3 Strategi Terbukti Membangun Rantai Pasok yang Tangguh

Dalam tiga minggu terakhir, saya telah berbicara dengan eksekutif senior dari puluhan perusahaan tentang bagaimana mereka mengelola kelangsungan bisnis selama krisis COVID-19. Wawasan mereka telah konsisten.

Jelas bahwa reaksi bukanlah strategi. Hari ini, kita memiliki krisis COVID-19. Tahun lalu, kita memiliki perang perdagangan dan tarif. Sebelumnya, ada ketersediaan komponen. Gangguan rantai pasok berlimpah; satu-satunya kepastian adalah akan ada lebih banyak di masa depan. Pelajaran kunci: Perusahaan yang memiliki perencanaan ketahanan proaktif, dan telah bertindak sebelumnya untuk mengurangi risiko struktural dari rantai pasok mereka, adalah mereka yang menghadapi dengan jauh lebih baik dari yang lain.

Inilah tiga strategi untuk membangun ketahanan ke dalam rantai pasok Anda:

Diversifikasi sumber. Meskipun merupakan langkah pertama yang jelas dalam mengurangi risiko, banyak perusahaan membawa bagian signifikan dari portofolio pasokan mereka dengan titik kegagalan tunggal. Bisnis perlu menghilangkan ketergantungan pada sourcing dari satu pemasok, wilayah, atau negara. Ingatlah bahwa gempa bumi dan tsunami Tohoku tahun 2011 merusak industri otomotif global, karena ada konsentrasi besar produsen komponen dan aksesori otomotif di Jepang.

Strategi sederhana namun efektif adalah memiliki kombinasi pemasok near-shore dan offshore untuk setiap komponen. Strategi yang lebih luas adalah mengembangkan rantai pasok regional yang menyediakan dan mendistribusikan produk di dalam sebuah wilayah, tetapi juga dapat membangun redundansi sehingga jika satu wilayah terganggu, pemasok dari wilayah lain dapat maju.

Diversifikasi mengurangi risiko. Jika Anda memiliki konsentrasi pemasok dengan risiko tinggi kejatuhan keuangan, maka bijaksana untuk mempersiapkan sumber alternatif yang pada dasar keuangan yang lebih kuat.

Bangun cadangan untuk menyerap gejuran. Perhitungan optimasi inventaris dan stok keamanan biasa dapat mengabaikan elemen risiko struktural. Berbasis pada konsep menghilangkan titik kegagalan tunggal, bijaksana untuk membawa stok keamanan kontingensi, terutama untuk komponen volume rendah yang mungkin mempengaruhi ketersediaan fitur bernilai tinggi. Secara umum, Anda perlu mengembangkan rencana inventaris untuk menjamin pasokan pada horizon waktu panjang, dengan mempertimbangkan kekurangan yang mungkin terjadi serta usang.

Pada Maret, Departemen Pertahanan AS melepaskan sekitar 5 juta masker dan 2.000 respirator dari cadangannya untuk membantu negara bagian melawan krisis COVID-19. Cadangan strategis sebagian besar tidak terlihat sampai ada krisis. Cadangan Minyak Strategis AS menyimpan hampir 800 juta barel bahan bakar, sebagai pasokan darurat yang telah digunakan dari waktu ke waktu. Nilai memiliki cadangan strategis telah menjadi sangat jelas dalam beberapa tahun terakhir.

Cadangan strategis dimaksudkan untuk melindungi terhadap peristiwa yang disebut "black swan" yang jarang terjadi tetapi dapat menyebabkan ancaman eksistensial bagi bisnis. Saat mempertimbangkan cadangan strategis, tanyakan pada diri Anda: Bahan apa yang esensial untuk melindungi bisnis secara keseluruhan? Dan seberapa lama waktu yang dibutuhkan untuk bereaksi dan pulih?

Berpikir lebih luas, konsep cadangan strategis dapat diterapkan di luar sekadar menyimpan inventaris strategis. Setiap veteran procurement akan mengatakan kepada Anda bahwa saat krisis, ini adalah hubungan strategis yang membuat perbedaan besar. Semua bisnis dibangun pada hubungan — dengan pelanggan, mitra, dan pemasok Anda. Membangun hubungan membutuhkan waktu, dan memerlukan reciprocitas. Pikirkan faedah yang Anda lakukan untuk mitra Anda sebagai membangun cadangan strategis dari kerukunan baik.

Prediksi, sensor, dan bereaksi dengan ketangguhan. Tim procurement yang paling berkinerja baik beroperasi dengan pola pikir "dari luar ke dalam." Mereka tetap mengikuti tren pasar untuk pelanggan, produk, pemasok, praktik desain terbaru, dan tren teknologi yang muncul. Mereka berlangganan layanan konten yang membantu mengkonsolidasikan sumber wawasan tersebut, untuk mengantisipasi peluang dan risiko dan mengambil tindakan proaktif lama sebelum pesaing mereka.

Misalnya, Anda dapat mengantisipasi akhir siklus produk berdasarkan umur komponen biasanya atau pemberitahuan pemasok, dan mengambil tindakan untuk mengurangi dampaknya. Atau Anda dapat memantau indikator utama dari kesehatan keuangan pemasok untuk mengantisipasi risiko kejatuhan.

Selain itu, kita perlu waspadai terhadap sumber tunggal yang dapat diciptakan dari efek riak risiko lain. Misalnya, kejatuhan keuangan atau usang dari satu sumber dalam komponen dual-sourced akan menciptakan situasi sumber tunggal berisiko tinggi.

Platform sourcing kognitif melacak tren dan titik infleksi dalam permintaan, waktu tunggu, biaya, kesehatan keuangan pemasok, dan konsolidasi pemasok di seluruh komoditas, untuk membantu organisasi mengenali pergeseran pasar secara awal, dan mengambil tindakan pencegahan.

Akan selalu ada peristiwa yang tidak diantisipasi. Namun, pelaku terbaik menetapkan proses dengan siklus pembelajaran yang baik. Ketika peristiwa tersebut terjadi, mereka bertanya:

• Kapan pertama kali kami tahu?
• Kapan kami bisa mengetahui lebih awal?
• Apa yang bisa kami lakukan di masa depan untuk mengantisipasi peristiwa semacam itu?
• Tindakan apa yang dapat kami lakukan secepatnya untuk mengurangi dampak di masa depan?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini dapat digunakan untuk menetapkan mekanisme sensor baru, rencana kontingensi tambahan, dan buku respons.

Seperti yang telah kita lihat, penting untuk mengenali risiko struktural di seluruh portofolio pasokan Anda, dan menetapkan buku respons yang jelas tentang kapan dan bagaimana merespons berbagai macam peristiwa risiko. Pemimpin mengkategorikan kemungkinan dan dampak risiko yang terkait dengan setiap bagian atau produk untuk mengidentifikasi empat jenis risiko: gangguan rutin, peristiwa risiko sedang, peristiwa black swan, dan kekurangan struktural.

Memetakan risiko struktural di seluruh portofolio pasokan Anda

Gangguan rutin adalah peristiwa yang sering terjadi tetapi dampaknya rendah, seperti permintaan yang tidak diantisipasi, keterlambatan pelabuhan, dan penutupan pabrik yang terbatas. Peristiwa semacam ini adalah bagian dari operasi sehari-hari dan perlu ditangani secara otomatis, dengan kontingensi seperti stok keamanan dan perencanaan ulang otomatis. Peristiwa risiko sedang memerlukan tindakan proaktif seperti memanfaatkan keragaman sumber alternatif, dan tindakan reaktif seperti mempercepat pengiriman diikuti oleh perpindahan split sourcing. Respons terhadap peristiwa black swan bergantung pada keandalan jaringan pasokan Anda dan kekuatan hubungan pemasok Anda. Terakhir, tentu saja penilaian proaktif terhadap risiko struktural dapat mengungkap kekurangan di mana ada peristiwa berdampak tinggi yang juga sangat mungkin terjadi. Contohnya termasuk komponen single-sourced yang mendekati akhir siklus, atau yang berasal dari pemasok dengan risiko kejatuhan keuangan yang tinggi. Situasi semacam ini perlu dihilangkan segera.

Transformasi digital bukan tentang satu teknologi canggih atau yang lain. Ini tentang membangun kemampuan yang berkelanjutan untuk tindakan yang tepat waktu dan berdasarkan informasi. Sistem informasi harus didasarkan pada proses yang secara berkelanjutan menjaga integritas data. Wawasan dan keputusan yang berbasis data mendorong kinerja unggul. Pengalaman menunjukkan bahwa transformasi digital dalam sourcing langsung dapat mendorong peningkatan margin yang berkelanjutan lebih dari 3%, bersama dengan peningkatan ketangguhan dan pengurangan risiko sebesar 60% atau lebih.

Adeel Najmi adalah chief product officer di LevaData.