Waktu henti aset yang berkepanjangan dapat mengakibatkan semua jenis masalah keselamatan dan produktivitas yang dapat secara serius menghambat produktivitas operasional dan memberikan pukulan besar pada laba Anda. Selain mencegah masalah melalui pemeliharaan proaktif, menerapkan sistem permintaan kerja standar adalah satu-satunya cara untuk menangani aset yang rusak secara efisien.
Menyiapkan sistem seperti itu sebenarnya cukup mudah ketika Anda tahu apa peran permintaan kerja dalam proses pemeliharaan menyeluruh. Di bawah ini, kami memberi Anda semua detail dan alat yang diperlukan untuk membuat sistem dan alur kerja tiket yang tepat.
Apa tujuan dari permintaan kerja?
Permintaan kerja adalah dokumen yang digunakan untuk mengingatkan tim pemeliharaan tentang masalah yang memerlukan perhatian mereka. Ini menyoroti masalah atau cacat yang menghambat pengoperasian aset atau properti tertentu.
Ini adalah dokumen yang umum digunakan di banyak industri yang berbeda, sehingga memiliki banyak sinonim seperti tiket pemeliharaan, permintaan layanan pemeliharaan, perintah tugas pemeliharaan, pesanan perbaikan, laporan masalah, dll.
Permintaan kerja dapat diajukan secara manual (berbasis kertas) atau digital (melalui solusi permintaan kerja) dengan:
Pelanggan: penyewa menyewa apartemen; karyawan dari departemen yang berbeda; operator peralatan di dalam lantai produksi.
Fasilitas mitra: organisasi seperti sekolah, industri, atau kantor yang mengalihdayakan pekerjaan pemeliharaan dan mengirimkan permintaan pekerjaan ke vendor pemeliharaan mereka.
Pekerja pemeliharaan dan operator mesin yang mengidentifikasi anomali selama inspeksi rutin dan operasi normal.
Perannya dalam proses pemeliharaan
Permintaan pekerjaan menjadi dasar bagi departemen pemeliharaan untuk merencanakan, memprioritaskan, dan menugaskan pekerjaan pemeliharaan darurat kepada teknisi.
Memiliki sistem dan proses tiket yang efisien sangat penting untuk menjadwalkan dan menangani pekerjaan prioritas dengan cepat, merampingkan alur kerja permintaan pemeliharaan. Ini adalah satu-satunya cara untuk mengurangi waktu respons tim pemeliharaan Anda, menurunkan waktu rata-rata untuk memperbaiki, dan segera menyelesaikan masalah yang dapat mengakibatkan terlalu banyak waktu menganggur dan hilangnya produktivitas.
Orang-orang di luar industri pemeliharaan sering mengacaukan tiket kerja dengan perintah kerja. Itu adalah perbedaan penting jadi mari kita luruskan semuanya. Permintaan kerja mewakili daya tarik formal untuk mempertahankan aset. Setelah permintaan kerja ditinjau dan disetujui, itu menjadi perintah kerja.
Permintaan kerja ditinjau oleh manajer pemeliharaan/fasilitas, supervisor pemeliharaan, perencana pemeliharaan, atau koordinator pemeliharaan – dengan kata lain, setiap orang yang ditugaskan untuk mengoordinasikan pekerjaan dan teknisi. Persetujuan/penolakan tiket pemeliharaan didasarkan pada:
ketersediaan dana pemeliharaan
ketersediaan sumber daya internal saat ini (alat perbaikan, suku cadang, dan tenaga kerja)
prioritas masalah yang dilaporkan (berdasarkan risiko keamanan dan potensi kerugian jika tidak ditangani)
Secara umum, masalah yang membawa risiko keselamatan tinggi atau sangat mempengaruhi produksi dan tujuan organisasi adalah yang akan disetujui dan dijadwalkan terlebih dahulu.
Elemen yang harus Anda temukan pada formulir permintaan kerja
Permintaan kerja harus menjelaskan masalah pemeliharaan secara sederhana, untuk memberikan wawasan yang cukup tentang sifat masalah yang dilaporkan. Dalam beberapa situasi, juga dapat memberikan saran tentang tindakan korektif yang diinginkan.
Berikut adalah contoh template permintaan pekerjaan dasar:
Dan berikut adalah contoh formulir permintaan perintah kerja yang lebih lanjut:
Seperti yang dapat Anda simpulkan dari template di atas, formulir permintaan kerja yang tepat harus berisi elemen kunci berikut:
1) Informasi tentang pemohon
Orang yang menyerahkan permintaan pemeliharaan dapat berupa penyewa, kepala departemen, karyawan produksi, teknisi – siapa saja yang memiliki wewenang untuk mengajukan permintaan pekerjaan untuk perbaikan pemeliharaan. Memiliki informasi kontak pemohon berarti bahwa tim pemeliharaan tahu siapa yang harus dihubungi jika mereka memerlukan informasi tambahan. Ini sangat penting ketika pekerjaan pemeliharaan dialihdayakan.
2) Deskripsi masalah
Ini adalah deskripsi sederhana tentang cacat, masalah, atau kecelakaan yang menghambat pengoperasian peralatan atau fasilitas. Jika berlaku, pemohon dapat mencoba mengidentifikasi masalah dan memberikan pendapat tentang apa yang dapat dilakukan untuk memperbaikinya. Dengan solusi digital, pemohon juga dapat menyertakan gambar di samping deskripsi masalah, yang diambil dengan ponsel mereka.
Setiap masalah harus dijelaskan secara sederhana, namun lengkap, untuk memungkinkan tim pemeliharaan bertindak segera dan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pemecahan masalah. Jika deskripsi masalah yang buruk terbukti menjadi masalah, tim pemeliharaan harus membuat pedoman tentang detail penting yang harus disertakan saat mengirimkan tiket pemeliharaan.
3) Lokasi aset/masalah
Teknisi perawatan perlu mengetahui lokasi yang tepat di dalam fasilitas, atau bagian tertentu dari peralatan besar yang bermasalah. Beberapa organisasi memiliki jenis aset yang sama yang tersebar di lokasi yang berbeda – dan di lantai gedung yang sama. Pemohon harus secara jelas menentukan aset yang bermasalah.
Kabar baiknya adalah bahwa teknologi sudah memiliki solusi untuk itu. Untuk aset bergerak seperti armada dan peralatan konstruksi, organisasi dapat menggunakan GPS dan metode pelacakan aset lainnya. Untuk aset tetap, mereka dapat menggunakan kode batang yang dapat dipindai dengan perangkat seluler untuk mengidentifikasi aset secara unik.
4) Tingkat prioritas dan estimasi anggaran (opsional)
Anggaran yang tersedia dan tingkat prioritas juga dapat dimasukkan pada formulir permintaan kerja. Yang sedang berkata, ini sebagian besar digunakan oleh perusahaan yang melakukan outsourcing pekerjaan pemeliharaan. Detail pasti yang disertakan akan bervariasi berdasarkan apa yang diuraikan dalam kontrak pemeliharaan.
Menyiapkan sistem permintaan kerja yang lancar
Permintaan pekerjaan seharusnya mempercepat perbaikan. Namun, ketergantungan pada sistem permintaan kerja yang rumit dapat menghambat aktivitas pemeliharaan yang mengakibatkan penundaan penangguhan. Perusahaan dapat meningkatkan sistem permintaan kerja mereka dengan mengambil langkah-langkah berikut:
Tetapkan pedoman prioritas kerja yang jelas
Departemen pemeliharaan seringkali dapat menerima beberapa permintaan dari lokasi yang berbeda pada waktu yang sama. Dengan personel dan waktu yang terbatas, departemen harus merancang metode untuk memeringkat permintaan yang masuk dan memprioritaskan tugas berdasarkan tingkat kekritisan aset.
Ini bisa sangat menantang ketika Anda mempertimbangkan bahwa prioritas harus dikorelasikan dengan pekerjaan yang direncanakan yang ada, yang mungkin (atau mungkin tidak) menjadi prioritas yang lebih tinggi daripada tiket pemeliharaan non-rutin yang baru saja masuk (pikirkan misalnya pemadaman listrik dan AC kegagalan vs. tugas lanskap).
Saat merancang strategi prioritas kerja, perencana dan manajer dapat melihat ke dalam matriks risiko dan membuat matriks keputusan prioritas kerja sederhana seperti pada gambar di bawah ini:
Standarisasi pengiriman permintaan pekerjaan
Permintaan kerja diajukan melalui cara manual atau digital. Beberapa organisasi mengizinkan pengiriman menggunakan kedua saluran, yang meningkatkan kemungkinan duplikasi. Beberapa pemohon bahkan mungkin menggunakan informasi dari mulut ke mulut, pesan teks, atau email, yang semakin memperburuk masalah.
Sebagai bagian dari standardisasi, organisasi harus memberikan detail tentang:
siapa yang dapat mengirimkan permintaan pekerjaan
siapa yang bertanggung jawab untuk meninjau/menyetujui mereka
informasi mana yang (dan tidak boleh) disertakan dalam formulir permintaan kerja
cara mengirimkan permintaan kerja
bagaimana/di mana memeriksa kemajuan tiket
Mungkin ada lebih banyak hal untuk distandarisasi, tetapi ini adalah dasar-dasar yang perlu diketahui semua orang.
Memusatkan permintaan kerja yang masuk
Mengelola permintaan kerja bisa jadi membosankan jika tidak ditangani dengan cara yang terorganisir. Organisasi yang menggunakan CMMS – atau alat digital lainnya – seharusnya sudah menyelesaikan masalah ini.
Mereka yang masih mengandalkan formulir kertas perlu mencari cara lain untuk memusatkan proses. Bisa dengan menugaskan orang/kantor tertentu yang akan menangani permintaan kerja yang masuk (seperti meja bantuan), atau dengan memasang kotak di lantai (pabrik) yang dapat digunakan semua orang untuk mengirimkan tiket. Namun, ingatlah bahwa permintaan kerja online tidak akan pernah bergantung pada faktor pembatas seperti jam kerja meja bantuan.
Sentralisasi penting untuk aksesibilitas keseluruhan, untuk melacak status permintaan yang valid, menghapus permintaan duplikat, meminimalkan kemungkinan tiket yang salah tempat, dan terakhir – untuk mengelola beban kerja pemeliharaan secara keseluruhan.
Otomatiskan sistem permintaan kerja
Jauh lebih mudah untuk mengelola permintaan kerja jika Anda menggunakan solusi digital. Pemohon pekerjaan cukup membuka aplikasi di perangkat seluler mereka dan melaporkan masalah dengan mengetuk tombol, kapan saja, di mana saja. Jika diperlukan, mereka juga dapat mengambil gambar dan memasukkannya sebagai bagian dari deskripsi masalah.
Menggunakan CMMS Limble untuk mengirimkan permintaan pekerjaan
Setiap permintaan diberi nomor pelacakan unik, sehingga hampir tidak mungkin untuk melewatkannya. Terlebih lagi, sistem permintaan pekerjaan digital sering kali memiliki algoritme yang memfilter catatan masuk untuk memblokir permintaan yang tidak valid dan pengiriman duplikat. Ini dapat menghemat banyak waktu bagi siapa pun yang ditagih untuk meninjau tiket ini.
Kelola permintaan kerja dengan Limble CMMS
Banyak solusi CMMS menawarkan beberapa cara untuk mengelola tiket kerja yang masuk. Di sini, di Limble, kami telah menyelesaikannya melalui portal permintaan kerja kami.
Pada dasarnya, Anda mendapatkan tautan yang dapat dibagikan dengan seluruh organisasi. Siapa pun yang perlu mengirimkan tiket pemeliharaan cukup mengklik tautan dan memasukkan detail yang diperlukan dari permintaan pekerjaan online. Segala sesuatu yang lain diotomatisasi oleh perangkat lunak seperti yang kami uraikan di bagian sebelumnya.
Jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut, berikut adalah video yang menjelaskan secara detail bagaimana Limble membantu Anda mengelola permintaan kerja:
Jika Anda juga memerlukan solusi yang dapat Anda gunakan untuk berbagi tiket kerja dan perintah kerja dengan penyedia layanan pemeliharaan Anda, Limble telah membantu Anda mengatasinya juga. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang kemampuan manajemen vendor kami di sini.
Saatnya beralih ke digital
Ada begitu banyak keuntungan menangani permintaan kerja melalui sistem digital sehingga sulit untuk membantahnya. Jika Anda tidak memerlukan semua yang ditawarkan CMMS, ada banyak alat di luar sana yang dapat Anda gunakan hanya untuk mengelola tiket permintaan kerja.
Jangan terjebak dalam cara lama dalam melakukan sesuatu. Membayar beberapa ratus dolar sebulan untuk beberapa rekening tidak ada artinya dibandingkan dengan penghematan yang dapat Anda keluarkan dengan menghemat waktu dan mengurangi waktu henti peralatan, terutama di lingkungan industri. Masa depan Anda Anda akan sangat berterima kasih.
