Empat Cara Data Lapangan Langsung Dapat Merampingkan Manajemen Proyek
Peran manajer proyek konstruksi bukan untuk menjadi lemah hati. Mereka adalah mata dan telinga dari segala sesuatu yang terjadi di lokasi kerja dan bertanggung jawab untuk menjaga staf kantor dan pemangku kepentingan utama lainnya dalam lingkaran. Selain itu, mereka menghabiskan waktu mereka untuk merencanakan, membandingkan dan mengelola waktu dan risiko, serta mendistribusikan sumber daya dan mengelola anggaran proyek.
Hingga baru-baru ini, menjadi manajer proyek memerlukan sejumlah besar proses dokumentasi manual yang mencakup kertas, spreadsheet, dan berbagai jenis solusi teknologi, yang sangat membatasi keefektifannya. Untungnya, kemampuan untuk memiliki dan berbagi data lapangan langsung mengubah semua itu. Data lapangan langsung memberi manajer proyek kemampuan untuk meringankan beban kerja manajemen data mereka dan lebih fokus pada elemen manusia dari proyek mereka, memperluas jejak geografis mereka dan memberi mereka kemampuan untuk meningkatkan produktivitas proyek mereka secara keseluruhan.
Berikut adalah empat area utama di mana data lapangan langsung dapat mengekspos risiko, berbagi informasi, dan meningkatkan efisiensi proyek.
Pengetahuan Waktu Nyata
Manajer proyek yang mengandalkan berbagi informasi di atas kertas atau secara langsung sedang berjuang. Sebelum COVID-19, manajer proyek sering terlambat mentransfer data lapangan ke kantor. Sekarang, dengan begitu banyak karyawan kantor yang bekerja dari jarak jauh, jeda waktu telah meningkat karena perusahaan tidak memiliki satu lokasi kantor pusat untuk mengirimkan data. Kelambatan ini adalah salah satu alasan mengapa sangat penting bagi perusahaan untuk mengambil langkah-langkah untuk memastikan data dapat dikumpulkan dan didistribusikan dengan mengklik tombol.
Solusi data lapangan langsung menawarkan dukungan seperti pelacakan waktu berbasis cloud, pelacakan peralatan, formulir seluler dengan lampiran foto atau video, pelacakan kemajuan dan integrasi dengan sistem perusahaan dan penggajian. Berbekal alat ini, manajer proyek dapat mengetahui apa yang terjadi di lapangan dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan tanpa secara fisik berada di lokasi kerja. Dengan menghilangkan penundaan dari jam kerja dan pelaporan kemajuan, manajer proyek dapat dengan cepat melakukan penyesuaian pada karyawan dan lokasi peralatan untuk mengisi kesenjangan, baik mereka berada di lokasi kerja atau tidak. Semua karyawan dapat dengan mudah mengakses solusi berbasis cloud melalui smartphone, tablet, dan perangkat lainnya. Bahkan ketika karyawan lapangan bekerja di lokasi terpencil tanpa layanan, data lapangan langsung terus dikumpulkan secara offline saat pekerjaan terjadi sehingga data tersebut nantinya dapat dibagikan dan disinkronkan dengan solusi platform cloud setelah perangkat kembali beroperasi.
Platform data lapangan langsung secara dramatis meningkatkan akurasi data lapangan yang dikumpulkan karena dikumpulkan secara real time dan kemudian diintegrasikan kembali ke dalam sistem perangkat lunak perusahaan lainnya. Ini menghilangkan entri data manual, kesalahan kunci dan realokasi biaya pekerjaan, dan menghubungkan manajer proyek dengan kemajuan karyawan. Dengan pengumpulan data yang disederhanakan dan sepenuhnya didigitalkan, pelaporan hasil akhir dalam ERP menjadi akurat. Dengan data lapangan langsung, manajer proyek dapat memiliki keyakinan dalam pelaporan status proyek mereka dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk menganalisis bagaimana mengelola proyek untuk profitabilitas daripada menghabiskan seluruh waktu mereka pada manual, setelah pengumpulan dan entri data fakta.
Manajemen Tenaga Kerja
Biaya tenaga kerja biasanya merupakan kategori biaya variabel terbesar untuk proyek konstruksi, yang sering menjadikannya salah satu risiko paling signifikan untuk pembengkakan biaya. Karena kurangnya tenaga kerja terampil terus menjadi salah satu masalah utama pada tahun 2020 untuk industri konstruksi, sumber daya ini sangat berharga dan perlu dimanfaatkan sepenuhnya.
Saat tidak secara fisik di lokasi kerja, manajer proyek tidak memiliki cara yang dapat diandalkan untuk memastikan bahwa karyawan benar-benar berada di lokasi kerja untuk melakukan pekerjaan atau mereka sedang sarapan di jalan. Mereka juga tidak akan tahu pasti apakah karyawan mengirimkan kerja sehari penuh pada kartu waktu mereka atau bahkan untuk teman-teman mereka di kru pada saat mereka meninggalkan tempat kerja lebih awal untuk hari itu. Ini bisa menjadi faktor risiko yang cukup besar ketika ada laporan jam kerja tanpa hasil nyata seperti contoh di atas. Ini juga dapat menyebabkan lembur buatan pada suatu proyek dan secara drastis meningkatkan biaya tenaga kerja secara keseluruhan.
Manajer proyek sering kesulitan melacak jam kerja dan tugas, terutama karena jumlah lokasi kerja meningkat. Kehilangan produktivitas, jika tidak dilacak dan dikurangi, dapat dengan mudah lepas kendali pada proyek apa pun, menghancurkan keuntungan dan mengikis kepuasan klien.
Menempatkan teknologi ke tangan setiap pekerja, mandor dan supervisor tidaklah rumit. Faktanya, ini semudah meminta mereka menggunakan aplikasi di ponsel cerdas mereka. Pengenalan wajah dan pelacakan GPS dengan geofencing memungkinkan manajer proyek mengetahui di mana karyawan berada dan bahwa karyawan yang tepat masuk dan keluar. Manajer proyek dan supervisor di lapangan dapat diperingatkan saat jam masuk atau keluar karyawan saat foto punch tidak sesuai dengan foto profil mereka atau saat mereka berada di luar geofence lokasi kerja saat itu terjadi. Dengan data lapangan langsung, manajer proyek dapat menerima laporan jam kerja reguler pada setiap kode biaya yang memungkinkan mereka melacak waktu dan produktivitas karyawan dengan mudah, memungkinkan mereka untuk menghindari penundaan yang berasal dari data yang tidak akurat atau tertunda.
Data lapangan langsung juga mengotomatiskan integrasi data yang dikumpulkan ke dan dari ERP, yang memastikan bahwa setiap kode biaya baru, proyek, atau karyawan baru secara otomatis disinkronkan dengan aplikasi pengumpulan data. Hal ini memungkinkan karyawan lapangan untuk secara akurat memasukkan waktu mereka dan mengalokasikannya ke kode biaya atau proyek yang tepat secara real time untuk manajer proyek tanpa kerja ekstra untuk manajer proyek.
Alokasi Peralatan
Proyek konstruksi mengandalkan optimalisasi peralatan perusahaan. Tanpa data lapangan langsung untuk mengetahui siapa yang memiliki peralatan apa dan proyek mana yang ditugaskan, akan sulit untuk mendapatkan karyawan peralatan yang tepat untuk melakukan pekerjaan mereka dengan aman dan efisien. Karyawan di lapangan dan supervisor membuang waktu untuk melakukan panggilan telepon yang tidak perlu, mengirim pesan teks dan email tambahan untuk menemukan peralatan yang tepat, atau terkadang manajer proyek menyewa barang yang tidak perlu ketika mereka tidak dapat menemukan peralatan yang dimiliki dengan tepat.
Inefisiensi ini mungkin tampak kecil, tetapi masalah sumber daya yang sistematis menambah biaya besar selama umur proyek. Data lapangan langsung memberi manajer proyek visibilitas waktu nyata yang akurat ke dalam inventaris, penugasan, dan penggunaan peralatan. Manajer proyek dapat secara proaktif merencanakan pembelian atau penyewaan peralatan baru berdasarkan penggunaan aset aktual, atau menjadwalkan perbaikan berdasarkan permintaan pemeliharaan melalui aplikasi seluler. Mereka juga akan melihat peralatan mana yang kurang dimanfaatkan atau dimanfaatkan secara berlebihan.
Kemajuan produksi yang dibuat oleh pekerja dapat dilihat secara real time, memberikan fleksibilitas untuk mengalokasikan kembali staf ke lokasi yang dapat memanfaatkan kekuatan mereka dengan sebaik-baiknya. Jenis wawasan ini memungkinkan mereka untuk mengambil tindakan, seperti menyeimbangkan penggunaan peralatan untuk memperpanjang masa pakai aset dan mengurangi biaya penggantian aset. Atau mengelola tenaga kerja dengan benar untuk menghindari lembur yang tidak perlu. Distribusi yang tepat memastikan bahwa alat yang tepat berada di tempat yang tepat pada waktu yang tepat sehingga pekerja dapat terus maju tanpa penundaan.
Komunikasi Pemangku Kepentingan
Komunikasi dari lapangan ke kantor bisa sesulit jika tidak lebih sulit daripada di lokasi kerja. Pada tingkat tinggi pemangku kepentingan internal dan eksternal ingin tahu apakah proyek sesuai jadwal, sesuai anggaran, dan apakah ada potensi risiko di masa depan. Agar manajer proyek memiliki visibilitas semacam ini, mereka memerlukan akses ke data lapangan langsung yang menunjukkan laporan log harian, jam kerja, jumlah yang diselesaikan dengan kode biaya, dan laporan keselamatan yang lengkap. Merupakan tantangan bagi manajer proyek dengan pengumpulan dan pemrosesan data manual untuk memiliki tingkat visibilitas ini.
Dari perspektif manajemen proyek, data lapangan langsung telah sepenuhnya mengubah permainan. Pengawas lapangan dengan jelas mengomunikasikan status harian proyek menggunakan formulir seluler dengan foto terlampir dengan markup dan secara otomatis mengirimkannya ke manajer proyek. Manajer proyek tidak lagi harus mengumpulkan laporan log harian dari berbagai formulir kertas sementara juga harus menggali berbagai email dengan lampiran foto untuk memastikan mereka menggunakan foto yang tepat untuk secara akurat mengomunikasikan status proyek saat ini dalam rapat status proyek. Pemangku kepentingan internal dan eksternal pada gilirannya akan menerima laporan log harian secara real-time tanpa menambah beban kerja manajer proyek. Manajer proyek kemudian dapat mendiskusikan laporan log harian dalam pertemuan status proyek dengan pemilik dan pengembang atau pemangku kepentingan proyek internal utama berdasarkan data lapangan langsung yang akurat.
Pada proyek yang lebih kecil, formulir seluler dengan data lapangan langsung dan foto yang disematkan dengan markup dan anotasi dapat menghilangkan kebutuhan akan manajer proyek tambahan karena laporan log harian otomatis mengomunikasikan status proyek secara lebih lengkap dan akurat. Sebagai contoh dunia nyata, kontraktor listrik Carolina Utara yang menggunakan formulir digital langsung dengan integrasi foto dan video menemukan bahwa formulir seluler kaya media waktu nyata mentransfer informasi status proyek secara lebih akurat, efektif, dan efisien daripada mempekerjakan manajer proyek tambahan. Data lapangan langsung memperluas efektivitas setiap manajer proyek dan mempertahankan laba perusahaan.
Proyek konstruksi memerlukan perencanaan dan manajemen yang ekstensif untuk dilaksanakan dengan benar dari penawaran hingga penyelesaian. Untuk mengatakan manajer proyek memiliki tangan mereka penuh akan menjadi pernyataan yang meremehkan. Data lapangan langsung telah mengubah fokus manajer proyek dari mengumpulkan dan merekam data menjadi meninjau dan menganalisisnya. Hari-hari terbang buta atau pada data yang berumur beberapa minggu atau bulan adalah sesuatu dari masa lalu. Memiliki data yang segera tersedia saat tugas diselesaikan dapat membuat proyek dari yang semula sangat berat menjadi dikelola secara efektif. Solusi data lapangan langsung memberi manajer proyek alat yang mereka butuhkan untuk meningkatkan pelacakan, pelaporan, dan produktivitas data penting.
Mike Merrill adalah salah satu pendiri dan chief operating officer WorkMax.
