Apakah Perusahaan Anda Siap untuk Peringatan Kepatuhan Rantai Pasokan?
Setiap orang punya rencana sampai mulutnya ditinju. Ini adalah bongkahan kebijaksanaan (milik petinju kelas berat hebat Mike Tyson) yang sebaiknya diperhatikan oleh perusahaan terkait risiko kepatuhan internasional.
Sementara banyak perusahaan besar memiliki rencana yang baik, perusahaan menengah cenderung memperlakukan risiko kepatuhan sebagai latihan check-the-box. Mungkin mereka mengira mereka dilindungi karena mereka memantau dengan cermat database yang menyaring pengumuman sanksi yang masuk dari Kantor Pengawasan Aset Asing AS atau badan lainnya. Itu berfungsi sampai peringatan muncul tentang sanksi OFAC baru pada salah satu pemasok pihak ketiga perusahaan. Pada saat itu, perusahaan akan membutuhkan lebih dari sekadar database untuk menghindari situasi yang dapat dengan cepat berubah menjadi mahal dan mengganggu.
Peluang perusahaan Anda akan menghadapi peringatan kepatuhan meningkat karena gambaran geopolitik menjadi lebih kompleks. Pemerintahan Biden telah mengambil sikap yang lebih keras terhadap banyak aktor asing daripada pendahulunya, mengumumkan sanksi baru terhadap China dan Rusia. Sejauh tahun ini, OFAC telah memberlakukan sekitar $ 14 juta dalam hukuman perdata. Raksasa perangkat lunak Jerman SAP terkena denda gabungan lebih dari $8 juta di AS pada bulan April karena menjual produk ke Iran yang melanggar sanksi AS.
Setiap perusahaan yang mendapat telepon dari regulator — atau ping dari perangkat lunak kepatuhannya — akan mendapat masalah jika belum memiliki prosedur yang solid. Bayangkan akibatnya jika, misalnya, perusahaan Anda menggunakan agen di Arab Saudi yang diketahui terkait dengan membawa produk ke Iran atau entah bagaimana terkait dengan pendanaan teroris. Hukuman dapat berkisar dari denda jutaan dolar hingga tuntutan pidana.
Kunci untuk memenuhi peringatan secara langsung, meskipun itu alarm palsu, adalah dokumentasi, penelitian, tindakan, dan perbaikan.
Dokumen, Dokumen, Dokumen
Ketika lembaga penegak hukum mengetahui kemungkinan penyimpangan kepatuhan, mereka tidak hanya ingin tahu "Apa yang salah?" tetapi juga “Apa yang Anda lakukan untuk mencegahnya?”
Ada baiknya memiliki jawaban untuk pertanyaan kedua itu sekarang, sebelum peringatan kepatuhan. Dokumentasi adalah teman Anda. Regulator akan lebih bersedia untuk menunjukkan kelonggaran dan bekerja secara konstruktif dengan perusahaan yang memiliki dokumentasi ekstensif tentang komunikasi dan proses mereka di sekitar entitas pihak ketiga, terlepas dari apakah hubungan tersebut dianggap berisiko atau tidak. Asumsikan Anda terpapar dengan mitra yang terkena sanksi dan bertindak sesuai dengan itu.
Penelitian yang baik tentang pihak ketiga perusahaan Anda sangat penting. Setiap database memiliki keterbatasannya, bahkan daftar program sanksi OFAC yang “komprehensif”. Sangat penting untuk memiliki akses ke direktori atau informasi tambahan, bersama dengan proses untuk menganalisis data. Setelah pemasok ditandai, perusahaan harus dapat dengan cepat memobilisasi sumber daya internal dan eksternal untuk menentukan pada awalnya apakah informasi tersebut benar.
Kadang-kadang penelitian tidak menemukan alasan untuk khawatir — mungkin peringatan itu terjadi karena mitra yang tidak terkait di Taiwan memiliki nama bisnis yang mirip dengan yang ada di daratan China yang diperuntukkan untuk sanksi. Dalam hal ini, Anda telah menghemat uang dan menghindari stres yang tidak semestinya. Informasi sudah tersedia, dan tim Anda tidak perlu menyewa penasihat eksternal.
Memiliki Rencana Tindakan
Jika, di sisi lain, penelitian menunjukkan bahwa mitra memang entitas yang ditandai dan diberi sanksi, tim Anda dipersenjatai untuk mengambil tindakan. Dengan informasi yang ada, tim kepatuhan Anda sudah mengetahui kedalaman hubungan dan potensi eksposur perusahaan. Langkah selanjutnya mungkin adalah mempertahankan penasihat hukum atau penasihat eksternal lainnya.
Langkah terakhir dari rencana peringatan kepatuhan yang baik adalah perbaikan. Ini mungkin berarti bekerja dengan firma hukum yang berpengalaman atau bahkan mencari ahli yang berbicara bahasa lokal dan dapat memberi saran kepada perusahaan Anda tentang paparan dan alternatifnya.
Terkadang solusinya sesederhana memutuskan semua hubungan dengan pasangan. Jika hubungan itu penting atau tidak dapat dihindari, itu mungkin tidak semudah itu. Dalam bisnis penerbangan, misalnya, hampir tidak mungkin untuk menghindari bekerja dengan perusahaan pelayanan bandara yang dapat memiliki hubungan korup dengan pemerintah. Di sinilah perlunya bekerja sama dengan regulator untuk menjelaskan situasi dan mencoba menemukan solusi kompromi. Tetapi sekali lagi, ini akan mencapai hasil yang jauh lebih baik ketika perusahaan dapat menunjukkan bahwa mereka mengikuti proses yang benar dan memiliki jejak audit yang mendokumentasikannya.
Kesalahan umum yang harus dihindari adalah mendekati entitas yang terkena sanksi itu sendiri untuk mengajukan pertanyaan. Daftar OFAC berisi beberapa aktor paling buruk di dunia, sehingga kecil kemungkinan mereka akan memberikan penjelasan yang jujur.
Memiliki sistem, sebagai lawan dari reaksi ad-hoc, membuat bisnis antipeluru sehingga tidak bergantung pada kepatuhan pada satu titik kegagalan, seperti penasihat umum yang memutuskan suatu hari untuk berhenti. Dengan dokumentasi, penelitian, tindakan yang telah direncanakan sebelumnya, dan perbaikan, perusahaan Anda akan memiliki pertahanan terbaiknya untuk momen yang tepat.
Allan Matheson adalah CEO Payung Biru , perusahaan teknologi kepatuhan yang berbasis di Vancouver.
