CMMS Membantu Fasilitas Perawatan Kesehatan Memenuhi Tantangan yang Meningkat

Industri perawatan kesehatan selalu menghadapi daftar panjang tantangan, dan pandemi COVID-19 telah memperburuk situasi sambil menciptakan masalah baru yang seringkali tidak terduga. Sekarang, lebih dari sebelumnya, manajer fasilitas dan pemeliharaan perlu mengendalikan operasi pemeliharaan mereka, memaksimalkan perawatan pasien sambil meminimalkan biaya. Perangkat lunak CMMS akhirnya memungkinkan.

Awalnya, ekspektasi ancaman terbesar dari COVID-19 bisa membanjiri rumah sakit. Seruan nasional untuk "meratakan kurva" ditujukan untuk memperlambat penyebaran virus, mendistribusikan jumlah kasus dalam periode yang lebih lama, memungkinkan fasilitas untuk membawa personel dan persediaan yang diperlukan. Alih-alih lonjakan, harapannya adalah kurva yang lebih lembut.

Tetapi apa yang akhirnya terjadi tidak terduga:menghukum penutupan keuangan untuk penyedia layanan kesehatan di kedua ujung spektrum, untuk tempat-tempat dengan sejumlah besar kasus dan yang hanya melihat segelintir. Apa yang menghubungkan mereka? Penurunan hampir total pasien non-darurat dan operasi elektif, di mana banyak fasilitas perawatan melihat sebagian besar keuntungan mereka. The Washington Post membandingkan dua rumah sakit, UMass Memorial Medical Center di Worcester, Mass., dengan 2.700 pasien COVDI-19, dan Rumah Sakit Universitas MU Health Care di Columbia, Mo., dengan hanya sekitar 40. Dalam kedua kasus, “setiap rumah sakit telah membatalkan lebih dari 2.000 operasi. Puluhan ribu kunjungan klinik telah hilang. Pendapatan pasien bulanan turun puluhan juta dolar.” Makalah itu kemudian menunjukkan bahwa bahkan sebelum pandemi, “Lebih dari 1.200 rumah sakit beroperasi di zona merah dalam dua atau lebih dari lima tahun terakhir.”

Dan hal-hal bisa menjadi lebih buruk. Sekarang ada laporan bahwa rumah sakit akan menghadapi biaya baru untuk alat pelindung diri (APD) dan persediaan lain yang terkait dengan COVID-19.

Namun sebelum kita melihat bagaimana solusi CMMS yang tepat membantu fasilitas perawatan kesehatan mengatasi tantangan yang ada dan baru, mari kita terlebih dahulu menetapkan beberapa definisi dasar. Misalnya, apa yang termasuk dalam kategori “fasilitas pelayanan kesehatan”?

Catatan singkat:Saat Anda menelusuri daftar, cobalah untuk menghitung semua jenis aset dan peralatan yang berbeda yang diperlukan untuk menjalankan fasilitas ini. Ini jumlah yang besar. Perawatan kesehatan, di setiap tingkat, dikemas dengan bagian-bagian bergerak yang saling berhubungan dan sangat penting, yang diandalkan oleh para profesional perawatan kesehatan untuk memberikan perawatan pasien yang berkualitas.

Jenis fasilitas pelayanan kesehatan

Sebelum menjelaskan cara spesifik CMMS yang baik dapat membantu manajer fasilitas dan pemeliharaan menjaga fasilitas perawatan kesehatan berjalan dengan lancar dan memecahkan tantangan perawatan kesehatan, penting untuk mendapatkan gagasan yang lebih baik tentang seberapa luas istilah "fasilitas perawatan kesehatan" itu.

Pusat bedah rawat jalan

Versi sederhana dari bangsal bedah rumah sakit, pusat-pusat ini berfokus pada serangkaian prosedur bedah yang sempit. Keuntungannya termasuk biaya yang lebih rendah dan risiko infeksi yang lebih rendah. Juga kadang-kadang disebut fasilitas bedah rawat jalan.

Pusat bersalin

Lingkungan kelahiran inklusif keluarga yang hemat biaya. Karena mereka tidak memiliki peralatan yang sama dengan rumah sakit, mereka bekerja dengan kehamilan di mana tidak ada komplikasi yang diketahui.

Bank darah

Pengumpulan, penyortiran, dan penyimpanan darah dan trombosit yang disumbangkan dengan aman. Karena darah dan produk darah tidak dapat diproduksi, pusat-pusat ini sangat penting untuk semua orang mulai dari penderita anemia hingga korban kecelakaan mobil.

Klinik dan kantor medis

Kategori luas yang mencakup semuanya, mulai dari praktik pribadi dokter umum hingga kantor dokter gigi, dari spesialis hingga klinik rawat jalan. Persamaannya adalah bahwa mereka bekerja berdasarkan pasien rawat jalan.

Pusat pendidikan diabetes

Kesempatan pendidikan dan dukungan bagi mereka yang memiliki atau berisiko terkena penyakit. Ketika penyakit menjadi lebih luas, pusat-pusat ini menjadi lebih umum.

Pusat dialisis

Perawatan khusus untuk pasien penyakit ginjal, yang terkadang memerlukan cuci darah, penyaringan dan pembersihan darah, sebanyak tiga kali seminggu.

Rumah perawatan

Perawatan akhir hayat dengan mandat luas untuk memberikan tidak hanya perawatan medis tetapi juga perawatan emosional. Meskipun beberapa pasien tetap di rumah mereka, mereka yang memiliki kebutuhan signifikan dipindahkan ke rumah perawatan atau panti jompo khusus.

Rumah Sakit

Fasilitas perawatan kesehatan besar yang menawarkan berbagai layanan medis, mulai dari persalinan hingga unit perawatan intensif untuk pasien dengan cedera yang mengancam jiwa. Bangsal umumnya dibagi antara perawatan intensif dan non-intensif.

Pusat pencitraan dan radiologi

Layanan pencitraan diagnostik termasuk CT scan, ultrasound, sinar-X, dan MRI. Rumah sakit sering memiliki pusat in-house, tetapi fasilitas rawat jalan dapat memberikan biaya yang lebih rendah dan penjadwalan yang lebih baik.

Pusat perawatan kesehatan mental dan kecanduan

Kategori luas lainnya, tetapi di sini mencakup semuanya, mulai dari fasilitas besar untuk berbagai jenis perawatan kesehatan mental hingga fasilitas perawatan khusus untuk kecanduan tertentu, termasuk alkohol, obat ilegal, dan obat resep. Pilihan rawat inap dan rawat jalan ada.

Panti jompo

Diposisikan untuk pasien dengan kebutuhan medis jangka panjang yang tidak cukup serius untuk memerlukan rawat inap tetapi tidak dapat dirawat di rumah. Dalam beberapa kasus, mereka sangat mirip dengan kompleks apartemen, tetapi dengan staf medis penuh waktu. Umumnya untuk pasien yang lebih tua, tetapi beberapa fasilitas melayani penghuni yang lebih muda.

Pusat perawatan darurat

Perawatan kesehatan berdasarkan permintaan yang berada di antara kebutuhan akan rumah sakit dan kantor dokter. Sering digunakan oleh orang tua dengan anak yang sakit dengan segala hal mulai dari flu yang parah hingga lengan yang patah.

Itu berbagai macam fasilitas, tetapi mereka cenderung menghadapi serangkaian tantangan yang sama, termasuk:

• Keandalan aset
• Keamanan
• Sanitasi
• Kepatuhan

Mari kita lihat bagaimana perangkat lunak manajemen pemeliharaan modern membantu masing-masing.

Tingkatkan keandalan aset dengan CMMS dalam perawatan kesehatan

Di seluruh industri, tim pemeliharaan bekerja keras untuk menjaga aset tetap aktif dan berjalan. Dan taruhannya tinggi. Ketika bagian penting dari peralatan berhenti bekerja di pabrik, itu mempengaruhi garis bawah. Waktu, uang, dan bahkan pekerjaan orang dipertaruhkan. Tetapi untuk perawatan kesehatan, taruhannya seringkali bisa lebih tinggi. Ketika lift berhenti bekerja di rumah sakit, tidak ada cara untuk memindahkan pasien kritis ke ruang operasi. Ketika sistem HVAC gagal, kualitas udara turun, mempengaruhi semua orang dengan kesulitan bernapas dan sistem kekebalan yang terganggu. Dan jika sistem pencegah kebakaran atau deteksi gas radon gagal, tidak mungkin untuk segera memindahkan pasien yang terbaring di tempat tidur ke tempat yang aman. Nyawa dipertaruhkan.

Perangkat lunak manajemen fasilitas modern memecahkan tantangan perawatan kesehatan ini dan memastikan waktu aktif dengan membuatnya lebih mudah untuk membuat, menjalankan, dan meningkatkan program pemeliharaan preventif, termasuk:

• Perencanaan
• Penjadwalan
• Pelacakan
• Menyempurnakan

Saat aset dan peralatan masih baru, biasanya yang terbaik adalah mengikuti saran pabrikan untuk tugas dan frekuensi pemeliharaan preventif. Jadi, berdasarkan panduan pengguna, Anda berencana untuk membersihkan autoklaf setiap minggu sementara katup pembuangan tekanannya mendapatkan inspeksi dan pengujian visual setiap bulan. Setelah Anda mengatur waktu dan tugas, Anda dapat memuatnya ke dalam CMMS sebagai PM berbasis waktu atau meteran. Perangkat lunak ini secara otomatis membuat PM saat muncul. Bila Anda ingin mengetahui bagaimana kinerja program, Anda dapat dengan cepat membuat laporan berdasarkan tingkat penutupan PM. Tidak seperti metode berbasis kertas dan spreadsheet, tidak ada yang lolos. Perangkat lunak mengingat kapan barang harus jatuh tempo dan kemudian kapan selesai.

Ingat, ketika Anda pertama kali mengatur PM, Anda mengikuti apa yang ada di manual. Namun seiring waktu, tim pemeliharaan mulai mengetahui aset dan peralatan lebih baik daripada orang yang merancang dan membangunnya. Itu sebabnya setelah pelacakan yang cukup, Anda dapat mulai menyempurnakan program. Kami menggunakan contoh sebelum autoklaf. Jika Anda melihat PM historis Anda dan menemukan katup pembuangan tekanan mulai menempel setiap minggu ketiga, Anda dapat menghubungi PM. Sekarang, alih-alih inspeksi dan pengujian visual setiap bulan, Anda menetapkannya setiap dua minggu.

Tingkatkan keamanan dengan CMMS dalam perawatan kesehatan

Prinsip yang hampir universal dalam perawatan kesehatan adalah Primum non nocere , yang diterjemahkan menjadi "Pertama, jangan membahayakan." Idenya sederhana:jangan memperburuk keadaan. Jika kita mencoba membantu orang, hal terakhir yang ingin kita lakukan adalah menyakiti mereka dalam prosesnya.

Untuk tim pemeliharaan dalam perawatan kesehatan, itu sama. Hal terakhir yang mereka inginkan adalah seseorang datang ke fasilitas mereka mencari bantuan hanya untuk terluka lagi. Bayangkan jika seseorang dengan lengan patah jatuh di tangga karena pagarnya longgar. Seorang pecandu di pusat pemulihan mendapatkan akses ke obat resep karena kunci pintu rusak. Seorang pasien lanjut usia yang menderita demensia berjalan menjauh dari fasilitas karena alarm pintu gagal berbunyi. Untuk memastikan itu tidak terjadi, segala sesuatunya perlu diperbaiki secepat dan sesempurna mungkin. Alat manajemen fasilitas yang tepat membuat tim Anda cepat, lebih efisien.

Kami telah melihat pemeliharaan preventif, jadi mari beralih ke perintah kerja sesuai permintaan. Segera setelah seseorang mengetahui adanya masalah, mereka dapat memberi tahu departemen pemeliharaan menggunakan portal permintaan pemeliharaan terbuka. Alih-alih mengirim email bertele-tele atau meninggalkan pesan suara yang tidak lengkap, mereka mengisi formulir online cepat. Dan karena memiliki bidang data yang telah ditentukan, tim pemeliharaan dijamin mendapatkan informasi yang dibutuhkannya. Segera, pimpinan pemeliharaan dapat meninjau dan menyetujui permintaan, membuat, memprioritaskan, dan menetapkan perintah kerja, lalu melacaknya sampai selesai.

Dan karena apa yang termasuk dalam perintah kerja, teknisi dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan lebih cepat. Alih-alih catatan yang ditulis di atas kertas atau beberapa detail yang dijejalkan ke dalam sel spreadsheet, perintah kerja CMMS dikemas dengan informasi yang berguna, termasuk:

• Petunjuk langkah demi langkah
• Daftar periksa yang dapat disesuaikan
• Informasi aset yang komprehensif
• Salinan digital dari skema, gambar, dan manual O&M
• Bagian dan bahan terkait
• Peta interaktif dan denah lantai

Mereka tidak perlu kembali ke kantor untuk mengambil atau mengantar dokumen. Mereka tidak perlu lari kembali ke lemari persediaan untuk mendapatkan bagian atau alat yang mereka lupa atau tidak menyadari kebutuhan sampai setengah jalan melalui tugas. Tidak ada lagi berlarian menanyakan teknisi lain bagaimana melakukan sesuatu. Dan yang terakhir dalam daftar, peta interaktif dan denah lantai, sangat membantu. Bahkan rumah sakit kecil bisa menjadi sedikit labirin. Sekarang teknisi pergi ke tempat yang mereka butuhkan.

Tetap di perjalanan dengan aplikasi seluler CMMS dalam perawatan kesehatan

Solusi CMMS yang baik mencakup aplikasi CMMS yang memperluas jangkauan fitur yang tersedia dengan menghubungkan langsung ke perangkat keras dan perangkat lunak perangkat seluler, membantu teknisi bekerja lebih efisien saat dalam perjalanan.

Aplikasi pemeliharaan dan pemberitahuan push

CMMS telah memudahkan teknisi Anda untuk tetap terhubung dengan memusatkan data dan manajemen perintah kerja. Aplikasi seluler yang bagus membuatnya selangkah lebih maju dengan pemberitahuan push. Sekarang, daripada menunggu teknisi masuk ke perangkat lunak sehingga mereka dapat melihat tugas baru mereka, Anda dapat menggunakan aplikasi di perangkat seluler mereka untuk memberi tahu mereka secara instan. Setiap kali Anda menugaskan mereka ke perintah kerja baru, telepon mereka berbunyi saat aplikasi menampilkan pesan di layar.

Ini adalah perbedaan mendasar yang sama antara email gaya lama dan pesan teks. Saat Anda mengirim email, Anda harus menunggu orang tersebut masuk ke akunnya untuk melihatnya. Dengan pesan teks, mereka langsung tahu.

Untuk sebagian besar departemen pemeliharaan perawatan kesehatan, terutama ketika mereka memiliki CMMS, sebagian besar perintah kerja harus berasal dari program pemeliharaan preventif, yang berarti Anda menjadwalkan pekerjaan terlebih dahulu. Tetapi bahkan pemeliharaan kelas dunia melibatkan perintah kerja sesuai permintaan, dan ketika Anda perlu berputar dengan cepat, pemberitahuan push adalah cara cepat untuk memprioritaskan pekerjaan dan memposisikan ulang sumber daya Anda.

Aplikasi pemeliharaan dan kode batang

Misalnya, teknisi dapat menggunakan kamera internal ponsel mereka untuk memindai kode batang atau label kode QR pada aset untuk mengakses data aset dan perintah kerja terbuka terkait dengan cepat. Ini sangat berguna ketika bekerja pada pemeliharaan preventif. Saat teknisi perlu memperbaiki unit HVAC, mudah bagi mereka untuk menemukan yang tepat. Bahkan jika ada sepuluh unit identik yang berdekatan di atap, hanya satu dari mereka yang jelas membutuhkan pekerjaan. Tetapi ketika itu adalah inspeksi atau tugas PM, tidak ada cara mudah untuk mengetahui mana dari sepuluh yang harus dikerjakan. Pemindaian cepat memastikan teknisi menyelesaikan pekerjaan yang tepat pada aset yang tepat.

Aplikasi pemeliharaan dan upload gambar langsung

Teknisi juga dapat menggunakan kamera untuk mengunggah gambar langsung ke perintah kerja. Setelah mereka mengunggah gambar, tim pemeliharaan lainnya dapat melihatnya, membuka banyak kemungkinan untuk menghemat waktu. Pertama, jika teknisi mengalami masalah dengan perbaikan, mereka dapat mengunggah gambar dan meminta saran dari tim. Alih-alih berlarian di sekitar fasilitas mencoba melacak bantuan, mereka dapat tetap berada di lokasi dan memintanya dari jarak jauh. Gambar juga merupakan cara yang efektif untuk mendokumentasikan pekerjaan mereka. Tepat sebelum menutup perintah kerja, mereka dapat meminta inspeksi visual jarak jauh.

Aplikasi pemeliharaan dan sinkronisasi offline

Fitur penting lainnya dari aplikasi pemeliharaan seluler adalah kemampuan untuk bekerja secara offline. Rumah sakit dan fasilitas perawatan kesehatan lainnya dapat menjadi tempat yang besar, seringkali dengan tempat di mana akses Internet tidak memungkinkan atau tidak diperbolehkan. Administrator telah mengubah aturan dari waktu ke waktu, tetapi masih banyak area yang melarang penggunaan ponsel karena khawatir dapat mengganggu peralatan penting.

Aplikasi memungkinkan pekerjaan offline dengan menyimpan informasi dan kemudian mendorongnya ke database pusat setelah perangkat kembali dalam jangkauan. Manfaatnya adalah teknisi tidak perlu mengingat data penting; mereka dapat memasukkannya ke dalam aplikasi mereka secara real time, memastikan akurasi yang lebih baik.

Mencapai (dan membuktikan) kepatuhan terhadap CMMS dalam perawatan kesehatan

Selalu ada dua bagian untuk kepatuhan. Yang pertama adalah menyelesaikan pekerjaan dengan benar dan tepat waktu. Yang kedua adalah membuktikan bahwa Anda menyelesaikan pekerjaan dengan benar dan tepat waktu. Jika Anda berjuang di bawah sistem kuno berbasis kertas atau spreadsheet, bagian kedua yang sering menjadi tantangan sebenarnya.

Dengan metode lama, Anda memulai tanpa cara mudah untuk memasukkan data ke dalam sistem. Semuanya ditulis dengan tangan atau dilubangi ke dalam kolom dan baris tanpa akhir di beberapa file independen. Karena itu tidak mudah, Anda berakhir dengan banyak data buruk; baik orang terlalu frustrasi untuk repot-repot memasukkan data yang tidak akurat. Atau bahkan ketika semua orang mencoba yang terbaik, ada terlalu banyak ruang untuk kesalahan manusia. Kemudian, meskipun data Anda akurat, sulit untuk menjaganya tetap aman dan dapat diakses.

Perangkat lunak manajemen fasilitas modern memecahkan masalah ini karena penyedia solusi Anda melakukan semua pekerjaan berat TI untuk Anda. Mereka mengurus perangkat lunak, terus meningkatkan dan memperbaruinya dengan mulus di belakang layar. Mereka juga menangani semua perangkat keras, yang berarti Anda tidak perlu mengeluarkan uang untuk memasang atau memperbaiki server yang mahal dan rumit.

Perangkat lunak ini didukung oleh komputasi awan, yang berarti semua data Anda disimpan dengan aman dalam satu database pusat. Keuntungannya adalah segera setelah seseorang memperbarui data, misalnya membuat perintah kerja baru atau menutupnya, semua orang dapat melihat perubahannya. Anda tidak berurusan dengan banyak versi—semuanya kecuali salah satunya sudah ketinggalan zaman—tersebar di beberapa lembar kertas atau file. Dan sekarang setelah data Anda akurat, solusi CMMS Anda juga memudahkan pembuatan laporan secara otomatis yang dikemas dengan KPI dan metrik pemeliharaan. Ini memecahkan semua angka untuk Anda.

Kepatuhan adalah tentang menangkap data yang benar, menjaganya tetap aman, dan kemudian menggunakannya untuk menghasilkan laporan. Perangkat lunak manajemen fasilitas yang tepat membuat setiap langkah proses lebih cepat, lebih mudah, dan lebih andal.

Memulai CMMS dalam perawatan kesehatan

Jika Anda belum memiliki CMMS, atau Anda memiliki CMMS yang gagal memberikan apa yang dijanjikan kepada Anda, inilah saatnya untuk mengendalikan program pemeliharaan Anda. Ingatlah bahwa langkah selanjutnya setelah membaca tentang CMMS online adalah menghubungi penyedia dan memulai percakapan.