Bagaimana Perangkat Lunak CMMS Memecahkan Tantangan yang Dihadapi Bisnis Kecil?
Perangkat Lunak CMMS untuk Bisnis Kecil
Dalam beberapa tahun terakhir, Computerized Maintenance Management Software (CMMS) telah mengubah cara perusahaan melakukan bisnis dan khususnya, bagaimana mereka mengawasi manajemen fasilitas mereka. Selama dua dekade terakhir, bisnis – besar dan kecil – semakin beralih dari program spreadsheet ke paket manajemen pemeliharaan yang sangat canggih dan tangguh yang ditawarkan oleh semakin banyak vendor CMMS. Pergeseran ini terjadi sebagai tanggapan atas permintaan pasar, tantangan ekonomi, dan kemajuan teknologi yang telah menantang perusahaan di berbagai sektor industri untuk menemukan cara menjalankan bisnis dengan cara yang lebih ramping, lebih cerdas, dan lebih efisien. Setelah dianggap sebagai lingkup perusahaan besar saja (yaitu, mereka yang memiliki banyak perusahaan), kini diakui bahwa berbagai opsi yang tersedia dalam paket CMMS membuatnya sangat cocok untuk bisnis kecil juga.
Menurut Kantor Advokasi Administrasi Bisnis Kecil AS (SBA), usaha kecil didefinisikan sebagai perusahaan dengan penjualan tahunan maksimum $35,5 juta dan 1500 karyawan. Mengingat batas ambang batas ini, mudah untuk melihat bahwa perangkat lunak CMMS untuk usaha kecil dapat menuai manfaat yang sama seperti rekan bisnis besar mereka dalam hal peningkatan efisiensi organisasi, rentang hidup peralatan yang diperpanjang, manajemen waktu dan pemanfaatan tenaga kerja yang lebih baik dan pada akhirnya, mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan. Dengan kemampuan CMMS untuk sepenuhnya mengotomatiskan jadwal pemeliharaan preventif, perintah kerja, dan tingkat inventaris, bisnis kecil dapat beroperasi lebih efisien dengan manfaat penghematan biaya.
Usaha kecil mewakili beragam kelompok perusahaan yang mencakup berbagai sektor industri, korporasi, dan komersial. Karena itu, serta kisaran ukuran dan strukturnya, pemilik usaha kecil menghadapi sejumlah tantangan ketika mencari CMMS yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Untungnya, sebagian besar sistem manajemen pemeliharaan dikenal karena kemampuan penyesuaiannya. Ini berarti bahwa perangkat lunak CMMS dapat memenuhi kebutuhan individu bisnis besar dan kecil, dan dengan jumlah aset, pengguna, situs, dan persyaratan pemeliharaan preventif yang berbeda. Sistem otomatis juga memiliki kemampuan untuk menyesuaikan dengan perubahan kebutuhan organisasi saat mereka tumbuh dan merumuskan kembali, menjadi perhatian umum di antara bisnis yang muncul. Dengan CMMS yang dapat disesuaikan, sistem beradaptasi dengan organisasi dan bukan organisasi yang beradaptasi dengan sistem.
Berikut ini adalah daftar fitur lain yang cocok untuk bisnis kecil dengan masalah unik:
Perangkat Lunak Berbasis Cloud
Usaha kecil mungkin tidak memiliki staf TI sendiri. Karena itu, kesederhanaan dan penghematan biaya menjadi penting. Banyak sistem CMMS menawarkan penerapan berbasis cloud, yang berarti sistem diakses melalui server vendor dengan semua pemeliharaan dan peningkatan, yang disediakan dari jarak jauh. Tidak perlu dukungan sistem internal atau perangkat lunak keamanan tambahan. Biaya di muka untuk sistem berbasis cloud lebih murah daripada sistem yang dipasang di lokasi. Secara keseluruhan, dengan perangkat lunak CMMS berbasis cloud, pekerjaan, kekhawatiran, dan biaya tambahan pemeliharaan dan peningkatan semua diurus oleh vendor CMMS.
Akses Pengguna yang Disesuaikan
Usaha kecil biasanya memiliki orang yang ditugaskan untuk melakukan tugas yang berbeda dengan tingkat tanggung jawab yang berbeda. Ini mungkin juga melibatkan memiliki berbagai tingkat izin keamanan. Perangkat lunak CMMS mampu mengatasi masalah ini dengan menetapkan tingkat akses sistem yang berbeda untuk pengguna berdasarkan keamanan, deskripsi peran, atau pertimbangan lainnya. Misalnya, manajer pemeliharaan dapat diberi akses komprehensif ke seluruh sistem, sementara teknisi pemeliharaan dapat diberi akses terbatas ke area tertentu dari CMMS.
Mobilitas Sistem
Dalam usaha kecil, biasanya staf pemeliharaan dikerahkan ke berbagai lokasi di dalam atau di luar fasilitas. Misalnya, teknisi pemeliharaan dapat ditugaskan untuk bekerja di dalam fasilitas dan kemudian dikerahkan untuk melaksanakan tugas di luar lokasi. Salah satu fitur paling menarik dari perangkat lunak CMMS adalah portabilitasnya melalui kemampuan akses seluler yang memungkinkan teknisi pemeliharaan untuk menempatkan pesanan kerja, memeriksa tingkat inventaris, memesan suku cadang, atau membuat laporan, dll. di mana pun mereka berada. Mampu mengakses dasbor CMMS dari perangkat apa pun dengan koneksi internet sangat efisien karena mengurangi penundaan waktu yang tidak perlu terkait dengan ketergantungan pada komputer berbasis kantor untuk menyelesaikan tugas ini.
Kemampuan Pengambilan Gambar
Menghindari kesalahan saat memesan suku cadang adalah masalah umum untuk bisnis dari semua ukuran. Terlalu sering, teknisi pemeliharaan membuat kesalahan dengan menyalin bagian atau nomor seri yang salah. Cara terbaik untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menangkap barcode melalui gambar. Memanfaatkan pemindaian kode batang melalui aplikasi perangkat seluler memastikan bahwa bagian atau peralatan yang benar akan dipesan. Selain itu, gambar foto peralatan dan lokasinya juga dapat ditangkap. Fitur terintegrasi CMMS ini dapat secara akurat mengidentifikasi peralatan yang perlu diperbaiki dan menangkap gambar pindaian kode batang suku cadang yang perlu diganti. Kedua fitur tersebut mengurangi penundaan yang sering kali memakan biaya saat terjadi kesalahan umum.
Akses ke Rencana dan Dokumen Arsitektur
Saat membiasakan karyawan baru dengan tata letak dan struktur fasilitas atau mengidentifikasi lokasi instalasi listrik atau pipa ledeng saat menambahkan peralatan, memiliki gambar arsitektur sangat membantu pemilik usaha kecil. Gambar-gambar ini juga dikenal sebagai cetak biru – gambar-gambar ini merupakan rendering desain arsitektural sebagai denah dan/atau tampilan elevasi bangunan atau struktur. Gambar arsitektur dapat diakses melalui dasbor sistem dalam banyak paket CMMS. Memiliki ini memberikan cara lain untuk mengidentifikasi lokasi yang tepat dari peralatan serta penempatan listrik dan pipa ledeng yang dapat memengaruhi operasi fasilitas.
Dukungan Perangkat Lunak CMMS yang Sedang Berlangsung
Intinya untuk usaha kecil adalah memiliki dukungan berkelanjutan yang andal yang memastikan mereka mendapatkan hasil maksimal dari investasi mereka. Banyak paket perangkat lunak CMMS yang mendukung bundel ke dalam struktur harganya sementara vendor CMMS lainnya menjual dukungan sebagai fitur tambahan. Dukungan CMMS tersedia untuk mencakup bisnis mulai dari implementasi hingga perawatan dengan tujuan agar sistem berfungsi seperti yang dirancang. Yang sangat penting adalah fase implementasi ketika semua data penting mengenai inventaris, aset, dan pengguna dimasukkan bersama dengan konfigurasi jadwal pemeliharaan preventif. Vendor CMMS menawarkan klien pilihan audit internal atau dukungan teknis jarak jauh dan telepon untuk tujuan implementasi. Selain itu, banyak vendor CMMS menyertakan dalam paket sistem mereka berbagai onboarding dan sumber daya berkelanjutan untuk membantu pengguna dalam penggunaan sistem sepanjang waktu. Sumber daya ini tersedia sebagai manual online, video, email, obrolan, dan rekaman webinar, serta dukungan telepon.
Usaha kecil, seperti rekan bisnis besar mereka memiliki kesempatan untuk mewujudkan manfaat penghematan biaya dengan menambahkan perangkat lunak CMMS untuk operasi mereka. Bisnis kecil, yang biasanya beroperasi dengan margin yang lebih kecil, memiliki motivasi yang lebih besar untuk menemukan cara beroperasi dengan lebih baik, lebih ramping, lebih cepat, dan lebih cerdas. Perangkat lunak CMMS memungkinkan hal ini melalui peningkatan efisiensi operasi dengan mengurangi biaya, menghemat waktu dan sumber daya dan pada akhirnya, mencapai laba atas investasi (ROI) yang lebih besar. CMMS dirancang untuk memenuhi beragam kebutuhan bisnis kecil saat ini dan seiring dengan pertumbuhan dan perkembangan mereka di masa depan.
