Mengakhiri Kinks Pembayaran Rantai Pasokan Dengan Otomatisasi
Dunia tanpa rantai pasokan tidak akan terlihat seperti yang kita kenal sekarang. Namun, dunia tanpa pembayaran yang disederhanakan di seluruh rantai pasokan itu hanyalah dunia tempat kita tinggal.
Ada keterputusan yang terlalu umum antara aliran pemasok yang sangat otomatis dan efisien dengan proses hutang (AP) yang sangat manual dan banyak kertas yang digunakan untuk membayar pemasok tersebut. Ini telah menyebabkan sistem yang rusak, ke titik di mana 61% perusahaan menyebutkan kenaikan biaya manajemen rantai pasokan sebagai tantangan nomor satu mereka. Lebih lanjut 50% mengatakan bahwa satu dari 10 pembayaran kepada pemasok terlambat karena proses manual, yang semakin menekankan hubungan dengan pemasok utama.
Stres itu memiliki konsekuensi bisnis yang nyata.
Sebanyak 97% organisasi masih melakukan pembayaran cek ke sebagian pemasok mereka, menurut Survei Pembayaran Elektronik AFP 2019, dan pembayaran tersebut lebih rentan daripada jenis lain terhadap penipuan dan kesalahan mahal.
Kerusakan reputasi akibat penipuan dan biaya pembayaran yang lambat dan kuno dapat merusak semua pekerjaan yang telah dilakukan perusahaan untuk memodernisasi rantai pasokan mereka dan menyenangkan pemasok.
Namun, ada cara yang lebih baik ke depan. Dalam industri di mana menjaga rantai pasokan yang sehat sangat penting untuk mencegah gangguan bisnis dan kerugian terkait, membayar pemasok tepat waktu dan dalam format pilihan mereka dapat memperkuat hubungan tersebut dan memastikan rantai pasokan yang tidak terputus. Manfaat tersebut, ditambah pengurangan biaya dan ketidakefisienan bagi organisasi yang melakukan pembayaran, adalah alasan mengapa begitu banyak departemen AP sekarang berfokus pada otomatisasi proses invoice-to-pay.
Sebuah revolusi untuk proses back-office sama pentingnya dengan yang sudah berlangsung untuk produksi manufaktur, dan itu dimulai dengan otomatisasi AP.
Dengan teknologi keuangan atau mitra bank yang tepat, transisi ke otomatisasi pembayaran jauh lebih mudah daripada mengotomatisasi dan merampingkan rantai pasokan. Solusi ideal memungkinkan departemen AP untuk memanfaatkan sistem akuntansi dan hubungan bank yang ada, untuk merampingkan dan mendigitalkan semuanya mulai dari penerimaan faktur hingga pembayaran di seluruh rantai pasokan. Dengan campuran pembayaran yang tepat, pemasok dapat memperoleh manfaat dari kenyamanan dan fleksibilitas pembayaran kartu virtual atau rumah kliring otomatis (ACH). Terlebih lagi, organisasi dapat memperoleh keuntungan dari sumber uang baru melalui potongan harga yang diperoleh dari jenis transaksi ini.
Kemampuan pemasok untuk merampingkan proses piutang dan mendapatkan akses lebih cepat ke kas adalah produk sampingan dari proses utang yang tepat. Organisasi yang beralih ke pembayaran elektronik dapat menawarkan data pengiriman uang yang sangat ditingkatkan dalam format pilihan pemasok mereka, termasuk Corporate Trade Exchange (CTX), file piutang (AR) kustom, dan email. Kemudahan tersebut memudahkan pemasok untuk menggunakan uang tunai saat pembayaran elektronik diterima, dan memungkinkan peningkatan kemampuan pelaporan AR, menambah nilai pada hubungan pembeli-pemasok dengan cara yang tidak mungkin dilakukan hanya melalui cek.
Tidak perlu waktu lama bagi pembayaran elektronik untuk menunjukkan ROI bagi organisasi, karena biaya yang terkait dengan penerapan pembayaran digital sering kali diimbangi dengan potongan harga yang diperoleh, penghematan dari otomatisasi proses utama, dan efisiensi yang diperoleh dengan memiliki staf kunci yang menghabiskan lebih sedikit waktu. pada tugas manual.
Mungkin manfaat terbesar bagi pembayar dan pemasok adalah kenyataan bahwa keamanan pembayaran yang lebih baik hadir dengan otomatisasi AP. Alur kerja penerimaan dan persetujuan faktur elektronik yang dapat diaudit membantu mencegah atau memberikan visibilitas ke faktur palsu. Pembayaran elektronik membawa keuntungan karena jauh lebih sulit untuk diubah, diarahkan ulang, atau diekspos terhadap penipuan. Dalam kasus pembayaran kartu virtual yang menggunakan nomor sekali pakai untuk jumlah yang tepat, kemungkinan pembayaran disadap semakin berkurang.
Mitra pembayaran yang canggih harus memiliki pemantauan internal yang dapat mengidentifikasi ancaman, menghentikan pergerakan dana yang tidak sah, dan menjaga informasi bank pemasok yang sensitif dengan cara yang aman, sehingga organisasi tidak perlu melakukannya. Mengingat biaya yang sangat nyata dan sangat berat terkait dengan penipuan — dan mengingat bahwa sebagian besar bisnis melaporkan setidaknya mengalami upaya penipuan dalam dua tahun terakhir — ini bukan keuntungan kecil.
Mempertimbangkan semua manfaat otomatisasi AP, mengapa adopsi tidak lebih luas? Seperti halnya dengan perubahan paling signifikan, ini banyak berkaitan dengan biaya yang dirasakan, kesalahpahaman seputar kesulitan implementasi, dan kelambanan seputar proses saat ini.
Faktanya, perhatian utama dari staf AP biasanya berkisar pada biaya dan waktu yang terkait dengan implementasi. Di sini juga, solusi otomatisasi AP telah menjadi cukup canggih sehingga peluncuran intensif TI yang panjang menjadi sesuatu dari masa lalu. Mereka telah mengurangi waktu antara berkomitmen pada solusi dan menyadari manfaatnya.
Dengan teknologi dan kecerdasan bisnis yang tersedia saat ini, pembayaran bisnis yang mendorong rantai pasokan dapat ditransformasikan secara digital seperti bagian lain dari operasi rantai pasokan. Tekanan untuk menurunkan biaya, melindungi bisnis dari penipuan, dan menyederhanakan segala sesuatu yang dilakukan setiap hari menunjukkan satu solusi yang jelas:transformasi digital dari proses AP.
Bill Wardwell adalah wakil presiden strategi dan produk di Bottomline Technologies.
