Lima Tips untuk Mengoptimalkan Rantai Pasokan Layanan Kesehatan

Rantai pasokan layanan kesehatan cenderung merupakan bisnis dengan margin tinggi dan teregulasi dengan persyaratan kualitas yang ketat, seperti kebutuhan akan penyimpanan dan transportasi rantai dingin. Namun mereka sering siap untuk perbaikan di seluruh papan.

Inefisiensi sering muncul karena kemampuan outsourcing untuk penyedia layanan logistik (LSP) tanpa kontrol yang tepat, sifat lintas batas dari banyak produk, dan peraturan kompleks yang seringkali tidak dipahami secara memadai.

Perusahaan di sektor ini dapat mewujudkan perbaikan yang signifikan di sejumlah bidang utama, termasuk biaya, persediaan dan modal kerja, kualitas layanan, dan penjualan. Potensi manfaatnya banyak, termasuk:

Berikut adalah lima tips untuk mengoptimalkan rantai pasokan layanan kesehatan:

Targetkan pemasok Anda. Salah satu tempat termudah untuk memulai adalah dengan mengkonsolidasikan atau meningkatkan manajemen basis pemasok Anda. Sebagian besar dari keseluruhan pengeluaran rantai pasokan terletak pada pembelian bahan, produk, dan layanan. Ini mungkin termasuk LSP, pemasok gudang, penyedia bahan mentah, dan pengemas ulang. Namun, begitu Anda mengalihdayakan kemampuan tersebut, Anda harus mengelolanya secara efektif — atau mereka akan mengelola Anda.

Perusahaan yang ingin mengkonsolidasikan pemasok dan kontrak harus melakukan hal berikut:

• Maksimalkan volume Anda. Konsolidasikan gudang Anda dan mitra LSP melalui beberapa parameter utama.
• Buat kontrak yang saling menguntungkan. Standarisasi kontrak, termasuk persyaratan, yang membangun kemitraan sejati. Jadikan ini sebagai kolaborasi untung-berbagi/rasa sakit-berbagi.
• Lelang ulang. Ini untuk membantu Anda memahami pasar dan menjaga agar pemasok tetap kompetitif. Lebih baik lagi, buat kontrak yang sepenuhnya terbuka.

Dalam hal memastikan kinerja pemasok dan peningkatan berkelanjutan:

• Ukur dengan irama teratur. Masukkan kartu skor kinerja yang seimbang dan jalankan tinjauan kinerja bulanan, triwulanan, dan tahunan.
• Ukur peningkatan delta. Apakah itu berubah seiring waktu, sebagaimana mestinya? Jika tidak, mengapa tidak?
• Menilai program perbaikan berkelanjutan terhadap kematangan rantai pasokan Anda.

Dengan berfokus pada dua area ini, Anda akan melihat peningkatan besar dalam biaya dan layanan pemasok.

Fokus pada kinerja. Tetapkan dan dorong hierarki ukuran rantai pasokan berbasis hasil yang berarti bagi pelanggan Anda. Mereka harus luas dan mendalam, dan memungkinkan analisis pertukaran antara indikator kinerja utama (KPI). Dari semua tips, ini mungkin yang paling penting untuk mendorong peningkatan nyata dan berkelanjutan.

Perusahaan harus membangun model KPI berjenjang berbasis industri yang berfokus pada biaya, uang tunai, layanan, dan kualitas. KPI harus komprehensif dan mengukur rantai pasokan penuh Anda, termasuk manufaktur, distribusi, perencanaan, perkiraan, dan keuangan. Gunakan tolok ukur industri termasuk pedoman APICS, POBOS, dan Gartner untuk menilai dan membantu menetapkan target. Anda mungkin memiliki beberapa rantai pasokan dalam satu perusahaan, masing-masing dengan target dan fokus yang berbeda.

Tetapkan target di setiap level organisasi. Dapatkan dukungan bisnis tingkat tertinggi untuk menegakkan penetapan target di berbagai bagian rantai pasokan. Bertujuan untuk visibilitas real-time data kinerja untuk semua staf dan pemasok.

Tetap fokus pada kinerja harian, mingguan, bulanan, dan tahunan melalui penetapan target di semua tingkatan, untuk mencapai peningkatan 20% tahun-ke-tahun dalam indikator-indikator utama.

Aktifkan visibilitas. Mengetahui di mana barang jadi Anda berada dalam rantai pasokan pada saat tertentu mendorong banyak peluang pengoptimalan. Tapi itu tidak semudah kedengarannya.

Kumpulkan data kunci Anda. Investasikan pada dasar-dasarnya, simpan data Anda di satu tempat untuk dianalisis. Ini mencakup informasi tentang produk dan SKU, lokasi manufaktur, pusat distribusi, jalur pelayaran, moda, pemasok, dan pelanggan.

Bangun kemampuan analitis Anda dari ujung ke ujung. Selain itu, pertimbangkan untuk menggunakan platform perangkat lunak yang dirancang untuk pembelian ini. Manfaatkan kemampuan baru di lapangan, termasuk kecerdasan buatan. Jika Anda memilih untuk membeli layanan analitis, carilah penyedia logistik pihak keempat (4PL) atau penyedia logistik pihak ketiga (3PL) yang kuat.

Pahami biaya Anda. Kedengarannya mendasar, tetapi banyak perusahaan tidak mengerti berapa banyak dan di mana biayanya. Ini juga bisa rumit untuk dinilai, karena kurangnya satu sumber kebenaran seputar pembelanjaan rantai pasokan, serta data yang tidak akurat atau hilang.

Kumpulkan data harga pokok dan biaya pelayanan Anda sesering mungkin. Kelompokkan ke dalam kategori standar untuk benchmarking dan penilaian lebih lanjut. Cari tahu kapan pola biaya berada di luar norma, dan lakukan tolok ukur secara internal dan eksternal.

Buka tingkat data terendah — faktur — untuk memahami di mana peluang penghematan berada. Dalam prosesnya, Anda akan menemukan pola biaya non-standar. Dan mulailah proyek yang menstandarisasi dan menghilangkan pemborosan.

Standarkan, standarkan, standarkan. Banyak organisasi skala besar telah tumbuh melalui akuisisi, yang pasti mengarah pada banyak proses dan sistem yang berkembang selama bertahun-tahun. Selain itu, perusahaan yang lebih terdesentralisasi memungkinkan bagian lokal atau regional dari bisnis untuk bertindak secara independen dalam beberapa hal. Ini mengarah pada banyak peluang untuk meningkat secara menyeluruh.

Standarisasi proses fisik dan keuangan, menggunakan kerangka kerja standar industri seperti model Supply Chain Operations Reference (SCOR). (Dan jangan lupa data master!) Terapkan standar melalui sponsor top-down, dan pastikan serta sertakan pemasok dan pelanggan.

Ukur kinerja langkah-langkah dalam proses Anda dan tuas keluaran utama untuk melihat seberapa baik mereka "bertahan". Tautkan kinerja lokal, regional, dan global, dan tolok ukur secara teratur (sambil mengambil hasilnya dengan sebutir garam).

Tidak mudah untuk merobohkan tembok di seluruh organisasi, dan membuat semua orang berpikir dan menjalankan proses secara konsisten, tetapi itu sepadan. Memiliki proses global standar tidak berarti Anda tidak dapat memiliki variasi lokal; mereka hanya perlu dikelola.

Ada banyak peluang untuk meningkatkan rantai pasokan perawatan kesehatan yang khas. Kuncinya adalah memulai dengan struktur yang koheren. Setiap hari Anda menunggu adalah penjualan yang hilang, biaya yang lebih tinggi, dan bisnis yang kurang menguntungkan. Perubahan membutuhkan mengadopsi fokus yang kuat dan memberikan dukungan yang teguh dari atas. Dan jangan lupa untuk memanfaatkan pakar luar di bidang dan kerangka kerja industri untuk membantu Anda dalam perjalanan Anda. Anda tidak harus memulai dari awal dan melakukan semuanya sendiri.

James Hickland adalah mitra pengelola Northstar Aligned Consulting LLC.