Bagaimana Perangkat Lunak CMMS Mengubah Manajemen Inventaris di Fasilitas Kesehatan

Bayangkan Anda mengelola inventaris untuk rumah sakit. Keberhasilan Anda bergantung pada memiliki jawaban yang akurat untuk pertanyaan seperti: “Apa barang-barang yang saya miliki?” dan “Berapa banyak setiap barang yang saya miliki?”

Anda juga akan memerlukan cara untuk menjaga jawaban Anda tetap akurat seiring waktu. Rumah sakit adalah lingkungan yang cepat, dan obat modern melibatkan banyak perangkat pakai sekali, disposable. Tingkat inventaris dapat fluktuasi tajam hari demi hari, bahkan jam demi jam.

Solusinya adalah fitur pelacakan inventaris perangkat lunak CMMS, yang memungkinkan Anda tetap terupdate pada setiap item, sampai ke penekan lidah terakhir.

Ini adalah caranya. Kapan saja inventaris baru masuk, difindai dan secara otomatis ditambahkan ke catatan Anda melalui CMMS. Karena seluruh sistem berbasis cloud, informasi tersedia dari mana saja, kapan saja. CMMS juga dapat melacak kapan sesuatu digunakan. Misalnya, saat motor pada ranjang dapat disesuaikan, komponen pengganti ditunjukkan dalam surat kerja, dan saat teknisi menutup surat kerja, komponen secara otomatis dihapus dari catatan inventaris Anda. 

Itu mengesankan, tetapi itu juga hanyalah awal. Pelacakan inventaris memberi Anda jawaban atas berbagai macam pertanyaan penting. Kunci untuk menjawab setiap pertanyaan adalah menggunakan perangkat lunak CMMS Anda untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi yang tepat tentang item dalam inventaris Anda. Mari kita lihat beberapa pertanyaan ini dan cara menjawabnya menggunakan perangkat lunak CMMS.

Bagaimana saya dapat dengan cepat menemukan yang saya butuhkan? 

Informasi yang Diperlukan : Nama, deskripsi dan Lokasi fisik.

Tidak dapat menemukan sesuatu itu sama saja dengan tidak memilikinya sama sekali.

Pastikan untuk menyertakan tidak hanya nama barang, tetapi juga deskripsi. Meskipun sebagian besar orang akan mengetahui nama yang tepat, beberapa hanya akan tahu bagaimana sesuatu terlihat atau apa yang dilakukan. Menambahkan nama dan deskripsi juga menyelesaikan masalah barang yang memiliki lebih dari satu nama. Penekan lidah, misalnya, sama sering disebut spatula, tapi mereka hanya digunakan untuk satu hal saja. 

Jika inventaris terbagi di antara beberapa fasilitas, pastikan untuk menyertakan lokasi setiap barang. Ini bisa terlihat umum seperti ruang tempatnya hingga spesifik seperti rak dan kotak, tergantung pada ukuran dan tingkat kemewahan sistem Anda.

Bagaimana saya bisa membeli lebih banyak?

Informasi yang Diperlukan : Detail kontak pemasok, nomor bagian nomor seri dan daftar harga saat ini. 

Ini adalah semua informasi yang Anda butuhkan untuk dengan cepat dan mudah memesan saat mengisi ulang stok. Keuntungan nyata dari memiliki informasi ini untuk pelacakan inventaris berbasis CMMS adalah bahwa *Anda* tidak perlu memesan; CMMS melakukannya untuk Anda. Setelah Anda menetapkan ambang isi ulang, perangkat lunak dapat menggunakan tingkat yang ada dan waktu tunggu yang diperkirakan untuk menghitung kapan memesan berikutnya. 

Apa yang harus saya lakukan jika barang cacat?

Informasi yang Diperlukan : Detail kontak produsen, detail kontak pemasok pembelian dan nomor lot jaminan

Informasi tentang jaminan akan sangat penting saat Anda memutuskan langkah berikutnya. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin harus menghubungi produsen sementara dalam kasus lain klaim jaminan ditangani oleh pemasok pembelian. Baik dengan cara mana, memiliki nomor lot dapat menghemat pusing di jalan, karena Anda dapat dengan mudah melacak semuanya lainnya dalam inventaris Anda yang dari batch buruk yang sama, dan mencoba mengirimnya kembali, juga

Kapan saya perlu mengisi ulang stok?

Informasi yang Diperlukan : Criticality

Tingkat criticality tidak tertulis di sisi kotak. Itu adalah sesuatu yang harus Anda hitung sendiri untuk setiap item dalam inventaris. Pada dasarnya, itu adalah jawaban atas pertanyaan “Seberapa sulit akan menjalankan rumah sakit ini tanpa item ini?”

Kita dapat melihat ini bekerja dengan membandingkan analisis kimia dengan defibrilator. Mungkin terlihat defibrilator lebih krusial, karena perangkat ini digunakan untuk me restart jantung pasien. Analisis kimia, di sisi lain, terlihat kurang krusial. Ketika rusak, dokter hanya tidak dapat memeriksa darah. Tetapi analisis kimia memiliki criticality yang lebih tinggi. Kemungkinan hanya ada satu analisis kimia di laboratorium, tetapi ada banyak defibrilator di seluruh rumah sakit. Jika satu tidak berfungsi, ada banyak yang lain yang berfungsi. Jika analisis kimia tidak berfungsi, seluruh laboratorium berhenti sepenuhnya.

Setelah Anda menentukan criticality, Anda dapat menetapkan tingkat inventaris aman dan ambang pemesanan ulang untuk komponen cadangan. Dalam contoh di atas, Anda mungkin memiliki banyak untuk analisis kimia, tetapi tidak ada di lokasi untuk defibrilator. 

Kesimpulan

Manajemen inventaris yang berhasil dimulai dengan menentukan apa yang Anda miliki dan berapa banyak Anda memilikinya. Tetapi tidak berakhir di sana. Dengan memikirkan pertanyaan apa yang ingin Anda jawab, cerita apa yang ingin pelacakan inventaris Anda ceritakan kepada Anda, Anda dapat menentukan informasi yang Anda butuhkan dan cara terbaik mengorganisasinya dalam CMMS Anda.

Referensi

PEW Research Center: Internet & Technology (2017) Mobile Fact Sheet.