Tujuh Cara Merekrut Karyawan Rantai Pasokan Selama Pandemi
Sejak awal penyebaran COVID-19, virus tersebut telah mengganggu rantai pasokan dan distribusi di tingkat global. Dari rak bahan makanan yang kosong hingga kekurangan tisu toilet dan pembersih tangan, gangguan seperti itu kemungkinan akan berlanjut bahkan setelah mandat perlindungan di tempat telah berakhir.
Sementara beberapa bisnis mengalami penurunan tajam dalam permintaan, yang lain mengalami peningkatan drastis, dan sedang dalam proses beradaptasi dengan perubahan di seluruh rantai pasokan mereka. Dalam kedua kasus tersebut, banyak rantai pasokan yang mungkin membutuhkan dukungan sementara segera.
Berikut adalah tujuh tips untuk merekrut dan mempekerjakan karyawan rantai pasokan kontrak.
Tulis deskripsi pekerjaan yang efektif. Bicaralah dengan manajer perekrutan tentang tanggung jawab mana yang akan diberikan kepada karyawan kontrak, lalu tarik dari deskripsi pekerjaan sebelumnya untuk menyusun kualifikasi yang ideal. Jika ini adalah peran yang baru dibuat, bicarakan dengan siapa pun yang bertanggung jawab sekarang, untuk memahami apa yang akan dilakukan pekerja kontrak dan keterampilan apa yang diperlukan. Bergantung pada perannya, Anda harus menyertakan keterampilan atau pengetahuan perangkat lunak yang relevan dalam deskripsi. Deskripsi pekerjaan yang jujur dan terperinci layak untuk meluangkan waktu untuk ditulis, untuk memaksimalkan upaya perekrutan dan menghindari wawancara dan perekrutan individu yang tidak akan bekerja melalui seluruh kontrak mereka.
Jujurlah tentang motivasi untuk mempekerjakan pekerja kontrak. Bersikaplah transparan tentang apakah posisi itu bisa menjadi permanen, dan apakah perannya karena COVID-19. Mungkin saja Anda tidak tahu berapa lama kontrak akan berlangsung, dan karyawan harus siap untuk bersikap fleksibel. Akui ketidakpastian pasar saat ini. Bergantung pada gangguan pasokan atau permintaan di masa mendatang, peran mungkin berubah atau diperpanjang.
Sumber bakat secara efektif. Mengambil jalan pintas untuk melewatkan wawancara atau pemeriksaan latar belakang dapat mengakibatkan perekrutan karyawan yang tidak memenuhi syarat, yang mengarah pada produktivitas yang lebih rendah dan pergantian yang lebih tinggi. Mintalah referensi dari karyawan saat ini. Bahkan jika posisinya adalah entry level, rantai pasokan di bawah permintaan besar tidak dapat mentolerir kesalahan atau inkonsistensi, atau menginvestasikan waktu dan sumber daya tambahan untuk menggantikan karyawan yang gagal menyelesaikan seluruh kontrak mereka. Kemungkinan staf Anda memiliki keluarga atau teman yang memiliki pengalaman dalam rantai pasokan atau tidak bekerja, dan rujukan lebih cenderung berkinerja baik dan bekerja selama masa kontrak mereka.
Pertimbangkan untuk menggunakan perusahaan staf. Dalam periode pengangguran tinggi, memposting pekerjaan berarti Anda akan menerima banyak pelamar, dengan sebagian besar tidak memenuhi syarat. Perusahaan staf terbiasa menyiangi pelamar dalam jumlah besar dan mengidentifikasi mereka yang memiliki keahlian untuk berhasil. Perusahaan-perusahaan ini dapat digunakan untuk mencari kandidat yang memenuhi syarat, mewawancarai dan menanggung beberapa risiko yang menyertai pekerja kontrak, termasuk memberikan tunjangan dan membayar pengangguran setelah kontrak berakhir. Perusahaan staf juga dapat membantu dengan orientasi, orientasi dan pelatihan pekerja kontrak. Mereka biasanya mempertahankan sekumpulan besar kandidat yang memenuhi syarat, dan dapat mengerahkan kelompok besar pekerja sementara dengan sangat cepat.
Berangkat dari jarak jauh. Lakukan sebanyak mungkin sebelumnya untuk memastikan karyawan dapat bekerja di hari pertama mereka. Jika karyawan dapat ditempatkan dari jarak jauh, pastikan mereka melengkapi dokumen awal sumber daya manusia (surat penawaran, tunjangan, perjanjian non-persaingan, perjanjian kerja dari rumah) saat mereka mengembalikan surat penerimaan mereka. Siapkan panggilan video untuk mendiskusikan ekspektasi, seperti jam kerja dan kebijakan perusahaan, sebelumnya. Ukur pengetahuan karyawan tentang perangkat lunak apa pun yang perlu mereka ketahui dan, jika perlu, kirimkan tutorial terlebih dahulu kepada mereka. Pertimbangkan saluran komunikasi yang biasa Anda gunakan, seperti obrolan atau konferensi video, berbagi sumber daya, dan alat otomatisasi pengadaan. Banyak alat tersebut memiliki tutorial online, seperti Prokuria atau Procurify.
Bersiaplah untuk orientasi yang cepat dan efisien. Jika memungkinkan, naikkan dan latih pekerja kontrak sebagai kelompok untuk menghemat waktu dan sumber daya. Ini akan mencegah pengulangan dengan menjelaskan secara efisien cara mencatat jam, siapa yang harus dihubungi dengan pertanyaan, dan menguraikan COVID-19 dan tindakan pencegahan keselamatan lainnya. Semuanya harus siap untuk karyawan sebelum mereka berjalan di pintu (baik itu pintu depan virtual atau yang sebenarnya!), dari meja dan I.T. setup untuk lencana dan kredensial. Meja harus ditugaskan dan informasi log-in disiapkan, jika berlaku. Berikan komunikasi tertulis dan verbal mengenai ekspektasi mengenai apa yang diharapkan untuk diselesaikan saat bekerja, dan bagaimana ekspektasi tersebut akan dievaluasi.
Berikan tur ke fasilitas untuk mendemonstrasikan peraturan keselamatan serta strategi pencegahan virus corona. Jika karyawan berada di gudang, tetapkan bagian di mana masing-masing akan bekerja, dan pandu mereka melalui proses mereka. Perkenalkan karyawan kontrak kepada manajer dan tim tempat mereka bekerja. Misalnya, mereka yang bekerja dalam pengadaan mungkin bekerja sama dengan tim keuangan, dan harus diperkenalkan ke kontak tim mereka dan dilatih tentang praktik terbaik untuk berkomunikasi sepanjang hari.
Gunakan teknologi manajemen tenaga kerja. Saat berada di musim yang sangat sibuk, memanfaatkan teknologi ini bersama dengan sistem manajemen gudang Anda dapat membantu memantau kinerja individu dan kelompok secara efisien dan meninjau metrik kinerja terkait. Ini dapat membantu mengurangi potensi masalah dan memaksimalkan kinerja setiap pekerja kontrak.
Saat mengelola karyawan selama kontrak mereka, pastikan untuk mengomunikasikan perubahan permintaan, jam, atau durasi kontrak secara teratur. Sisihkan waktu setiap minggu untuk berbicara dengan karyawan kontrak untuk memeriksa kemajuan dan memberi mereka jalan keluar yang mudah untuk mencari bantuan. Pertimbangkan untuk mengadakan tinjauan pertengahan proyek untuk melacak kemajuan dan kinerja, dan menyentuh dasar untuk mempertimbangkan kemungkinan perubahan pada durasi kontrak mereka.
Maureen Hoersten adalah chief operating officer di LaSalle Network, sebuah firma kepegawaian, rekrutmen, dan budaya nasional.
