Mengapa Begitu Banyak Rantai Pasokan Terjebak di Masa Lalu — dan Jalan ke Depan
Jika Anda pergi ke restoran dengan empat teman dan hanya dua dari Anda yang mendapat makanan, apakah Anda menganggapnya sukses? Bagaimana jika penerbangan Anda dari New York ke Los Angeles mendarat di Kansas? Sebagai konsumen, Anda tidak akan mengunjungi restoran itu lagi dan membeli delapan makanan untuk mengimbangi restoran yang hanya mengirimkan 50% dari apa yang Anda pesan. Anda tidak akan membayar untuk penerbangan ke Jepang untuk berlibur di Hawaii. Membayar dua kali lipat produk yang sebenarnya Anda butuhkan bukan hanya bisnis yang buruk, ini adalah bisnis yang buruk yang menghabiskan biaya lebih dari yang Anda mampu, belum lagi menciptakan pengalaman buruk bagi semua pihak yang terlibat. Jadi mengapa perusahaan manufaktur besar melakukan ini dengan rantai pasokan mereka?
Pengadaan langsung mungkin merupakan satu-satunya area operasi produsen di mana prinsip mundur ini berlaku, di mana tingkat pengiriman tepat waktu dan penuh (OTIF) yang rendah atau di bawah standar dianggap berhasil. Rantai pasokan telah tumbuh begitu puas sehingga pembeli tahu lebih baik daripada mengharapkan untuk menerima setiap bagian tepat waktu, secara penuh dan dengan kualitas yang mereka butuhkan, dan itu menyebabkan pembelian berlebihan yang merajalela menjadi norma daripada pengecualian. Bahkan di saat-saat terbaik, pemesanan suku cadang yang berlebihan mengikat uang tunai dalam bentuk biaya hangus atau persediaan pengaman berlebih. Selama periode gangguan luar biasa, seperti yang kita alami sekarang, praktik ini secara efektif menjalankan bisnis.
Katakanlah semua suku cadang tiba tepat waktu, benar-benar tidak rusak. Sekarang Anda berpotensi memiliki puluhan ribu dolar terikat dalam persediaan pengaman dan inventaris berlebih yang mungkin tidak akan pernah terlihat - terutama jika bagian-bagian itu menjadi usang sebelum digunakan. Anda terjebak dengan inventaris yang pada akhirnya akan dihapuskan.
Bagaimana Kami Sampai Di Sini?
Jawaban singkatnya adalah, “Karena kami telah menoleransi kurangnya akuntabilitas di hampir setiap simpul dalam rantai pasokan,” dari hubungan pembeli-pemasok hingga masalah kepercayaan dan transparansi dengan data hingga alat usang yang mencegah rantai pasokan beroperasi secara efisien atau dengan tingkat visibilitas dan kolaborasi yang tepat.
Sangat mudah, misalnya, untuk menyalahkan pemasok atas banyak kemalangan rantai pasokan. Namun, jika produsen mengalami tingkat OTIF yang rendah, stok pengaman berlebih, dan kecepatan inventaris yang lambat, atau secara konsisten membayar biaya percepatan yang besar dan penalti pelanggan, pemberhentian pertama dalam perjalanan mereka menuju penebusan harus menjadi cermin.
Kegagalan pemasok, bagaimanapun, adalah gejala, bukan penyebab, dari kinerja rantai pasokan yang buruk. Ini dapat ditelusuri kembali ke sisi pembeli, kadang-kadang diakibatkan oleh kesalahan manusia tetapi lebih sering dari status quo — melacak PO dengan email, spreadsheet, dan catatan tempel, misalnya — dan data yang tidak akurat dan stagnan di sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) .
Ketika perusahaan menyadari bahwa data ERP mereka sudah usang dan bergantung pada pembaruan manual, mereka mendekati alat di mana mereka telah menginvestasikan waktu dan uang yang signifikan dengan skeptis. Mereka beroperasi dengan insting atau dipaksa untuk mempercayai data ERP mereka secara membabi buta karena, terlepas dari masalah internal yang memengaruhi kinerja rantai pasokan mereka, mereka masih siap untuk mengeluarkan produk dari pintu. Kenyataannya adalah rantai pasokan bergerak lebih cepat dari sebelumnya dan penuh dengan kejutan, gangguan, dan perubahan konstan yang bahkan tidak disadari oleh banyak perusahaan hingga semuanya terlambat. Pada saat pembeli telah memasukkan titik data untuk bahan mentah, stok pengaman minimum, inventaris dan waktu tunggu, data tersebut sudah usang karena sesuatu di suatu tempat dalam rantai pasokan — pesanan pembelian berubah, email yang tidak dijawab, prospek pemasok yang diubah atau waktu respons — terlalu lama tidak diperhatikan.
Bahkan sebelum COVID, gangguan rantai pasokan begitu merajalela sehingga "kejutan" bahkan tidak mengejutkan. Sudah diharapkan, dan telah memupuk mentalitas di antara produsen bahwa kerugian pendapatan dalam rantai pasokan hanya menjadi biaya menjalankan bisnis. Gangguan rantai pasokan biasanya terjadi selama peristiwa — pikirkan bencana alam, perubahan geopolitik, dan pandemi di seluruh dunia — yang menyebabkan lonjakan permintaan yang cepat dan memengaruhi kemampuan pemasok untuk mengikutinya.
Dalam "waktu normal," 40% dari jalur pesanan pembelian (jalur PO) berubah, menurut laporan dari The Hackett Group. Tingkat itu naik menjadi 60% selama paruh pertama tahun lalu karena gangguan COVID-19.
Hubungan pembeli-pemasok seharusnya menjadi kemitraan strategis, tetapi bagian "strategi" disia-siakan ketika kedua belah pihak menghabiskan sebagian besar waktu mereka terkubur dalam spreadsheet usang dan rantai email yang panjang saat mereka dengan panik berusaha beradaptasi dengan perubahan sekecil apa pun. Sistem ini melahirkan ketidakpercayaan dan kurangnya akuntabilitas. Tidak ada yang mau bekerja dengan cara ini dan mereka tidak harus melakukannya, jadi mengapa begitu banyak perusahaan masih terjebak di masa lalu?
Cara Memperbaiki Masalah OTIF
Mencoba untuk mengimbangi kolaborasi pemasok yang buruk tanpa mengatasi akar penyebab masalah pasti mengarah pada tingkat OTIF yang rendah, atau lebih buruk lagi, menganggap tingkat OTIF yang rendah sebagai sebuah keberhasilan. Produsen dan pembeli harus mengadopsi praktik dan taktik terbaik baru untuk mengevaluasi kinerja pemasok dan mengelola hubungan pemasok individu dan pemasok dalam skala besar untuk akhirnya mencapai tingkat OTIF nyata yang ditingkatkan:
Evaluasi kinerja pemasok secara real time. Penilaian pemasok bulanan atau triwulanan adalah mentalitas sekolah lama dan harus menjadi hal pertama yang dilakukan. Produsen dan pembuat keputusan rantai pasokan harus melakukan penilaian pemasok yang lebih sering, real-time, bahkan prediktif dan menggunakan titik kontak tersebut untuk membahas peningkatan strategis guna meningkatkan kinerja di masa depan daripada mendiagnosis kegagalan masa lalu. Sederhanakan percakapan ini dengan kartu skor atau slide berbasis data yang menilai kinerja dan pengiriman tepat waktu, dan bagikan dengan pemasok Anda sehingga mereka memahami bagaimana Anda mengevaluasinya dan dapat memenuhi harapan dan sasaran Anda.
Tinjau kembali waktu tunggu. ERP Anda harus memiliki lead time yang akurat untuk setiap bagian setiap detik setiap hari. Apakah pesanan pemasok selalu terlambat? Itu mungkin menunjukkan waktu tunggu di ERP Anda sudah ketinggalan zaman. Bicaralah dengan pemasok Anda untuk memeriksa ulang data, lalu buat pembaruan yang sesuai di ERP Anda sehingga perencanaan permintaan dapat melakukan tugasnya.
Mengharapkan pengakuan PO — alih-alih mengharapkannya. Seberapa mudah dan cepat Anda dapat berkomunikasi dengan pemasok Anda? Adalah adil untuk mengharapkan pemasok Anda untuk mengakui perubahan PO 100% dari waktu tanpa jeda waktu yang berlebihan yang pasti mengarah pada kegagalan kaskade dan kinerja yang buruk. Lagi pula, apa gunanya mengirim permintaan cepat jika tidak dibuka sampai seminggu kemudian? Pengakuan PO yang tepat waktu adalah tanda komunikasi pemasok yang baik dan harus menjadi salah satu metrik terpenting yang digunakan pembeli dalam menilai hubungan pemasok.
Buat tatanan yang sempurna. Lacak persentase suku cadang yang Anda terima tepat waktu, tidak rusak, dan dengan kualitas yang Anda harapkan. Pemasok Anda harus mengirimkan pesanan sempurna 90% dari waktu atau lebih untuk melanjutkan hubungan. Apa pun yang kurang menempatkan pendapatan dalam risiko dan dapat mengakibatkan kehabisan stok, biaya yang meningkat, dan erosi kepercayaan pelanggan yang terus-menerus.
Temukan biaya tersembunyi Anda. Apakah Anda tahu perbedaan antara apa yang dikutip pemasok Anda dan apa yang mereka bayarkan kepada Anda? Apakah Anda tahu berapa banyak Anda membayar biaya logistik yang dipercepat untuk mengimbangi pengiriman yang terlambat? Pembelian suku cadang yang berlebihan dan denda keterlambatan pengiriman bukan satu-satunya biaya yang diakibatkan oleh kepuasan rantai pasokan. Menyederhanakan jarak tempuh pertama juga memungkinkan Anda mengungkap kelalaian mahal lainnya, seperti membayar lebih pada faktur pemasok yang tidak sesuai dengan pesanan pembelian akhir Anda.
Perbaikan seperti ini membutuhkan kemauan untuk beradaptasi dengan rantai pasokan modern yang bergerak cepat saat ini. Memperkenalkan perubahan dan menerapkan proses baru dapat menjadi hal yang menakutkan, tetapi hal itu akan terbayar dalam jangka panjang. Ingat tiket pesawat lintas negara itu? Ketika tiba waktunya untuk memesan perjalanan Anda, apakah Anda akan menelepon agen perjalanan dan membayar biaya layanan yang tidak perlu? Atau apakah Anda akan menggunakan alat perjalanan modern yang memungkinkan Anda memesan secara online, yang pada akhirnya menghemat waktu dan uang, memberi Anda ketenangan pikiran untuk perjalanan selanjutnya?
Tom Kieley adalah salah satu pendiri dan CEO SourceDay, penyedia perangkat lunak kinerja rantai pasokan.
