Pemecahan masalah untuk pemeliharaan:Lebih dari sekadar coba-coba

Panduan lengkap untuk pemecahan masalah untuk pemeliharaan dan tips untuk meningkatkan keterampilan pemecahan masalah Anda untuk meningkatkan seluruh operasi Anda.

Daftar isi

1. Apa itu pemecahan masalah?
2. Kiat pemecahan masalah untuk pemeliharaan
3. Menggunakan perangkat lunak pemeliharaan untuk pemecahan masalah
4. Intinya

Pemecahan masalah untuk pemeliharaan dapat menjadi seni dan ilmu. Masalahnya adalah, sementara seni bisa menjadi indah, itu tidak dikenal karena efisiensinya. Ketika dibawa ke tingkat berikutnya, pemecahan masalah dapat membuang moniker coba-coba dan menjadi upaya ilmiah murni. Ini membantu teknisi menemukan masalah dan solusi yang tepat dengan lebih cepat. Jika pemecahan masalah dilakukan dengan benar, seluruh operasi pemeliharaan Anda dapat mengatasi backlog, kehilangan produksi, dan masalah kepatuhan dengan lebih efisien.

Mari kita lihat apa sebenarnya pemecahan masalah itu, mengapa hal itu penting bagi profesional pemeliharaan, dan bagaimana tim Anda dapat menyempurnakan pendekatannya.

Apa itu pemecahan masalah?

Sistem rusak—itu hanya fakta kehidupan. Baik itu ban berjalan atau bor industri, kita semua pernah menemukan peralatan yang tidak responsif, rusak, atau bekerja tidak normal tanpa alasan sama sekali. Ini bisa sangat membuat frustrasi.

Pemecahan masalah adalah proses mengidentifikasi apa yang salah dengan sistem yang salah ini ketika masalahnya tidak segera terlihat. Pemecahan masalah biasanya mengikuti pendekatan empat langkah yang sistematis; mengidentifikasi masalah, merencanakan respon, menguji solusi, dan menyelesaikan masalah. Langkah satu hingga tiga sering diulang beberapa kali sebelum resolusi tercapai.

Identifikasi masalah

Rencanakan tanggapan

Uji solusinya

Ulangi sampai masalah teratasi

Pikirkan seperti ini:Ketika ban berjalan rusak, Anda dapat mencoba beberapa metode berbeda untuk memperbaikinya. Pertama, Anda mengidentifikasi bagian mana dari ban berjalan yang tidak berfungsi. Setelah Anda mengidentifikasi area masalah, Anda merencanakan respons dan mengujinya, seperti menyetel kembali atau melumasi bagian. Jika ini gagal untuk memperbaiki masalah, Anda dapat mengganti bagian tersebut, yang membuat ban berjalan bekerja kembali. Ini adalah pemecahan masalah.

Bagaimana pemecahan masalah biasanya dilakukan dalam pemeliharaan?

Hentikan kami jika Anda pernah mendengar cerita ini sebelumnya. Aset rusak dan tidak ada yang tahu mengapa. Anda berbicara dengan operator, membaca beberapa manual, dan memeriksa catatan Anda tentang aset tersebut. Anda mencoba beberapa hal untuk menghidupkan mesin dan bekerja kembali tanpa hasil. Sebelum Anda dapat mencoba kemungkinan solusi ketiga atau keempat, Anda akan dipanggil ke keadaan darurat lain, dengan aset yang masih kosong.

Hal ini sering terjadi ketika proses pemecahan masalah untuk pemeliharaan, terutama ketika fasilitas bergantung pada catatan kertas atau spreadsheet Excel. Proses ini didasarkan pada pengumpulan informasi sebanyak mungkin dari sumber sebanyak mungkin untuk mengidentifikasi penyebab kerusakan yang paling mungkin. Anda tidak akan pernah salah saat mengumpulkan informasi, tetapi cara pengumpulan informasi itulah yang dapat mengubah pemecahan masalah dari kebutuhan menjadi mimpi buruk.

Mengapa pemecahan masalah penting dalam pemeliharaan?

Kegagalan peralatan yang tidak terduga adalah alasan utama adanya pemecahan masalah. Jika aset tidak pernah rusak tanpa tanda-tanda kegagalan yang jelas, tidak perlu memecahkan masalah. Tapi kami tahu bukan itu masalahnya.

Kegagalan aset tidak selalu mengikuti pola yang dapat diprediksi. Ya, tim pemeliharaan dapat menggunakan pemeliharaan preventif dan pemeliharaan berbasis kondisi untuk mengurangi kemungkinan waktu henti yang tidak direncanakan. Namun, Anda tidak akan pernah bisa menghilangkannya sama sekali. Apa yang dapat Anda lakukan adalah menempatkan proses pada tempatnya untuk mengurangi kegagalan sebanyak mungkin dan memperbaikinya sesegera mungkin ketika itu benar-benar terjadi. Di sinilah teknik pemecahan masalah yang kuat berguna.

Karena pemecahan masalah akan selalu menjadi bagian dari persamaan pemeliharaan, manusia juga akan selalu memiliki peran. Teknologi pemeliharaan tidak menghapus kebutuhan akan sentuhan manusia dalam pemecahan masalah; itu hanya membuat prosesnya jauh lebih efisien. Ketika pemecahan masalah tidak disempurnakan, hal itu dapat menyebabkan waktu yang terbuang untuk melacak informasi, kehilangan produksi yang substansial, lingkungan kerja yang tidak aman, dan kegagalan yang lebih sering terjadi. Singkatnya, mengetahui beberapa praktik terbaik pemecahan masalah dapat menjadi perbedaan antara backlog yang berlebihan dan program pemeliharaan yang stabil.

Kiat pemecahan masalah untuk pemeliharaan

Berikut ini adalah beberapa cara operasi Anda dapat meningkatkan kemampuan pemecahan masalah untuk mengatasi kekacauan dan mengendalikan pemeliharaannya.

Kuantifikasi kinerja aset dan pahami cara menggunakan hasilnya

Mungkin tidak perlu dikatakan lagi, tetapi semakin dalam Anda mengetahui suatu aset, semakin siap Anda untuk mendiagnosis suatu masalah. Bertahun-tahun bekerja dengan aset tertentu dapat membantu Anda mengenali saat aset tersebut tidak berfungsi dengan baik. Tetapi pemecahan masalah yang luar biasa bukan hanya tentang mengetahui suara, kecepatan, atau bau normal dari mesin tertentu. Alih-alih, ini tentang mengetahui cara menganalisis kinerja aset di tingkat yang lebih dalam, yang merupakan faktor pelaporan lanjutan.

Dapatkan praktik terbaik untuk melacak dan menggunakan data aset

Baca selengkapnya

Ketika operator dan teknisi hanya mengandalkan pengalaman masa lalu mereka sendiri dengan suatu peralatan, mereka meninggalkan kesenjangan besar dalam pengetahuan yang mengganggu proses pemecahan masalah. Misalnya, hal itu menyisakan terlalu banyak ruang untuk bias kebaruan untuk memengaruhi pengambilan keputusan, yang berarti bahwa teknisi kemungkinan besar akan mencoba hal terakhir yang memperbaiki masalah tertentu tanpa mempertimbangkan opsi lain atau menggali lebih jauh ke akar masalahnya. Selain itu, jika pemecahan masalah bergantung pada pengetahuan eksklusif beberapa teknisi, itu berarti perbaikan harus menunggu hingga personel khusus tersebut tersedia.

Staf pemeliharaan harus memiliki pengetahuan untuk melakukan analisis mendalam terhadap kinerja aset. Misalnya, teknisi harus memahami cara menjalankan laporan dan memahami KPI untuk peralatan penting, seperti waktu rata-rata antara kegagalan dan efektivitas peralatan secara keseluruhan. Jika menggunakan pemeliharaan berbasis kondisi, tim pemeliharaan juga harus mengetahui kurva P-F untuk setiap aset dan apa arti pembacaan sensor yang berbeda. Jika teknisi dilengkapi dengan pemahaman yang lebih mendalam tentang suatu aset, akan lebih mudah bagi mereka untuk menentukan dengan tepat di mana masalah terjadi dan bagaimana cara memperbaikinya, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Buat riwayat aset yang mendalam

Informasi adalah bahan bakar yang mendukung pemecahan masalah yang luar biasa untuk pemeliharaan. Mengetahui bagaimana aset tertentu telah bekerja dan gagal untuk ratusan lainnya adalah tempat yang baik untuk memulai perbaikan. Itu sebabnya manual adalah alat yang berguna saat memecahkan masalah. Namun, setiap aset, fasilitas, dan operasi berbeda, yang berarti kegagalan aset tidak selalu mengikuti skrip. Catatan mendetail tentang riwayat aset dapat membuka jalan buntu dan mengarahkan Anda ke solusi dengan lebih cepat.

Riwayat aset yang terperinci dapat memberi Anda keunggulan dalam pemecahan masalah dalam berbagai cara. Ini menawarkan metode sederhana untuk referensi silang gejala masalah saat ini dengan elemen masalah masa lalu. Misalnya, teknisi dapat melihat apakah jenis material tertentu sedang ditangani oleh mesin atau jika ada tanda peringatan dini yang diidentifikasi untuk kegagalan sebelumnya. Semakin situasi saat ini sejalan dengan skenario masa lalu, semakin besar kemungkinan untuk membutuhkan perbaikan yang sama. Solusi dapat diprioritaskan dengan cara ini, menghasilkan lebih sedikit kesalahan, lebih sedikit waktu henti, lebih sedikit suku cadang yang tidak perlu digunakan, dan banyak lagi.

Jika pemecahan masalah dilakukan dengan benar, seluruh operasi pemeliharaan Anda dapat mengatasi backlog, kehilangan produksi, dan masalah kepatuhan dengan lebih efisien.

Saat membuat riwayat aset terperinci untuk membantu pemecahan masalah (serta pemeliharaan preventif), penting untuk menyertakan informasi sebanyak mungkin. Pastikan untuk mencatat waktu dan tanggal dari setiap tindakan penting yang diambil pada aset atau peralatan. Ini dapat mencakup kerusakan, PM, inspeksi, penggantian suku cadang, jadwal produksi, dan perilaku abnormal, seperti asap atau suara yang tidak biasa. Selanjutnya, dokumentasikan langkah-langkah yang diambil selama pemeliharaan, termasuk PM atau perbaikan. Terakhir, soroti solusi yang berhasil dan apa yang diperlukan untuk mencapainya, seperti suku cadang yang diperlukan, tenaga kerja, dan peralatan keselamatan. Pastikan untuk menambahkan metrik dan laporan yang relevan ke riwayat aset juga.

Salah satu cara untuk menangkap semua informasi ini di satu tempat adalah dengan membuat log pemeliharaan peralatan yang dibuat dengan baik, seperti ini:

Unduh template log pemeliharaan peralatan Anda sendiri di sini

Gunakan analisis akar penyebab dan kode kegagalan

Pemecahan masalah yang efektif untuk pemeliharaan dimulai dengan menghilangkan ambiguitas dan solusi jangka pendek. Menemukan akar masalah dengan cepat, menyelesaikannya secara efektif, dan memastikannya tetap terpecahkan adalah formula kemenangan. Analisis akar penyebab dan kode kegagalan adalah beberapa alat yang akan membantu Anda mencapai tujuan ini.

Analisis akar penyebab adalah teknik yang memungkinkan Anda untuk menentukan alasan di balik kegagalan. Metodenya terdiri dari menanyakan "mengapa" sampai Anda sampai ke inti masalahnya. Misalnya:

1. Mengapa peralatan gagal?:Karena bantalan aus
2. Mengapa bantalan aus?:Karena kopling tidak sejajar
3. Mengapa kopling tidak sejajar?:Karena tidak diservis baru-baru ini.
4. Mengapa kopling tidak diservis?:Karena pemeliharaan tidak dijadwalkan.
5. Mengapa pemeliharaan tidak dijadwalkan?:Karena kami tidak yakin seberapa sering harus dijadwalkan.

Lakukan analisis akar masalah Anda berikutnya dengan template RCA ini

Proses ini memiliki dua manfaat saat pemecahan masalah untuk pemeliharaan. Pertama, ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi penyebab langsung kegagalan dan memperbaikinya dengan cepat. Kedua, ini membawa Anda ke inti masalah dan solusi jangka panjang. Pada contoh di atas, jelas diperlukan program pemeliharaan preventif yang lebih baik untuk meningkatkan manajemen aset dan mengurangi waktu henti yang tidak direncanakan.

Kode kegagalan menyediakan metode yang konsisten untuk menjelaskan mengapa suatu aset gagal. Kode kegagalan dibangun di atas tiga tindakan:Daftar semua kemungkinan masalah, semua kemungkinan penyebab, dan semua solusi yang mungkin. Proses ini mencatat aspek-aspek kunci dari kegagalan menurut kategori yang telah ditentukan sebelumnya, seperti misalignment atau korosi.

Kode kegagalan berguna saat pemecahan masalah untuk pemeliharaan karena teknisi dapat segera melihat kode kegagalan umum, menentukan solusi terbaik, dan menerapkannya dengan cepat. Kode kegagalan juga dapat digunakan untuk mengungkap masalah umum di antara sekelompok aset dan menentukan solusi jangka panjang.

Buat kode kegagalan yang mengagumkan dengan template FMEA gratis ini

Membuat daftar tugas terperinci

Pemecahan masalah yang luar biasa membutuhkan perencanaan yang matang dan pandangan ke depan. Proses yang jelas memberikan cetak biru bagi teknisi sehingga mereka dapat dengan cepat mengidentifikasi masalah dan menerapkan solusi yang lebih efektif. Membuat daftar tugas yang terperinci adalah salah satu cara untuk meningkatkan perencanaan Anda dan menghindari sakit kepala di kemudian hari.

Daftar tugas menguraikan serangkaian tugas yang perlu diselesaikan untuk menyelesaikan pekerjaan yang lebih besar. Mereka memastikan langkah-langkah penting tidak terlewatkan saat melakukan inspeksi, audit, atau PM. Misalnya, pekerjaan yang lebih besar mungkin melakukan pemeriksaan rutin terhadap defibrilator fasilitas Anda. Pekerjaan ini dipecah menjadi daftar tugas yang lebih kecil, seperti “Memverifikasi pemasangan baterai”, dan “Memeriksa komponen eksterior dari keretakan”.

Teknologi pemeliharaan tidak menghapus kebutuhan akan sentuhan manusia dalam pemecahan masalah; itu hanya membuat prosesnya jauh lebih efisien.

Daftar tugas terperinci sangat penting saat memecahkan masalah untuk pemeliharaan. Mereka bertindak sebagai panduan saat menguji solusi yang memungkinkan sehingga teknisi dapat memperbaiki masalah atau mendiskualifikasi diagnosis secepat mungkin. Semakin eksplisit daftar tugas, semakin teliti pekerjaannya dan semakin kecil kemungkinan teknisi membuat kesalahan. Daftar tugas yang komprehensif juga dapat menawarkan data berharga ketika terjadi kegagalan. Mereka memberikan wawasan tentang jenis pekerjaan yang baru-baru ini dilakukan pada suatu aset sehingga Anda dapat menentukan apakah ada tindakan yang terlewatkan dan apakah ini adalah sumber masalahnya.

Ada beberapa praktik terbaik untuk membuat daftar tugas mendetail. Pertama, sertakan semua tindakan individu yang membentuk tugas. Misalnya, alih-alih menginstruksikan seseorang untuk “Memeriksa kipas pendingin”, sertakan langkah-langkah yang mencakup pemeriksaan tersebut, seperti “Periksa apakah ada retakan yang terlihat” dan “Periksa bagian yang longgar”. Atur semua langkah dalam urutan yang harus dilakukan. Terakhir, sertakan informasi tambahan apa pun yang mungkin berguna dalam menyelesaikan tugas, termasuk persediaan yang diperlukan, sumber daya (mis. manual), dan APD.

Buat daftar periksa PM kelas dunia dengan template gratis ini

Buat informasi tambahan dapat diakses

Kami telah mengatakannya sebelumnya dan kami akan mengatakannya lagi; pemecahan masalah yang hebat sering kali merupakan hasil dari informasi yang hebat. Namun, jika informasi tersebut sulit diakses, Anda akan kehilangan semua keuntungan yang diberikannya. Itulah mengapa sangat penting bagi operasi Anda untuk tidak hanya membuat pusat sumber daya yang besar, tetapi juga membuatnya sangat mudah diakses. Ini akan meningkatkan kemampuan pemecahan masalah Anda dan membuat aset Anda kembali online lebih cepat saat terjadi waktu henti yang tidak direncanakan.

Mari kita mulai dengan elemen pusat informasi yang hebat. Kami telah berbicara tentang pentingnya laporan, riwayat aset, kode kegagalan, dan daftar tugas saat memecahkan masalah untuk pemeliharaan. Beberapa sumber daya utama lainnya termasuk diagram, prosedur operasi standar (SOP), video pelatihan, dan manual. Ini semua harus dimasukkan dan diatur berdasarkan aset. Jika teknisi menemui jalan buntu saat memecahkan masalah, alat ini dapat menawarkan solusi yang mungkin terlewatkan dalam analisis awal.

Sekarang setelah Anda mengumpulkan semua dokumen Anda, saatnya untuk membuatnya mudah diakses oleh seluruh tim pemeliharaan. Jika sumber daya terjebak dalam lemari arsip, pada spreadsheet, atau dalam pikiran satu orang, mereka tidak banyak berguna bagi teknisi. Mereka bisa hilang, salah tempat, dan sulit ditemukan—belum lagi inefisiensi yang terkait dengan keharusan berjalan kaki dari aset ke kantor hanya untuk mengambil manual. Salah satu cara untuk mengatasi hambatan ini adalah dengan membuat hub pengetahuan digital dengan perangkat lunak pemeliharaan. Dengan menyediakan semua sumber daya Anda melalui perangkat seluler, teknisi dapat mengakses alat apa pun yang mereka butuhkan untuk memecahkan masalah. Alih-alih memilah-milah file kertas untuk menemukan riwayat atau diagram aset, mereka dapat mengakses informasi yang sama di mana saja, kapan saja.

Semua yang perlu Anda ketahui tentang metrik pemeliharaan

Baca selengkapnya

Menggunakan perangkat lunak pemeliharaan untuk pemecahan masalah

Jika kedengarannya seperti banyak pekerjaan untuk mengumpulkan, mengatur, menganalisis, dan mengedarkan semua informasi yang diperlukan untuk berhasil memecahkan masalah, Anda tidak salah. Tanpa alat yang tepat, proses ini dapat menjadi beban berat bagi tim pemeliharaan yang kewalahan. Perangkat lunak perawatan adalah salah satu alat yang dapat membantu meringankan beban di setiap langkah. Platform digital, seperti CMMS, menangani pemrosesan angka, mengatur data, dan membuatnya tersedia di mana pun dan kapan pun, sehingga Anda dapat fokus menggunakan informasi tersebut untuk membuat keputusan hebat dan memecahkan masalah dengan lebih efektif.

Misalnya, saat membangun riwayat aset terperinci, penting untuk mendokumentasikan setiap pertemuan dengan peralatan. Ini adalah banyak pekerjaan bagi seorang teknisi yang terburu-buru dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain dan sulit untuk dilacak setelah fakta. Investasi dalam perangkat lunak pemeliharaan akan membantu Anda menavigasi hambatan ini. Hal ini dilakukan dengan memungkinkan teknisi menggunakan serangkaian pertanyaan yang telah ditentukan sebelumnya untuk membuat dan mengambil catatan secara real-time dengan beberapa klik.

Hal yang sama berlaku untuk kode kegagalan. Kunci untuk menggunakannya secara efektif adalah pengaturan dan aksesibilitas yang tepat. Tanpa dua bahan utama itu, kode kegagalan menjadi lebih dari sebuah penghalang daripada bantuan. Salah satu cara untuk mencapai ini adalah dengan menggunakan perangkat lunak pemeliharaan. Platform digital dapat mengatur kode kegagalan lebih baik daripada lemari arsip atau spreadsheet Excel mana pun dan memudahkan teknisi untuk menyortirnya dengan cepat dan mengidentifikasi kode yang relevan dari situs kerusakan.

Intinya

Pemecahan masalah akan selalu ada dalam pemeliharaan. Anda tidak akan pernah 100 persen yakin 100 persen saat mendiagnosis penyebab kegagalan. Yang dapat Anda lakukan adalah mengambil langkah menuju proses pemecahan masalah yang lebih efisien untuk memastikan peralatan diperbaiki dengan cepat dan efektif. Dengan menggabungkan pemahaman yang baik tentang metrik pemeliharaan dengan riwayat aset terperinci, kode kegagalan, daftar tugas, dan sumber daya aset lainnya, dan membuat semua informasi ini dapat diakses, Anda dapat memindahkan pemecahan masalah Anda dari sekadar coba-coba ke pendekatan yang lebih ilmiah.