Bagaimana Strategi Manajemen Perubahan di Cision dan Morgan Stanley Mendorong Adopsi Otomasi

Susan Steele, global chief human resources (HR) officer untuk Cision, dan Katherine Wetmur, internasional chief information officer (CIO) Morgan Stanley, bergabung dengan kami di FORWARD III, pertemuan terbesar para ahli dan praktisi Robotic Process Automation (RPA). Sebagai peserta panel, mereka mendiskusikan strategi manajemen perubahan yang telah membantu keberhasilan otomatisasi di perusahaan mereka.

Di banyak perusahaan, manajemen perubahan bersifat reaktif. Teknologi baru menimbulkan tantangan baru dan perusahaan bereaksi, mencoba menyeimbangkan keunggulan alat baru dengan perubahan yang mungkin dianggap tidak nyaman oleh karyawan.

Mengadopsi teknologi otomatisasi memerlukan pendekatan yang berbeda

Perusahaan yang ingin tetap kompetitif perlu mengembangkan pola pikir 'mengutamakan otomatisasi'. Namun, memikirkan otomatisasi terlebih dahulu juga berarti mengembangkan strategi manajemen perubahan yang proaktif.

Berdayakan karyawan yang paling khawatir untuk memimpin RPA

Visi pertama otomatisasi memang menginspirasi, tetapi bisa juga abstrak untuk pekerjaan sehari-hari dan stres sehari-hari. Tidak seperti teknologi lain, RPA memiliki kekuatan untuk mengambil alih seluruh tugas. Itu bisa mengintimidasi.

Di Cision, Steele mengatasi ketakutan ini dengan transparansi ketika dia “melibatkan orang-orang yang perannya dipengaruhi langsung melalui RPA dan menjadikan mereka bagian dari tim yang benar-benar memimpin”.

Membangun tim pemimpin dengan orang-orang yang paling terpengaruh oleh otomatisasi memberi Cision sekelompok penginjil yang kuat.

“Tiba-tiba, banyak tantangan manajemen perubahan yang kami pikir mungkin telah hilang.”

Timnya mengubah kecemasan menjadi kegembiraan. Mereka kemudian dapat mendistribusikan perasaan itu ke seluruh organisasi.

Saat karyawan mulai merasa diberdayakan oleh robot perangkat lunak, mereka mulai mengidentifikasi kasus penggunaan otomatisasi dalam alur kerja normal mereka. Dengan robotic center of excellence (CoE) untuk memandu karyawan, robot dapat bermanfaat bagi karyawan tanpa mengintimidasi.

Wetmur mengatakan bahwa tanggung jawab CoE seharusnya tidak “menerapkan segalanya.” Sebaliknya, “merekalah yang seharusnya menempatkan pagar pembatas di sekitar otomatisasi”.

Dengan mengawasi manajemen perubahan, manajemen risiko, dan tantangan kebijakan, CoE Anda dapat “memudahkan orang lain untuk menerapkan apa yang mereka butuhkan dan memungkinkan bagian organisasi yang lebih luas untuk menangani implementasi”.

Faktor penting keberhasilan, menurut Wetmur, adalah menunjukkan kepada karyawan "jalan mereka ke depan setelah mereka menyelesaikan otomatisasi" dan "hal berikutnya yang dapat mereka lakukan" karenanya.

Memberdayakan karyawan bukanlah acara satu kali. Manajemen perubahan yang efektif mengharuskan organisasi menutup lingkaran, menunjukkan kepada karyawan di mana harus memulai, siapa yang harus meminta bantuan, dan bagaimana tetap terlibat.

Idealnya, beberapa dari karyawan yang diberdayakan itu juga mulai memperjuangkan otomatisasi di dalam departemen mereka sendiri. Tonton webinar sesuai permintaan kami Mengungkap Juara Otomasi dengan Hub Otomasi untuk membantu mengidentifikasi para juara di organisasi Anda.

Menghubungkan otomatisasi ke riwayat perubahan teknologi 

Di Morgan Stanley, teknologi selalu penting untuk kesuksesan bisnis. “Apa yang sebenarnya terjadi di Morgan Stanley,” kata Wetmur, “adalah bahwa kami terus mentransformasikan dan memanfaatkan teknologi lebih banyak lagi.” Dia menekankan bahwa robot perangkat lunak bukanlah segalanya dan akhir segalanya; mereka adalah bagian dari “perangkat teknologi”.

Otomatisasi, betapapun transformatifnya, harus secara jelas selaras dengan tujuan bisnis Anda. Dengan demikian, pemeriksaan menyeluruh terhadap proses Anda harus mendahului pengenalan teknologi baru. Alih-alih satu kali seperti mengotomatiskan tugas individu, rekayasa ulang seluruh proses seringkali terbukti lebih bermanfaat.

Semakin Anda dapat merampingkan proses sebelum memperkenalkan robot, semakin baik proses otomatisnya. “Kadang-kadang itu memperlambat Anda,” kata Wetmur, “tetapi hasil yang Anda dapatkan jauh lebih baik.”

Di UiPath, kami merekomendasikan pendekatan bertahap di seluruh siklus hidup otomatisasi, dimulai dengan pendekatan ilmiah untuk merencanakan otomatisasi.

Dengan alat seperti Penambangan Tugas UiPath, memilih proses terbaik tidak harus bergantung pada firasat atau studi yang memakan waktu. Alih-alih, Penambangan Tugas memungkinkan Anda membuat keputusan berdasarkan data dan memastikan program otomatisasi Anda dimulai dengan dasar yang kuat.

Menyiapkan strategi manajemen perubahan untuk generasi pekerja berikutnya

Dengan program seperti UiPath Academic Alliance, saat generasi berikutnya bergabung dengan angkatan kerja, mereka diharapkan menggunakan robot perangkat lunak.

Baca terkait:Bagaimana Sekolah Mengaktifkan Robot untuk Setiap Siswa

Karyawan Anda saat ini berhak mendapatkan hak istimewa yang sama, meskipun itu akan mengharuskan mereka untuk belajar satu atau dua hal. Pelatihan tambahan itu sering disebut upskilling.

Perusahaan seperti Amazon menginvestasikan ratusan juta dolar untuk peningkatan keterampilan.

Wetmur mengatakan peningkatan keterampilan ini harus lebih dari sekadar menawarkan kepada karyawan alat baru yang mewah.

Untuk memanfaatkan sepenuhnya otomatisasi, perusahaan harus meningkatkan keterampilan bahkan mereka yang bertanggung jawab atas peningkatan keterampilan.

Menurut Steele, setiap perusahaan harus bertanya:"Apakah fungsi SDM siap membantu memimpin perubahan ini dan membantu memastikannya berjalan lancar?" Sebagian besar, tidak. Belum.

Survei Willis Tower Watson menunjukkan 86% tim SDM belum mengidentifikasi cara untuk meningkatkan keterampilan karyawan yang perannya dipengaruhi oleh otomatisasi. Seperti yang dikatakan Steele, “masih banyak pekerjaan yang harus dilakukan untuk mempersiapkan sisi manusia.”

Dengan RPA, profesional SDM memiliki waktu untuk melakukan pekerjaan ini.

Robot perangkat lunak dapat mengambil alih tugas berulang yang dapat mengalihkan profesional SDM dari pekerjaan kreatif yang berpusat pada manusia yang lebih suka mereka lakukan. Memproses permintaan cuti sakit dan waktu liburan, mengirimkan laporan pengeluaran dan penggantian, dan karyawan yang masuk dan keluar adalah kasus penggunaan yang ideal untuk robot perangkat lunak.

Terbebas dari tugas-tugas tersebut, profesional SDM dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk berinteraksi dengan karyawan serta mengembangkan—dan berpartisipasi dalam—program peningkatan keterampilan yang memungkinkan perusahaan pertama yang berkembang dan otomatisasi.

Kemitraan internal adalah landasan manajemen perubahan

Otomasi organisasi pertama membutuhkan strategi manajemen perubahan yang sesuai dengan skala strategi otomasi mereka. Itu berarti membentuk kemitraan di atas dan di bawah organisasi Anda.

Steele menekankan bahwa mengembangkan visi otomatisasi Anda terutama bergantung pada pengembangan “kemitraan baru.” Saat Anda mengelola perubahan, satu hal yang harus tetap stabil adalah komitmen Anda untuk bekerja dengan rekan kerja Anda.

Berbicara tentang CIO organisasinya secara khusus, Steele berkata:“Kami sekarang berteman baik dan bergabung di pinggul. Saya tidak melihat itu berubah dalam waktu dekat.”

Ini adalah jenis kemitraan erat yang memungkinkan perubahan. Saat Anda mengadopsi RPA dan berkembang menjadi perusahaan otomatisasi pertama, hubungan Anda akan menjadi penentu penting kesuksesan Anda.

Apakah Anda melewatkan kabar dari para pemimpin industri seperti Cision, Morgan Stanley, dan Blue Cross Blue Shield di FORWARD III? Dapatkan paket acara gratis kami untuk melihat bagaimana perusahaan top dunia membangun strategi manajemen perubahan dengan mempertimbangkan otomatisasi.