Perlunya praktisi Lean Six Sigma menguasai RPA

Manusia rentan terhadap kelelahan dan kesalahan saat menjalani pekerjaan yang monoton.

Otomatisasi tugas-tugas tersebut akan membebaskan karyawan dari tugas-tugas yang berulang yang membosankan dan mereka dapat menangani tanggung jawab yang lebih kreatif dan strategis dalam waktu yang lebih lama.

RPA memungkinkan hal ini. Organisasi mencoba menerapkan RPA secara agresif di kantor tengah dan belakang mereka.

Apa itu RPA?

AssistEdge RPA adalah perangkat lunak yang menggunakan Artificial Intelligence (AI) untuk mengotomatisasi sebagian atau sepenuhnya tugas yang dilakukan oleh manusia. Sebagian besar tugas ini berbasis aturan dan berulang. RPA adalah teknologi yang mudah digunakan.

Misalnya, ia dapat mengumpulkan informasi dari email dan membuat spreadsheet excel darinya. Itu dapat membuat perhitungan dan mengirimkan laporan seperti itu kepada Anda setiap hari.

RPA mampu meniru manusia untuk melakukan proses yang kompleks. Ini dapat berfungsi 24/7 dan memberikan tingkat akurasi yang tinggi. Beberapa contoh di mana RPA dapat digunakan adalah orientasi vendor atau karyawan, pemrosesan penggajian, dll.

Namun, alat RPA tidak dapat merancang proses atau alur kerja yang baik. Solusi RPA sia-sia dalam kasus ini.

Ada beberapa risiko jika teknologi RPA diterapkan tanpa perencanaan yang tepat. Kami membutuhkan LSS untuk optimasi proses untuk menghindari jebakan seperti itu.

Apa itu Lean Six Sigma (LSS)?

Lean Six Sigma adalah metode untuk meningkatkan kinerja proses dengan menghilangkan langkah atau aktivitas yang tidak perlu dalam proses ini.

Ini juga mengurangi waktu antar tugas yang memastikan peningkatan siklus proses yang terjadi dalam interval waktu yang sama. Metode LSS bertujuan untuk memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik dengan meningkatkan kualitas.

Kombinasi RPA dan LSS

Salah satu penyebab paling umum dari kegagalan proyek RPA adalah otomatisasi proses yang cacat. Mengotomatiskan proses yang rusak tidak akan memberikan hasil yang diinginkan karena itu juga mengotomatiskan masalah proses yang ada.

Mengotomatiskan proses yang gagal adalah buang-buang waktu dan sumber daya. Ini mungkin berisi langkah-langkah atau kegiatan yang tidak perlu. Ini mungkin tidak bekerja sama sekali. Pelacakan mundur dan penyesuaian menyebabkan penundaan lebih lanjut.

Oleh karena itu, proses mendesain ulang merupakan langkah wajib sebelum implementasi RPA. LSS dapat mengoptimalkan proses untuk mencapai keunggulan proses dan membuat solusi RPA menjadi efisien.

LSS menghilangkan pemborosan dan mengurangi variasi untuk membuat proses menjadi ramping dan gesit.

Berikut adalah delapan jenis pemborosan yang harus dihilangkan agar teknologi RPA berfungsi secara efisien:

1. Cacat
Saat proses tidak berhasil, memperbaiki kesalahan dan mengulanginya akan memakan waktu. Otomatisasi dengan proses yang rusak tidak memiliki nilai.

2. Produksi berlebih
Proses dilakukan sesuai kebutuhan. Ketika mereka dilakukan secara berlebihan, itu membuang-buang waktu dan sumber daya. Misalnya, membuat laporan yang tidak diminta oleh pelanggan hanya membuang-buang waktu dan sumber daya.

3. Menunggu
Sebuah proses dapat macet karena proses sebelumnya yang tidak lengkap, kurangnya informasi tertentu, atau masalah otorisasi. Menunggu seperti itu menyebabkan waktu tunggu yang lama dan menyebabkan penundaan lebih lanjut. Proses harus didesain ulang sebelum implementasi RPA.

4. Non-pemanfaatan bakat
Pemborosan potensi manusia merupakan kerugian besar bagi organisasi. Ketika karyawan tidak diizinkan untuk memberikan umpan balik dan rekomendasi kepada manajemen tentang peningkatan proses, penundaan tidak dihentikan. Di bawah pengakuan karyawan juga merupakan pemborosan.

5. Transportasi
Memiliki pemahaman yang jelas dan menerapkan desain alur kerja yang efisien dapat menghilangkan gerakan bolak-balik yang berlebihan dalam suatu proses. Optimalisasi sumber daya dan alur kerja itu penting.

6. Inventaris
Memiliki database terpusat diperlukan untuk menghindari penumpukan stok yang tidak perlu dalam inventaris, sumber daya yang tidak digunakan dalam penyimpanan, dll.

7. Gerakan
Tata letak toko yang tidak efisien yang memerlukan intervensi fisik, pergerakan ekstra yang diperlukan untuk mencapai sumber daya, produk, atau alat adalah pemborosan waktu jika dapat diatur sedemikian rupa untuk menghemat waktu.

8. Pemrosesan ekstra
Pemrosesan yang tidak perlu tidak menambah nilai lebih pada proses, tetapi menghabiskan waktu dan sumber daya.

Nama limbah ini membuat DOWNTIME akrostik.

Semua proses bukanlah kandidat untuk otomatisasi RPA. Setelah pemborosan dihilangkan, proses distabilkan oleh LSS.

LSS akan memproses kandidat yang lebih cocok untuk solusi RPA. LSS juga membebaskan sumber daya dan perangkat keras lisensi, meningkatkan ketahanan, dan mengurangi kesalahan.

• Proses sederhana dan kompleks diidentifikasi.
• Proses yang memiliki lebih banyak pengulangan diidentifikasi.
• Otomasi diterapkan setelah LSS melalui alat perangkat lunak RPA untuk proses.
• Ini meningkatkan efisiensi dan memberikan ROI (Pengembalian Investasi) maksimum untuk inisiatif otomatisasi RPA.
• Proses yang digunakan secara teratur harus dianalisis dari waktu ke waktu untuk memeriksa apakah ada ruang untuk perbaikan.

Pengetahuan teknologi yang luas diperlukan untuk meluncurkan proyek RPA pada tingkat penekanan tombol. Memahami teknologi RPA dan LSS dapat membantu merekayasa ulang proses sesuai kebutuhan.

Semua proses harus distandarisasi, dioptimalkan, dan didokumentasikan dengan baik. Dokumentasi yang memadai dan tepat membantu tim pengembangan untuk menghasilkan hasil yang optimal.

Kesimpulan

RPA bukanlah solusi lengkap untuk semua jenis ketidakcukupan manusia. Namun, rekayasa proses yang baik dan upaya manusia diperlukan di bagian belakang bersama dengan alat RPA.

Praktisi LSS yang memperoleh pengetahuan di RPA membawa keahlian mereka ke tingkat berikutnya. Organisasi mengadopsi teknologi RPA untuk tetap menjadi yang terdepan dalam persaingan dan memberikan pengalaman pelanggan yang lancar.