10 cara CMMS lebih baik daripada Spreadsheet
Spreadsheet biasanya digunakan oleh manajer fasilitas dan pemeliharaan untuk melacak aset dan operasi yang mereka awasi. Di permukaan, spreadsheet tampak seperti solusi yang masuk akal.
- Sebagian besar bisnis dilengkapi dengan aplikasi spreadsheet berbasis komputer.
- Itu adalah pengeluaran yang diharapkan dan tidak perlu dianggarkan.
- Sebagian besar karyawan sudah terbiasa menggunakannya, jadi ini adalah solusi yang mudah digunakan yang hanya membutuhkan sedikit atau tanpa pelatihan.
- Spreadsheet memiliki beberapa kemampuan pelaporan yang cukup kuat dan dapat membuat grafik yang mengesankan manajemen tingkat atas.
- Manajer fasilitas dan pemeliharaan dapat mengumpulkan lembar data aset dan peralatan utama, inventaris, utilitas, lokasi, pemasok, vendor, karyawan, penyewa, dan pelanggan.
Dengan semua manfaat ini, mengapa manajer melihat ke dalam sistem seperti sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS), sistem manajemen fasilitas berbantuan komputer (CAFM) atau perangkat lunak manajemen fasilitas (FMS)? Bagaimanapun, sistem perangkat lunak ini jauh lebih mahal (dibandingkan dengan MS Excel), kurang familiar, dan membutuhkan banyak waktu dan usaha untuk mengimplementasikan dan melatih staf.
Ya, tampaknya manfaat spreadsheet sangat luas tetapi kita tidak boleh mengabaikan manfaat CMMS begitu cepat, dan pada kenyataannya, kita harus mempertimbangkan untuk menggunakannya sebagai bagian dari operasi kita. Berikut adalah 10 alasan mengapa manajer harus menggunakan perangkat lunak CMMS melalui spreadsheet:
1. Peningkatan layanan pelanggan untuk penyewa dan pelanggan
Perusahaan yang memberikan layanan kepada penyewa dan pelanggan lain dapat meningkatkan layanan yang mereka berikan dengan perangkat lunak manajemen fasilitas dan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS). Sistem ini memungkinkan penyewa, staf, dan pelanggan lain untuk mengirimkan permintaan layanan secara real-time dan memiliki permintaan yang secara otomatis dialihkan ke penyedia layanan. Pelanggan dapat menerima pembaruan status melalui email dan dengan mudah memeriksa kemajuan. Spreadsheet tidak dapat mengirimkan ini, dan jika manajer ingin membuat pelanggan mengetahui status permintaan mereka, mereka harus melakukannya secara manual. Memperbarui pemohon secara manual membutuhkan banyak waktu, tidak dapat diandalkan, dan rentan terhadap kesalahan. Pada akhirnya, pelanggan dan penyewa akan lebih puas dengan perusahaan yang menggunakan sistem manajemen pemeliharaan atau fasilitas yang membuat mereka selalu mendapatkan informasi terbaru tentang permintaan layanan mereka.
2. Akses mudah ke dokumen penting
Manajemen fasilitas bertindak sebagai pusat terpusat untuk dokumen penting. Orang yang bekerja di fasilitas dan departemen pemeliharaan sering kali perlu mengakses dokumen penting seperti denah lantai, manual operasi, garansi, gambar, kontrak vendor dan pemasok, perjanjian sewa, faktur, pesanan pembelian, dan banyak lagi. Semua dokumen ini mudah disimpan dan diakses dalam database. Dengan tidak adanya perangkat lunak, Anda dapat menghabiskan berjam-jam atau bahkan berhari-hari mencari manual operasi atau gambar mekanis. Spreadsheet gagal dibandingkan dengan manajemen fasilitas dan perangkat lunak CMMS dalam hal mengelola dan mengakses dokumen penting.
3. Peringatan dan pengingat email otomatis
Salah satu keuntungan terbesar yang dimiliki CMMS dan FMS dibandingkan spreadsheet adalah kemampuannya untuk mengirimkan pemberitahuan dan peringatan otomatis ke berbagai pihak. Perangkat lunak ini dapat dikonfigurasi untuk mengirim e-mail dan pesan teks saat acara penting jatuh tempo. Pemberitahuan dikirim saat permintaan layanan dibuat, item inventaris telah mencapai ambang kritis, pemeliharaan preventif perlu dilakukan, pemeriksaan jatuh tempo, garansi mendekati kedaluwarsa, atau telah terjadi kerusakan.
Selanjutnya, peringatan secara otomatis dikirim ketika pekerjaan belum ditanggapi dalam jangka waktu tertentu. Misalnya, jika teknisi telah diberi tahu bahwa lift tidak berfungsi tetapi tidak menanggapi pemberitahuan tersebut dalam waktu satu jam, manajer fasilitas akan diberi tahu agar mereka dapat bertindak cepat. Menggunakan spreadsheet mengakibatkan manajer menjadi reaktif dan sering bertindak ketika sudah terlambat. Padahal, perangkat lunak pemeliharaan memungkinkan manajer dan teknisi untuk proaktif, menghindari kerusakan, dan merespons lebih cepat.
4. Pemeliharaan preventif yang ditingkatkan
Perangkat lunak pemeliharaan gedung memiliki fitur pemeliharaan preventif dan terjadwal yang secara otomatis memicu perintah kerja sesuai jadwal yang ditetapkan. Beberapa sistem bahkan memicu tugas ketika pembacaan telah mencapai ambang kritis (PM berbasis Meter). Pemberitahuan dapat dikirim sebelum acara yang dijadwalkan serta saat pemeliharaan jatuh tempo. Jika pekerjaan belum selesai, peringatan dikirim ke supervisor. Tanpa perangkat lunak, pemeliharaan preventif dapat dengan mudah pergi tanpa pengawasan, menghasilkan waktu henti yang lebih sering dan biaya perbaikan yang lebih tinggi. Spreadsheet sejauh ini mendokumentasikan kapan pemeliharaan preventif dan inspeksi dijadwalkan untuk dilakukan, tetapi jangan melangkah lebih jauh. Jika pemeliharaan preventif merupakan prioritas di organisasi Anda, sebaiknya jangan mengandalkan spreadsheet.
5. Kemampuan pelaporan yang ditingkatkan
Kita semua tahu bahwa jika Anda kompeten menggunakan spreadsheet, Anda dapat membuat beberapa laporan yang luar biasa. Manajemen atas terkesan ketika mereka disajikan dengan diagram lingkaran, grafik batang, dan diagram pencar. Ini menunjukkan bahwa Anda mengetahui hal-hal Anda dan berusaha keras dalam presentasi.
Perangkat lunak manajemen fasilitas dan pemeliharaan memberikan kemampuan pelaporan yang sebanding dan banyak lagi. Selain alat penulisan laporan yang kuat, paket perangkat lunak dilengkapi dengan laporan kalengan. Ini adalah laporan yang dibutuhkan oleh manajer termasuk; perintah kerja yang terlambat, pemeliharaan dan inspeksi preventif yang akan datang, biaya pemeliharaan bulanan, biaya dan pemanfaatan tenaga kerja, analisis siklus hidup peralatan, dan tingkat inventaris untuk beberapa nama. Bayangkan waktu yang dibutuhkan seseorang untuk membuat laporan ini dalam spreadsheet dengan benar.
Laporan juga dapat dijadwalkan dan dikirim melalui email secara otomatis bila diperlukan. Bagi para manajer yang menyukai spreadsheet mereka, laporan CMMS dapat diekstraksi dan dimodifikasi menggunakan fungsi spreadsheet. Banyak sistem pemeliharaan juga memiliki dasbor yang dapat disesuaikan yang memungkinkan pengguna untuk melihat data real-time pada indikator kinerja utama (KPI).
6. Aksesibilitas
Dalam sepuluh tahun terakhir kita telah melihat pergeseran ke arah perangkat lunak berbasis web yang memungkinkan akses melalui browser. Ini pada dasarnya memberi pengguna akses di mana saja, kapan saja selama ada koneksi internet. Baru-baru ini, dengan menjamurnya internet nirkabel, pengguna perangkat lunak dapat mengakses database mereka dari ponsel pintar atau tablet. Pemberitahuan dan peringatan email yang sama sekarang dapat diterima dari jarak jauh, tidak membatasi pengguna ke komputer desktop. Ini menghasilkan waktu respons yang lebih cepat, lebih sedikit kertas, dan komunikasi yang lebih baik. Dalam hal perangkat lunak CMMS vs spreadsheet, tingkat aksesibilitas ini tidak dapat dicapai dengan spreadsheet.
7. Akreditasi LEED
Menerapkan perangkat lunak manajemen fasilitas dan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) diakui sebagai cara yang efektif untuk mengurangi konsumsi energi gedung. CAFM memungkinkan manajer untuk dengan mudah melaporkan sistem yang berkinerja buruk dan membuat keputusan tepat waktu kapan peralatan harus ditingkatkan atau pemeliharaan diperlukan. Perangkat lunak pemeliharaan dilengkapi dengan alat pelaporan yang mengidentifikasi peralatan yang rusak dan memungkinkan manajer untuk melihat tren. Nilai yang ditambahkan perangkat lunak ke program pemeliharaan preventif dipandang sebagai langkah menuju operasi gedung yang lebih ramah lingkungan. Inilah sebabnya mengapa memiliki sistem perangkat lunak pemeliharaan membuat fasilitas satu poin menuju akreditasi LEED .
8. Menambahkan catatan baru
Perangkat lunak manajemen fasilitas dan pemeliharaan melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam merekam acara dibandingkan dengan spreadsheet. Ketika permintaan layanan diajukan, perangkat lunak secara otomatis mencatat nama pemohon, info kontak, waktu dan tanggal permintaan. Perangkat lunak ini juga mencatat siapa yang merespons dan kapan dia merespons. Bahkan, perangkat lunak secara otomatis mencatat setiap transaksi. Bayangkan melakukan ini dengan spreadsheet yang melibatkan banyak orang yang menambahkan catatan. Itu hampir tidak mungkin.
9. Manajemen perintah kerja
CMMS dan FMS memiliki kemampuan untuk merampingkan seluruh proses perintah kerja menggunakan perangkat lunak perintah kerja, sesuatu yang tidak mungkin dilakukan dengan spreadsheet. Dengan perangkat lunak pemeliharaan di tempat, staf dan pelanggan dapat mengajukan permintaan, yang dapat disetujui (atau ditolak) dan dikirim ke staf pemeliharaan dan vendor luar. Perangkat lunak secara otomatis mencatat waktu permintaan, saat diterima dan setiap transaksi selama proses perintah kerja. Foto, faktur, dan dokumen penting lainnya dapat ditambahkan ke perintah kerja untuk referensi. Manajer pemeliharaan dapat dengan mudah menarik data tentang waktu respons, waktu penyelesaian, dan biaya yang terlibat. Sebagaimana dicatat, pemberitahuan dan peringatan email dibuat dengan menjaga agar semua pihak diperbarui tentang status perintah kerja. Proses manajemen perintah kerja yang lebih baik juga menghasilkan waktu respons yang lebih cepat dan mengurangi waktu henti peralatan.
10. Mengurangi biaya
Jika saat ini Anda menggunakan spreadsheet, kemungkinan ada banyak hal yang gagal. Pemeliharaan preventif tidak dilakukan seperti yang direncanakan. Ada hubungan terbalik dengan pemeliharaan preventif dan pemeliharaan tidak terencana. Waktu henti peralatan dan biaya perbaikan menurun seiring dengan peningkatan pemeliharaan preventif dan terencana. Ada penghematan biaya yang bisa didapat dengan dokumentasi dan pelaporan yang lebih baik tentang kinerja vendor dan teknisi, pemanfaatan tenaga kerja, dan kinerja peralatan. CMMS dan FMS juga memiliki alat manajemen inventaris yang memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan tingkat inventaris, menjaga inventaris tetap rendah, tetapi memiliki persediaan yang tersedia saat dibutuhkan – penghemat biaya lainnya. Memberi manajer alat pelaporan perangkat lunak pemeliharaan yang canggih memungkinkan mereka membuat keputusan yang lebih baik yang menghemat uang perusahaan.
Biasanya, sistem perangkat lunak pemeliharaan menunjukkan ROI dalam waktu kurang dari satu tahun dan pengurangan biaya pemeliharaan sebesar 5-15% dapat diharapkan. Pengurangan biaya bahkan lebih besar jika tidak ada sistem pemeliharaan preventif atau terencana dan pemeliharaan bersifat reaktif. Banyak variabel yang terlibat dalam perhitungan ROI, tetapi mengingat manfaat CMMS yang dijelaskan dalam artikel ini, sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) yang tepat atau implementasi perangkat lunak manajemen fasilitas dapat menjadi penghemat biaya yang besar.
CATATAN PENULIS:Kami dapat memahami skeptisisme Anda; perusahaan CMMS yang memberi tahu Anda mengapa perangkat lunak pemeliharaan itu hebat bisa jadi sedikit mengecewakan. Namun, kami tidak hanya berpegang pada sistem CMMS kami sendiri, tetapi juga solusi perangkat lunak pemeliharaan secara umum. Dan Anda tidak perlu mengambil kata kami untuk itu, klik di sini untuk membaca salah satu dari banyak kisah sukses klien .
