Mengapa Manajemen Perintah Kerja Kertas dan Spreadsheet adalah Pertunjukan Horor

Dengan kertas, menghasilkan perintah kerja baru membutuhkan banyak waktu dan usaha, memaksa Anda untuk memasukkan minimal. Dengan spreadsheet, Anda dapat dengan cepat membuat dan berbagi data, tetapi begitu data mulai menyebar, Anda tidak memiliki kendali atasnya.

Kertas membunuh data pemeliharaan Anda, dan spreadsheet mengubahnya menjadi zombie. Bagaimanapun, Anda terjebak dalam kegelapan.

Jika saat ini Anda berjuang di bawah manajemen pemeliharaan berbasis kertas atau spreadsheet, Anda tahu semua tentang masalahnya. Anda sudah hidup di dalam film menakutkan itu.

Tapi ada baiknya melihat monster tua ini sekali lagi untuk memahami mengapa mereka menyebabkan begitu banyak sakit kepala. Karena begitu kami tahu mengapa mereka tidak berfungsi, kami dapat dengan lebih mudah memilih solusi perangkat lunak CMMS modern yang berfungsi.

Perintah kerja kertas membunuh data pemeliharaan Anda

Tidak mengherankan bahwa begitu banyak organisasi dan industri mencoba untuk tidak menggunakan kertas. Semua orang mulai dari bank lokal Anda hingga maskapai internasional telah beralih sejak lama karena semua masalah yang mencoba menjalankan operasi intensif data modern sambil mengandalkan kertas.

Banyak masalah bermuara pada betapa sulitnya menghasilkan data dan betapa sulitnya untuk tidak kehilangannya. Hasil? Inefisiensi yang menghabiskan waktu dan uang Anda.

Buatan tangan sangat cocok untuk makanan, dan pengalaman langsung adalah pengalaman terbaik

Tapi apa pun "manual" sangat buruk dalam hal data, termasuk perintah kerja, di mana Anda harus andal:

• Buat
• Prioritaskan
• Tugaskan
• Tangkap
• Manfaatkan

Melihat daftar itu, pada dasarnya semua yang perlu Anda lakukan dengan data Anda.

Menyalin semuanya dengan tangan berarti Anda hanya dapat memasukkan informasi dalam jumlah minimum

Mari kita bandingkan apa yang ingin Anda sertakan dalam perintah kerja dengan apa yang biasanya Anda bisa. Untuk membantu teknisi tiba di lokasi dengan persiapan, bekerja secara efisien, dan menyelesaikan lebih awal, Anda ingin mereka memiliki:

• Sejarah pemeliharaan dan perbaikan aset yang komprehensif
• Petunjuk langkah demi langkah
• Daftar periksa yang dapat disesuaikan
• Bagian dan bahan terkait
• Gambar terkait, skema, manual O&M, dan jaminan
• Peta situs interaktif dan denah lantai

Berapa banyak yang dapat Anda sertakan secara wajar dengan perintah kerja kertas? Bahkan jika Anda bersedia dan dapat membuang waktu setiap pagi untuk berdiri di depan mesin fotokopi kantor, itu akan selalu memakan terlalu banyak waktu dan sumber daya untuk menghasilkan pesanan kertas kerja bahkan dengan sebagian kecil dari informasi itu.

Dan bahkan jika Anda punya waktu dan menjalankan pabrik kertas sehingga kertas pada dasarnya gratis, teknisi akan membutuhkan gerobak dorong hanya untuk membawa perintah kerja senilai satu hari.

Pada akhirnya, pesanan pekerjaan kertas selalu memiliki informasi minimum, menyerahkannya kepada teknisi untuk mencari tahu banyak hal sendiri, memecahkan masalah kapan mereka bisa bekerja, membuang waktu semua orang untuk menemukan kembali roda yang sama.

Dan ketika teknisi membuang waktu mereka, Anda membuang-buang uang Anda.

Sedikit data itu kemungkinan juga penuh dengan kesalahan kecil

Yang merupakan jenis kesalahan terburuk, karena tidak ada yang lebih buruk daripada gagal "diam-diam." Jika Anda dapat langsung melihat kesalahan, Anda dapat memperbaikinya. Tapi ketika itu bisa Anda dapatkan dengan mudah karena kecil, ada lebih banyak peluang bencana besar di kemudian hari.

Berikut adalah contoh singkatnya. Ada dua freezer identik di belakang, dan salah satunya perlu diperiksa diikuti dengan beberapa tugas pemeliharaan preventif cepat. Saat Anda menyalin informasi ke kertas perintah kerja, Anda secara tidak sengaja menuliskan nomor yang salah, membuat teknisi bekerja di freezer yang salah. Orang yang memang membutuhkan pekerjaan akan diabaikan — sampai rusak karena kurangnya perhatian.

Dan kesalahan kecil itu membuat laporan pemeliharaan Anda tidak hanya membuat frustrasi dan memakan waktu, tetapi juga tidak akurat

Kami menghabiskan banyak waktu berbicara tentang bagaimana kertas mempersulit bekerja dengan data, tetapi ada baiknya melompat kembali sedikit dan bertanya, “Mengapa kami membutuhkan data ini sejak awal? Mengapa penting bagi kita untuk memiliki data yang baik?”

Pertanyaan bagus. Dan jawabannya adalah karena pengetahuan adalah kekuatan. Dan mengetahui adalah setengah dari pertempuran. Dan sekumpulan ucapan populer dan kutipan terkenal lainnya yang menyoroti pentingnya pengetahuan.

Ketika Anda memiliki angka yang tepat, Anda dapat membuat keputusan yang tepat.

Tetapi ketika Anda dipaksa untuk mengandalkan kertas, angka-angka Anda selalu mungkin sedikit salah. Pertama, mudah sekali kehilangan secarik kertas, dan itu berarti banyak data Anda hilang begitu saja. Jika Anda ingin tahu berapa banyak yang Anda habiskan untuk pemeliharaan bulan lalu, langkah pertama adalah melacak semua kertas kecil itu. Berapa banyak yang bisa Anda dapatkan dengan andal? Dan kemudian ada kesalahan-kesalahan kecil pada dokumen yang bisa Anda kumpulkan, yang bertambah parah saat Anda mencoba menulis laporan.

Kembali ke contoh kesalahan identitas freezer. Ada kesalahan kecil namun kritis dalam perintah kerja asli, yang menyebabkan tim mengerjakan aset yang salah. Dari sana, kesalahan menjadi lebih buruk ketika Anda menambahkan nomor yang salah ke dalam campuran untuk laporan pemeliharaan bulanan. Sekarang, alih-alih mengetahui ke mana uang Anda pergi dalam anggaran, Anda pikir itu pergi ke tempat lain.

Dan ketika Anda mencoba menggunakan laporan Anda untuk mengarahkan jadwal pemeliharaan preventif dengan lebih baik, Anda menyebarkan kesalahan itu, mendorongnya ke depan di tempat yang dapat membuat lebih banyak masalah bagi Anda dan tim pemeliharaan.

Bahkan melihat sekilas perintah kerja kertas, dan kita dapat melihat mengapa hampir semua orang bersemangat untuk melompat ke perintah kerja spreadsheet. Tapi mereka baru saja memperkenalkan masalah baru.

Spreadsheet perintah kerja mengubah data pemeliharaan Anda menjadi zombie

Di sini, Anda berjuang dengan masalah yang berlawanan dengan kertas. Sekarang, alih-alih data menjadi langka dan mudah hilang, Anda memiliki banyak data, tetapi Anda tidak pernah bisa benar-benar mempercayainya.

Untuk lebih memahami masalah utama dengan spreadsheet, kita harus mulai dengan tinjauan singkat tentang perbedaan antara salinan dan versi file.

Pikirkan tentang alur kerja perintah kerja standar berdasarkan spreadsheet. Anda mendapatkan permintaan pemeliharaan dan memutuskan untuk membuat perintah kerja. Kabar baiknya adalah Anda sedang duduk di meja Anda, sehingga Anda dapat dengan cepat menjalankan komputer desktop dan mengakses program spreadsheet Anda. Dari sana, Anda dapat mengetikkan beberapa informasi, menyalin dan menempelkan beberapa informasi terkait dari templat atau perintah kerja yang lebih lama.

Apa yang Anda miliki adalah file asli perintah kerja di desktop Anda.

Selanjutnya, Anda membuka akun email Anda, melampirkan file ke email, dan mengirimkannya ke teknisi pemeliharaan. Tapi mereka tidak pernah mendapatkan file itu. Sebaliknya, mereka mendapatkan salinannya. Jadi sekarang ada yang asli di desktop Anda dan salinannya di perangkat seluler teknologi.

Segera setelah teknisi itu melakukan pekerjaan apa pun, menambahkan atau mengubah apa pun pada salinan perintah kerja mereka, file itu berubah dari salinan menjadi versi. Ini agak sama dengan aslinya, tetapi hanya cukup berbeda untuk membuat salinan Anda ketinggalan zaman. Ingat, tidak ada yang menghubungkan kedua file itu. Setiap kali Anda mengubah satu, yang lain semakin ketinggalan zaman. Anda telah menggandakan jumlah data yang Anda miliki, tetapi hanya setengahnya yang terkini. Dan jika tim membagikan file tersebut beberapa kali sebagai lampiran email, jumlah data kedaluwarsa meningkat secara eksponensial.

Ini pada dasarnya adalah data zombie.

Perangkat lunak CMMS adalah solusi aman untuk manajemen perintah kerja pemeliharaan (juga jadwal pemeliharaan preventif)

Untuk perbandingan langsung, mari kita lihat sekali lagi daftar hal-hal yang perlu Anda lakukan dengan data Anda:

• Buat
• Prioritaskan
• Tugaskan
• Tangkap
• Manfaatkan

Melalui daftar, melihat beberapa item tersebut lebih dekat, kita dapat melihat betapa jauh lebih baik solusi CMMS modern dapat membuat hidup semua orang.

Database pusat membuat semuanya mudah, aman, aman, terkini, dan dapat diakses

Inti dari CMMS yang baik adalah database tempat semua data Anda tersimpan dengan aman. Ini adalah kunci untuk keluar dari semua masalah dari mencoba menggunakan kertas atau spreadsheet untuk menjalankan pemeliharaan. Alih-alih menyebarkan data Anda secara berbahaya di sejuta lembar kertas kecil yang mudah hilang atau berkembang biak secara acak di dalam sel spreadsheet yang tak ada habisnya, Anda memiliki semuanya di satu tempat, di mana CMMS menyimpan semuanya secara otomatis terkini secara real time.

Buat perintah kerja dengan template

Dengan database pusat, mudah untuk menghasilkan perintah kerja yang dikemas dengan data karena semuanya sudah ada di sana untuk Anda tambahkan ke perintah kerja. CMMS yang baik bahkan dilengkapi dengan template, yang berarti Anda sekarang dapat menambahkan petunjuk langkah demi langkah yang komprehensif dan daftar periksa yang dapat disesuaikan hanya dalam beberapa klik. Perlu membuat banyak perintah kerja pemeliharaan preventif? CMMS memudahkan Anda dengan membuatnya secara otomatis sesuai dengan jadwal PM kustom Anda.

Prioritaskan dan tetapkan perintah kerja dengan dasbor

Tidak seperti kertas dan spreadsheet, CMMS yang baik memudahkan untuk melihat semua perintah kerja sekaligus, memberi Anda gambaran besar yang mudah dipahami tentang operasi Anda. Dengan dasbor yang bersih dan sederhana, semuanya ada di depan Anda, sehingga mudah dipahami dan diatur.

Dengan kertas, Anda akan membutuhkan begitu banyak catatan Post-it sehingga pada dasarnya Anda akan memasang wallpaper di kantor Anda. Dan dengan spreadsheet, Anda perlu memasang lima layar ke desktop Anda.

Dan kemudian, ketika Anda mengaturnya, perangkat lunak manajemen perintah kerja modern memudahkan untuk menugaskan pekerjaan. Beri tahu mereka menggunakan email atau notifikasi ponsel cerdas, dan segera setelah mereka mengakses perangkat lunak, mereka dapat melihat dengan tepat apa yang telah Anda tetapkan, ditambah semua informasi tambahan yang Anda kemas ke dalam perintah kerja untuk membantu mereka menutup secara efisien.

Tangkap dan manfaatkan data perintah kerja dengan laporan

Teknisi pemeliharaan mulai menggunakan data dari CMMS, tetapi mereka juga dengan cepat menambahkannya. Setiap kali mereka menutup perintah kerja, mengunggah gambar, atau menambahkan tugas atau komentar perintah kerja, mereka menambahkan data.

Yang persis apa yang Anda inginkan. Dengan bantuan database pusat, data baru itu membuat semuanya tetap mutakhir. Sekarang, alih-alih menetapkan perintah kerja dan tidak pernah tahu apa yang terjadi dengannya, Anda berada di dalam loop data, dapat melacak semuanya dari mana saja.

Selama Anda masuk ke CMMS, Anda terhubung ke semuanya.

Dan Anda tidak hanya dapat melihat data itu sekarang, tetapi Anda juga dapat menggunakannya nanti. Karena Anda tahu itu akurat, dikumpulkan secara real time oleh CMMS (tidak ditulis di atas kertas atau disalin jutaan kali di spreadsheet yang tidak terhubung), Anda dapat dengan percaya diri menggunakannya untuk membuat laporan untuk melacak semuanya, mulai dari sumber daya tenaga kerja hingga inventaris Anda.

Manakah dari aset Anda yang paling banyak menghabiskan biaya untuk tetap beroperasi bulan lalu?

Seberapa cepat Anda dapat menjawab pertanyaan ini sekarang tentang operasi pemeliharaan Anda? Jika Anda mencoba mengandalkan kertas atau spreadsheet, menemukan jawaban yang tepat melibatkan banyak membolak-balik dokumen atau mengklik bolak-balik di antara file.

Dengan CMMS yang tepat, semua pemecahan angka itu dilakukan untuk Anda. Anda bahkan dapat dengan cepat membuat grafik dan bagan yang mudah dibaca dan dipahami menggunakan modul pelaporan CMMS. Akhirnya, gambaran besar pemeliharaan ada di depan Anda, tidak bersembunyi di dalam tumpukan kertas atau lampiran file email.

Langkah selanjutnya

Lelah tanpa henti mencoba untuk tetap di depan bencana yang menjulang dari perintah kerja kertas dan spreadsheet? Ini mungkin kurang dramatis dari itu, dan Anda hanya bosan dengan sakit kepala tingkat rendah yang konstan dari manajemen perintah kerja kuno.

Sekaranglah waktunya untuk meningkatkan alur kerja Anda dan mengurangi kerumitan Anda.

Mulailah dengan menghubungi penyedia CMMS untuk mempelajari lebih lanjut tentang opsi Anda.