Kembalinya Lelang Terbalik: Memberdayakan Pemasok dalam Perang Harga
Pemasok yang ada pada margin yang sudah tipis takut akan ditekan harga oleh pembeli yang kuat. Jadi mengapa mereka akan menerima lelang terbalik, yang pada akhirnya memberikan kontrak kepada penawar termurah?
Lelang tradisional melibatkan peningkatan harga objek atau layanan hingga hanya satu penawar tinggi yang tersisa. Lelang terbalik menggerakkan harga ke arah yang berlawanan, dengan penjual bersaing untuk hak menerima jumlah terendah untuk barang yang ditawarkan.
Pendekatan terakhir telah dikritik sebagai merusak hubungan jangka panjang antara pemasok dan pembeli. Ketika harga adalah satu-satunya kriteria, bagaimana kualitas, kepercayaan dan layanan beradded value dapat menjadi bagian dari persamaan?
Di era big data dan cloud computing, beberapa vendor perangkat lunak mendorong pemasok dan pembeli untuk menatap kembali lelang terbalik. Mereka berpendapat bahwa teknik ini dapat sebenarnya menaklami kekhawatiran selain harga, dan menghasilkan hubungan yang lebih kuat antara kedua belah pihak —meski pembeli mengoptimalkan pengeluaran mereka. Menurut penyedia perangkat lunak sourcing dan procurement ScoutRFP, tim procurement saat ini berpotensi menghemat antara 12 dan 24 persen melalui penggunaan lelang terbalik.
Apa yang berubah sejak lelang terbalik dianggap anathema bagi pemasok? Sebagian mungkin terkait dengan pergantian generasi. Chris Wada, vice president of product di ScoutRFP, klaim bahwa 95 persen pemimpin procurement antara usia 30 dan 44 bergantung pada lelang terbalik. Secara alami berbasis data, individu tersebut tertarik pada praktik ini karena memberikan hasil yang dapat diukur, katanya.
Kesederhanaan lelang terbalik modern berasal dari tiga manfaat yang dirasakan: kesederhanaan, visibilitas, dan kesempatan untuk kolaborasi real-time antara pembeli dan pemasok. Ditawarkan di bawah model software-as-a-service, alat ini relatif mudah digunakan, kata Wada. Selain itu, memberikan umpan balik yang cepat pada penawaran.
"Dulu," katanya, "Anda tidak memiliki pengalaman itu. Rasanya seperti Anda melalui gerakan." Penawaran sering memerlukan komunikasi mundur-maju yang luas melalui email dan telepon. Respons mungkin tertunda sampai pemasok yang layak kalah dalam penawaran.
Wada tegas bahwa lelang terbalik saat ini tidak secara eksklusif berfokus pada harga, terutama ketika datang untuk memenuhi syarat pemasok untuk berpartisipasi dalam penawaran. Pembeli menyempitkan bidang melalui berbagai kriteria, termasuk kualitas, tingkat layanan dan tingkat inovasi.
Nor is price the sole final determinant. Keahlian pemasok untuk kolaborasi dengan pembeli selama siklus hubungan adalah faktor kunci dalam pilihan tersebut, kata Wada. Begitu juga status pemasok yang sudah ada, mengingat kesulitan yang terlibat dalam mengganti sumber belanja.
Bagi pembeli, penghematan berasal sebagian dari probabilitas yang lebih besar untuk memilih pemasok yang tepat pada awalnya. Mengganti pemasok yang tidak optimal melibatkan biaya yang signifikan, catat Wada. Selain itu, biaya administrasi lebih rendah karena membutuhkan waktu dan sumber daya yang lebih sedikit untuk menjalankan lelang dengan platform perangkat lunak yang tersedia saat ini. Akhirnya, katanya, lelang terbalik lebih mungkin daripada metode lain untuk memastikan bahwa pembeli mendapatkan harga terbaik di pasar.
Apa keuntungan lelang terbalik bagi pemasok calon? Para pendukung berpendapat bahwa semua vendor yang memenuhi syarat menerima informasi yang sama tentang penawaran, dengan kesempatan yang sama untuk berpartisipasi. Mereka juga mendapat manfaat dari anonimitas dan sistem yang menilai mereka secara objektif, tanpa pengaruh ganggu dari istimewa khusus. Pembeli dapat memberikan insentif tambahan pada penawar dengan menawarkan kontrak yang lebih besar dan jangka panjang yang menghasilkan hubungan yang lebih baik di antara kedua belah pihak. Pemasok juga dapat menghemat biaya administrasi, seperti iklan dan komisi, melalui proses penawaran yang tersederhana.
Untuk menghindari penggunaan strategi perundingan yang memotong tenggorokan, lelang terbalik perlu mematuhi pedoman etis. Pembeli harus dengan jelas mengkomunikasikan kriteria seleksi mereka dari awal, dan tidak menyimpang dari mereka. (Lagi, kriteria ini kemungkinan merupakan campuran dari ukuran kuantitatif dan kualitatif, dengan sebenarnya keseimbangan bervariasi menurut pembeli dan penawaran.) Pemasok jauh lebih mungkin berpartisipasi dalam lelang terbalik jika mereka memandang proses sebagai adil.
Wada mengatakan lelang terbalik yang dijalankan dengan baik, yang diatur dengan harapan yang tepat dan komunikasi konstan dengan penawar, dapat menghindari menempatkan tekanan berlebihan pada margin pemasok. Itu sering terjadi di masa lalu, ketika pemasok dipaksa mengisi templat yang tidak pribadi tanpa pernah menerima umpan balik tentang penawarannya. Akibatnya, itu mungkin akhirnya menciptakan penawaran yang di bawah margin.
ScoutRFP merekomendasikan pembeli untuk menyiapkan pusat keunggulan internal untuk melatih pemasok dalam penggunaan lelang terbalik, dan menjawab pertanyaan yang mungkin mereka miliki. Pembeli bahkan dapat menyelenggarakan lelang coba untuk menunjukkan bagaimana proses akan dilakukan. "Langkah ini menghilangkan kejutan," kata vendor, "dan memungkinkan pemasok untuk membawa solusi yang lebih kreatif ke meja."
