Lima Aturan untuk Krisis Rantai Pasokan Berikutnya

Gangguan rantai pasokan tidak jarang terjadi. Bencana alam, kesalahan manusia, kerusuhan politik dan perubahan iklim selalu berdampak pada pengadaan. Biasanya, masalah ini telah dilokalisasi. Ketika menghadapi gempa bumi di Jepang, bisnis dapat mengubah rute rantai pasokan mereka ke pabrik lain di India atau Bangladesh. Namun, pandemi COVID-19 telah memaksa perusahaan menghadapi tantangan baru:gangguan dalam skala global.

Bisnis kehilangan sekitar $28 triliun pada tahun 2020. Terputusnya rantai pasokan untuk kebutuhan seperti kertas toilet dan air minum kemasan, dikombinasikan dengan pergeseran dari penelusuran di dalam toko ke pembelian online, membuat banyak perusahaan kesulitan. Pengalaman telah memberdayakan banyak pemimpin pengadaan untuk bertanya pada diri sendiri apa yang dapat mereka lakukan untuk menghindari situasi serupa di masa depan.

Kurangnya data tetap menjadi perhatian utama. Lebih dari 70% pemimpin pengadaan mengatakan kecerdasan pemasok mereka belum cukup meningkat untuk menangani gangguan di masa depan, menurut penelitian oleh perusahaan perangkat lunak pengadaan TealBook. Lima aturan ketahanan berikut dapat membantu.

Otomatiskan data. Data yang relevan adalah kunci untuk membuat keputusan yang baik ketika rantai pasokan rusak. Pada saat krisis, manajemen data manual tidak cepat atau fleksibel. Itulah mengapa proses untuk penyegaran data yang konsisten dan pemeriksaan silang harus dilakukan secara otomatis. Ini dapat dilakukan dengan pembelajaran mesin (ML), kecerdasan buatan (AI), proses robotik otomatis (RPA) atau pengenalan karakter optik (OCR).

Citra satelit, pesan ponsel, dan data geospasial lainnya dapat menemukan masalah rantai pasokan, seperti penyumbatan kanal atau kebakaran hutan. Ketika masalah muncul, sistem otomatis dapat beraksi dan mulai mencari pemasok alternatif atau rute perjalanan. AI melacak bencana yang tidak dapat dilakukan oleh data geospasial, seperti kerusuhan politik atau penyebaran penyakit menular. Tidak seperti manusia yang menunggu berita, pengumpulan informasi hampir seketika. Mengandalkan kecerdasan buatan di atas naluri manusia dapat meningkatkan akurasi dan menghemat waktu berharga bisnis Anda.

Tetap pada keahlian Anda. Pada saat krisis, jalur komunikasi dapat terputus. Para pemimpin, terutama di C-suite, mungkin merasa tertekan untuk membuat keputusan cepat agar perusahaan mereka terus maju. Meskipun tindakan tegas biasanya merupakan hal yang baik, pemutusan rantai pasokan bukanlah waktu bagi CFO sebuah perusahaan mobil untuk membuat keputusan teknis yang cepat. Biarkan ahli Anda menimbang sebelum bergerak, daripada menyerah pada tekanan untuk "mengeluarkan sesuatu sekarang juga".

Namun, lakukan diversifikasi di tempat yang penting. Banyak perusahaan hanya mengandalkan China karena kemampuan mereka untuk memproduksi barang dengan biaya rendah. Seperti yang kita ketahui, China adalah negara pertama yang mengalami Covid, dan banyak pabrik terpaksa ditutup di dalam negeri. Efek penutupannya berdampak pada bisnis di seluruh dunia, dan membuat banyak orang memutuskan untuk tidak terlalu bergantung pada China. Pada 2019, 96% perusahaan yang berbasis di AS menyebut China sebagai salah satu dari tiga negara manufaktur teratas mereka, tetapi pada 2021 jumlah itu turun menjadi 77%.

Mencari pemasok yang beragam harus menjadi bagian integral dari rencana darurat apa pun yang Anda pilih untuk dibuat. Apakah perusahaan Anda bekerja dengan beberapa lusin atau beberapa ribu pemasok, selalu ada ruang untuk melakukan diversifikasi. Tiga puluh persen pemimpin pengadaan takut mereka kehilangan inovasi pemasok karena gagal mendiversifikasi daftar pemasok, menurut Tealbook.

Diversifikasi rantai pasokan bukan hanya tentang menemukan pemasok serupa terlebih dahulu. Pelanggan mengharapkan keseragaman produk, jadi sangat penting bagi produsen untuk membuat produk yang identik dengan kecepatan yang sama. Menyebarkan pabrik di beberapa negara adalah cara yang bagus untuk meminimalkan gangguan dari kerusuhan politik atau tarif tinggi. Dengan rantai pasokan yang bergerak secara bertahap keluar dari China, negara-negara lain seperti Vietnam dan Taiwan juga mengambil alih.

Tingkatkan visibilitas. Cara terbaik untuk menghadapi krisis adalah mempersiapkan diri sebelumnya. Petakan rantai pasokan Anda sehingga Anda mengetahui detailnya dengan jelas. Peta yang baik harus mencakup lokasi pabrik pemasok Anda, apa yang dibuat oleh setiap pabrik, status operasionalnya, dan inventarisnya. Jika ada masalah di lapangan, ini dapat membantu Anda menemukan penurunan kualitas atau mengidentifikasi produk "palsu".

Sebuah studi dari MIT's Sloan School of Management menunjukkan bahwa perusahaan dengan lebih banyak visibilitas rantai pasokan memiliki lebih banyak kepercayaan konsumen. Jika pemasok sangat penting bagi Anda, dan mereka menghadapi kesulitan keuangan, pertimbangkan untuk menyetujui harga di muka atau lebih rendah untuk memastikan mereka bertahan dalam bisnis. Perusahaan Anda mungkin juga mempertimbangkan untuk menawarkan pinjaman atau menginvestasikan uang ke perusahaan mereka jika mereka sangat penting untuk operasi Anda.

Rencanakan kekurangan. Bisnis harus memiliki rencana untuk kekurangan ketika rantai pasokan rusak. Jika dua produk menggunakan bagian yang sama tetapi persediaannya sedikit, ada baiknya untuk mengetahui produk mana yang diprioritaskan sebelumnya. Ketika pelanggan mengharapkan suatu barang dan tidak menerimanya, hasilnya adalah pengalaman negatif yang dapat memengaruhi merek Anda di kemudian hari. Contoh strategi untuk menangani permintaan pelanggan selama kekurangan adalah:

• Mengubah produk. Ini dapat mencakup pengenceran atau pengurangan jumlah yang ditawarkan, misalnya menjual kotak sereal yang hanya terisi 80%.
• Menaikkan harga. Dengan menaikkan harga produk yang persediaannya rendah, bisnis Anda dapat mendorong pelanggan untuk membeli alternatif yang lebih murah. Misalnya, bisnis furnitur mungkin menaikkan harga model sofa kulit mereka, sehingga mendorong pelanggan untuk memilih versi lain dengan senang hati.
• Membuat daftar tunggu. Ketiadaan membuat hati semakin dekat, dan dalam beberapa kasus kurangnya ketersediaan justru dapat menguntungkan merek Anda dengan menjadikannya eksklusif. Pendaftaran email digital meningkatkan keterlibatan pelanggan dan meningkatkan pembelian saat produk Anda diisi ulang.

Krisis baru dan tak terduga tidak bisa dihindari. Cara terbaik untuk membuat rantai pasokan yang lebih fleksibel dan tangguh adalah dengan mengembangkan rencana darurat dan mengelola data melalui proses otomatis. Dengan membuat rencana serangan dan mengandalkan data yang andal, perusahaan dapat berkembang bahkan ketika rantai pasokan mereka terganggu.

Stephany Lapierre adalah CEO TealBook.

Gangguan rantai pasokan tidak jarang terjadi. Bencana alam, kesalahan manusia, kerusuhan politik dan perubahan iklim selalu berdampak pada pengadaan. Biasanya, masalah ini telah dilokalisasi. Ketika menghadapi gempa bumi di Jepang, bisnis dapat mengubah rute rantai pasokan mereka ke pabrik lain di India atau Bangladesh. Namun, pandemi COVID-19 telah memaksa perusahaan menghadapi tantangan baru:gangguan dalam skala global.

Bisnis kehilangan sekitar $28 triliun pada tahun 2020. Terputusnya rantai pasokan untuk kebutuhan seperti kertas toilet dan air minum kemasan, dikombinasikan dengan pergeseran dari penelusuran di dalam toko ke pembelian online, membuat banyak perusahaan kesulitan. Pengalaman telah memberdayakan banyak pemimpin pengadaan untuk bertanya pada diri sendiri apa yang dapat mereka lakukan untuk menghindari situasi serupa di masa depan.

Kurangnya data tetap menjadi perhatian utama. Lebih dari 70% pemimpin pengadaan mengatakan kecerdasan pemasok mereka belum cukup meningkat untuk menangani gangguan di masa depan, menurut penelitian oleh perusahaan perangkat lunak pengadaan TealBook. Lima aturan ketahanan berikut dapat membantu.

Otomatiskan data. Data yang relevan adalah kunci untuk membuat keputusan yang baik ketika rantai pasokan rusak. Pada saat krisis, manajemen data manual tidak cepat atau fleksibel. Itulah mengapa proses untuk penyegaran data yang konsisten dan pemeriksaan silang harus dilakukan secara otomatis. Ini dapat dilakukan dengan pembelajaran mesin (ML), kecerdasan buatan (AI), proses robotik otomatis (RPA) atau pengenalan karakter optik (OCR).

Citra satelit, pesan ponsel, dan data geospasial lainnya dapat menemukan masalah rantai pasokan, seperti penyumbatan kanal atau kebakaran hutan. Ketika masalah muncul, sistem otomatis dapat beraksi dan mulai mencari pemasok alternatif atau rute perjalanan. AI melacak bencana yang tidak dapat dilakukan oleh data geospasial, seperti kerusuhan politik atau penyebaran penyakit menular. Tidak seperti manusia yang menunggu berita, pengumpulan informasi hampir seketika. Mengandalkan kecerdasan buatan di atas naluri manusia dapat meningkatkan akurasi dan menghemat waktu berharga bisnis Anda.

Tetap pada spesialisasi Anda. Pada saat krisis, jalur komunikasi dapat terputus. Para pemimpin, terutama di C-suite, mungkin merasa tertekan untuk membuat keputusan cepat agar perusahaan mereka terus maju. Meskipun tindakan tegas biasanya merupakan hal yang baik, pemutusan rantai pasokan bukanlah waktu bagi CFO sebuah perusahaan mobil untuk membuat keputusan teknis yang cepat. Biarkan ahli Anda menimbang sebelum bergerak, daripada menyerah pada tekanan untuk "mengeluarkan sesuatu sekarang juga".

Namun, lakukan diversifikasi di tempat yang penting. Banyak perusahaan hanya mengandalkan China karena kemampuan mereka untuk memproduksi barang dengan biaya rendah. Seperti yang kita ketahui, China adalah negara pertama yang mengalami Covid, dan banyak pabrik terpaksa ditutup di dalam negeri. Efek penutupannya berdampak pada bisnis di seluruh dunia, dan membuat banyak orang memutuskan untuk tidak terlalu bergantung pada China. Pada 2019, 96% perusahaan yang berbasis di AS menyebut China sebagai salah satu dari tiga negara manufaktur teratas mereka, tetapi pada 2021 jumlah itu turun menjadi 77%.

Mencari pemasok yang beragam harus menjadi bagian integral dari rencana darurat apa pun yang Anda pilih untuk dibuat. Apakah perusahaan Anda bekerja dengan beberapa lusin atau beberapa ribu pemasok, selalu ada ruang untuk melakukan diversifikasi. Tiga puluh persen pemimpin pengadaan takut mereka kehilangan inovasi pemasok karena gagal mendiversifikasi daftar pemasok, menurut Tealbook.

Diversifikasi rantai pasokan bukan hanya tentang menemukan pemasok serupa terlebih dahulu. Pelanggan mengharapkan keseragaman produk, jadi sangat penting bagi produsen untuk membuat produk yang identik dengan kecepatan yang sama. Menyebarkan pabrik di beberapa negara adalah cara yang bagus untuk meminimalkan gangguan dari kerusuhan politik atau tarif tinggi. Dengan rantai pasokan yang bergerak secara bertahap keluar dari China, negara-negara lain seperti Vietnam dan Taiwan juga mengambil alih.

Tingkatkan visibilitas. Cara terbaik untuk menghadapi krisis adalah mempersiapkan diri sebelumnya. Petakan rantai pasokan Anda sehingga Anda mengetahui detailnya dengan jelas. Peta yang baik harus mencakup lokasi pabrik pemasok Anda, apa yang dibuat oleh setiap pabrik, status operasionalnya, dan inventarisnya. Jika ada masalah di lapangan, ini dapat membantu Anda menemukan penurunan kualitas atau mengidentifikasi produk "palsu".

Sebuah studi dari MIT's Sloan School of Management menunjukkan bahwa perusahaan dengan lebih banyak visibilitas rantai pasokan memiliki lebih banyak kepercayaan konsumen. Jika pemasok sangat penting bagi Anda, dan mereka menghadapi kesulitan keuangan, pertimbangkan untuk menyetujui harga di muka atau lebih rendah untuk memastikan mereka bertahan dalam bisnis. Perusahaan Anda mungkin juga mempertimbangkan untuk menawarkan pinjaman atau menginvestasikan uang ke perusahaan mereka jika mereka sangat penting untuk operasi Anda.

Rencanakan kekurangan. Bisnis harus memiliki rencana untuk kekurangan ketika rantai pasokan rusak. Jika dua produk menggunakan bagian yang sama tetapi persediaannya sedikit, ada baiknya untuk mengetahui produk mana yang diprioritaskan sebelumnya. Ketika pelanggan mengharapkan suatu barang dan tidak menerimanya, hasilnya adalah pengalaman negatif yang dapat memengaruhi merek Anda di kemudian hari. Contoh strategi untuk menangani permintaan pelanggan selama kekurangan adalah:

• Mengubah produk. Ini dapat mencakup pengenceran atau pengurangan jumlah yang ditawarkan, misalnya menjual kotak sereal yang hanya terisi 80%.
• Menaikkan harga. Dengan menaikkan harga produk yang persediaannya rendah, bisnis Anda dapat mendorong pelanggan untuk membeli alternatif yang lebih murah. Misalnya, bisnis furnitur mungkin menaikkan harga model sofa kulit mereka, sehingga mendorong pelanggan untuk memilih versi lain dengan senang hati.
• Membuat daftar tunggu. Ketiadaan membuat hati semakin dekat, dan dalam beberapa kasus kurangnya ketersediaan justru dapat menguntungkan merek Anda dengan menjadikannya eksklusif. Pendaftaran email digital meningkatkan keterlibatan pelanggan dan meningkatkan pembelian saat produk Anda diisi ulang.

Krisis baru dan tak terduga tidak bisa dihindari. Cara terbaik untuk membuat rantai pasokan yang lebih fleksibel dan tangguh adalah dengan mengembangkan rencana darurat dan mengelola data melalui proses otomatis. Dengan membuat rencana serangan dan mengandalkan data yang andal, perusahaan dapat berkembang bahkan ketika rantai pasokan mereka terganggu.

Stephany Lapierre adalah CEO TealBook.