Tiga Strategi untuk Membangun Ketahanan dalam Rantai Pasokan Anda

Dalam tiga minggu terakhir, saya telah berbicara dengan eksekutif senior dari lusinan perusahaan tentang bagaimana mereka mengelola kelangsungan bisnis selama krisis COVID-19. Wawasan mereka konsisten.

Jelas bahwa reaksi bukanlah strategi. Hari ini, kita menghadapi krisis COVID-19. Tahun lalu, kami mengalami perang dagang dan tarif. Sebelumnya, ada kekurangan komponen. Gangguan rantai pasokan berlimpah; satu-satunya kepastian adalah bahwa akan ada lebih banyak lagi yang akan datang di masa depan. Pelajaran utama:Perusahaan yang memiliki perencanaan ketahanan proaktif, dan telah bertindak sebelumnya untuk mengurangi risiko struktural dari rantai pasokan mereka, adalah perusahaan yang menghadapi jauh lebih baik daripada yang lain.

Berikut adalah tiga strategi untuk membangun ketahanan ke dalam rantai pasokan Anda:

Diversifikasi sumber. Meskipun merupakan langkah pertama yang jelas dalam mengurangi risiko, banyak perusahaan membawa porsi signifikan dari portofolio pasokan mereka dengan satu titik kegagalan. Bisnis perlu menghilangkan ketergantungan mereka pada sumber dari satu pemasok, wilayah atau negara. Ingatlah bahwa gempa bumi dan tsunami Tohoku tahun 2011 melumpuhkan industri otomotif global, karena terdapat konsentrasi besar produsen suku cadang dan aksesori otomotif di Jepang.

Strategi yang sederhana namun efektif adalah memiliki kombinasi pemasok dekat pantai dan lepas pantai untuk setiap komponen. Strategi yang lebih luas adalah mengembangkan rantai pasokan regional yang memasok dan mendistribusikan produk dalam suatu wilayah, tetapi juga dapat membangun redundansi sehingga jika satu wilayah terganggu, pemasok dari wilayah lain dapat meningkatkan.

Diversifikasi mengurangi risiko. Jika Anda memiliki konsentrasi pemasok yang berisiko tinggi mengalami gagal bayar, sebaiknya pilih sumber alternatif yang memiliki pijakan keuangan yang lebih kuat.

Bangun cadangan untuk meredam guncangan. Perhitungan optimasi persediaan dan persediaan pengaman yang biasa dapat mengabaikan elemen risiko struktural. Berdasarkan konsep menghilangkan titik kegagalan tunggal, adalah bijaksana untuk membawa persediaan pengaman darurat, terutama untuk suku cadang bervolume rendah yang mungkin berdampak pada ketersediaan fitur bernilai tinggi. Secara umum, Anda perlu mengembangkan rencana inventaris untuk memastikan pasokan dalam jangka panjang, dengan mempertimbangkan kemungkinan kekurangan serta keusangan.

Pada bulan Maret, Departemen Pertahanan AS merilis sekitar 5 juta masker dan 2.000 respirator dari persediaannya untuk membantu negara-negara bagian memerangi krisis COVID-19. Cadangan strategis sebagian besar tidak diperhatikan sampai terjadi krisis. Cadangan Minyak Strategis AS menyimpan hampir 800 juta barel bahan bakar, sebagai pasokan darurat yang telah dimanfaatkan dari waktu ke waktu. Nilai memiliki cadangan strategis menjadi sangat jelas dalam beberapa tahun terakhir.

Cadangan strategis dimaksudkan untuk melindungi terhadap apa yang disebut peristiwa "angsa hitam" yang jarang terjadi tetapi dapat menyebabkan ancaman eksistensial terhadap bisnis. Saat mempertimbangkan cadangan strategis, tanyakan pada diri Anda:Bahan apa yang penting untuk melindungi bisnis secara keseluruhan? Dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk bereaksi dan pulih?

Berpikir lebih luas, konsep cadangan strategis dapat diterapkan lebih dari sekadar menyimpan inventaris strategis. Setiap veteran pengadaan akan memberi tahu Anda bahwa di saat krisis, ini adalah hubungan strategiss yang membuat semua perbedaan. Semua bisnis dibangun di atas hubungan — dengan pelanggan Anda, mitra Anda, dan pemasok Anda. Membangun hubungan membutuhkan waktu, dan membutuhkan timbal balik. Pikirkan bantuan yang Anda lakukan untuk mitra Anda sebagai membangun cadangan strategis niat baik.

Memprediksi, merasakan, dan merespons dengan gesit. Tim pengadaan dengan kinerja terbaik beroperasi dengan pola pikir “dari luar ke dalam”. Mereka tetap di atas tren pasar untuk pelanggan, produk, pemasok, praktik desain terbaru, dan tren teknologi yang muncul. Mereka berlangganan layanan konten yang membantu mengkonsolidasikan sumber wawasan tersebut, untuk mengantisipasi peluang dan risiko, serta mengambil tindakan proaktif jauh sebelum pesaing mereka.

Misalnya, Anda dapat mengantisipasi akhir masa pakai berdasarkan jangka hidup suku cadang atau pemberitahuan pemasok, dan mengambil tindakan untuk mengurangi dampak. Atau Anda dapat memantau indikator utama kesehatan keuangan pemasok untuk mengantisipasi risiko gagal bayar.

Selain itu, kita perlu memperhatikan sumber tunggal yang dapat dibuat dari efek riak risiko lain. Misalnya, kegagalan keuangan atau keusangan satu sumber dalam komponen sumber ganda akan menciptakan situasi sumber tunggal yang berisiko tinggi.

Platform sumber kognitif melacak tren dan titik belok dalam permintaan, waktu tunggu, biaya, kesehatan keuangan pemasok, dan konsolidasi pemasok di sejumlah komoditas, untuk membantu organisasi mengenali pergeseran pasar lebih awal, dan mengambil tindakan pencegahan.

Akan selalu ada kejadian yang tidak terduga. Namun, yang berkinerja terbaik membangun proses dengan siklus pembelajaran yang baik. Ketika peristiwa seperti itu benar-benar terjadi, mereka bertanya:

• Kapan pertama kali kita tahu?
• Kapan kita bisa tahu lebih cepat?
• Apa yang bisa kita lakukan di masa depan untuk mengantisipasi kejadian seperti itu?
• Tindakan apa yang dapat kita ambil paling awal untuk mengurangi dampak di masa depan?

Jawaban atas pertanyaan ini dapat digunakan untuk membangun mekanisme penginderaan baru, rencana darurat tambahan, dan pedoman respons.

Seperti yang telah kita lihat, penting untuk mengenali risiko struktural di seluruh portofolio pasokan Anda, dan menetapkan pedoman yang jelas tentang kapan dan bagaimana menanggapi berbagai peristiwa risiko. Pemimpin mengkategorikan kemungkinan dan dampak risiko yang terkait dengan setiap bagian atau produk untuk mengidentifikasi empat jenis risiko:gangguan rutin, peristiwa risiko sedang, peristiwa black swan, dan cacat struktural.

Memetakan risiko struktural di seluruh portofolio pasokan Anda

Gangguan rutin sering terjadi tetapi berdampak rendah, seperti permintaan yang tidak terduga, penundaan pelabuhan, dan penutupan pabrik yang terbatas. Peristiwa semacam itu adalah bagian dari operasi sehari-hari dan perlu ditangani secara otomatis, dengan kemungkinan seperti stok pengaman dan perencanaan ulang otomatis. Peristiwa risiko sedang memerlukan tindakan proaktif seperti memanfaatkan keragaman sumber alternatif, dan tindakan reaktif seperti mempercepat pengiriman diikuti dengan pergeseran dalam pembagian sumber. Tanggapan terhadap peristiwa black swan bergantung pada kekokohan jaringan pasokan Anda dan kekuatan hubungan pemasok Anda. Akhirnya, tak perlu dikatakan bahwa penilaian proaktif risiko struktural dapat mengekspos kelemahan di mana ada peristiwa berdampak tinggi yang juga sangat mungkin terjadi. Contohnya termasuk komponen sumber tunggal yang mendekati akhir masa pakainya, atau komponen yang bersumber dari pemasok yang berisiko tinggi mengalami gagal bayar. Situasi seperti itu harus segera dihilangkan.

Transformasi digital bukan tentang satu teknologi mengkilap atau lainnya. Ini tentang membangun kemampuan yang meresap untuk tindakan yang terinformasi dan tepat waktu. Sistem informasi harus didasarkan pada proses yang terus menerus menjaga integritas data. Wawasan dan keputusan berdasarkan data mendorong kinerja yang unggul. Pengalaman menunjukkan bahwa transformasi digital dalam sumber langsung dapat mendorong peningkatan margin berkelanjutan lebih dari 3%, bersama dengan peningkatan kelincahan dan pengurangan risiko sebesar 60% atau lebih.

Adeel Najmi adalah chief product officer di LevaData.