Apa Itu Manajemen Proses Bisnis:Untuk Perusahaan Industri
Proses industri harus tepat. Kesalahan apa pun, dari tautan yang terputus dalam rantai pasokan hingga langkah yang salah dalam proses manufaktur, dapat secara signifikan menurunkan kualitas barang atau layanan yang Anda kirim.
Dengan lingkungan yang sangat kompetitif, kesalahan tidak dapat ditoleransi.
Kesalahan dan kesalahan sering terjadi ketika bisnis industri Anda tidak memiliki serangkaian langkah terdokumentasi untuk setiap operasi bisnis. Di sinilah manajemen proses bisnis masuk.
Di blog ini, kita akan mengeksplorasi apa itu manajemen proses bisnis, dan bagaimana hal itu dapat digunakan untuk mengurangi kesalahan dalam semua prosedur bisnis Anda. Ini termasuk prosedur seperti menggunakan Thomasnet.com untuk pemasok sumber, ke operasi lantai pabrik, sampai ke akhir rantai pasokan Anda dengan pengiriman produk/layanan dan pemasaran.
Anda kemudian akan mengetahui bagaimana Anda dapat menerapkan manajemen proses bisnis ke dalam bisnis Anda hari ini, pertama dengan menggunakan pendekatan pena dan kertas sederhana sebelum mempertimbangkan perangkat lunak online untuk proses yang lebih rumit.
Apa itu Manajemen Proses Bisnis?
Manajemen Proses Bisnis dapat didefinisikan sebagai:
“Sebuah disiplin dalam manajemen operasi di mana orang menggunakan berbagai metode untuk menemukan, membuat model, menganalisis, mengukur, meningkatkan, mengoptimalkan, dan mengotomatisasi proses bisnis. ” John Jeston dan Johan Nelis, Manajemen Proses Bisnis
Untuk menjelaskan definisi manajemen proses bisnis ini secara lebih rinci, kita akan melihat industri Aerospace. Membangun pesawat terbang bukanlah prestasi kecil. Untuk membuat mesin yang rumit seperti itu, diperlukan kumpulan tugas yang saling terkait yang direncanakan dengan cermat, yang dihubungkan bersama untuk menemukan tujuan akhir dalam pengiriman kendaraan terbang.
Sumber Daya Terkait:Tantangan dan Peluang di Industri Dirgantara
Tugas-tugas terkait inilah, yang dikelompokkan, yang membentuk suatu proses.
Manajemen proses bisnis pada dasarnya mengambil kendali atas proses-proses ini, yang dapat terstruktur dan dapat diulang atau tidak terstruktur dan bervariasi. Urutan langkah-langkah dalam suatu proses dapat bervariasi dari contoh ke contoh, yang berarti bahwa ada gateway, kondisi, dan aturan bisnis.
Proses tidak harus rumit. Bahkan prosedur sederhana seperti membangun pesawat kertas membutuhkan serangkaian tugas yang harus dilakukan dalam urutan tertentu, dan berguna untuk mendokumentasikan tugas-tugas ini sebagai sebuah proses (lihat gambar di bawah dari Aviation Explorer).
Proses bisnis berada dalam keadaan fluks yang konstan, artinya manajemen proses bisnis adalah praktik yang berkelanjutan, terus-menerus mengubah dan mengubah operasi untuk perbaikan.
Dalam manajemen proses bisnis, proses dipandang sebagai aset terpenting bagi organisasi, dan memang demikian. Perusahaan yang menerapkan proses memiliki tingkat keberhasilan 280% lebih tinggi pada proyek mereka (95%), dibandingkan yang tidak (25%).
Dengan memahami, mengelola, dan mengembangkan proses ini sebagai aset, perusahaan dapat memberikan produk dan layanan bernilai tambah kepada klien atau pelanggan.
Manfaat Proses Standar
Pasar manajemen proses bisnis diperkirakan akan meningkat menjadi $16 juta pada tahun 2023, dengan Tingkat Pertumbuhan Tahunan Majemuk 14% antara 2017 dan 2023. Dengan kata lain, praktik ini sudah populer, dan akan menjadi lebih umum.
Mengapa setiap orang semakin memperhatikan manajemen proses bisnis? Nah, teruslah membaca untuk mengetahuinya.
Manajemen Proses Bisnis Mengurangi Biaya
Memetakan proses Anda secara rinci memberikan wawasan tentang durasi, sumber daya yang dibutuhkan, frekuensi dan biaya setiap langkah dan proses secara keseluruhan. Dengan tingkat detail ini untuk setiap operasi bisnis Anda, redudansi dapat dihilangkan, masalah kontrol kualitas dapat diidentifikasi, dan biaya material dan tenaga kerja yang berlebihan dapat disorot.
Manfaat Manajemen Proses Bisnis Untuk Mengenali Dan Menanggapi Permintaan Pelanggan
Operasi dan proses bisnis harus responsif terhadap pelanggan dan tuntutan mereka yang berubah. Perubahan pelanggan di industri industri mencakup peningkatan ekspektasi pengiriman, visibilitas alur kerja, dan penyesuaian produk.
Menggunakan metode untuk mengelola proses Anda dapat memungkinkan Anda untuk memodifikasi serangkaian tugas sehingga berpusat pada pelanggan.
Manajemen Proses Bisnis Meningkatkan Dan Menyesuaikan Model Bisnis
Bekerja dari model bisnis yang ketinggalan zaman tidak akan membawa Anda jauh. Dengan manajemen proses bisnis, Anda memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang proses bisnis Anda sehingga mereka dapat diperbarui dengan membuat perubahan yang tepat pada waktu yang tepat. Dengan transparansi penuh dari setiap tugas dalam suatu proses, Anda dapat merencanakan perubahan, menerapkan perubahan, mengukur respons terhadap perubahan, lalu mengevaluasi respons ini dan belajar darinya.
Dunia bisnis kita terus berkembang dan berubah. Perubahan faktor seperti munculnya teknologi memasuki era digital, atau perubahan kebutuhan konsumen bertindak sebagai beban pada proses bisnis. Anda harus mampu menyesuaikan proses bisnis Anda agar tetap berada di puncak persaingan.
Manajemen Proses Bisnis Meningkatkan Produktivitas
Dengan manajemen proses bisnis, inefisiensi dapat diidentifikasi dan dihilangkan. Ambil contoh perusahaan Adidas. Adidas meningkatkan jeda waktu antara penempatan pesanan dan visibilitas pesanan sistem melalui manajemen proses bisnis, yang berarti pesanan dipenuhi lebih cepat. Contoh lain adalah Renegard, sebuah perusahaan yang menyediakan lapisan pelindung berkinerja tinggi untuk berbagai kendaraan. Dengan penerapan sistem manajemen proses bisnis, perusahaan melaporkan peningkatan produktivitas.
Manajemen Proses Bisnis Memberi Anda Keunggulan Kompetitif
Manajemen proses bisnis terus-menerus menganalisis dan meningkatkan proses. Peningkatan ini berarti menghilangkan pemborosan, dan langkah-langkah lain yang lambat dan tidak praktis. Dengan menghilangkan waktu yang terbuang, Anda dapat merampingkan proses bisnis dan fokus pada hal yang penting, seperti inovasi.
Manajemen Proses Bisnis Meningkatkan Retensi Pelanggan
Dengan meningkatkan metrik Anda, seperti inovasi dan produktivitas, memiliki efek lanjutan yang berjenjang, yang berarti bahwa pelanggan Anda kemungkinan besar akan puas dengan produk/layanan Anda.
Anda juga dapat membangun ini lebih lanjut dengan memberikan dukungan pelanggan, kesuksesan, dan penyediaan layanan ke dalam aktivitas perusahaan Anda lainnya melalui pendekatan manajemen proses bisnis terintegrasi. Misalnya, Anda dapat mengatur dan menggunakan proses dukungan pelanggan yang sederhana.
Manajemen Proses Bisnis Menetapkan Standarisasi Proses
Manajemen proses bisnis adalah bentuk pengendalian kualitas melalui standarisasi proses bisnis. Dengan standarisasi, proses dapat ditingkatkan dengan lebih mudah untuk masa depan, produktivitas meningkat dan operasi dapat dijadwalkan sesuai.
Manajemen Proses Bisnis Mendorong Kolaborasi Lintas Departemen
Transparansi proses yang diberikan melalui manajemen proses bisnis berarti bahwa operasi lintas departemen dapat dibandingkan dan dipahami. Kolaborasi lintas departemen dapat mengidentifikasi proses yang dibagikan, menentukan redundansi, dan mempelajari di mana informasi dan keahlian yang dibagikan dapat bermanfaat.
Manajemen Proses Bisnis Meningkatkan Keselamatan, Keamanan, dan Kepatuhan
Kurangnya transparansi dapat mengakibatkan masalah dengan keselamatan, keamanan, dan kepatuhan. Manajemen proses bisnis menyoroti masalah ini sehingga pemangku kepentingan menjadi sadar. Proses dapat dengan mudah disesuaikan agar tetap up to date dengan standar kepatuhan, keselamatan dan keamanan, baik internal maupun eksternal.
Cara Membangun Proses
Kita dapat melihat bahwa manajemen proses bisnis membawa banyak manfaat bagi sebuah bisnis, pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana Anda menerapkan manajemen proses bisnis ke dalam bisnis Anda saat ini?
Penerapan manajemen proses bisnis dimulai dengan dokumentasi proses. Artinya, Anda mengambil proses Anda saat ini, mendokumentasikan proses ini termasuk anggota tim yang terlibat, lalu menjalankan dan menguji setiap proses.
Untuk penyederhanaan, kita dapat menyederhanakan proses implementasi proses menjadi tiga bagian inti:
- Pra-implementasi (rencana)
- Implementasi (eksekusi)
- Implementasi ulang (ulasan)
Untuk memperjelas lebih lanjut, saya akan mengerjakan proses contoh dan bagaimana hal itu diterapkan.
Contoh Proses Untuk Perusahaan Industri
Di mana-mana di seluruh dunia, sarung tangan lateks adalah contoh menarik dari proses industri. Operasi saat ini bekerja dalam sinergi sempurna antara teknologi kuno vs ultra-modern. Mendapatkan keseimbangan yang tepat antara kedua metode ini akan menjadi bagian dari tahap pra-implementasi yang digunakan untuk merancang proses pembuatan sarung tangan lateks.
Tahap pertama untuk produksi sarung tangan lateks akan direncanakan sebelum diimplementasikan seperti video di bawah ini.
Contoh sarung tangan lateks ini bagus untuk menunjukkan bagaimana proses didokumentasikan. Seperti ban berjalan yang membawa sarung tangan untuk manufaktur, proses terdokumentasi memastikan bahwa setiap langkah dilakukan dalam urutan yang benar, pada waktu yang tepat, dan tidak ada langkah yang terlewatkan. Dalam hal ini, urutan tugas yang benar adalah:
- Tangan diperoleh yang terbuat dari keramik atau aluminium, berfungsi sebagai cetakan
- Residu dihilangkan dari produksi sarung tangan karet terakhir melalui pencucian dengan air sabun
- Residu dihilangkan dari produksi sarung tangan karet terakhir melalui pencucian dengan pemutih
- Biarkan pemutih pada cetakan tangan bergerak melalui sikat untuk pembersihan lebih lanjut
- Cetakan tangan kemudian dicuci dalam bak berisi air panas
- Tangan kemudian diputar pada wadah hingga kering
- Sementara tangan masih sedikit lembab, cetakan tangan dicelupkan ke jalur kimia
- Cetakan tangan kemudian ditempatkan ke dalam karet cair hangat yang ditingkatkan untuk kekuatan ekstra
- Karet cair bereaksi terhadap bahan kimia di tangan (dari rendaman kimia) dan menjadi seperti gel
- Dilapisi dengan gel karet, tangan berputar untuk menghilangkan residu dan kemudian bergerak melalui oven panas untuk dikeringkan
- Karet kemudian mengalami proses kimia yang disebut volatilisasi sehingga karet menjadi kuat dan elastis
- Sarung tangan kemudian dicuci dan dikeringkan
- Sarung tangan berputar melalui kuas yang menggulung manset
- Sarung tangan kemudian dikupas dari cetakan tangan oleh pekerja
Mendokumentasikan proses ini sebelum implementasi akan mengurangi kesalahan dan akibatnya meningkatkan ketersediaan waktu dan menghemat uang selama operasi. Setelah tahapan pra-implementasi didokumentasikan, implementasi proses akan menyoroti inefisiensi, langkah-langkah hambatan dan area untuk perbaikan. Perbaikan dapat dilakukan dengan merujuk kembali ke langkah-langkah proses yang direkam, meninjau langkah-langkah ini dan menilai renovasi.
Ada banyak informasi dan di luar sana Anda dapat berkonsultasi untuk memahami bagaimana Anda dapat membangun proses bisnis Anda.
Cara Mengelola Proses Anda
Setelah Anda membangun proses Anda, tahap selanjutnya adalah mengelolanya. Sistem manajemen proses bisnis sederhana dapat semudah menggunakan pena dan kertas, menuliskan setiap langkah proses untuk Anda ikuti.
Ini dapat dilakukan sebagai daftar periksa, mendokumentasikan setiap tugas di atas kertas. Anda kemudian dapat memeriksa setiap tugas untuk menentukan bagaimana Anda dapat meningkatkan proses yang diberikan.
Masalah dengan pendekatan pena dan kertas yang sederhana ini muncul ketika proses mulai menjadi semakin kompleks. Anda mungkin memerlukan fitur seperti logika bersyarat, atau cara untuk membuat tugas tertentu diprioritaskan, atau metode untuk memastikan karyawan yang benar ditugaskan ke tugas tertentu.
Untungnya ada alat di luar sana untuk membantu Anda menambahkan tingkat kerumitan ini untuk pengelolaan proses Anda. Alat BPM online adalah cara terbaik bagi Anda untuk mengelola proses bisnis yang kompleks.
Sebagai contoh, saya akan melihat bagian teratas dari perangkat lunak BPM, Process Street. Dengan Process Street, daftar periksa dapat dibuat berisi fitur-fitur berikut:
- Tetapkan tugas antar anggota tim sesuai kebutuhan
- Memperkenalkan logika kondisional ke proses Anda
- Tambahkan tugas berhenti untuk memastikan urutan tugas dan tugas prioritas diselesaikan
- Tetapkan batas waktu tugas untuk memastikan tugas selesai tepat waktu
Fitur-fitur ini berfungsi untuk menambah kerumitan proses tetapi melakukannya dengan cara yang ramah pengguna. Dengan daftar periksa ini, kesalahan manusia dapat diminimalkan, akuntabilitas ditingkatkan, dan alat serta informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan semua tugas untuk proses tertentu dicatat dan diberikan kepada pengguna.
Terapkan Manajemen Proses Bisnis Dalam Bisnis Anda Sekarang
Dalam artikel ini, kita telah membahas apa itu manajemen proses bisnis, dan bagaimana Anda dapat mulai mendokumentasikan dan membangun proses bisnis Anda. Untuk proses yang lebih kompleks, Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proses bisnis, seperti Process Street, untuk membantu Anda memilah-milah semuanya.
Manajemen Proses Bisnis membawa banyak manfaat bagi bisnis, jadi majulah dari permainan Anda dan mulai gunakan manajemen proses bisnis dalam bisnis Anda sekarang juga.
