Lulus Tes COVID-19:Fasilitas Pendidikan dan Perangkat Lunak CMMS Sekolah

COVID-19 menghadirkan tantangan unik bagi semua orang, terutama bagi manajer fasilitas dan pemeliharaan yang bertugas menjaga keselamatan orang dan aset tetap berjalan. Kami ingin berbagi cara Anda dapat melindungi tim dan organisasi Anda selama penonaktifan penuh atau sebagian dan kemudian ketika semuanya terbuka kembali. Kami akan melihat secara khusus di sekolah dan kampus, tetapi informasinya berlaku di seluruh industri.
Tujuannya masih sama. Menjaga orang tetap aman dan aset tetap berjalan. Tetapi akan ada perubahan pada cara Anda melakukannya.

Siapkan jadwal sanitasi baru dengan perangkat lunak CMMS

Di masa lalu, Anda mungkin lebih berpikir untuk menjaga kebersihan. Mengepel lantai berlumpur dan mengelap permukaan bernoda sidik jari. Tapi sekarang, bersih saja tidak cukup. Standar baru lebih tinggi. Hal-hal perlu disanitasi. Fokus pada permukaan yang sering disentuh. Ini termasuk:

• Gagang Pintu
• Sakelar lampu
• Meja
• Pegangan tangan
• Keyboard dan layar sentuh
• Tombol lift
• Pegangan toilet

Daftar akan bervariasi sesuai dengan fasilitas Anda. Misalnya, sebagian besar sekolah dasar tidak memiliki lift. Namun sebagai aturan umum, jika suatu permukaan disentuh kapan saja di siang hari, sering-seringlah membersihkannya.

Tantangannya adalah bahwa pekerjaan ini sangat penting, mudah dilakukan secara tidak benar, dan tidak ada waktu untuk kurva pembelajaran. Itu harus dilakukan dengan benar, sejak awal.

Bagaimana Anda bisa memastikan permukaan dibersihkan dengan benar?

Gunakan templat perintah kerja dengan perangkat lunak CMMS untuk membagikan informasi penting secara konsisten

Untuk memastikan permukaan dibersihkan dengan benar, buat templat sehingga Anda dapat dengan mudah menyalin instruksi dan informasi penting ke dalam perintah kerja baru. Ingat, tidak cukup hanya memiliki perintah kerja untuk sanitasi. Anda membutuhkan yang menjelaskan cara membersihkan selengkap mungkin.

Anda dapat dan harus mengemas banyak informasi ke dalam perintah kerja perangkat lunak CMMS, termasuk:

• Petunjuk langkah demi langkah
• Daftar periksa yang dapat disesuaikan
• Gambar, skema, dan dokumen digital
• Riwayat perintah kerja aset yang lengkap
• Denah lantai dan situs interaktif

Untuk perintah kerja yang terkait dengan sanitasi, pastikan untuk menyertakan petunjuk tentang cara mempersiapkan dan menggunakan produk dengan benar.

Pencampuran dan penanganan

Yang ini tergantung pada produk yang digunakan fasilitas Anda. Dalam beberapa kasus, Anda harus mencampur bahan kimia sebelum menggunakannya. Di lain, semuanya datang premixed. Pastikan perintah kerja menyertakan informasi tentang cara menyiapkan produk, termasuk peralatan perlindungan pribadi yang diperlukan. Banyak produk pembersih bersifat korosif, dan sarung tangan serta kacamata pelindung atau pelindung wajah membantu melindungi dari kontak dengan kulit dan mata.

Anda juga harus menyertakan informasi tentang bahan kimia mana yang tidak boleh dicampur. Teknisi mungkin tergoda untuk mencampur sedikit dari setiap pembersih menjadi "pembersih super", tetapi hasilnya bisa menjadi racun. Mencampur amonia dan pemutih menciptakan uap kloramin, yang dapat membakar tenggorokan dan mata. Mencampur alkohol gosok dan pemutih menciptakan kloroform dan asam klorida. Tingkat rendah menyebabkan pusing, sedangkan tingkat yang lebih tinggi menyebabkan kerusakan pada kulit, mata, paru-paru, ginjal, hati, dan akhirnya kematian.

Jenis, urutan penggunaan, dan waktu kontak

Pembersih tidak sama dengan disinfektan, dan untuk hasil terbaik, Anda harus menggunakan produk yang tepat dengan urutan yang benar.

Umumnya, pembersih digunakan untuk menghilangkan lemak dan bahan organik sebelum disinfeksi. Setelah permukaan dibersihkan, Anda bisa mengoleskan disinfektan, yang mengandung bahan kimia yang membunuh kuman. Orang sering berpikir menggunakan banyak "minyak siku" adalah cara terbaik untuk membersihkan, tetapi saat mendisinfeksi, Anda harus memberi produk waktu kontak yang cukup untuk bekerja.

Cara mencampur dengan aman dan menggunakan produk pembersih dengan benar semuanya dapat tercakup dalam perintah kerja petunjuk langkah demi langkah dan daftar periksa yang dapat disesuaikan dalam perintah kerja CMMS. Dan dengan menggunakan template, Anda dapat memasukkan semua informasi ini dalam setiap perintah kerja terkait sanitasi. Saat Anda membutuhkan perintah kerja baru, mulailah dengan template yang dikemas dengan info, lalu tambahkan informasi tambahan apa pun.

Beberapa sekolah dan kampus membuat materi pelatihan baru bagi teknisi untuk memastikan mereka memiliki semua informasi yang mereka butuhkan untuk bekerja dengan aman dan efektif. Tetapi ini adalah proses untuk membuat semua orang tersertifikasi sebagai terlatih, dan tidak semua orang bisa mendapatkan pelatihan pada saat yang sama. Untuk mengatasinya, Anda dapat memeriksa profil teknisi sebelum Anda menetapkan tugas untuk memastikan mereka telah menerima pelatihan yang diperlukan.

Menambahkan jadwal sanitasi hanyalah salah satu bagian dari solusi. Apa lagi yang harus Anda lakukan secara berbeda?

Sesuaikan jadwal pemeliharaan preventif Anda dengan perangkat lunak CMMS

Terpisah dari tugas sanitasi baru, Anda juga harus meningkatkan bagian dari jadwal pemeliharaan preventif yang ada. Jika Anda tidak memiliki program, sekarang saatnya untuk memulainya. Umumnya, pemeliharaan preventif memberikan:

• Meningkatkan waktu aktif
• Masa pakai aset lebih lama
• Pengelolaan inventaris lebih mudah
• Peningkatan efisiensi
• Peningkatan keamanan

Semua ini penting, tetapi dengan COVID-19, semuanya menjadi kritis.

Tampilkan beberapa PM

Organisasi di seluruh industri dipaksa untuk memotong setiap biaya yang mungkin. Dan itu berarti departemen pemeliharaan diminta untuk berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit, dengan jumlah teknisi yang lebih sedikit, dan memperhatikan biaya dengan lebih cermat. Hal terakhir yang Anda butuhkan saat ini adalah waktu henti yang tidak terjadwal pada aset penting. Sekarang bukan saatnya boiler berhenti bekerja. Untuk memastikan semua yang Anda butuhkan tetap online, tingkatkan frekuensi dan jumlah pemeliharaan preventif pada aset penting.

Jeda beberapa PM

Pada saat yang sama, ada beberapa PM yang mungkin ingin Anda pikirkan untuk dihentikan sama sekali. Untuk sekolah dasar, misalnya, tidak perlu secara berkala memeriksa struktur bermain di luar ruangan. Di sebagian besar wilayah, mereka terlarang. Di kampus perguruan tinggi yang besar, departemen dapat menghentikan sementara pemeliharaan terjadwal pada beberapa aset di dapur kafetaria. Sebagian besar aset menganggur tidak memerlukan tingkat perhatian yang sama.

Menjeda PM juga dapat membantu dengan laporan. Di akhir bulan, Anda tidak perlu melewati banyak PM yang terlewat yang seharusnya tidak pernah Anda lakukan. Lebih masuk akal untuk menjedanya untuk saat ini, membebaskan Anda untuk menggunakan waktu departemen Anda dengan cara yang lebih sesuai dengan situasi saat ini. Pikirkan seperti ini:Anda mungkin memiliki jadwal untuk menyirami halaman Anda setiap Minggu malam selama musim panas, tetapi tidak masuk akal untuk mengikuti jadwal tersebut ketika ada badai petir pada Minggu siang.

CMMS yang baik memungkinkan Anda menjeda dan memutar jadwal PM hanya dengan beberapa klik.

Beralih ke PM yang diabaikan

Dengan lebih banyak waktu untuk bekerja, Anda akhirnya dapat mengejar semua pemeliharaan preventif yang semakin lama semakin buruk. Anda memiliki waktu untuk menginvestasikan semua proyek kecil yang dapat meningkatkan ketergantungan dan efisiensi. Anda juga dapat menggunakan waktu untuk membuat alur kerja yang lebih baik untuk masa depan. Itu bisa termasuk mengadopsi perangkat lunak CMMS. Bahkan di saat-saat terbaik, beberapa departemen pemeliharaan merasa sulit untuk mempertahankan kecepatan kerja reguler mereka sambil juga mengumpulkan dan mengatur data untuk mengimplementasikan perangkat lunak CMMS. Saat jalur produksi sedang tidak aktif dan ruang kantor tidak digunakan, Anda dapat mempersiapkan diri untuk sukses saat semuanya dimulai kembali.

Bagian dari penjadwalan pemeliharaan preventif adalah memastikan Anda memiliki suku cadang dan bahan yang tepat pada waktu yang tepat. Jika Anda dijadwalkan untuk memperbaiki layar proyektor di ruang kelas, Anda memerlukan bagian yang tepat untuk melakukannya. Jadi, apa cara terbaik untuk mengelola inventaris?

Amankan rantai pasokan penting dengan manajemen inventaris otomatis dengan perangkat lunak CMMS

Tujuan dari manajemen persediaan adalah untuk memiliki bagian yang tepat pada waktu yang tepat dan pada harga yang tepat. Ketika Anda salah menghitung dan tidak memiliki suku cadang yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya, Anda biasanya dapat menebusnya dengan membayar sedikit ekstra untuk pengiriman ekspres. Umumnya, Anda mungkin tidak selalu memiliki bagian yang tepat saat Anda membutuhkannya, tetapi dengan kesabaran dan uang, Anda akhirnya bisa mendapatkannya. Tetapi COVID-19 memberi tekanan baru pada rantai pasokan. Lebih dari sebelumnya, tidak ada ruang untuk kesalahan. Dengan meningkatnya waktu tunggu, Anda perlu mendapatkan pesanan jauh sebelum kehabisan.

Dimungkinkan untuk melakukan ini dengan kertas atau spreadsheet, tetapi perangkat lunak CMMS lebih mudah. Pertama, menggunakan suku cadang dan bahan yang terkait dengan perintah kerja untuk menjaga agar penghitungan inventaris tetap terkini secara real-time. Kembali ke contoh layar proyektor. Segera setelah perintah kerja ditutup, perangkat lunak menghapus bagian terkait dari inventaris. Anda selalu tahu persis berapa banyak yang Anda miliki sebagai cadangan. Kedua, segera setelah jumlah tersebut turun di bawah minimum yang dapat disesuaikan, perangkat lunak mengirimkan peringatan kepada Anda, memberi tahu Anda bahwa sudah waktunya untuk memesan ulang. Modul pembelian mengotomatiskan banyak langkah berikutnya, sehingga mudah untuk menjangkau pemasok.

Divisi sekolah dan kampus besar dengan berbagai fasilitas juga dapat memperoleh manfaat dari berbagi inventaris. Dari dalam perangkat lunak CMMS, mereka dapat dengan mudah memeriksa semua inventaris. Untuk saat ini, akan jauh lebih mudah untuk mengambil suku cadang dan material tambahan dari fasilitas kedua daripada memesan dari pemasok.

Merencanakan pekerjaan adalah satu hal, memastikan itu selesai adalah hal lain. Anda memerlukan cara untuk memastikan jadwal pemeliharaan preventif Anda diikuti. Bagaimana Anda dapat menciptakan transparansi dan menegakkan akuntabilitas?

Lacak perintah kerja menggunakan kategori dan laporan

Menjadwalkan sanitasi dan pemeliharaan preventif adalah langkah pertama, tetapi kemudian Anda perlu melacak tugas yang terkait dengan COVID-19 untuk memastikan tidak ada yang lolos. Salah satu caranya adalah dengan menambahkan kategori ke perintah kerja pemeliharaan sesuai permintaan dan preventif. Jika Anda bekerja dengan kertas, Anda dapat melakukan sesuatu yang sederhana dengan menandai tanggal dengan stabilo kuning. Dengan spreadsheet, Anda dapat menggunakan warna font yang berbeda. Kemudian, saat Anda membuat laporan, Anda dapat mengumpulkan lebih banyak lagi semua perintah kerja penting.

Anda perlu melihat

• Jumlah PM yang diselesaikan
• Jumlah PM yang diselesaikan tepat waktu
• Persentase PM yang diselesaikan tepat waktu

Ini memakan waktu dengan sistem berbasis kertas atau spreadsheet, tetapi bisa dilakukan. Dengan perangkat lunak CMMS dan laporan yang dibuat secara otomatis, ini jauh lebih mudah. Letakkan semua perintah kerja dan PM terkait dalam kategori yang sama, dan perangkat lunak dapat menarik semua data, membuat grafik, dan menghitung KPI.

Terlepas dari cara Anda menyusun laporan, ada baiknya untuk meningkatkan frekuensinya. Jika ada celah dalam proses Anda, Anda harus segera menemukan dan mengatasinya.

Bekerja dari jarak jauh dengan perangkat lunak CMMS

Kebutuhan akan jarak sosial adalah salah satu tantangan terbesar. Jika tim Anda terbiasa bekerja berdekatan, berbagi informasi secara lisan, dan mampu berjalan mendekat dan mengajukan pertanyaan ketika mereka buntu, COVID-19 memiliki efek yang sangat besar. Rasanya mustahil untuk bekerja secara efektif ketika semua hal yang kita anggap remeh, bisa bekerja bahu-membahu dan berbicara tatap muka, tiba-tiba hilang. Bagaimana Anda bisa mengatur tim Anda ketika tidak ada yang bisa melakukan sesuatu yang sederhana seperti mampir ke kantor Anda?

Anda perlu menemukan saluran komunikasi baru yang jelas dan dapat diandalkan. Anda memerlukan cara untuk menstandardisasi informasi agar mudah berpindah antar anggota tim. Selain itu, Anda memerlukan cara untuk membuat semua orang tetap terhubung, untuk memperbarui informasi secara real-time.

Ada banyak opsi, termasuk email grup dan pohon telepon. Jika Anda sudah menggunakannya, Anda tahu semua tentang kekurangannya. Perangkat lunak CMMS yang didukung oleh komputasi awan membuat tim Anda tetap terhubung, bahkan dari jauh. Semua data departemen disimpan dalam satu database pusat, yang dicadangkan dan disimpan dengan aman. Tapi itu lebih dari aman, itu dapat diakses. Anda dan tim Anda dapat masuk dari desktop, laptop, atau perangkat seluler apa pun yang tersambung ke Internet. Setelah Anda berada di dalam CMMS, tidak masalah di mana Anda berada. Anda dapat:

• Buat, tetapkan, dan lacak perintah kerja
• Jadwalkan dan lacak tugas pemeliharaan preventif
• Kontrol inventaris
• Buat laporan secara otomatis

Semua yang kami bahas, dapat Anda lakukan dari jarak jauh.

Hippo CMMS dan Anda

Rasanya seperti pandemi COVID-19 telah mengubah segalanya, dan semua orang berusaha menghadapi banyak ketidakpastian. Tapi satu hal tidak akan pernah berubah. Kami akan selalu siap membantu. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang CMMS dan fasilitas pendidikan, atau tentang industri lainnya, sekaranglah saatnya untuk menghubungi dan terhubung dengan kami.