Bagaimana COVID-19 Mengubah Tenaga Kerja dan Praktik Perekrutan di Sektor Logistik

Selama lebih dari lima tahun, industri logistik telah menghadapi kekurangan karyawan. Sekarang, di garis depan krisis pandemi, pemberi kerja logistik berusaha lebih keras untuk memenuhi permintaan dan mengelola biaya overhead, dalam lingkungan perekrutan yang tidak terduga dan sangat kompetitif.

Salah satu pendekatan perekrutan yang semakin umum sebagai respons terhadap ketidakpastian pasar saat ini adalah penggunaan karyawan sementara dan karyawan sementara-ke-tetap. Faktanya, survei Gartner terbaru tentang tren tempat kerja terkait COVID-19 menyatakan bahwa hampir satu dari tiga perusahaan akan merekrut lebih banyak karyawan non-tetap sebagai cara untuk mengurangi biaya dan mencapai fleksibilitas manajemen tenaga kerja yang lebih besar. Pergeseran terbaru dari belanja langsung ke belanja online telah menyebabkan lonjakan permintaan terhadap karyawan rantai pasokan, gudang, dan pusat distribusi. Seiring memperketat persaingan karyawan sementara, pemberi kerja meningkatkan upah dan tunjangan, serta mempromosikan lebih banyak peluang pekerjaan waktu penuh.

Sederhananya, karyawan sementara diangkut untuk mengisi kesenjangan keterampilan atau kapasitas segera. Dengan lebih sedikit wawancara dibandingkan perekrutan karyawan tetap, keputusan untuk merekrut karyawan sementara jauh lebih cepat. Fokus tradisional adalah pada keterampilan dan ketersediaan selama tugas, dengan perhatian yang lebih sedikit terhadap kecocokan tim dan budaya.

Selama delapan bulan terakhir, merekrut lebih banyak karyawan sementara telah membantu perusahaan logistik menghadapi lonjakan permintaan sambil meminimalkan risiko. Namun, ketidakpastian pasar yang digabungkan; kekurangan talenta; dan kebutuhan untuk mempercepat perekrutan peran terampil seperti teknisi pemeliharaan, teknisi sistem kontrol, dan operator produksi, membuka pintu untuk lebih banyak kesalahan proses perekrutan. Dalam beberapa bulan terakhir kami telah melihat lebih banyak kasus pemberi kerja yang gagal:

• Memberikan waktu yang cukup untuk merekrut talenta sementara yang dibutuhkan, sehingga mencegah mereka mendapatkan akses ke komunitas talenta yang lebih luas.
• Menentukan di mana posisi mana yang hanya sementara versus sementara-ke-tetap (hal ini mengubah peluang bagi calon karena yang terakhir lebih menarik).
• Menentukan di mana durasi posisi sementara (lagi, hal ini mengubah peluang bagi calon, karena enam hingga 12 bulan lebih menarik daripada satu bulan).
• Mengalokasikan anggaran yang cukup untuk pekerjaan sementara. Ketika perusahaan kurang anggaran, perusahaan perekrutan atau pengadaan tenaga kerja dipaksa membayar karyawan sementara dengan upah di bawah nilai pasar.
• Memperluas fokus untuk mencakup kecocokan tim dan budaya.

Meskipun tidak ada solusi yang cocok untuk semua, berikut adalah lima praktik terbaik untuk membantu menghindari beberapa jebakan paling umum — dan menyederhanakan perekrutan, pemertahanan, dan transisi karyawan sementara.

Pikir jangka panjang. Saat ini, ada kemungkinan yang lebih besar bahwa karyawan sementara baru Anda mungkin menjadi karyawan tetap berikutnya Anda, maka saring untuk keterampilan inti dan kecocokan budaya atau tim seperti yang Anda lakukan untuk karyawan lain. Pertimbangkan hal berikut:

• Buat profil karyawan ideal yang dapat Anda rujuk dengan mudah, menggambarkan karyawan sementara dan tetap yang paling sukses Anda. Sertakan atribut seperti di mana mereka bersekolah, perusahaan tempat mereka bekerja, adaptabilitas, keinginan untuk sukses, dan kualitas tempat kerja lain yang selaras dengan budaya Anda.
• Gunakan panduan wawancara perekrutan terstruktur untuk saring kebutuhan keterampilan yang juga mencakup pertanyaan kecocokan budaya dan tim.
• Sadari bahwa meski karyawan sementara ada untuk melakukan pekerjaan spesifik, mereka juga menilai Anda sebagai pemberi kerja potensial dari segi pekerjaan, gaya manajemen, dan budaya perusahaan.

• Ingat bahwa karyawan sementara mengisi kebutuhan, maka catat dan tangani sikap prasangka di kalangan karyawan waktu penuh tentang karyawan sementara yang tidak andal, atau tidak mampu "mendapatkan pekerjaan nyata."

Buat wawancara pribadi dan ramah. Tidak ada calon, sementara atau tetap, yang harus diperlakukan seperti komoditas atau dipaksa untuk pas ke peran yang tidak cocok untuk mereka. Semua komunikasi dengan calon harus tulus, dipersonalisasi, dan menunjukkan nilai bekerja dengan perusahaan Anda, terlepas dari peran.

Sama seperti perekrutan karyawan tetap, jelaskan apa yang Anda harapkan dari karyawan sementara dari segi peran, tanggung jawab, dan tingkat kinerja. Personalisasi wawancara dengan membantu karyawan memvisualisasikan masa depan dengan perusahaan, tetapi jangan menjaminnya. Bagikan contoh karyawan yang memulai pada basis sementara, berubah menjadi peran tetap, dan telah berkontribusi pada pertumbuhan perusahaan. Selama wawancara, terus ditekankan peluang peran, termasuk durasi kontrak yang lebih panjang (enam bulan atau lebih), merek atau produk perusahaan yang kuat, manajemen yang mudah didekati, dan prospek nyata untuk menjadi tetap. Memberikan umpan balik calon yang tepat waktu juga berkontribusi pada pengalaman calon yang positif.

Investasikan waktu dalam onboarding. Meskipun karyawan biasanya melalui beberapa pelatihan, sebagian besar mulai bekerja cukup cepat, karena mereka sudah memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan. Waktu penyesuaian lebih diperpendek karena sebagian besar proses onboarding (perjanjian kerja, manfaat, pemeriksaan latar belakang, pemeriksaan narkoba, pencatatan waktu dan pengelolaan gaji) biasanya dilakukan dengan perusahaan perekrutan atau pengadaan tenaga kerja, bukan departemen sumber daya manusia internal.  

Meskipun tujuan adalah untuk mereka cepat siap kerja, karyawan sementara masih mendapat manfaat dari wawasan yang bermakna tentang misi, budaya, dan nilai pelanggan perusahaan. Seperti karyawan tetap, Anda ingin menyiapkan mereka untuk sukses, menghubungkan mereka dengan rekan kerja, dan yakin tentang peran serta kontribusi mereka bagi organisasi. Orientasi onboarding lainnya harus mencakup pelatihan keselamatan dan prosedur serta gambaran umum kebijakan tentang disabilitas, pelecehan tempat kerja, dan diskriminasi.

Setelah proses onboarding selesai, telepon (dan kirim email) karyawan sementara dan berikan instruksi tentang apa yang dapat diharapkan untuk hari pertama, seperti tempat melapor dan kapan, siapa yang harus ditanyakan, teknologi yang berlaku, dan kontak person untuk kebutuhan masa depan. Bahkan lebih baik, biarkan manajer perekrutan melakukan panggilan ini, untuk membuat karyawan sementara merasa lebih diterima dengan hangat.

Sederhanakan transisi sementara-ke-tetap. Meskipun perusahaan logistik sudah merekrut sementara-ke-tetap secara rutin dan memiliki praktik yang ada, berikut adalah beberapa tips untuk membantu meningkatkan proses lebih lanjut:

• Berikan keputusan untuk transisi ke status tetap secepat mungkin dalam proses perekrutan, agar pekerjaan lebih menarik bagi karyawan dari awal.
• Ketika merekrut karyawan sementara dari perusahaan perekrutan, pastikan biaya konversi sementara-ke-tetap secara jelas menyatakan berapa jam yang perlu dilakukan, dan dalam periode waktu apa, sebelum transfer ke guluran perusahaan untuk menghindari biaya konversi. Jika karyawan sementara dipindahkan sebelum jam yang diperlukan selesai, diskon biaya konversi berdasarkan jumlah jam yang ditagih juga harus ditentukan.
• Salah satu manfaat utama merekrut sementara-ke-tetap adalah ketika saatnya untuk transisi, Anda sudah tahu bahwa orang tersebut adalah kecocokan budaya yang baik dan puas dengan pekerjaannya. Namun, perekrut masih harus melakukan cek hari pertama, akhir minggu pertama, dan cek 30, 60, dan 90 hari dengan karyawan baru untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik.

Optimalkan hubungan dengan perusahaan perekrutan eksternal Anda. Mpertimbangkan kompetitivitas merekrut talenta logistik, Anda ingin memastikan perusahaan perekrutan Anda melakukan pekerjaan terbaik untuk Anda. Mulai dengan memastikan mereka melakukan hal berikut:

• Secara memahami kebutuhan headcount waktu penuh dan sementara Anda menurut departemen, posisi, dan lokasi.
• Menyelaraskan strategi pemasaran, iklan, dan pencarian sumber dengan kebutuhan total Anda, dari posisi terbuka segera hingga perekrutan di masa depan.
• Membagikan data yang menangkap semua aktivitas perekrutan dan rasio (requisition, screening, pengajuan, wawancara, penawaran, perekrutan, waktu untuk mengisi, turnover, dan konversi).
• Memberikan penelitian pasar tentang permintaan dan pasokan, dan intelijen kompetitif tentang perusahaan mana yang merekrut talenta serupa dan kompensasi.

Seiring permintaan stabil dan kita bergerak melewati pandemi, perekrutan sementara-ke-tetap akan semakin umum untuk peran rantai pasokan yang lebih beragam dari tahun-tahun sebelumnya. Mempertahankan aliran talenta berkualitas jangka panjang memerlukan pemberi kerja untuk menjadikan transisi sementara-ke-tetap sebagai bagian integral dari rencana perekrutan keseluruhan mereka, untuk mempertahankan kecepatan dengan permintaan, tetap kompetitif, dan memberikan pelayanan pelanggan kelas satu.

Keith Garrett adalah vice president of talent solutions di Orion Talent, penyedia layanan outsourcing proses perekrutan untuk segmen pertengahan.