3 Tips Manajemen Inventaris Rumah Sakit:Menerapkan Proses Pelacakan Aset untuk Merampingkan Manajemen Inventaris

Rumah sakit sering mendapat kecaman karena mengelola persediaan secara tidak efisien dan menghabiskan terlalu banyak untuk persediaan. Karena rumah sakit dipaksa untuk mengencangkan ikat pinggang mereka, manajer material, pemasok, dan anggota staf ditekan untuk menangani manajemen inventaris; sayangnya, mereka sering diminta untuk melakukannya dengan cara yang memakan waktu yang melibatkan proses manual yang tidak efisien dan tunduk pada kesalahan manusia.
Jika waktu staf dihabiskan secara manual untuk mengelola inventaris dan melacak penggunaan di beberapa lokasi pasokan, rumah sakit tidak t berbuat banyak untuk memperbaiki masalah manajemen persediaan mereka. Mereka juga tidak membantu diri mereka sendiri dalam hal menyiapkan laporan, menjaga kepatuhan, dan mendokumentasikan penggunaan. Mereka juga tidak memiliki sistem yang konsisten untuk memenuhi pesanan di saat-saat terakhir dari perawat dan dokter.
Untuk merampingkan manajemen inventaris rumah sakit dan mengotomatiskan suplai dan distribusi obat, eksekutif rumah sakit perlu menerapkan praktik terbaik seperti berinvestasi dalam sistem manajemen suplai rumah sakit dan merampingkan tugas manajemen inventaris. Memang, tips kami untuk manajemen inventaris rumah sakit meliputi:

• Menerapkan Sistem Manajemen Persediaan Rumah Sakit
• Mengadopsi Sistem Manajemen Inventaris Otomatis
• Menggunakan Tag Aset untuk Check-Out dan Check-In Instrumen Medis yang Efisien

Rumah sakit yang mengambil langkah-langkah ini akan meningkatkan efisiensi staf, mengurangi biaya persediaan persediaan, dan meningkatkan laba. Baca terus untuk mengetahui selengkapnya tentang kiat kami untuk manajemen inventaris rumah sakit.

Menerapkan Sistem Manajemen Persediaan Rumah Sakit

Menerapkan sistem manajemen rantai pasokan kesehatan membantu rumah sakit dalam mengurangi pengeluaran dan menjaga anggaran mereka tetap sesuai. Manajemen rantai pasokan layanan kesehatan rumit karena terfragmentasi dan, menurut Jacqueline Belliveau dari RevCycle Intelligence, “melibatkan perolehan sumber daya, mengelola persediaan, dan mengirimkan barang dan jasa kepada penyedia dan pasien. Untuk menyelesaikan proses, barang fisik dan informasi tentang produk dan layanan medis biasanya melalui sejumlah pemangku kepentingan independen, termasuk produsen, perusahaan asuransi, rumah sakit, penyedia, organisasi pembelian kelompok, dan beberapa badan pengatur. Namun, dengan mempromosikan efisiensi dalam rantai pasokan perawatan kesehatan, rumah sakit dan praktik dokter dapat menciptakan peluang pengurangan biaya yang substansial di seluruh organisasi mereka.”
Penyedia medis menggunakan sejumlah besar item setiap hari untuk merawat pasien, dan mereka menggunakan beberapa item setiap hari. item selama shift mereka. Karyawan menyimpan barang-barang ini, yang berasal dari pusat distribusi atau langsung dari produsen, jadi mungkin ada banyak organisasi yang terlibat dalam menyediakan persediaan yang mereka butuhkan setiap hari kepada penyedia. Manajemen rantai pasokan melibatkan masing-masing organisasi ini selain badan pengatur, seperti Administrasi Obat Federal, dan perusahaan asuransi. Mengelola rantai pasokan ini sulit bukan hanya karena terfragmentasi, tetapi juga karena berbagai pemangku kepentingan memiliki tujuan masing-masing; misalnya, dokter dan perawat merasa nyaman dengan produk tertentu tetapi eksekutif rumah sakit biasanya membeli barang yang paling terjangkau dan berkualitas tinggi yang tersedia.
Untuk alasan ini, menerapkan sistem manajemen rantai pasokan rumah sakit adalah suatu keharusan. Memilih platform melibatkan menemukan solusi yang memenuhi kebutuhan organisasi Anda dengan fitur-fitur seperti manajemen inventaris otomatis, pengambilan data otomatis, akses seluler, dan penyimpanan data.

Mengadopsi Sistem Manajemen Inventaris Otomatis

Sistem manajemen inventaris otomatis adalah suatu keharusan bagi rumah sakit yang sibuk untuk merampingkan rantai pasokan rumah sakit. Sistem manajemen inventaris otomatis ini mencakup teknologi untuk melacak dan melacak inventaris dan perangkat yang digunakan setiap hari dalam pengaturan perawatan kesehatan. Seringkali, mereka menggunakan barcode dan tag RFID dengan nomor identifikasi unik untuk setiap item inventaris untuk memungkinkan pelacakan dan manajemen yang akurat. Perawat dan dokter dapat memindai kode batang dengan pemindai atau perangkat seluler dan percaya bahwa data akan disimpan dalam sistem; pada saat yang sama, pengambilan data otomatis memastikan pelaporan yang akurat untuk tujuan pembuatan bagan dan inventaris.
Sistem manajemen inventaris otomatis juga membantu penyedia layanan kesehatan dalam mengidentifikasi apakah produk telah ditarik atau rusak dan bersikap proaktif dalam menghindari pemberian produk atau obat tersebut kepada pasien. Selain itu, manajemen inventaris otomatis membantu mengidentifikasi obat dan perangkat yang sering digunakan dan memperkirakan potensi kekurangan. Manajer inventaris memiliki akses ke data dan dapat mengatur tingkat inventaris minimum yang secara otomatis akan memesan barang sebelum terjadi kekurangan. Dengan demikian, biaya tetap rendah karena rumah sakit secara otomatis mengadopsi praktik lean melalui penggunaan manajemen inventaris otomatis.

Menggunakan Tag Aset untuk Check-Out dan Check-In Instrumen Medis yang Efisien

Untuk memaksimalkan efisiensi sistem manajemen inventaris otomatis Anda sebagai bagian dari sistem manajemen rantai pasokan rumah sakit yang lebih besar, Anda harus menggunakan tag aset. Gunakan sistem manajemen inventaris Anda untuk menetapkan label ke peralatan Anda dengan kode batang yang menampilkan nomor identifikasi unik untuk setiap item. Jangan gunakan nomor seri item sebagai nomor identifikasi karena produsen dapat duplikasi nomor seri, dan itu akan membuat pelacakan setiap peralatan hampir tidak mungkin dilakukan oleh organisasi perawatan kesehatan Anda.
Menandai peralatan medis sangat penting untuk melacak penggunaannya dan memungkinkan check-out dan check-in cepat untuk penyedia layanan kesehatan. Melacak instrumen medis menghemat uang dengan menghilangkan kehilangan dan pencurian secara virtual. Ini juga merampingkan pemeliharaan peralatan dan membantu manajer memantau siklus hidup peralatan medis yang berharga. Memindai tag untuk check-out dan check-in peralatan juga meningkatkan visibilitas ke aset Anda dan membantu Anda menemukan item yang hilang dengan mengetahui siapa yang terakhir menggunakannya dan di mana. Secara keseluruhan, tag aset dengan label kode batang membantu Anda mengurangi biaya inventaris serta meningkatkan efisiensi dan produktivitas staf dengan menyederhanakan proses check-out dan check-in.

Kata Terakhir tentang Manfaat Penerapan Praktik Terbaik Manajemen Inventaris Rumah Sakit

Ketika rumah sakit Anda mengadopsi praktik terbaik manajemen inventaris, seperti menerapkan sistem manajemen rantai pasokan rumah sakit, mengadopsi sistem manajemen inventaris otomatis, dan menggunakan tag untuk check-out dan check-in peralatan medis yang efisien, Anda akan menuai manfaat dan memaksimalkan pengembalian investasi. Manfaat paling signifikan dari penyederhanaan praktik manajemen inventaris rumah sakit Anda meliputi:

• Memenuhi sasaran inventaris – Dengan pengambilan data otomatis melalui sistem manajemen inventaris, Anda akan memiliki penghitungan inventaris waktu nyata yang akurat dan menyiapkan parameter untuk pemesanan ulang otomatis. Anda akan menghilangkan pemborosan dan kekurangan produk.
• Memaksimalkan waktu penyedia – Perawat menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengelola inventaris. Sistem manajemen inventaris otomatis membebaskan perawat dari tugas rantai pasokan mereka dan memberi mereka lebih banyak waktu untuk dihabiskan bersama pasien.
• Mengelola penarikan dan mengurangi kedaluwarsa – Melacak peralatan medis, perangkat, dan obat-obatan dengan tag aset dan kode batang memberdayakan Anda untuk mengelola penarikan kembali secara lebih efisien dan mengurangi jumlah produk kedaluwarsa di rak Anda. Lansiran dan notifikasi membuat Anda selalu mendapatkan informasi terbaru tentang perangkat medis dan informasi pengobatan yang paling penting.
• Gunakan analitik untuk membuat keputusan yang lebih baik – Sistem manajemen rantai pasokan rumah sakit dan sistem manajemen inventaris otomatis mengumpulkan data yang diubah menjadi analitik untuk membantu Anda lebih memahami penggunaan inventaris, pemborosan, dan kebutuhan pemeliharaan. Anda akan memiliki kekuatan untuk membuat keputusan berdasarkan data untuk memperkirakan permintaan dengan lebih akurat.

Gambar melalui Pixabay oleh skeeze and rdelarosa0