Lima Hal yang Harus Diperhatikan oleh Manajer Pemeliharaan dalam CMMS

Lima Hal yang Harus Diperhatikan oleh Manajer Pemeliharaan dalam CMMS

Manajer pemeliharaan adalah orang yang bertanggung jawab untuk menjaga fasilitas tetap berjalan. Mereka adalah anggota berharga dari operasi apa pun; tugas mereka bervariasi dalam ruang lingkup tergantung pada ukuran dan fungsi fasilitas tempat mereka bekerja. Umumnya, manajer pemeliharaan mengawasi pemasangan, perbaikan, dan pemeliharaan properti pemberi kerja, termasuk mesin, sistem mekanis, bangunan, dan struktur fasilitas lainnya. Rutinitas harian manajer melibatkan tanggung jawab untuk hal-hal yang biasa seperti mengganti bola lampu hingga sama pentingnya dengan memastikan bahwa peralatan utama diperbaiki atau kerusakan air di area bangunan ditanggapi dengan tepat. Karena bisnis bergantung pada operasi tanpa gangguan, tanggung jawab ada pada manajer pemeliharaan untuk mencari cara melakukan pekerjaan mereka dengan cara yang paling efisien dan hemat biaya.

Dalam hal ini, semakin banyak manajer yang memilih sistem Computerized Maintenance Management Software (CMMS) untuk memandu operasi mereka. Perangkat lunak otomatis ini dirancang khusus untuk menyederhanakan manajemen pemeliharaan melalui pemanfaatan antarmuka berbasis cloud yang aman, aksesibilitas perangkat seluler, dan fungsionalitas tanpa kertas. Dengan sistem manajemen pemeliharaan, manajer dapat melacak perintah kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan langsung menentukan aset mana yang memerlukan pemeliharaan preventif. Alat ini tidak hanya merupakan penghemat waktu bagi manajer pemeliharaan, tetapi bila digunakan dengan benar, alat ini dapat memperpanjang masa pakai peralatan, organisasi yang lebih baik, manajemen waktu dan pemanfaatan tenaga kerja yang lebih baik, dan pada akhirnya, mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan.

Berikut adalah lima fitur CMMS penting yang harus dipertimbangkan saat mempertimbangkan perangkat lunak manajemen pemeliharaan:

1. Keramahan Pengguna CMMS

Sistem perangkat lunak manajemen pemeliharaan dirancang agar mudah digunakan dan tanpa memerlukan pengalaman teknis dari penggunanya. Setelah data fasilitas dimasukkan ke dalam sistem, menggunakan perangkat lunak tidak lebih sulit daripada menggunakan aplikasi ponsel pintar. Yang diperlukan hanyalah mengetuk atau mengklik ikon, menanggapi perintah dan mengisi informasi. CMMS juga menawarkan portabilitas yang berarti dapat digunakan kapan dan di mana pun teknologi berada. Diikat ke komputer di atas meja tidak diperlukan karena tablet atau ponsel cerdas dapat digunakan untuk membuat perintah kerja, menarik laporan, mengunggah atau melihat gambar, dan memeriksa jadwal kerja pencegahan. Perangkat lunak ini dapat secara otomatis menyinkronkan data dari perangkat yang berbeda sehingga tidak perlu memperbarui data yang baru dimasukkan secara manual. Sistem pemeliharaan terkomputerisasi membawa arti baru bagi aplikasi yang ramah pengguna.

2. Mengidentifikasi dan Memenuhi Persyaratan Fitur CMMS Segera

Setiap perusahaan adalah unik dan begitu pula persyaratan manajemen pemeliharaannya yang segera. Misalnya, beberapa perusahaan ditempatkan di satu fasilitas sementara yang lain memiliki beberapa situs. Jika ini masalahnya, maka opsi yang harus dipertimbangkan harus diarahkan pada perangkat lunak pemeliharaan yang dapat mengakomodasi bisnis dengan banyak situs. Di luar ini, manajer pemeliharaan perlu secara hati-hati mengeksplorasi kebutuhan lain seperti:jumlah teknisi yang akan menggunakan perangkat lunak, kebutuhan akan tingkat akses sistem yang berbeda, akses seluler, kebutuhan untuk menyertakan gambar arsitektur dan jenis dukungan yang diperlukan. Sebagian besar perangkat lunak manajemen pemeliharaan menawarkan banyak fitur berikut:manajemen vendor, pemeliharaan preventif, manajemen perintah kerja, pelacakan peralatan, inventaris dan suku cadang, pemindaian kode batang, denah lantai interaktif, laporan pemeliharaan, akses perangkat seluler, dan pemeliharaan armada.

3. Memenuhi Persyaratan Fitur CMMS Jangka Panjang

Bisnis bukanlah operasi statis. Ketika industri dan teknologi berubah, perusahaan juga harus berevolusi. Ini juga berarti bahwa persyaratan pemeliharaan perusahaan hari ini mungkin tidak sama besok. Karena manajer pemeliharaan harus beradaptasi dengan perubahan, demikian pula perangkat lunak manajemen pemeliharaan yang mereka andalkan. Untuk perusahaan yang membayangkan pertumbuhan dan perkembangan di masa depan mereka – baik itu mengembangkan atau memperbesar situsnya, membeli peralatan baru dan/atau menambah stafnya – CMMS harus mengakomodasi kebutuhan masa depan ini. Sistem manajemen pemeliharaan memiliki kemampuan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang berkembang dengan memungkinkan penambahan staf pengguna, perluasan dan/atau penambahan lokasi fasilitas baru atau peningkatan peralatan dan aset perusahaan baru.

4. Opsi Pelatihan dan Dukungan CMMS

Perangkat Lunak CMMS menawarkan berbagai tingkat dukungan berdasarkan kebutuhan klien. Opsi layanan dukungan mencakup orientasi, audit di tempat, dan pelatihan. Manajer pemeliharaan juga memiliki opsi untuk memasukkan data sendiri atau meminta teknisi CMMS melakukannya untuk mereka. Orientasi dan pelatihan dapat dilakukan secara online atau di tempat. Ada juga opsi untuk dukungan berkelanjutan berdasarkan kebutuhan perusahaan. Dalam memilih opsi pelatihan dan dukungan yang paling sesuai untuk perusahaan mereka, manajer harus menyeimbangkan biaya layanan tambahan dengan alokasi waktu, energi, dan sumber daya karena tidak memilikinya.

5. Mengintegrasikan CMMS dengan Sistem Perangkat Lunak Lain

Salah satu manfaat menggunakan perangkat lunak manajemen pemeliharaan adalah kemampuannya untuk bekerja dengan sistem perangkat lunak lain. Contohnya termasuk fitur pengodean batang dan pengunggahan gambar yang mengintegrasikan perangkat lunak kamera pada perangkat seluler serta fitur sinkronisasi otomatis yang memperbarui data yang dimasukkan dari perangkat yang berbeda. Kemampuan sistem manajemen pemeliharaan untuk bekerja tanpa hambatan dengan perangkat lunak lain menambah nilainya sebagai alat yang efisien dan efektif bagi manajer pemeliharaan.

Saat ini, bisnis terus-menerus ditantang oleh tuntutan industri dan kondisi ekonomi. Untuk memaksimalkan keuntungan mereka, mereka juga harus menemukan cara yang paling efisien untuk beroperasi. Untuk manajer pemeliharaan, sistem perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi memberikan keunggulan yang diperlukan untuk menjaga peralatan dan aset dalam kondisi optimal dan dengan waktu henti yang minimal.