Peran otomatisasi proses robot dalam industri real estat

RPA memiliki peran penting dalam transformasi sektor tradisional, seperti real estate.

Otomatisasi proses robot, atau RPA, memiliki peran penting dalam transformasi industri real estat. Teknologi ini akan memungkinkan perusahaan real estate untuk mengotomatisasi tugas-tugas manual yang sulit dan memungkinkan para profesional real estate untuk menghabiskan lebih banyak waktu pada tugas yang menambah nilai bisnis.

Artikel ini akan mengeksplorasi mengapa industri real estat harus mengadopsi RPA, manfaat, tantangan, dampak bagi perusahaan yang tidak mengadopsi robotika, dan dua studi kasus untuk menegakkan poin tersebut.

Industri real estat:inefisiensi dalam proses back-office

Saat ini, organisasi real estat — seperti banyak di industri tradisional — menghadapi tantangan dalam hal mendorong efisiensi dalam proses back-office. Beberapa aktivitas, seperti pengelolaan dokumen, pemrosesan faktur, dan ekstraksi data dari dokumen-dokumen ini, membutuhkan banyak waktu dan fokus.

Tugas-tugas ini, tentu saja, sangat penting, tetapi menghabiskan banyak waktu dan tenaga untuk menyelesaikannya.

Akhir-akhir ini, menurut Ranjit PV, Vice President, Technology at Retransform, perusahaan real estat sekarang “secara konsisten mencari cara untuk meningkatkan inefisiensi ini, pada saat yang sama mengurangi biaya dan juga meningkatkan waktu penyelesaian untuk aktivitas ini”.

Salah satu cara terbaik untuk mencapainya adalah melalui penerapan RPA atau robotika.

RPA memungkinkan organisasi “dengan mudah mengotomatiskan tugas yang membosankan dan berulang yang menghabiskan banyak waktu dan sumber daya manusia”, tambah PV.

In-house, outsourcing, atau pekerja digital 24/7

Secara historis, industri tradisional harus membuat keputusan apakah akan mengalihdayakan solusi teknologi seperti RPA ke penyedia layanan atau menerapkannya secara internal.

Namun, sekarang menurut PV, ada opsi ketiga.

“Perusahaan real estat yang ingin mengadopsi RPA memiliki opsi alternatif — asisten virtual atau karyawan virtual melakukan aktivitas ini untuk menerapkan solusi teknologi baru,” katanya.

Manfaat RPA

Ada banyak manfaat mengadopsi RPA di industri real estat.

Mengadopsi teknologi akan meningkatkan efisiensi banyak tugas, karena akan dilakukan lebih cepat dalam lingkungan digital.

Otomatisasi tugas berulang dan peningkatan waktu penyelesaian tugas, karena bot bekerja 24/7, akan menghemat biaya.

Akurasi pada tugas seperti entri data juga akan meningkat secara signifikan, karena setelah bot diprogram tidak akan ada gangguan atau kegagalan.

Manfaat terakhir dan mungkin yang paling penting, adalah waktu yang dihemat bagi karyawan dengan mengotomatisasi tugas-tugas manual. Karyawan dapat dipindahkan ke area lain yang memerlukan sentuhan manusia, area yang lebih inovatif, atau aktivitas yang menghasilkan pendapatan.

“Penerapan RPA membebaskan penilaian sumber daya manusia. Dan dari perspektif kepatuhan, setelah Anda menentukan batasannya, bot akan bekerja di dalamnya dan memastikan bisnis Anda patuh,” tambah PV.

Studi kasus

Mendemonstrasikan manfaat RPA di sektor real estat, khususnya, PV memberikan dua studi kasus.

1. Real estat logistik

Klien adalah pemimpin global dalam real estate logistik dengan fokus pada hambatan tinggi, pasar dengan pertumbuhan tinggi. Sebuah kepercayaan investasi real estat (REIT) yang diperdagangkan secara publik, klien menawarkan kepada pelanggan dan investornya platform ruang distribusi paling modern dan beragam secara geografis di dunia. Klien ini dikenal dengan layanan pelanggan yang tak tertandingi dan komitmennya terhadap pembangunan berkelanjutan.

Kasus penggunaan

Klien menggunakan Salesforce untuk mengelola peluang bisnis mereka dan Yardi Voyager untuk mengelola sewa mereka. Peluang (sewa baru dan sewa pembaruan) pertama kali dimasukkan dalam Salesforce, dan setelah ditutup, sewa kemudian dimasukkan secara manual ke Yardi Voyager. Proses ini memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia. Selain itu, memasukkan satu sewa ke Yardi Voyager membutuhkan waktu 50 menit untuk diselesaikan.

Untuk mengatasi tantangan ini, klien mencari solusi yang memenuhi kriteria berikut:

• Otomatiskan pembuatan sewa di Yardi Voyager dengan menangkap peluang bisnis tertutup dari Salesforce.
• Lacak kesalahan apa pun selama proses dengan tangkapan layar dan pemberitahuan.
• Pemberitahuan tentang keberhasilan pembuatan sewa di Yardi Voyager.
• Mempertahankan jejak audit untuk proses ujung ke ujung

Solusi yang diberikan

Dengan pengalaman luas Retransform dalam domain Real Estat dan keahlian dalam RPA, tim membantu mengembangkan solusi yang layak untuk mengotomatiskan proses manual untuk memasukkan sewa ke Yardi Voyager menggunakan informasi yang sudah tersedia di Salesforce.

Untuk memenuhi kebutuhan klien, Retransform merancang dan mengembangkan solusi RPA komprehensif yang mencakup BOT yang mengambil peluang tertutup dari Salesforce dan membuat / mengubah sewa ini dalam Yardi Voyager.

Manfaat

Waktu pemrosesan manual untuk membuat sewa ke Yardi Voyager lebih dari 50 menit per sewa. BOT dapat menyelesaikan hal yang sama dalam waktu kurang dari 10 menit. Hal ini menghasilkan penghematan waktu yang cukup besar, keakuratan data yang dimasukkan, dan penghematan sumber daya bagi klien.

2. Real estat komersial

Klien adalah pemimpin industri dan salah satu organisasi real estate dan keuangan komersial terbesar. Dengan pengalaman lebih dari lima dekade, mereka mengkhususkan diri dalam menciptakan, mengembangkan, dan mendukung perusahaan anggota yang menyediakan layanan terkait real estat komersial dan dana investasi alternatif, termasuk kemitraan terbatas, dana institusional, dan REIT yang tidak terdaftar dan terdaftar.

Kasus penggunaan

Klien memigrasikan sistem ERP mereka dari JD Edwards ke Yardi. Ada volume data (~ 500 GB) yang akan dimigrasikan sangat besar. Setelah migrasi, ada kebutuhan untuk memvalidasi keakuratan data yang dimigrasikan. Ini melibatkan membandingkan data sistem sumber (JDE) dengan sistem tujuan (Yardi). Latihan validasi ini, jika dilakukan secara manual, akan memakan waktu beberapa bulan bagi tim untuk menyelesaikan tugas.

Klien membutuhkan solusi otomatis untuk memvalidasi keakuratan data untuk entitas berikut:

•  Properti
• Sewa
• Satuan
• Saldo GL:Segmen Anak Perusahaan &Pembantu Buku Besar
• Saldo GL:Gabungkan Anggaran
• GL:Berdasarkan segmen
• GL Book Wise
• GL:Tingkat Perusahaan
• Catatan Penjualan

Solusi yang diberikan

Untuk memenuhi kebutuhan klien, Retransform merancang dan mengembangkan solusi RPA yang mencakup pengembangan beberapa BOT yang akan berjalan 24/7. BOT ini akan membandingkan data JDE dengan Yardi untuk akurasi. Template laporan JDE telah dipetakan dan ditentukan sebelumnya dengan pengidentifikasi unik Yardi.

BOT mengekstrak data dari laporan JDE, mencari catatan yang sesuai di Yardi, dan membandingkan setiap titik data. Di akhir proses, BOT membuat laporan rekonsiliasi yang menyoroti semua perbedaan yang ditemukan dengan titik data selama proses validasi.

Manfaat

Waktu pemrosesan manual untuk memvalidasi data bisa memakan waktu lebih dari 2 bulan. BOT dapat menyelesaikan hal yang sama dalam dua minggu, memberikan banyak waktu dan penghematan sumber daya kepada klien. Selain itu, BOT dengan cepat menyoroti semua perbedaan, yang diperbaiki secara manual sebelum aplikasi LIVE.

Tantangan

Terlepas dari manfaat nyata, seperti yang ditunjukkan di atas, ada sejumlah tantangan dalam mengadopsi teknologi yang relatif baru seperti RPA ke dalam industri tradisional.

Ada pengadopsi terlambat dalam hal teknologi yang muncul, karena di sektor seperti real estat fokusnya adalah pada pembelian, penjualan, dan penyewaan ruang — ada sedikit fokus pada sisi teknis dari perspektif tingkat dewan dan di seluruh organisasi, kecuali Anda berada di tim TI.

Istilah proses robotik, otomatisasi mengintimidasi orang yang bekerja di sektor real estat, dan ada beberapa penghalang utama lainnya dalam mengadopsi teknologi baru ini.

“Salah satunya adalah manajemen perubahan,” kata PV. “Organisasi perlu memiliki juara yang dapat mendorong perubahan dengan mengadopsi sesuatu seperti RPA di seluruh organisasi.

“Tantangan lain berfokus pada mengidentifikasi proses yang tepat untuk diaktifkan, karena ada aturan tertentu yang harus Anda ikuti saat menerapkan RPA.”

Untuk mengatasi tantangan ini, PV menyarankan untuk menerapkan RPA secara modular.

“Mulailah dari yang kecil dan otomatiskan buah yang menggantung rendah. Setelah bisnis lainnya memahami manfaat dari quick win ini dan melihat peningkatan bertahap, adopsi teknologi yang lebih luas akan lebih mulus dan mengalami lebih sedikit hambatan,” katanya.

Tidak ada keraguan bahwa meskipun ada tantangan, RPA mendapatkan momentum dan mendapatkan pijakan yang signifikan di sektor real estat, terutama karena idenya adalah untuk menangani proses peningkatan, dan pengguna bisnis dapat menghubungkannya dengan ini.

RPA — keunggulan kompetitif dalam industri real estat

Perusahaan real estat yang tidak mengadopsi RPA, dan teknologi serupa, akan berjuang untuk bersaing dengan perusahaan lain yang mengadopsi teknologi tersebut. Dengan menerapkan RPA, para pemikir maju akan lebih efisien daripada pesaing mereka.

“RPA terutama merupakan teknologi non-invasif berisiko sangat rendah. Organisasi tidak perlu membuat perubahan besar pada sistem mereka, dan ini meningkatkan efisiensi perusahaan, kualitas kerja, waktu penyelesaian, kepuasan pelanggan, dan banyak lagi. Ada banyak keuntungan yang didapat dengan menerapkan RPA, tetapi risikonya minimal.”