Perusahaan Sangat Melebih-lebihkan 'Kematangan Digital' mereka dalam Manajemen Pemasok
Saat menilai kemajuan menuju transformasi digital dari fungsi pengadaan, banyak perusahaan tampak jauh lebih maju daripada yang mereka kira.
Itulah kesimpulan dari survei terbaru terhadap pemimpin rantai pasokan dan pengadaan oleh Forrester Consulting. Menurut Forrester, 65 persen responden meyakini diri mereka berada dalam tahap kedewasaan digital “maju” dalam pengadaan, sementara kurang dari 12 persen yang benar-benar mencapai tingkat itu, menurut pandangan Forrester.
“Indeks kematangan digital” Forrester untuk pengadaan membagi kemajuan menjadi tiga fase:belum matang, di mana perusahaan yang bersangkutan sebagian besar tetap berfokus pada biaya; menengah, di mana ia telah memperoleh teknologi yang tepat tetapi belum melakukan sesuatu yang khusus dengannya, dan maju, di mana ia menggunakan alat digital untuk membedakan dirinya dari pesaing.
Pada tahap terakhir itu, sebuah perusahaan “telah mendorong efisiensi operasional dan meningkatkan pendapatan, mempercepat waktu ke pasar, meningkatkan inovasi dan memberikan keunggulan bagi dirinya sendiri,” menurut Alex Saric, kepala pemasaran Ivalua, yang mensponsori studi Forrester. Ivalua memasarkan platform perangkat lunak untuk manajemen pengadaan.
“Lanjutan” jelas merupakan tempat yang diinginkan, tetapi bagi banyak organisasi pengadaan, banyak hambatan menghalangi mereka untuk mencapainya. Untuk satu hal, kata Forrester, mereka sering membuat pilihan teknologi yang buruk, memilih vendor yang salah untuk pekerjaan itu. Faktanya, 82 persen perusahaan yang disurvei telah beralih atau sedang mempertimbangkan untuk beralih penyedia teknologi. Alasannya termasuk kesulitan dalam orientasi pemasok (30 persen) dan adopsi pengguna yang buruk dari alat-alat baru (27 persen).
Orientasi pemasok tetap menjadi masalah serius. Setiap solusi teknologi yang dapat diterapkan harus memungkinkan penambahan pemasok baru dengan cepat, namun hanya 17 persen responden yang mengatakan bahwa mereka dapat mencapai tujuan itu dalam waktu kurang dari sebulan, dan 59 persen membutuhkan waktu antara satu dan tiga bulan per pemasok.
Hambatan lain untuk mencapai kedewasaan yang lebih maju termasuk dukungan anggaran dan eksekutif yang tidak memadai untuk inisiatif digital, dan integrasi yang buruk di seluruh sistem sumber-untuk-bayar.
Dalam menilai kematangan digital dalam pengadaan, Forrester memeriksa beberapa elemen, termasuk tingkat dukungan lintas fungsi, budaya, metrik, dinamika tim, model organisasi, dan keseimbangan kontrol yang tepat antara unit bisnis pusat dan lokal. Salah satu kriteria utama adalah memiliki orang dan keterampilan yang tepat untuk melakukan pekerjaan — untuk “terus meningkatkan, dan menemukan cara baru untuk meningkatkan,” kata Saric.
Terakhir, Forrester melihat bagaimana perusahaan mengukur upaya mereka, menangani masalah data utama, dan memastikan pelaporan yang akurat.
Saric mengatakan responden cenderung jujur dalam menjawab pertanyaan spesifik, seperti sejauh mana proses pengadaan hingga pembayaran mereka didigitalkan. Namun, dalam hal memperoleh penilaian yang lebih luas tentang kedewasaan digital perusahaan, kesenjangan antara citra diri dan kenyataan sangat lebar.
Jadi, sementara 65 persen responden menempatkan diri mereka dalam kategori "maju", Forrester menemukan hanya di bawah 12 persen yang layak untuk penunjukan itu. Demikian pula, 31 persen yang menyatakan diri mereka "perantara" sebenarnya mendekati 28 persen, dan hanya 4 persen yang mengaku sebagai "pemula" sebenarnya adalah 60 persen kekalahan.
“Hasil ini menunjukkan bahwa profesional pengadaan terlalu melebih-lebihkan kedewasaan mereka sendiri,” kata studi tersebut. “Mereka tidak mendorong keunggulan kompetitif yang mereka pikirkan; memang, pesaing mereka mungkin benar-benar menjauh.”
Pilihan teknologi yang salah membuat banyak perusahaan salah langkah sejak awal. Saric mengatakan sebagian besar pelanggan Ivalua telah membuang sistem lain. Alasannya sering kali berasal dari pilihan berdasarkan kebutuhan mendesak — tanda utama ketidakdewasaan digital. Dalam upaya memecahkan masalah individu, perusahaan tidak mempersiapkan digitalisasi penuh dari proses source-to-pay. Akibatnya, “mereka pasti menemui hambatan”.
Dalam laporannya, Forrester membuat sketsa peta jalan untuk perbaikan. Prioritas strategis, katanya, harus mencakup percepatan waktu ke pasar, mendorong peningkatan kesadaran tentang tanggung jawab perusahaan dan sosial, dan meningkatkan margin untuk produk akhir dengan mengurangi biaya material.
Prioritas taktis harus mencakup pemanfaatan sepenuhnya data yang tersedia, mendorong kolaborasi yang lebih baik dengan rekan kerja untuk meningkatkan pengelolaan pengeluaran, dan memperoleh lebih banyak inovasi dari pemasok.
Seperti yang dikatakan penelitian, "Digitasi sejati masih jauh bagi sebagian besar orang." Forrester sendiri ingin memacu kemajuan dengan meluncurkan alat penilaian mandiri online, kata Saric. Tujuannya adalah untuk memberikan rekomendasi khusus kepada perusahaan untuk bergerak ke tingkat kedewasaan digital berikutnya — dan mungkin mengarah pada pandangan yang lebih jelas oleh para eksekutif tentang di mana mereka sebenarnya berada dalam perjalanan itu.
“Mereka dapat mengabaikan hasilnya,” kata Saric, “tetapi terlepas dari apakah penilaian Forrester benar, Anda tidak dapat memiliki 65 persen organisasi yang mengklaim memiliki keunggulan kompetitif. Secara statistik tidak mungkin.”
