Tips Pakar untuk Merencanakan Proyek CMMS

Proyek sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) yang terencana dan dijalankan dengan baik dapat menghasilkan laba maksimum atas investasi Anda. Pengembalian ini diwujudkan melalui peningkatan efisiensi, produktivitas dan keuntungan. Namun, proyek CMMS yang tidak direncanakan dan dilaksanakan dengan baik dapat mengakibatkan hilangnya pendapatan. Kerugian ini dapat diukur dalam hal investasi keseluruhan dalam proyek, serta dari waktu yang terbuang dan perkiraan pendapatan yang hilang yang terkait dengan keberhasilan pemasangan dan implementasi CMMS.

Perencanaan

Merencanakan proyek implementasi CMMS dengan benar adalah salah satu elemen kunci. Pada fase perencanaan, Anda menentukan “apa”, “mengapa”, “siapa” dan “bagaimana”.

Data Peralatan

Mengembangkan rencana untuk data peralatan adalah langkah pertama yang baik karena akan memberikan CMMS dasar data yang keras dan dapat diverifikasi. Beberapa departemen pemeliharaan mungkin sudah menerapkan skema penomoran peralatan yang efektif. Ini dapat dengan mudah diterjemahkan ke dalam CMMS. Jika saat ini tidak ada skema yang diterapkan atau jika skema yang ada saat ini cacat, inilah saatnya untuk mengembangkan skema penomoran peralatan.

Menentukan hierarki peralatan adalah langkah berikutnya. Ini melibatkan pengaturan hubungan orang tua/anak di antara peralatan. Misalnya, penangan udara dapat memiliki pompa dan motor sebagai anak-anak. Jika Anda akan melacak orang tua dan anak-anak, hubungan tersebut harus didokumentasikan. Pastikan untuk menyertakan setiap peralatan yang termasuk dalam skema hierarki tersebut. Hubungan orang tua/anak juga dapat dibangun untuk seluruh fasilitas. Misalnya, sebuah bangunan bisa menjadi orang tua dengan setiap lantai seorang anak. Setiap kamar kemudian bisa menjadi anak dari lantai.

Informasi tentang suku cadang harus ditandai ke masing-masing bagian peralatan. Ini disebut sebagai bill of material (BOM).

Terakhir, Anda perlu memutuskan apa yang Anda inginkan dari CMMS Anda dalam hal pemantauan waktu henti. Anda harus memilih peralatan mana yang ingin Anda pantau serta bagaimana Anda ingin melacak waktu henti yang direncanakan vs. tidak direncanakan. Rencana berdasarkan dampak atau kerugian operasi. Anda harus memiliki informasi ini untuk setiap peralatan atau setidaknya untuk peralatan penting.

Pemeliharaan Pencegahan

Keputusan berikut harus dibuat untuk setiap tugas pemeliharaan preventif (PM):

• Apakah PM akan dilakukan menurut waktu kalender atau waktu lari (mil, jam, dll.)?
• Apakah PM akan mengikuti jadwal tetap (terlepas dari tanggal penyelesaian) atau jadwal berdasarkan tanggal penyelesaian?
• Seberapa sering perintah kerja PM akan dibuat (harian, mingguan, bulanan, dll.)?
• Apa saja strategi untuk PM berbasis rute? (Misalnya, rute inspeksi untuk semua alat pemadam kebakaran di gedung.)

Prosedur

Prosedur dapat berupa pemeliharaan preventif, instruksi keselamatan atau serangkaian instruksi lainnya. Setiap bagian dari peralatan harus telah mengidentifikasi semua tugas pemeliharaan preventif, korektif dan prediktif yang diperlukan untuk memelihara peralatan itu dengan benar. Seiring dengan tugas pemeliharaan, informasi mengenai frekuensi pemeliharaan, kerajinan yang bertanggung jawab, perbaikan dan/atau suku cadang yang diperlukan untuk bersaing tugas pemeliharaan, dan perkiraan waktu untuk bersaing tugas adalah beberapa informasi tambahan yang akan meningkatkan kegunaan database CMMS Anda. Prosedur ini kemudian dapat diterapkan di mana saja dalam CMMS.

Tenaga Kerja

Anda memerlukan informasi tentang setiap teknisi pemeliharaan seperti nama, alamat, telepon, nomor Jaminan Sosial, dll. Anda juga harus memutuskan apakah Anda akan menggunakan semacam kartu ID untuk teknisi Anda yang dapat dipindai oleh pembaca. Jika ya, apakah kartu akan diproduksi sendiri atau oleh vendor luar?

Inventaris

Tindakan berikut harus diambil:

Pertama, Anda harus mengembangkan skema penomoran bagian. Ini mirip dengan proses yang digunakan untuk penomoran peralatan. Beberapa perusahaan menggunakan skema penomoran bagian sepanjang 20 hingga 30 karakter. Ini mencakup setiap detail bagian itu (yaitu, jenis bagian, ketebalan, diameter, lokasi, dll.). Dengan kemajuan dalam CMMS dan bidang yang tersedia untuk setiap detail ini (kategori, dimensi, lokasi, dll.), Anda tidak memerlukan skema penomoran bagian untuk menyertakan semua detail. Itu hanya meningkatkan potensi kesalahan entri data.

Tersirat dalam pengembangan skema penomoran bagian adalah kebutuhan untuk secara konkret mendefinisikan detail bagian. Yang paling berguna dalam hal alur kerja adalah menentukan lokasi suatu bagian. Apakah ada satu atau beberapa ruang penyimpanan? Apakah ada skema lokasi di dalam ruang penyimpanan (mis., lorong, tempat sampah, rak, dll.)?

Pada fase pengumpulan data, Anda akan menyusun daftar semua vendor tempat Anda membeli suku cadang dan layanan. Salah satunya harus ditugaskan sebagai vendor utama untuk setiap bagian. CMMS secara otomatis menghasilkan pesanan pembelian ke vendor utama. Ini dapat diubah oleh pengguna jika diinginkan.

Pada tahap ini, Anda harus memutuskan kriteria untuk memilih vendor utama (yaitu, harga, pengiriman, layanan keseluruhan, dll.). Selain itu, Anda harus melacak nomor suku cadang vendor/produsen untuk tujuan referensi silang. Anda juga perlu memutuskan unit masalah yang akan Anda gunakan (metrik, Inggris, atau kombinasi keduanya). Bagaimana Anda akan menangani inventaris pipa, balok, dll.? Apakah Anda akan melacak panjangnya? Jika sepotong dipotong, apakah Anda akan melacak panjang pipa yang tersisa? Setelah vendor dan informasi pelacakan diputuskan, Anda juga perlu menentukan:

• Siapa yang berwenang memesan suku cadang dan sampai berapa?
• Di luar jumlah berapa persetujuan lebih lanjut akan diperlukan?

Dalam keseluruhan perencanaan proses inventaris fisik, Anda harus membuat keputusan berikut:

• Seberapa sering Anda akan melakukan inventarisasi fisik?
• Siapa yang akan melakukannya?
• Apakah akan manual atau menggunakan teknologi seluler? Jika manual, pastikan CMMS Anda memiliki kemampuan untuk mencetak formulir yang sesuai untuk tujuan ini.

Terkait dengan langkah ini adalah pengembangan desain label bagian dan desain label barcode. Informasi apa yang ingin Anda cetak pada label bagian? Nomor bagian, deskripsi, dan lokasi adalah tipikal. Jika Anda menggunakan barcode dengan inventaris, Anda harus memutuskan item informasi mana yang ingin Anda barcode. Nomor bagian dan lokasi adalah tipikal.

Jika Anda memiliki beberapa pabrik/fasilitas, penting bahwa setiap fasilitas mengikuti skema yang sama. Tanpa konsistensi, CMMS tidak akan terlalu efektif. Jika Anda mencari suku cadang di fasilitas yang berbeda dan fasilitas tersebut menjelaskan suku cadang tersebut secara berbeda dari yang Anda lakukan, Anda mungkin tidak menemukannya meskipun tersedia.

Pembelian dan Akuntansi

Anda mungkin memerlukan departemen pembelian dan akuntansi yang terlibat dalam fase perencanaan untuk ini:

• Informasi “Tagih ke”
• Informasi “Kirim ke”
• Tarif pajak penjualan
• Tentukan akun dan jumlah anggaran

Kode

Anda harus menentukan rencana dan kode desain apa yang akan digunakan di seluruh CMMS. Selama fase perencanaan, Anda perlu memutuskan strategi untuk dasar kode. Kompilasi kode yang sebenarnya akan dilakukan selama fase pengumpulan data. Tentukan berikut ini:

• Kode akun
• Jenis perintah kerja
• Kode kegagalan
• Kode tindakan
• Kode perbaikan
• Prioritas perintah kerja
• Kekritisan peralatan
• Status perintah kerja
• Status pesanan pembelian
• Departemen

Aplikasi Seluler

Jika Anda menggunakan aplikasi seluler, Anda perlu mengidentifikasi setiap aplikasi dan berupaya mengartikulasikan detailnya. Beberapa contoh termasuk menggunakan perangkat entri data jarak jauh genggam untuk mengumpulkan pembacaan meter peralatan, suku cadang dapat dikeluarkan dan/atau dikembalikan menggunakan perangkat genggam, perangkat genggam dapat digunakan untuk menghitung dan melacak suku cadang inventaris, dll.

Cadangan

Keputusan juga perlu dibuat mengenai backup data. Skema pencadangan yang diartikulasikan harus dibentuk dengan mempertimbangkan perangkat keras dan pengaturan. Tentukan seberapa sering pencadangan akan dilakukan (harian, mingguan, dll.).

Sejarah

Rencanakan jenis riwayat perawatan yang ingin Anda pertahankan. Keputusan Anda harus mencakup tanggal pelaksanaan, tugas yang dilakukan, orang yang melakukan pekerjaan, perkiraan dan waktu aktual untuk melakukan, peralatan yang dikerjakan, bahan yang digunakan, dan biaya kontraktor luar yang dikeluarkan.

Keputusan

Beberapa keputusan perlu dibuat mengenai operasi umum CMMS Anda. Pertanyaan-pertanyaan ini memberikan informasi tidak hanya untuk perencanaan tetapi juga untuk mengevaluasi kemampuan saat ini:

• Apakah Anda akan mencetak perkiraan waktu untuk perintah kerja?
• Detail laporan apa yang diperlukan dalam CMMS Anda?
• Laporan mana yang diperlukan dalam format grafik?
• Keputusan apa yang akan dibuat berdasarkan analisis laporan?
• Masalah keamanan:Siapa yang diizinkan melakukan apa?
• Legenda bidang:Apakah Anda perlu mengubah istilah yang disediakan oleh CMMS Anda pada salah satu legenda? Jika ya, pastikan untuk mendokumentasikan perubahannya.

Indikator Kinerja Utama (KPI)

Kembangkan daftar KPI untuk aplikasi Anda. Pada tahap ini, Anda harus meninjau dan merevisinya, jika perlu. Juga, tentukan bagaimana Anda akan menghitung KPI tersebut. Sebagian besar KPI harus berasal dari pelaporan CMMS.

Tetapkan Tanggung Jawab

Rencanakan siapa yang akan:

• Instal perangkat keras (jika perlu)
• Memelihara hardware komputer, backup, dll.
• Melakukan pengarsipan dan penggabungan data
• Jaga pemulihan bencana
• Buat laporan
• Tinjau dan analisis berbagai laporan
• Merencanakan dan menjadwalkan perintah kerja
• Lakukan entri data yang sedang berlangsung
• Tutup perintah kerja
• Bertanggung jawab untuk menyesuaikan, mengonfigurasi, menyesuaikan, dan memelihara CMMS

Tahap perencanaan CMMS mungkin salah satu yang paling penting dalam memastikan keberhasilan. Memang, implementasi itu sendiri bukanlah proses yang singkat, tetapi dengan rencana yang matang dengan mempertimbangkan semua kemungkinan, prosesnya akan lebih sederhana dan efisien.

Tantangan utama dalam merencanakan CMMS adalah mempertimbangkan seluruh luas operasi Anda hingga ke setiap peralatan, suku cadang, dan fasilitas terakhir, dan kemudian tetap realistis dengan tujuan Anda. Pertimbangkan kemampuan operasi Anda untuk beradaptasi dengan teknologi baru dengan cara yang tidak akan terlalu mengganggu alur kerja. Dengan rencana yang matang, Anda akan menuai hasilnya selama bertahun-tahun.