Bagaimana CMMS Membantu Manajer Fasilitas Melatih Teknisi Baru

Keberhasilan bisnis sangat tergantung pada kemampuan orang-orang yang bekerja untuk itu. Tanpa staf yang terlatih dengan baik, kecil kemungkinan perusahaan dapat mencapai potensi penuh mereka.

Dalam dunia manufaktur, pelatihan yang tidak memadai sering mengakibatkan penundaan produksi yang mengakibatkan peningkatan biaya dan penurunan pendapatan. Sederhananya, staf yang kurang terlatih menyebabkan defisit operasional.

Bagi banyak bisnis yang mengalami defisit operasional, akar masalahnya mungkin disebabkan oleh ketidakmampuan perusahaan untuk mempertahankan dan mengomunikasikan “pengetahuan kesukuan”-nya. Dalam dunia bisnis, pengetahuan kesukuan mengacu pada informasi tidak tertulis, tetapi diketahui tentang operasi perusahaan di antara karyawan lama. Masalah terjadi ketika informasi tidak tertulis gagal diturunkan ke karyawan baru sebelum rekan lama mereka tidak lagi bekerja di perusahaan. Sayangnya, tanpa dokumentasi informasi operasi yang sering kritis, pengetahuan penting dapat hilang selamanya kecuali dikomunikasikan kepada karyawan baru. Dengan pemikiran ini, mudah untuk memahami mengapa dokumentasi yang tepat dari semua prosedur operasi sangat penting tidak hanya untuk fungsi perusahaan yang sedang berlangsung tetapi juga untuk kelangsungan hidup dan kesuksesan jangka panjangnya.

Di sini, saya akan menunjukkan beberapa cara Computerized Maintenance Management Software (CMMS) dapat mempertahankan pengetahuan suku perusahaan dan membuatnya lebih mudah untuk melatih teknisi pemeliharaan dan servis baru dalam semua aspek persyaratan pekerjaan mereka. Singkatnya, platform CMMS dapat melakukan ini dengan memastikan bahwa semua operasi pemeliharaan dan informasi terkait didokumentasikan dan disimpan dengan benar, sementara juga dapat diakses secara sistematis oleh semua karyawan, baru dan lama.

Data Perintah Kerja

Terlepas dari kemampuan perangkat lunak CMMS untuk memandu teknisi baru dari awal hingga selesai melalui proses perintah kerja, modul khusus ini berisi informasi berharga tentang semua aset penting perusahaan. Nilai bagi teknisi pemeliharaan baru adalah kemampuan mereka untuk mengakses operasi aset dan manual pemeliharaan yang disimpan dalam database sistem. Teknisi yang tidak terbiasa dengan prosedur perawatan apa pun hanya perlu merujuk ke manual untuk instruksi terperinci dan gambar yang membantu. Selain itu, teknisi dapat meninjau riwayat perintah kerja untuk aset tertentu. Ini memungkinkan mereka melihat apa yang salah dengan aset di masa lalu dan bagaimana masalah diselesaikan. CMMS menghilangkan segala ketidakpastian yang mungkin ada dengan memberikan informasi yang diperlukan hanya dengan mengklik mouse atau mengetuk tablet.

Denah Lantai Interaktif dan Peta Situs

Tidak semua sistem memiliki fitur ini, tetapi yang terbukti sangat berharga, terutama untuk fasilitas besar dengan banyak aset atau untuk perusahaan tempat teknisi bekerja di sejumlah lokasi berbeda. Memiliki akses ke denah lantai interaktif dan peta situs menghemat waktu dan sumber daya. Dengan mencari aset tertentu pada sistem CMMS, lokasi persisnya dapat dengan cepat diidentifikasi pada denah lantai yang tersimpan dalam database perusahaan. Mampu menemukan aset yang membutuhkan servis tanpa bimbingan dari teknisi lain merupakan keuntungan besar bagi mereka yang baru memulai. Itu membuat mereka mandiri lebih cepat, membebaskan waktu teknisi lain.

Jadwal Pemeliharaan Pencegahan

Pemeliharaan Pencegahan adalah undian nomor satu bagi sebagian besar perusahaan yang memilih CMMS untuk mengelola kebutuhan pemeliharaan mereka. Meskipun tujuan utamanya adalah untuk mengawasi, menjadwalkan, dan melaporkan pemeriksaan pemeliharaan rutin untuk semua peralatan perusahaan, komponen pemeliharaan preventif CMMS juga merupakan alat yang sangat baik dalam pelatihan teknisi. Modul pemeliharaan preventif membantu teknisi pemeliharaan baru dalam banyak hal, termasuk:

• Fitur penjadwalan PM memungkinkan manajer pemeliharaan untuk mendelegasikan dan melacak perintah kerja. Dalam hal teknisi baru, manajer pemeliharaan dapat menetapkan perintah kerja yang paling sesuai dengan kemampuan mereka untuk melakukan tugas dan menyelesaikannya tepat waktu. Karena CMMS memungkinkan manajer pemeliharaan melacak kemajuan perintah kerja, bantuan dapat ditawarkan kepada teknisi baru ketika perintah kerja terlalu lama untuk diselesaikan. Jika perintah kerja yang harus diselesaikan dalam satu jam masih belum selesai dua jam kemudian, manajer mengetahui ada masalah, misalnya.

• Sebagai pemeriksaan kontrol kualitas, CMMS memiliki kemampuan tambahan untuk mencegah teknisi baru menutup pesanan kerja mereka sendiri. Dengan cara ini, manajer dapat memeriksa ulang apakah inspeksi pemeliharaan dilakukan dengan benar sebelum mereka menutup pesanan kerja sendiri melalui sistem CMMS. Setelah teknisi baru bergabung dengan perusahaan selama beberapa waktu, pengaturan izin pengguna mereka dapat disesuaikan.

Secara lebih umum, PM adalah contoh yang bagus tentang bagaimana perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi mempertahankan pengetahuan suku. Saat perusahaan pertama kali mendapatkan aset baru, jadwal PM diatur sesuai dengan rekomendasi pabrikan. Namun seiring waktu, departemen pemeliharaan akan mulai menyesuaikan jadwal. Mereka akan melihat riwayat perbaikan aset, melihat perbaikan apa yang dilakukan dan mendapatkan ide tentang apa yang berhasil dan tidak. Dengan mempertimbangkan pengalaman langsung teknisi dengan aset, mereka dapat mengatur jadwal PM mereka sendiri dan memasukkan semua trik dan tip terkait di PM.

Indikator Kinerja Utama (KPI)

KPI adalah nilai yang diukur secara kuantitatif yang memberikan informasi tentang seberapa efektif perusahaan mencapai tujuan bisnis utamanya. KPI ditetapkan berdasarkan tujuan unik perusahaan yang dapat mencakup hal-hal seperti pemanfaatan aset, biaya yang dapat dihindari, tingkat kepatuhan, perkiraan permintaan, dan kepuasan pelanggan, hanya untuk beberapa nama. Untuk menilai kinerja teknisi baru, CMMS memiliki kemampuan untuk melakukan KPI akhir bulan yang secara khusus terkait dengan sumber daya tenaga kerja. Dengan menggunakan ukuran ini, manajer dapat menilai kinerja teknisi baru dengan memberi tahu mereka apakah mereka sedang bekerja terlalu keras atau kurang tertantang.

Kesimpulan

Membawa karyawan baru membutuhkan komitmen perusahaan terhadap waktu, tenaga, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk melatih mereka. Jalan pintas pada pelatihan yang tepat menciptakan risiko di sejumlah bidang, termasuk produktivitas, keselamatan, dan motivasi, kepuasan, dan retensi karyawan. Sementara program CMMS menawarkan solusi kuat untuk manajemen pemeliharaan secara keseluruhan, program ini juga memiliki manfaat tambahan berupa pelatihan dan pemantauan kinerja teknisi baru. Dianggap bersama-sama, ini membuat sistem CMMS menjadi sumber daya yang efektif dan produktif untuk operasi perusahaan yang efektif dan menguntungkan.