sendiri. Saat sudah ada database aset dan inventaris, data dapat bermigrasi ke CMMS baru oleh pelanggan atau dengan bantuan teknisi yang disediakan oleh vendor. Vendor CMMS menawarkan klien pilihan dukungan dalam bentuk audit internal atau dukungan teknis jarak jauh dan telepon untuk tujuan implementasi CMMS.
Baik pemilik perusahaan memilih untuk melakukan audit aset dan inventaris sendiri atau membuat teknisi spesialis vendor melakukannya untuk mereka, berikut adalah beberapa parameter untuk timeline yang realistis untuk proses-proses ini:
• Perusahaan dengan 0- 100 aset = 30 hari
• Perusahaan dengan 200 aset = 45 hari
• Perusahaan dengan 201-500 aset = 90 hari
3. Tentukan peran dan izin pengguna
Banyak sistem CMMS memungkinkan manajer pemeliharaan untuk menetapkan berbagai tingkat akses ke perangkat lunak CMMS. Ini berarti beberapa pengguna dapat memiliki akses ke semua bagian sistem sementara yang lainnya (mungkin dalam berbagai tingkat) tidak akan. Ini sangat membantu saat pengguna berbeda berdasarkan peran, tanggung jawab, dan bahkan lokasi situs. Manajer pemeliharaan perlu mempertimbangkan variabel-variabel ini saat menetapkan akses pengguna selama proses implementasi CMMS.
4. Kembangkan program pemeliharaan mencegah (PM)
Program pemeliharaan mencegah yang disesuaikan adalah fitur paling berharga dari CMMS. Untuk alasan itu dan juga karena tidak ada dua perusahaan yang sama, program harus dikonfigurasi untuk memenuhi kebutuhan unik organisasi. Pengembangannya adalah aspek kritis dari implementasi CMMS. Bagian proses ini melibatkan tinjauan sejarah perbaikan peralatan sambil juga mempertimbangkan siklus produksi perusahaan. Dengan demikian, peralatan dapat diprioritaskan berdasarkan usia dan/atau frekuensi perbaikan. Di sisi lain, jadwal pemeliharaan mencegah dapat diatur pada waktu penggunaan rendah dan/atau tanggal inspeksi.
5. Lakukan onboarding dan pelatihan pengguna yang menyeluruh
Dua fungsi implementasi perangkat lunak CMMS ini tidak boleh diabaikan atau dipektorkan karena tanpanya semua upaya lain mungkin menjadi sia-sia. Efektivitas sistem manajemen pemeliharaan sangat bergantung pada penggunaan yang konsisten dan tepat oleh staf pemeliharaan. Onboarding dan dukungan teknis berkelanjutan adalah dua cara untuk memastikan CMMS melakukan pekerjaan yang dimaksudkan. Seperti halnya dukungan yang telah dijelaskan sebelumnya, banyak vendor CMMS juga menyertakan dalam paket sistem mereka berbagai sumber daya onboarding dan berkelanjutan untuk membantu pengguna dalam penggunaan sistem pada awalnya dan seiring waktu. Sumber daya ini tersedia sebagai manual online, video, email, chat dan rekaman webinar serta dukungan telepon.
Tidak diragukan lagi bahwa CMMS adalah produk manajemen pemeliharaan yang ausgezeichnet. Namun, meskipun memiliki bukti rekam jejak yang teruji, tidak satu pun akan mencapai potensinya tanpa implementasi sistem yang tepat termasuk pelatihan pengguna. Saat mempertimbangkan total biaya sistem manajemen pemeliharaan, pemilik bisnis perlu menimbang biaya layanan dalam waktu dan staf yang dibutuhkan untuk implementasi perangkat lunak CMMS terhadap biaya yang terkait dengan layanan dukungan tambahan melalui vendor. Tinjauan yang hati-hati atas tujuan, anggaran, dan sumber daya perusahaan akan memandu pemilik bisnis dalam memilih layanan onboarding dan implementasi CMMS yang paling cocok. Investasi dalam layanan implementasi CMMS, baik internal maupun melalui vendor, memastikan pengaturan sistem yang tepat sementara dukungan onboarding mengarah pada adopsi pengguna yang meningkat yang kemudian mengarah pada efisiensi operasi, umur pakai peralatan yang lebih lama, biaya yang dikurangi, dan ROI yang lebih besar.
