Menentukan manfaat CMMS Dengan Analisis Biaya Manfaat Sederhana

Pengembalian Investasi (atau ROI) positif adalah metrik penting untuk dibuktikan sebelum membuat keputusan investasi bisnis. Dalam kebanyakan situasi, ROI dihitung dalam konteks investasi pemasaran dan penjualan untuk memperluas kesadaran organisasi atau basis klien. Selain menjadi salah satu metrik terpenting yang menjadi dasar pengambilan keputusan, metrik juga bisa menjadi salah satu metrik yang paling sulit untuk dihitung, terutama jika menyangkut sistem CMMS.

Mari kita lihat rumus ROI:CMMS ROI =(Nilai – Biaya) / Biaya

Terlihat sederhana bukan? Tebak lagi. Menentukan variabel "nilai" dari CMMS adalah tugas yang kompleks dan menjadi semakin sulit semakin besar operasi Anda. Karena nilai ditemukan dalam area penghematan biaya, manajer fasilitas melihat data pemeliharaan, seperti:

• Kehidupan Aset dan Peralatan,
• Pengurangan Waktu Henti,
• Suku Cadang dan Inventaris,
• Peningkatan Produktivitas, dan

Ironisnya di sini adalah bahwa metrik nilai yang diperlukan untuk bergerak maju dengan keputusan pembelian CMMS adalah metrik yang sama yang dihasilkan oleh sistem perangkat lunak seperti ini. Saat manajer fasilitas menemukan diri mereka dalam skenario ayam vs telur, proyek dihentikan bahkan sebelum dimulai.

Jadi bagaimana kita membuat kasus untuk berinvestasi dalam perangkat lunak ketika kita tidak dapat menemukan ROI-nya? Jawabannya terletak pada perhitungan metrik bisnis lain- analisis manfaat biaya.

Analisis biaya manfaat menilai pertukaran antara manfaat yang diusulkan proyek dan biayanya. Jika manfaatnya tampaknya lebih besar daripada biayanya, maka bisnis dapat secara wajar bergerak maju dengan proyek semacam itu. Jika organisasi menemukan itu akan berdampak negatif pada departemen, maka mungkin ingin menilai kembali alasan mereka mengejar implementasi CMMS di tempat pertama. Either way, menentukan manfaat CMMS jauh lebih mudah daripada menghitung jumlah dolar untuk nilainya seperti yang Anda lakukan saat menghitung ROI.

Seperti namanya, analisis biaya manfaat CMMS terdiri dari dua variabel, biaya dan manfaat. Namun kedua variabel ditentukan oleh beberapa faktor, yang masing-masing akan kita kaji secara lebih rinci.

Manfaat

Kami menyarankan untuk membuat daftar semua manfaat CMMS untuk organisasi Anda, baik yang berwujud- Anda dapat menerapkan nilai moneter untuknya, dan manfaat intrinsik tidak berwujud yang mungkin lebih sulit untuk diukur.

Manfaat CMMS Nyata

• Memperpanjang umur aset dan peralatan

Banyak penelitian menunjukkan bahwa menerapkan perangkat lunak pemeliharaan preventif formal memperpanjang umur aset. Satu laporan menegaskan bahwa tanpa program PM, masa manfaat yang diharapkan (EUL) dari aset produsen akan berkurang 10-90% tergantung pada aset tertentu.

Statistik umum yang digunakan oleh penelitian industri CMMS menyatakan peningkatan rata-rata dalam harapan hidup aset adalah 20% ketika pemeliharaan preventif diterapkan secara teratur. Pendekatan serupa untuk mengukur implementasi PM organisasi Anda dapat dilakukan dengan melacak sampel kecil peralatan/aset penting dan mengukur perkiraan periode kerusakannya dengan dan tanpa PM.

Anda juga dapat berbicara dengan produsen aset untuk lebih memahami EUL-nya dan bagaimana pemeliharaan preventif dapat membantu.

• Mengurangi waktu henti

Sangat mudah untuk melakukan pemeliharaan preventif dengan melihat pengaruhnya terhadap mengurangi waktu henti peralatan. Ini adalah metrik yang penting dan dapat diukur karena penjadwalan prosedur pemeliharaan alih-alih menunggu aset rusak tanpa peringatan secara signifikan meningkatkan waktu kerja aset. Jika peralatan Anda tiba-tiba memerlukan perbaikan yang tidak terjadwal, produktivitas keseluruhan organisasi Anda akan melambat yang berdampak besar pada keuntungan Anda.

• Hilangkan proses manual

Salah satu manfaat CMMS terbesar yang diberikan perangkat lunak CMMS kepada penggunanya adalah otomatisasi ekstensif, dan modul perawatan pencegahan CMMS tidak terkecuali. Perintah kerja secara otomatis dihasilkan pada frekuensi tertentu dan ditugaskan sebelumnya ke teknisi tertentu untuk diselesaikan.

Selanjutnya, pemberitahuan email dikirim terlebih dahulu, baik ketika pekerjaan jatuh tempo dan untuk mengkomunikasikan proyek yang telah lewat jatuh tempo. Untuk manajer, laporan dikirim melalui email secara otomatis pada frekuensi tertentu, sehingga tidak perlu lagi mengumpulkan data secara manual dan membuat laporan mingguan, bulanan, atau triwulanan.

Sistem perangkat lunak pemeliharaan juga menyertakan templat perintah kerja untuk model peralatan. Hal ini memungkinkan pengguna untuk dengan mudah membuat PM baru untuk unit dengan tipe model yang ada, menghemat waktu pengguna dan memastikan semua PM terstandarisasi. Beberapa sistem juga dapat diatur untuk memesan suku cadang ketika ambang batas kuantitas minimum telah terpenuhi.

Memiliki tingkat otomatisasi ini membebaskan waktu pekerja pemeliharaan untuk fokus pada pemeliharaan fasilitas dan peralatan.

• Kurangi biaya perawatan

Jika Anda tidak memiliki sistem pemeliharaan preventif formal, teknisi Anda akan menunggu peralatan rusak dan kemudian bereaksi. Ini sangat mahal dalam banyak hal. Pertama, pemeliharaan korektif lebih mahal daripada pemeliharaan preventif yang direncanakan.

Dalam satu skenario biaya perbaikan kompresor udara dibandingkan dengan pemeliharaan preventifnya. Ditemukan bahwa dengan program PM kompresor harus diperbaiki setiap 4 tahun sekali dengan biaya $236/tahun. Dengan pemeliharaan preventif, kompresor yang sama perlu diperbaiki dalam tiga tahun dengan biaya $315/tahun.

Meskipun perbedaan $79 mungkin tidak tampak signifikan pada awalnya, pertimbangkan implikasi dari servis puluhan kompresor udara, handler, dan sistem HVAC di berbagai fasilitas tahun demi tahun. $79 dengan cepat menambahkan hingga puluhan ribu dolar dalam perbaikan pemeliharaan di seluruh operasi Anda.

• Meningkatkan produktivitas pekerja

Selain penghematan biaya perbaikan pemeliharaan, sistem PM akan membuat tim pemeliharaan Anda lebih produktif . Dengan merencanakan pemeliharaan pada jadwal yang telah ditentukan, tim Anda dapat dimanfaatkan dengan lebih baik dalam jam kerja mereka. Proyek tidak tumpah ke lembur karena semua pekerjaan direncanakan dan dikoordinasikan dengan hati-hati agar sesuai dengan kerangka waktu 8 jam hari kerja normal. Hasilnya adalah biaya tenaga kerja yang lebih rendah dan keseimbangan kerja/kehidupan yang lebih baik bagi staf. Penyesuaian kecil ini mudah dilakukan melalui kalender yang gesit dan alat penjadwalan dalam sistem. Perangkat lunak CMMS memudahkan untuk menarik jadwal staf dan melakukan penyesuaian.

Semua info produktivitas mudah dilacak dan dipantau melalui sistem CMMS. Tanggal jatuh tempo dan perkiraan waktu penyelesaian dapat ditetapkan ke perintah kerja dan laporan kemudian dibuat untuk menunjukkan perincian kinerja tim pemeliharaan.

• Buat lingkungan tanpa kertas

Kegiatan pemeliharaan berbasis kertas dapat memenuhi persyaratan segera tetapi membuat pencatatan menjadi mimpi buruk. Dengan perangkat lunak CMMS, departemen pemeliharaan beralih dari perintah kerja dan daftar tugas di atas kertas ke proses otomatis.

Menyimpan data di lokasi terpusat memungkinkannya untuk terus dilacak dan diukur, sedangkan metode manual tidak memungkinkan pengumpulan data yang efisien apalagi analisis mendalam untuk pelaporan. Manajer kemudian menemukan diri mereka menghabiskan jam kerja yang berharga menyisir kertas untuk menemukan data pelaporan atau perintah kerja yang ditulis tangan untuk melihat riwayat pemeliharaan aset.

Karena sistem CMMS menjadi lebih ramah pengguna dan terjangkau- hambatan awal bagi banyak organisasi di masa lalu- bisnis semakin bersedia untuk menjauh dari sistem berbasis kertas kuno.

• Membuat keputusan berdasarkan data

Perangkat lunak CMMS memungkinkan manajer pemeliharaan dan penyelia untuk mengakses data dengan cepat dan membuat keputusan berdasarkan pelaporan yang mendalam. Jika Anda memiliki ratusan pesanan kerja dan pembelian yang diproses setiap bulan, manajer perlu memahami catatan peralatan untuk mengukur kinerjanya.

Sistem manajemen pemeliharaan dilengkapi dengan metrik dan KPI yang digunakan manajer untuk memantau departemen mereka dan membuat keputusan yang tepat untuk meningkatkan proses. Tanpa metrik, para manajer bekerja berdasarkan intuisi dan firasat mereka….yang menurut kami bisa jadi kurang akurat.

Manfaat CMMS Tidak Berwujud

• Peningkatan visibilitas dan transparansi

Sering diabaikan sebagai manfaat CMMS adalah transparansi yang dibawanya ke departemen. Tidak ada yang lebih buruk dari seorang supervisor yang memberi tahu tim tentang bagaimana kinerja perlu ditingkatkan tanpa data untuk mendukungnya.

Sistem manajemen pemeliharaan memungkinkan manajer dan staf untuk menyepakati harapan dan memantau kinerja untuk menyesuaikan metode mereka. Pengukuran dan pelacakan data merupakan standar di seluruh operasi pemeliharaan untuk menanamkan lingkungan yang adil dan memberikan data yang solid kepada manajer untuk mendukung evaluasi mereka.

• Meningkatkan kepuasan pelanggan

Meskipun mungkin sulit untuk menghitung sejauh mana perangkat lunak CMMS mempengaruhi kepuasan pelanggan, orang dapat memastikan bahwa CMMS memainkan perannya. Salah satu indikasi tersebut ditunjukkan melalui program PM sistem.

Seperti yang ditunjukkan di atas, pemeliharaan preventif membantu mengurangi waktu henti pada aset untuk meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Pelanggan puas ketika pesanan mereka dikirim tepat waktu dan benar, aspek yang tidak akan selalu mungkin terjadi tanpa bantuan proses otomatis.

• Meningkatkan moral karyawan

Sederhananya, karyawan yang diberdayakan lebih bahagia dan lebih produktif. Sistem CMMS menyediakan alat sederhana bagi staf pemeliharaan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik dan lebih cepat. Saat manajemen membeli sistem dengan mempertimbangkan staf mereka, itu mengirimkan pesan besar bahwa mereka dihargai dan memiliki kepemilikan atas tugas mereka sendiri.

Ketika kepemilikan dan otonomi meningkat, karyawan menjadi lebih termotivasi dan berkinerja lebih efisien yang pada gilirannya memiliki manfaat produktivitas yang signifikan dan meningkatkan laba. Baca selengkapnya tentang bagaimana motivasi karyawan memengaruhi produktivitas di sini.

Selain itu, berinvestasi dalam CMMS memberi sinyal kepada karyawan bahwa manajemen mengambil langkah-langkah untuk merampingkan proses yang mungkin sudah ketinggalan zaman atau tidak intuitif. Manajer yang berusaha mengembangkan budaya perbaikan terus-menerus dipandang sebagai pemimpin dan panutan yang positif bagi karyawannya.

Biaya

Sekarang kita memiliki daftar manfaat CMMS, kita perlu melihat biaya CMMS. Ketika datang ke biaya yang terkait dengan CMMS, Anda perlu mempertimbangkan biaya langsung dan tidak langsung. Untuk tujuan analisis ini, kami hanya akan mempertimbangkan perangkat lunak CMMS berbasis web.

Biaya Langsung

• Biaya lisensi perangkat lunak

Biaya lisensi perangkat lunak dibayar setiap tahun untuk diskon kecil atau bulan ke bulan untuk mengurangi risiko pembeli yang dirasakan. Terlepas dari periode pembayaran, biaya ini tetap berlaku dan memungkinkan pembeli untuk bertindak sebagai penyewa perangkat lunak.

Biaya lisensi perangkat lunak bervariasi dari vendor ke vendor tergantung pada fitur dan struktur harga mereka. Meskipun vendor biasanya mengenakan biaya lisensi per pengguna, vendor lain menawarkan struktur harga . yang lebih kreatif seperti biaya per fasilitas atau gedung.

Untuk informasi selengkapnya tentang cara meneliti CMMS terbaik untuk bisnis Anda, baca postingan kami di sini . Setelah Anda mempertimbangkan beberapa vendor, masukkan biaya lisensi mereka yang berlaku ke analisis biaya/manfaat Anda.

• Menyiapkan biaya

Biasanya, tetapi tidak selalu, ada beberapa biaya penyiapan yang terkait dengan penerapan sistem CMMS. Biaya ini bervariasi tergantung pada vendor dan tingkat layanan yang diperlukan.

Di Hippo CMMS, 10% klien kami meminta teknisi kami datang ke lokasi, mengaudit semua peralatan, dan menangani integrasi data dari awal hingga akhir; 75% mengirimkan lembar data untuk spesialis integrasi Hippo untuk memvalidasi dan mengimpor; dan 15% mengambil pendekatan DIY.

Audit situs jelas melibatkan biaya pengaturan yang lebih tinggi daripada menyediakan lembar data untuk diimpor. Untuk informasi selengkapnya tentang cara memilih jenis penyiapan yang tepat untuk organisasi Anda, baca pos kami di sini dan di sini .

• Biaya pelatihan dan dukungan teknis

Sebaiknya isi anggaran CMMS Anda dengan ruang yang cukup untuk mengakomodasi potensi biaya pelatihan dan dukungan teknis. Salah satu alasan yang paling sering dikutip untuk kegagalan implementasi CMMS adalah kurangnya pelatihan dan dukungan dari vendor.

Sesi pelatihan yang dipersonalisasi adalah cara terbaik untuk memahami dengan benar berbagai fitur yang ditawarkan CMMS dan dapat disesuaikan dengan relevansi setiap pengguna Anda. Kabar baiknya adalah banyak vendor sekarang menawarkan pelatihan dan dukungan teknis gratis untuk suatu periode atau menggabungkan layanan ini ke dalam biaya lisensi.

Semakin banyak vendor yang mulai memahami pentingnya menawarkan layanan vital ini, jadi pastikan untuk mencarinya selama fase penelitian Anda.

Di Hippo CMMS kami menawarkan pelatihan awal dan dukungan teknis berkelanjutan tanpa biaya.

Biaya Tidak Langsung

Biaya yang terkait dengan perubahan proses dan staf orientasi saat menerapkan perangkat lunak CMMS sering diabaikan dan sulit diperkirakan. Tidak ada cara nyata untuk mengukur angka ini secara akurat, tetapi penting bagi Anda untuk mendedikasikan waktu untuk proses ini.

Orientasi akan melibatkan beberapa putaran sesi pelatihan dengan semua pengguna selama beberapa bulan hingga satu tahun tergantung pada ukuran tim pemeliharaan Anda, tingkat fitur lanjutan yang ingin Anda gunakan, dan seberapa drastis perubahan yang akan dilakukan CMMS otomatis. berasal dari operasi Anda saat ini.

Jika Anda memiliki tim yang terdiri dari 40 staf pemeliharaan yang belum pernah menggunakan sistem CMMS, Anda mungkin menemukan lebih banyak hambatan dan kurva pembelajaran yang lebih curam. Luangkan waktu yang cukup untuk mengintegrasikan CMMS ke dalam operasi Anda dan pastikan untuk mendapatkan umpan balik dari tim Anda di setiap langkah.

Untuk kiat lainnya guna mengoptimalkan sesi pelatihan Anda dan memastikan penerapan CMMS yang tepat, baca pos kami di sini.

Tidak diragukan lagi bahwa perangkat lunak CMMS memberikan nilai bagi penggunanya. Lagi pula, mengapa lagi semakin banyak perusahaan yang bergabung dan membayar untuk proses otomatis baru? Kuncinya adalah memastikan bahwa CMMS akan memberikan manfaat yang cukup bagi organisasi Anda untuk melebihi keseluruhan biaya waktu dan uangnya.

Dalam hal mengidentifikasi biaya, berkonsentrasilah pada nilai dolar dari biaya lisensi, biaya setup, dan jam kerja administratif yang akan digunakan untuk membantu mengimplementasikan sistem. Untuk keuntungan, tentukan biaya waktu henti alat berat dan pentingnya meningkatkan umur panjang aset Anda.

Sistem yang solid juga membantu menghemat waktu dan uang organisasi dengan merampingkan proses dan mengurangi kebutuhan untuk memilah-milah perintah kerja berbasis kertas atau mengumpulkan data. Setelah Anda menentukan biaya dan manfaat CMMS, pastikan Anda mendapatkan hasil yang positif.

Although this method may not be as accurate as an ROI, it’s sure to give your decision makers the information they need to make a more informed choice.

For a comprehensive overview of researching, comparing, buying, and implementing a CMMS, download our free CMMS guide full of best practices and helpful tips.