Survei Ungkap Perusahaan Melebihi Kematangan Digital dalam Manajemen Suplier
Saat menilai kemajuan menuju transformasi digital fungsi procurement, banyak perusahaan tampak jauh lebih tertinggal daripada yang mereka kira.
Itulah kesimpulan survei terbaru terhadap pemimpin rantai pasok dan procurement oleh Forrester Consulting. Temuannya, 65 persen responden percaya diri berada pada tahap "lanjutan" kematangan digital dalam procurement, sementara kurang dari 12 persen sebenarnya telah mencapai tingkat itu, menurut pendapat Forrester.
Indeks "kematangan digital" Forrester untuk procurement membagi kemajuan menjadi tiga fase: imatur, di mana perusahaan yang bersangkutan masih sebagian besar berfokus pada biaya; menengah, di mana telah mendapatkan teknologi yang tepat tetapi belum melakukan sesuatu yang unik dengannya, dan lanjutan, di mana menggunakan alat digital untuk membedakan diri dari pesaing.
Pada tahap terakhir itu, sebuah perusahaan "telah mendorong efisiensi operasional dan sedang meningkatkan pendapatan, mempercepat waktu ke pasar, meningkatkan inovasi, dan memberi dirinya keunggulan," menurut Alex Saric, chief marketing officer Ivalua, yang mendanai studi Forrester. Ivalua memasarkan platform perangkat lunak untuk manajemen procurement.
"Lanjutan" jelaslah tempat yang diinginkan, tetapi bagi banyak organisasi procurement, banyak hambatan mencegah mereka sampai ke sana. Menurut Forrester, mereka sering membuat pilihan teknologi yang buruk, memilih vendor yang salah untuk pekerjaan. Faktanya, 82 persen perusahaan yang disurvei telah beralih atau mempertimbangkan untuk beralih penyedia teknologi. Alasannya meliputi kesulitan dalam onboarding suplier (30 persen) dan adopsi pengguna yang buruk terhadap alat baru (27 persen).
Onboarding suplier tetap menjadi masalah serius. Setiap solusi teknologi yang dapat dijalankan harus memungkinkan penambahan suplier baru dengan cepat, namun hanya 17 persen responden yang mengatakan mereka dapat mencapai tujuan itu dalam waktu kurang dari satu bulan, dan 59 persen membutuhkan waktu antara satu hingga tiga bulan per suplier.
Hambatan lain terhadap kematangan lanjutan meliputi dukungan anggaran dan eksekutif yang tidak memadai untuk inisiatif digital, dan integrasi yang buruk di seluruh sistem source-to-pay.
Dalam menilai kematangan digital dalam procurement, Forrester memeriksa banyak elemen, termasuk tingkat dukungan lintas fungsi, budaya, metrik, dinamika tim, model organisasi, dan keseimbangan kontrol yang tepat antara unit bisnis pusat dan lokal. Di antara kriteria utama adalah memiliki orang dan keterampilan yang tepat untuk melakukan pekerjaan — untuk "terus-menerus meningkat, dan menemukan cara baru untuk meningkat," kata Saric.
Terakhir, Forrester melihat bagaimana perusahaan mengukur upaya mereka, menangani masalah data kunci, dan memastikan pelaporan yang akurat.
Saric mengatakan responden cenderung jujur dalam menjawab pertanyaan spesifik, seperti tingkat proses procure-to-pay mereka yang didigitalkan. Namun saat menarik evaluasi yang lebih luas tentang kematangan digital sebuah perusahaan, kesenjangan antara citra diri dan kenyataan sangat lebar.
Jadi sementara 65 persen responden menempatkan diri dalam kategori "lanjutan", Forrester menemukan kurang dari 12 persen yang layak mendapatkan penyebutan itu. Secara serupa, 31 persen yang menyatakan diri "menengah" sebenarnya lebih dekat dengan 28 persen, dan hanya 4 persen yang mengakui diri sebagai "pemula" sebenarnya merupakan 60 persen yang luar biasa.
"Hasil ini menunjukkan bahwa profesional procurement sangat melebihi kematangan mereka sendiri," kata studi itu. "Mereka tidak mendorong keunggulan kompetitif yang mereka kira; nyatanya, pesaing mereka mungkin sebenarnya melaju jauh lebih cepat."
Pemilihan teknologi yang salah membuat banyak perusahaan memulai dengan kaki kanan. Saric mengatakan sebagian besar pelanggan Ivalua telah membuang sistem lain. Alasannya sering kali berasal dari pilihan berdasarkan kebutuhan segera — tanda utama kematangan digital yang rendah. Dalam upaya memecahkan masalah individu, perusahaan tidak menyiapkan diri untuk digitalisasi penuh proses source-to-pay. Akibatnya, "mereka pasti menghambat rintangan."
Dalam laporannya, Forrester menggambarkan peta jalan untuk perbaikan. Prioritas strategis, kata mereka, harus termasuk mempercepat waktu ke pasar, mendorong kesadaran yang lebih besar tentang tanggung jawab sosial dan korporat, dan meningkatkan margin produk akhir dengan mengurangi biaya bahan baku.
Prioritas taktis harus termasuk memanfaatkan sepenuhnya data yang tersedia, memfasilitasi kolaborasi yang lebih baik dengan rekan kerja untuk meningkatkan manajemen pengeluaran, dan mendapatkan lebih banyak inovasi dari suplier.
Seperti yang dikatakan studi, "Digitalisasi yang sejati masih jauh bagi sebagian besar." Forrester sendiri berupaya mendorong kemajuan dengan peluncuran alat penilaian diri online, kata Saric. Tujuannya adalah memberikan rekomendasi spesifik kepada perusahaan untuk melanjutkan ke tingkat kematangan digital berikutnya — dan mungkin mengarah pada pandangan yang lebih jelas dari eksekutif tentang di mana mereka sebenarnya berada dalam perjalanan itu.
"Mereka dapat mengabaikan hasilnya," kata Saric, "tapi terlepas dari apakah penilaian Forrester benar, Anda tidak dapat memiliki 65 persen organisasi yang klaim memiliki keunggulan kompetitif. Ini tidak mungkin secara statistik."
