Mikro-Investigasi: Jalur Strategis Menuju Kepatuhan Rantai Pasokan yang Lebih Kuat
Tantangan tahun 2020 memiliki implikasi serius bagi kepatuhan dan risiko rantai pasokan pada 2021. Tahun lalu menguji setiap bisnis Amerika, dan menyajikan tantangan dalam skala yang belum kita lihat sebelumnya. Banyak bisnis hanya memiliki minggu, jika tidak hari, untuk membuat keputusan kritis agar operasi mereka tetap berjalan. Dan meskipun tindakan cepat pastilah diperlukan saat itu, implikasi kepatuhan dari keputusan-putusan tersebut kemungkinan besar akan mendapatkan perhatian yang lebih besar tahun ini.
Pertimbangkan beberapa contoh. Awal pandemi, bisnis dan pemerintah bergegas untuk mengamankan peralatan pelindung diri (PPE) yang kritis, seringkali bersaing satu sama lain untuk sumber daya yang tiba-tiba langka. Beberapa — mungkin banyak — dari organisasi tersebut tidak punya pilihan selain melalui saluran non-tradisional untuk mengamankan persediaan yang diperlukan. Akibatnya, karena kepentingan dan persaingan yang meningkat untuk sumber daya ini, pemasok kemungkinan tidak melalui proses kepatuhan tradisional, membuka banyak organisasi terhadap risiko potensial.
Beberapa minggu kemudian, pemerintah federal mulai menyuntikkan lebih dari $5 triliun ke dalam ekonomi Amerika dalam upaya untuk menjaga mesin ekonomi negara tetap berjalan. Lingkup stimulus tersebut tidak pernah terjadi sebelumnya, tidak hanya dalam skala tetapi juga dalam distribusi. Berbeda dengan stimulus yang ditargetkan sektor yang diberikan setelah Krisis Keuangan 2007-2008, atau bantuan bencana alam yang ditargetkan geografis, stimulus COVID-19 mencapai hampir setiap sudut ekonomi AS. Dan setiap kali ada kenaikan dalam dolar bantuan federal, biasanya ada kenaikan paralel dalam penipuan dan, pada akhirnya, upaya untuk merebut uang yang tersesat.
Akhirnya, dengan begitu banyak organisasi yang menghadapi stres keuangan karena pandemi, seringkali ada tekanan yang meningkat dalam organisasi untuk "memperbaiki kapal." Ini termasuk upaya untuk meningkatkan insentif bagi salesman, atau menggunakan pihak ketiga untuk mendorong pemulihan dan pertumbuhan. Industri yang terkena pukulan yang parah, seperti ritail, perhotelan, dan penerbangan, berada dalam risiko khusus untuk hal ini, dan harus menyantai penyelidikan yang lebih ketat.
Risiko Kepatuhan yang Meningkat
Pada akhirnya, ada banyak cara di mana peristiwa tahun 2020 telah memicu risiko kepatuhan yang perlu ditangani tahun ini. Beberapa perusahaan mungkin telah harus beralih cepat ke distribusi langsung ke konsumen, membuka potensi kewajiban hukum di bawah undang-undang privasi data seperti California Consumer Privacy Act (CCPA). Organisasi yang tiba-tiba menyediakan PPE untuk rumah sakit atau entitas kesehatan lain mungkin menemukan bahwa mereka perlu mematuhi peraturan Health Insurance Portability and Accounting Act (HIPAA), seperti tunduk pada perjanjian mitra bisnis (BAA).
Sekarang tambahkan prioritas pemerintah Biden yang datang, yang menambahkan lapisan kompleksitas tambahan pada situasi yang sudah menantang. Diperkirakan luas bahwa pelanggaran False Claims Act akan melihat penegakan yang lebih ketat bagi organisasi yang berbisnis dengan pemerintah federal, terutama mengingat Coronavirus Aid, Relief and Economic Security (CARES) Act, Paycheck Protection Program (PPP), dan tentu saja, perluasan lebih lanjut dari upaya stimulus yang diharapkan akan diundang-undang setelah pengesahan. Penegakan Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) secara luas bipartisan, dan telah meningkat secara stabil sejak diberlakukan. Tidak akan mengejutkan jika ada penegakan tambahan di bawah FCPA, terutama bagi pemasok yang menyediakan peralatan medis dan PPE dari luar negeri. Dan persyaratan pelaporan SEC tambahan, sekitar gangguan rantai pasokan dan kerentanan yang diekspos oleh pandemi, tentu saja dalam ranah hasil yang mungkin.
Dengan pergeseran yang dramatis dalam lanskap kepatuhan untuk begitu banyak organisasi, dan dengan stres keuangan potensial yang diimbau oleh pandemi, organisasi perlu menyelidiki risiko-risiko ini dengan cara yang sangat terfokus dan hemat biaya. Solusi yang sangat efektif adalah melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit dengan mengadopsi pendekatan yang disebut mikro-investigasi.
Mungkin menyesatkan untuk memikirkan mikro-investigasi sebagai hal yang kecil. Sebaliknya, lebih tepat untuk memikirkan itu sebagai sangat terfokus. Tujuan pendekatan ini adalah untuk mengidentifikasi dokumen terpenting untuk risiko kepatuhan tertentu dengan cepat dan hemat biaya. Tujuannya bukan untuk menemukan semua dokumen yang relevan, melainkan untuk menemukan yang terbaik. Untuk mencapai tujuan ini, diperlukan menggabungkan keahlian pencarian mendalam dengan teknologi pencarian canggih.
Seringkali, investigasi di pendekati dengan dua alat paksa: pencarian kata kunci tradisional dan model machine learning. Namun pencarian kata kunci bermasalah di dua aspek. Pertama, mereka umumnya terlalu luas, karena sintaks pencarian dalam banyak alat peninjauan dokumen terkemuka dirancang dengan fokus pada kesederhanaan, bukan keandalan. Kesederhanaan berlebihan ini menghasilkan pencarian yang mengembalikan terlalu banyak dokumen, yang pada gilirannya membuat investigasi terlalu mahal. Dan kedua, pencarian kata kunci seringkali melewatkan dokumen penting, dan proses kontrol kualitas tidak selalu menangkap celah tersebut.
Model machine learning, di sisi lain, seringkali tidak cocok untuk jenis investigasi ini. Itu karena prevalensi dokumen kunci dalam investigasi semacam ini seringkali sangat rendah. Berbeda dengan skenario litigasi, di mana kasus dalam posisi yang lebih matang, mikro-investigasi sering mencari sesuatu yang hampir menurut definisi tersembunyi, dan dalam banyak keadaan masih dalam tahap awal. Ketika prevalensi begitu rendah, model machine learning dapat kesulitan membedakan sinyal dari kebisingan. Dan upaya untuk menyesuaikan model-model ini dapat dengan biaya yang tinggi, baik dalam waktu maupun uang. Model machine learning pasti memiliki tempatnya, tetapi ini adalah satu situasi di mana kekurangannya menjadi nyata.
Menggabungkan Teknologi dengan Keahlian
Pendekatan yang jauh lebih efektif adalah memasangkan teknologi yang memiliki sintaks pencarian canggih dengan pakar linguistik yang tahu cara mengidentifikasi pola kunci dalam bahasa, dan membuat kueri yang mengarah ke inti masalah. Di mana pencarian kata kunci tradisional dibatasi oleh keterbatasan sintaks pencarian yang terlalu sederhana, alat yang lebih canggih dapat memanfaatkan kekuatan nuansa bahasa untuk membuat model pencarian linguistik yang sempit dan sangat efektif. Dan di mana machine learning kesulitan dengan populasi prevalensi rendah, pakar linguistik dapat menerapkan pendekatan yang ketat dan metodis yang dimulai kecil dan berkembang, mengikuti jejak di jalur penyelidikan penting dan memodelkan pola bahasa aktual saat ditemukan.
Lanskap kepatuhan mungkin seberat yang pernah ada. Namun organisasi yang proaktif dapat menavigasi air liar ini dengan menyelidiki risiko potensial mereka dengan hati-hati dan metodis untuk keluar lebih kuat di sisi lain.
Eric Pender adalah engagement manager di H5, penyedia klasifikasi, manajemen, dan analitik data sensitif untuk korporasi dan firm hukum.
