Manajemen Proses Bisnis untuk Perusahaan Industri: Tingkatkan Efisiensi & Hilangkan Kesalahan

Proses industri harus tepat. Setiap kesalahan, dari link yang terganggu dalam rantai pasokan hingga langkah yang rusak dalam proses manufaktur, dapat secara signifikan menurunkan kualitas barang atau layanan yang Anda sampaikan.

Dengan lingkungan yang sangat kompetitif, kesalahan tidak dapat ditoleransi.

Kesalahan dan error berlimpah ketika bisnis industri Anda tidak memiliki serangkaian langkah terdokumentasi untuk setiap operasi bisnis. Inilah manajemen proses bisnis hadir.

Dalam blog ini, kita akan menjelajahi apa itu manajemen proses bisnis, dan bagaimana itu dapat digunakan untuk mengurangi kesalahan dalam semua prosedur bisnis Anda. Ini mencakup prosedur seperti menggunakan Thomasnet.com untuk mencari pemasok, hingga operasi lantai pabrik, hingga akhir rantai pasok Anda dengan pengiriman produk/layanan dan pemasaran.

Anda kemudian akan menemukan bagaimana Anda dapat menerapkan manajemen proses bisnis ke dalam bisnis Anda hari ini, pertama-tama dengan menggunakan pendekatan pena dan kertas sederhana sebelum mempertimbangkan perangkat lunak online untuk proses yang lebih rumit.

Apa Itu Manajemen Proses Bisnis?

Manajemen Proses Bisnis dapat didefinisikan sebagai:

"Sebuah disiplin dalam manajemen operasi di mana orang menggunakan berbagai metode untuk menemukan, memodelkan, menganalisis, mengukur, meningkatkan, mengoptimalkan dan mengotomatisasi proses bisnis." John Jeston dan Johan Nelis, Business Process Management

Untuk menjelaskan definisi manajemen proses bisnis ini secara lebih rinci, kita akan melihat Industri Penerbangan dan Antariksa. Membuat pesawat terbang bukan hal yang kecil. Untuk memproduksi mesin yang kompleks seperti itu memerlukan serangkaian tugas yang saling terkait yang direncanakan dengan cermat, yang terhubung untuk menemui akhirnya dalam pengiriman kendaraan terbang.

Sumber Daya Terkait: Tantangan dan Peluang di Industri Penerbangan dan Antariksa

Tugas-tugas yang terhubung ini, yang dikelompokkan, membentuk sebuah proses.

Manajemen proses bisnis pada dasarnya mengambil kendali atas proses-proses ini, yang dapat terstruktur dan dapat diulang atau tidak terstruktur dan bervariasi. Urutan langkah dalam proses dapat bervariasi dari satu instance ke instance lainnya, yang berarti ada gerbang, kondisi, dan aturan bisnis.

Proses tidak harus rumit. Bahkan prosedur sederhana seperti membuat pesawat kertas memerlukan serangkaian tugas yang dilakukan dalam urutan tertentu, dan berguna untuk mendokumentasikan tugas-tugas ini sebagai proses (lihat gambar di bawah dari Aviation Explorer).

Proses bisnis berada dalam keadaan aliran konstan, yang berarti manajemen proses bisnis adalah praktik berkelanjutan, selalu menyesuaikan dan mengubah operasi untuk perbaikan.

Dalam manajemen proses bisnis, proses dianggap sebagai aset terpenting bagi organisasi, dan dengan alasan yang benar. Perusahaan yang menerapkan proses memiliki tingkat keberhasilan proyek 280% lebih tinggi (95%), dibandingkan yang tidak melakukannya (25%).

Dengan memahami, mengelola, dan mengembangkan proses-proses ini sebagai aset, perusahaan dapat menyampaikan produk dan layanan yang memberikan nilai tambah kepada klien atau pelanggan.

Manfaat dari Proses yang Terstandarisasi

Pasar manajemen proses bisnis diharapkan meningkat menjadi $16 juta pada 2023, dengan Tingkat Pertumbuhan Tahunan Majemuk 14% antara 2017 dan 2023. Dengan kata lain, praktik ini sudah populer, dan hanya akan semakin umum.

Mengapa semua orang mulai memperhatikan manajemen proses bisnis? Nah, terus baca untuk mengetahuinya.

Manajemen Proses Bisnis Mengurangi Biaya

Memetakan proses Anda secara rinci memberikan wawasan tentang durasi, sumber daya yang diperlukan, frekuensi dan biaya dari setiap langkah dan proses secara keseluruhan. Dengan tingkat detail ini untuk setiap operasi bisnis Anda, redundansi dapat dihilangkan, masalah kontrol kualitas dapat diidentifikasi dan biaya bahan dan tenaga kerja berlebihan dapat disorot.

Manfaat Manajemen Proses Bisnis untuk Mengenali dan Merespons Kebutuhan Pelanggan

Operasi dan proses bisnis harus responsif terhadap pelanggan dan kebutuhan yang berubah mereka. Perubahan pelanggan di industri industri mencakup harapan pengiriman yang meningkat, visibilitas alur kerja, dan kustomisasi produk.

Menggunakan metode untuk mengelola proses Anda dapat memungkinkan Anda untuk memodifikasi serangkaian tugas sehingga berpusat pada pelanggan.

Manajemen Proses Bisnis Meningkatkan dan Menyesuaikan Model Bisnis

Bekerja dari model bisnis yang usang tidak akan membawa Anda jauh. Dengan manajemen proses bisnis, Anda mendapatkan pemahaman yang lebih besar tentang proses bisnis Anda sehingga dapat diperbarui dengan melakukan perubahan yang tepat pada waktu yang tepat. Dengan transparansi penuh dari setiap tugas dalam proses, Anda dapat merencanakan perubahan, menerapkan perubahan, mengukur respons terhadap perubahan dan kemudian mengevaluasi respons ini dan belajar darinya.

Dunia bisnis kita terus berkembang dan bertransformasi. Faktor yang berubah seperti kemunculan teknologi yang memasuki era digital, atau kebutuhan konsumen yang berubah berfungsi sebagai tekanan pada proses bisnis. Anda perlu dapat menyesuaikan proses bisnis Anda sesuai untuk tetap di atas kompetisi.

Manajemen Proses Bisnis Meningkatkan Produktivitas

Dengan manajemen proses bisnis, ketidakefisienan dapat diidentifikasi dan dihapus. Ambil perusahaan Adidas sebagai contoh. Adidas meningkatkan waktu tunggu antara pemesanan dan visibilitas pesanan sistem melalui manajemen proses bisnis, artinya pesanan terpenuhi lebih cepat. Contoh lain adalah Renegard, perusahaan yang menyediakan pelindung lapisan berkinerja tinggi untuk berbagai kendaraan. Dengan penerapan sistem manajemen proses bisnis, perusahaan melaporkan peningkatan produktivitas.

Manajemen Proses Bisnis Memberi Anda Keunggulan Kompetitif

Manajemen proses bisnis terus-menerus menganalisis dan meningkatkan proses. Peningkatan ini berarti menghilangkan sampah, dan langkah-langkah lain yang lambat dan memberatkan. Dengan penghilangan waktu yang sia-sia, Anda dapat menyederhanakan proses bisnis Anda dan fokus pada apa yang penting, seperti inovasi.

Manajemen Proses Bisnis Meningkatkan Retensi Pelanggan

Dengan meningkatkan metrik Anda, seperti inovasi dan produktivitas, memiliki efek bersusun-tumpukan, yang berarti pelanggan Anda lebih mungkin puas dengan produk/layanan Anda.

Anda juga dapat membangun ini lebih lanjut dengan menyediakan dukungan pelanggan, kesuksesan dan penyediaan layanan ke dalam sisa kegiatan perusahaan Anda melalui pendekatan manajemen proses bisnis terintegrasi. Misalnya, Anda dapat menyiapkan dan menggunakan proses dukungan pelanggan sederhana.

Manajemen Proses Bisnis Menetapkan Standarisasi Proses

Manajemen proses bisnis adalah bentuk kontrol kualitas melalui standarisasi proses bisnis. Dengan standarisasi, proses dapat ditingkatkan dengan lebih mudah untuk masa depan, produktivitas meningkat dan operasi dapat dijadwalkan sesuai.

Manajemen Proses Bisnis Mendorong Kolaborasi Lintas Departemen

Transparansi proses yang diberikan melalui manajemen proses bisnis berarti operasi di seluruh departemen dapat dibandingkan dan dipahami. Kolaborasi di seluruh departemen dapat mengidentifikasi proses yang bersama-sama, menentukan redundansi, dan belajar di mana informasi dan keahlian bersama dapat bermanfaat.

Manajemen Proses Bisnis Meningkatkan Keselamatan, Keamanan, dan Kepatuhan

Kurangnya transparansi dapat menghasilkan masalah dengan keselamatan, keamanan, dan kepatuhan. Manajemen proses bisnis menerangi masalah ini sehingga pemangku kepentingan menjadi menyadari. Proses dapat dengan mudah disesuaikan untuk tetap up to date dengan standar kepatuhan, keselamatan dan keamanan, baik internal maupun eksternal.

Bagaimana Membangun Proses

Kita dapat melihat bahwa manajemen proses bisnis membawa banyak manfaat bagi bisnis, pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana Anda menerapkan manajemen proses bisnis ke dalam bisnis Anda hari ini?

Penerapan manajemen proses bisnis dimulai dengan dokumentasi proses. Artinya, Anda mengambil proses saat ini, mendokumentasikan proses ini termasuk anggota tim yang terlibat, dan kemudian menjalankan dan menguji setiap proses.

Untuk kesederhanaan, kita dapat menyederhanakan proses penerapan proses menjadi tiga bagian inti:

• Pra-penerapan (perencanaan)
• Penerapan (eksekusi)
• Re-penerapan (peninjauan)

Untuk menjelaskan lebih lanjut, saya akan melalui contoh proses dan bagaimana itu telah diterapkan.

Contoh Proses untuk Perusahaan Industri

Kain getah lateks yang ada di seluruh dunia adalah contoh yang menarik dari proses industri. Operasi saat ini bekerja dalam sinergi sempurna antara teknologi kuno vs ultra-modern. Mencari keseimbangan yang tepat antara kedua metode ini akan menjadi bagian dari tahap pra-penerapan yang digunakan untuk merancang proses pembuatan kain getah lateks.

Pertama-tama tahapan produksi kain getah lateks akan direncanakan sebelum mereka diterapkan seperti dalam video di bawah ini.

Contoh kain getah lateks ini bagus untuk menunjukkan bagaimana proses didokumentasikan. Seperti sabuk konveyor yang membawa kain getah untuk manufaktur, proses yang didokumentasikan memastikan setiap langkah dilakukan dalam urutan yang benar, pada waktu yang tepat, dan tidak ada langkah yang terlewatkan. Dalam hal ini, urutan tugas yang benar akan menjadi:

1. Tangan diperoleh yang terbuat dari keramik atau aluminium, berfungsi sebagai cetakan
2. Sisa dari produksi karet karet terakhir dihilangkan melalui pencucian dengan air sabun
3. Sisa dihilangkan dari produksi karet karet terakhir melalui pencucian dengan air boraks
4. Meninggalkan air boraks cetakan tangan bergerak melalui sikat untuk pembersihan lebih lanjut
5. Cetakan tangan kemudian dicuci dalam bak air panas
6. Tangan kemudian diputar di pembawa untuk mengeringkan tetes
7. Sementara tangan masih sedikit basah, cetakan tangan dicelupkan ke dalam jalur kimia
8. Cetakan tangan kemudian ditempatkan dalam cairan karet hangat yang ditingkatkan untuk kekuatan ekstra
9. Cairan karet bereaksi terhadap kimia di tangan (dari mandi kimia) dan menjadi seperti gel
10. Dilapisi dengan gel karet, tangan berputar untuk menggoreskan sisa dan kemudian bergerak melalui oven panas untuk pengeringan
11. Karet kemudian melalui proses kimia yang disebut volatilization membuat karet kuat dan elastis
12. Kain getah kemudian dicuci dan dikeringkan
13. Kain getah berputar melalui sikat yang melipat manik
14. Kain getah kemudian dikupas dari cetakan tangan oleh pekerja

Mendokumentasikan proses ini sebelum penerapan akan mengurangi kesalahan dan akibatnya meningkatkan ketersediaan waktu dan menghemat uang selama operasi. Setelah tahapan telah didokumentasikan pra-penerapan, penerapan proses akan menyoroti ketidakefisienan, langkah bottleneck dan area untuk perbaikan. Perbaikan dapat dilakukan dengan merujuk kembali ke langkah proses yang direkam, meninjau langkah-langkah ini dan menilai untuk renovasi.

Ada banyak informasi yang tersedia di luar sana yang dapat Anda konsultasi untuk memahami bagaimana Anda dapat membangun proses bisnis Anda.

Bagaimana Mengelola Proses Anda

Setelah Anda membangun proses Anda, tahap selanjutnya adalah mengelolanya. Sistem manajemen proses bisnis sederhana dapat semudah menggunakan pena dan kertas, menuliskan setiap langkah proses bagi Anda untuk diikuti.

Ini dapat dilakukan sebagai daftar periksa, mendokumentasikan setiap tugas pada kertas. Anda kemudian dapat meninjau setiap tugas untuk menentukan bagaimana Anda dapat meningkatkan proses tertentu.

Masalah dengan pendekatan pena dan kertas sederhana ini datang saat proses mulai menjadi semakin kompleks. Anda mungkin membutuhkan fitur seperti logika bersyarat, atau cara untuk membuat tugas tertentu diprioritaskan, atau metode untuk memastikan karyawan yang benar ditugaskan ke tugas tertentu.

Untungnya ada alat yang tersedia untuk membantu Anda menambahkan tingkat kompleksitas ini untuk manajemen proses Anda. Alat BPM online adalah cara yang bagus bagi Anda untuk mengelola proses bisnis yang kompleks.

Untuk memberikan contoh ini, saya akan melihat perangkat lunak BPM teratas, Process Street. Dengan Process Street, daftar periksa dapat dibuat untuk berisi fitur-fitur berikut:

1. Tugaskan tugas antara anggota tim sesuai kebutuhan
2. Masukkan logika bersyarat ke dalam proses Anda
3. Tambahkan tugas berhenti untuk memastikan urutan tugas dan tugas prioritas diselesaikan
4. Tetapkan tanggal jatuh tempo tugas untuk memastikan tugas diselesaikan tepat waktu

Fitur-fitur ini bekerja untuk menambahkan kompleksitas ke proses tetapi melakukannya dengan cara yang ramah pengguna. Dengan daftar periksa ini, kesalahan manusia dapat diminimalkan, akuntabilitas meningkat, dan alat serta informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan semua tugas untuk proses tertentu direkam dan disediakan kepada pengguna.

Terapkan Manajemen Proses Bisnis di Bisnis Anda Hari Ini

Dalam artikel ini, kita telah membahas apa itu manajemen proses bisnis, dan bagaimana Anda dapat mulai mendokumentasikan dan membangun proses bisnis Anda. Untuk proses yang lebih kompleks, Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proses bisnis, seperti Process Street, untuk membantu Anda mengurutkannya semuanya.

Manajemen Proses Bisnis membawa banyak manfaat bagi bisnis, jadi unggul dalam permainan Anda dan mulai menggunakan manajemen proses bisnis di bisnis Anda hari ini.