Mengevaluasi Otomasi Cerdas: Metrik Kunci untuk Keberhasilan Transformasi Digital

Menerapkan jenis teknologi ini memerlukan banyak pertimbangan jika ingin benar-benar melengkapi proses transformasi.

Otomasi semakin dipuji sebagai obat ampuh potensial untuk transformasi digital. Namun, nilainya nyata hanya dapat terwujud ketika itu memungkinkan pemimpin bisnis untuk meredesain dan meningkatkan secara digital pekerja di seluruh front, middle, dan back office; sehingga dilakukan jauh lebih cepat, lebih cerdas, lebih efisien ‖ dan pada skala yang bermakna juga.

Dan itu bagus, tetapi dengan begitu banyak vendor yang semakin memasuki pasar menawarkan robotic process automation (RPA) dan otomasi cerdas, datangnya gosip dan kebingungan yang menyelimuti kemampuan mereka untuk memberikan apa yang mereka klaim. Jadi saat memilih vendor, Anda akan perlu memiliki keberanian untuk menilai kemampuan teknis aktual mereka. Anda akan perlu kejelasan karena hanya setelah bukti konsep saat Anda mencoba menskalakan program otomasi cerdas Anda kesenjangan teknis serius muncul.

Gartner juga mengakui masalah ini, berpendapat: “Hingga tahun 2021, 40% perusahaan akan menyesal membeli RPA karena penggunaan yang tidak sejalan dan terisolasi serta inability to scale.” Jadi untuk membantu Anda menilai kemampuan vendor lebih baik dan menghindari penyesalan besar, berikut ini adalah empat kriteria seleksi kunci yang harus dipertimbangkan.

1. Bandingkan dan kontraskan kemampuan robot

Ada perbedaan yang signifikan antara kemampuan robot perangkat lunak vendor RPA dan otomasi cerdas. Faktanya, ini dapat menjadi perbedaan antara mencapai manfaat taktis jangka pendek dengan potensi usaha dan risiko yang besar, atau transformasi kerja strategis di skala perusahaan dengan usaha yang lebih sedikit dan risiko minimal.

Di satu ujung spektrum adalah robot perangkat lunak yang sangat canggih yang dilatih dan dijalankan oleh pengguna bisnis melalui platform kolaboratif, dengan kemampuan bawaan untuk beroperasi dengan aman dalam tata kelola penuh dari departemen IT. Robot ini terus ditingkatkan untuk melakukan pekerjaan lebih seperti manusia. Mereka dapat saling berkomunikasi untuk berkolaborasi, bergerombol untuk membagi beban kerja dan beroperasi dengan kecepatan yang tidak tertandingi sebagai tim digital ‖ dengan integritas dan akurasi total juga.

Kita berbicara tentang robot cerdas, multitasking yang semakin dipercaya sebagai katalis inti dari strategi transformasi kerja digital. Ini karena mereka dengan mudah melakukan pekerjaan yang terintegrasi, berbasis data di berbagai lingkungan operasi sistem lama yang kompleks, terpencil, sulit dimodifikasi dan alur kerja manual. Dan tidak seperti robot apa pun, mereka menyampaikan pekerjaan tanpa gangguan, secara otomatis menyesuaikan dengan hambatan ‖ layar yang berbeda, tata letak atau font, versi aplikasi, pengaturan sistem, izin, dan bahkan bahasa.

Robot ini juga secara unik memecahkan masalah kuno interoperabilitas sistem dengan membaca dan memahami layar aplikasi sama seperti yang dilakukan manusia. Mereka menggunakan antarmuka manusia sebagai API yang dapat digunakan mesin ‖ yang krusial tanpa menyentuh logika pemrograman sistem yang mendasarinya. ‘Konektivitas universal’ ini juga berarti semua teknologi saat ini dan di masa depan dapat digunakan oleh robot ‖ tanpa perlu API, atau bentuk integrasi sistem apa pun. Tidak ada sistem lama yang dicabut, dan tidak ada perubahan proses besar atau migrasi data massal yang diperlukan.

Kemampuan ini menghidupkan kembali teknologi apa pun dan memungkinkan robot ini terus diperkaya dengan kemampuan cloud, kecerdasan buatan, pembelajaran mesin, dan kognitif terbaru yang cukup ‘ditarik dan diletakkan’ ke dalam alur kerja proses yang baru dirancang. Akhirnya, ini berarti transformasi digital, yang secara tradisional dilarang oleh biaya dan sumber daya, tiba-tiba menjadi tercapai. Bahkan, pekerjaan yang sekarang dapat diselesaikan dalam beberapa bulan, akan memakan waktu program IT dan tim orang yang besar, bertahun-tahun untuk diselesaikan.

Di ujung spektrum yang lain adalah robot yang melakukan keystrokes, menjalankan skrip dan aktivitas terhadap perangkat lunak lain, yang baik untuk otomatisasi tugas dasar. Ada juga robot yang mengandalkan langkah proses yang direkam untuk menyelesaikan tugas di seluruh lingkungan desktop, dan itu juga baik. Namun robot record-and-deploy tidak dapat menyesuaikan dengan perubahan yang tidak terduga di seluruh lingkungan digital yang selalu berubah, yang benar-benar membatasi kinerja kerja, produktivitas, dan ketahanan.

Misalnya, sebuah robot perangkat lunak harus menavigasi lingkungan virtual seperti mobil otonom menavigasi lingkungan fisik. Bayangkan ‘merekam’ perjalanan ke kerja dan mengandalkan rekaman ini untuk menavigasi perjalanan yang sama yang lancar besok. Akhirnya akan berakhir dengan kecelakaan mobil, karena kondisi ‘lingkungan’ akan benar-benar berbeda. Demikian pula, di dunia virtual, ini akan menghasilkan robot yang rusak, proses kerja yang tidak terpenuhi, dan lebih banyak pekerjaan untuk tim IT.

Selain itu, proses yang direkam tidak efisien saat berjalan. Ini kembali pada analogi mobil. Dalam perjalanan yang direkam, lampu lalu lintas merah selama dua menit ‖ jadi mobil berhenti dan menunggu, tetapi besok, lampu hijau tetapi perjalanan yang “direkam” bilang tunggu selama dua menit. Demikian pula, robot record-and-deploy duduk dan menunggu sistem sasaran ketika mereka dapat bekerja secara proaktif.

2. Ukur usaha kode keseluruhan

Otomasi cerdas harus memungkinkan pengguna bisnis untuk dengan cepat merespons permintaan pasar, jadi mereka tidak ingin membuang waktu dan upaya untuk membuat robot. Lebih baik untuk dengan cepat menyampaikan pekerjaan terotomatisasi menggunakan sistem operasi yang intuitif untuk melatih dan mengelola robot. Kita berbicara tentang cukup menggambar diagram alur proses yang mengorkestrasi bahasa ‘definisi proses’ yang mendasarinya yang dimengerti baik oleh robot maupun manusia ‖ yang juga menghilangkan kebutuhan untuk mengkode dan risiko terkait juga.

Vendor apa pun yang memerlukan keahlian pemrograman untuk mengotomatisasi setiap proses sebenarnya akan menciptakan penerapan yang berat kode, usaha debug yang luas, dan biaya overhead yang tinggi. Selain itu, karena semakin langka nya keterampilan mengkode, proyek otomatisasi ini akan harus masuk ke antrian IT, yang bertentangan dengan janji ‘kelincahan operasional’ dari otomasi cerdas. Peran yang tepat dari komunitas IT dalam otomasi cerdas adalah untuk memelihara tata kelola, keamanan, dan persyaratan kepatuhan yang diperlukan ‖ dan tidak dibebani dengan hutang teknis yang semakin banyak.

3. Tetapkan potensi skalabilitas dan kolaborasi

Transformasi yang diaktifkan oleh otomasi cerdas di skala hanya pernah tercapai melalui upaya terpusat, jadi insistenlah pada kolaborasi. Cara terbaik untuk menskalakan dan menyatukan lebih banyak nilai dari otomasi cerdas adalah memiliki kebebasan untuk menggunakan robot di mana pun mereka dibutuhkan untuk menyampaikan pekerjaan terotomatisasi secara kolaboratif, sehingga dibagikan dan dikalikan di seluruh bisnis. Jadi minta vendor untuk menunjukkan bagaimana pengguna tidak hanya dapat merancang, menggambar, dan ‘menerbitkan’ cara kerja terotomatisasi baru secara terpusat, tetapi juga berbagi, meningkatkan, dan menggunakan kembali aset kerja terotomatisasi ini ‖ kapan saja, di mana saja.

Sayangnya, ketika teknologi otomatisasi apa pun didistribusikan di seluruh desktop dan digunakan dalam konteks individu ‖ itu mungkin membantu individu tersebut, tetapi itu tidak akan membantu organisasi secara keseluruhan untuk mentransformasi kerja. Pendekatan ‘silo’ ini secara alami membatasi potensi skalabilitas dan jelas tidak efektif dalam iklim saat ini dengan karyawan yang terbatas dan bekerja jarak jauh.

4. Ases keamanan dan kemampuan auditabilitas

Dalam lingkungan perusahaan apa pun, semua aktivitas otomasi cerdas harus dilakukan paling aman, mematuhi peraturan, dan transparan, atau itu menjadi shadow IT.

Anda jelas membutuhkan vendor dengan sistem operasi yang menghasilkan jejak audit terpusat yang tidak dapat dibantah dari semua otomatisasi proses, menyediakan detail granular dari semua tindakan robot dan semua riwayat pelatihan juga. Lebih baik lagi adalah memungkinkan pengguna untuk membuat proses terotomatisasi, yang mereka terbitkan sebagai dokumen yang ‘adalah’ proses sebenarnya. Ubah dokumen dan proses berubah segera, dan semuanya dielola dengan aman dalam sistem terpusat. Ini paling melindungi bisnis dari karyawan curang dan robot curang.

Otomasi desktop memiliki kekurangan karena robot dan manusia berbagi login, jadi tidak ada yang tahu siapa yang bertanggung jawab atas proses, dan ini menciptakan celah keamanan dan audit. Tantangan lain adalah ketika satu pengguna manusia diberikan otonomi atas setiap proses perekaman, hal ini menyembunyikan transparansi robot dan menyembunyikan langkah proses. Duplikat ini seiring waktu dan ini menjadi ancaman keamanan potensial karena hampir tidak ada kejelasan untuk tujuan kepatuhan dan tata kelola. Juga, setiap kode yang tidak terhindarkan memperkenalkan shadow IT ‖ dengan model proses yang tidak diaudit yang mewakili “pintu belakang”, celah keamanan, dan kegagalan audit.

Pikiran akhir

Akhirnya, memilih teknologi otomasi cerdas yang salah dapat membatasi potensi transformasi digital apa pun dan sebenarnya memperkenalkan risiko kekacauan digital. Cara yang lebih baik untuk otomasi cerdas adalah memperkenalkan kolaborasi yang dipimpin bisnis, secara cerdas, aman, dan dalam skala besar. Faktanya, dengan menerapkan pendekatan ini, lebih dari 2000 organisasi besar di seluruh dunia mencapai peningkatan produktivitas besar melalui cara kerja yang ditingkatkan, jadi mereka tetap lincah, aman, dan unggul.