Pengembalian Lelang Terbalik:Akankah Pemasok Bermain?
Pemasok yang ada dengan margin yang sudah tipis takut dikalahkan harga oleh pembeli yang kuat. Jadi mengapa mereka menerima lelang cadangan, yang akhirnya memberikan kontrak kepada penawar termurah?
Lelang tradisional melibatkan menaikkan harga suatu objek atau layanan sampai hanya satu penawar tinggi yang tetap berdiri. Lelang terbalik mengambil harga ke arah yang berlawanan, dengan penjual bersaing untuk mendapatkan hak istimewa menerima jumlah paling sedikit untuk barang dagangan yang ditawarkan.
Pendekatan terakhir telah dikritik karena merusak hubungan jangka panjang antara pemasok dan pembeli. Ketika harga adalah satu-satunya kriteria, bagaimana kualitas, kepercayaan, dan layanan bernilai tambah menjadi bagian dari persamaan?
Di era data besar dan komputasi awan, beberapa vendor perangkat lunak mendesak pemasok dan pembeli untuk melihat kembali lelang terbalik. Mereka berpendapat bahwa teknik tersebut sebenarnya dapat mengakomodasi masalah selain harga, dan mengarah pada hubungan yang lebih kuat antara kedua pihak – bahkan saat pembeli mengoptimalkan pembelanjaan mereka. Menurut penyedia perangkat lunak pengadaan dan pengadaan ScoutRFP, tim pengadaan saat ini dapat menghemat antara 12 dan 24 persen melalui penggunaan lelang terbalik.
Apa yang berubah sejak lelang terbalik dianggap sebagai kutukan bagi pemasok? Beberapa di antaranya mungkin ada hubungannya dengan pergeseran generasi. Chris Wada, wakil presiden produk ScoutRFP, mengklaim bahwa 95 persen pemimpin pengadaan antara usia 30 dan 44 mengandalkan lelang terbalik. Secara alami didorong oleh data, orang-orang tersebut tertarik pada praktik tersebut karena memberikan hasil yang terukur, katanya.
Daya tarik lelang terbalik modern bermuara pada tiga manfaat yang dirasakan:kesederhanaan, visibilitas, dan peluang kolaborasi waktu nyata antara pembeli dan pemasok. Ditawarkan di bawah model perangkat lunak sebagai layanan, alat ini relatif mudah digunakan, kata Wada. Selain itu, ini memberikan umpan balik yang cepat tentang penawaran.
“Di masa lalu,” katanya, “Anda tidak memiliki pengalaman itu. Rasanya seperti Anda akan melalui gerakan. ” Penawaran sering kali membutuhkan komunikasi bolak-balik yang ekstensif melalui email dan telepon. Tanggapan mungkin tertunda sampai pada titik di mana pemasok yang memenuhi syarat kalah dalam penawaran.
Wada menegaskan bahwa lelang terbalik hari ini tidak secara eksklusif berfokus pada harga, terutama ketika menyangkut pemasok yang memenuhi syarat untuk berpartisipasi dalam penawaran. Pembeli mempersempit bidang melalui berbagai kriteria, termasuk kualitas, tingkat layanan, dan tingkat inovasi.
Harga juga bukan satu-satunya penentu akhir. Kemampuan pemasok untuk berkolaborasi dengan pembeli selama hubungan adalah faktor kunci dalam pilihan itu, kata Wada. Begitu juga dengan status pemasok yang sudah ada, mengingat kesulitan yang harus dihadapi dalam beralih sumber.
Bagi pembeli, penghematan sebagian berasal dari peningkatan kemungkinan memilih pemasok yang tepat sejak awal. Mengganti pemasok suboptimal memerlukan biaya yang signifikan, catat Wada. Selain itu, biaya administrasi lebih rendah karena membutuhkan waktu dan sumber daya yang lebih sedikit untuk menjalankan lelang dengan platform perangkat lunak yang tersedia saat ini. Terakhir, katanya, lelang terbalik lebih mungkin dilakukan daripada metode lain untuk memastikan bahwa pembeli mendapatkan harga terbaik di pasar.
Apa keuntungan dari lelang terbalik kepada calon pemasok? Para pendukung berpendapat bahwa semua vendor yang memenuhi syarat menerima informasi yang sama tentang tawaran, dengan kesempatan yang sama untuk berpartisipasi. Mereka juga mendapat manfaat dari anonimitas dan sistem yang menilai mereka secara objektif, tanpa pengaruh bantuan khusus yang mengganggu. Pembeli dapat memberikan insentif lebih lanjut kepada penawar dengan menawarkan kontrak jangka panjang yang lebih besar yang menghasilkan hubungan yang lebih baik antara para pihak. Pemasok juga dapat memotong biaya administrasi, seperti iklan dan komisi, melalui proses penawaran yang disederhanakan.
Untuk menghindari penggunaan strategi tawar-menawar yang kejam, lelang terbalik harus mematuhi pedoman etika. Pembeli harus dengan jelas mengomunikasikan kriteria pemilihan mereka sejak awal, dan tidak menyimpang darinya. (Sekali lagi, kriteria seperti itu kemungkinan besar merupakan campuran ukuran kuantitatif dan kualitatif, dengan saldo aktual bervariasi menurut pembeli dan tawaran.) Pemasok jauh lebih mungkin untuk berpartisipasi dalam lelang terbalik jika mereka memandang prosesnya adil. .
Wada mengatakan pelelangan terbalik yang dijalankan dengan baik, diatur dengan harapan yang tepat dan komunikasi yang konstan dengan penawar, dapat menghindari tekanan berlebihan pada margin pemasok. Itu sering terjadi di masa lalu, ketika pemasok akan dipaksa untuk mengisi template impersonal tanpa pernah menerima umpan balik atas tawarannya. Akibatnya, mungkin akan menghasilkan tawaran yang berada di bawah margin.
ScoutRFP merekomendasikan agar pembeli mendirikan pusat keunggulan internal untuk melatih pemasok dalam penggunaan lelang terbalik, dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki. Pembeli bahkan dapat mengadakan lelang percobaan untuk menunjukkan bagaimana prosesnya akan dilakukan. “Langkah ini menghilangkan kejutan,” kata vendor, “dan memungkinkan pemasok menghadirkan solusi yang lebih kreatif.”
