Dapatkah Nirlaba Anda Mendapatkan Manfaat Dari Perangkat Lunak CMMS?

Ketika setiap dolar disumbangkan, selalu ada tekanan untuk memotong biaya. Akibatnya, organisasi nirlaba sering melakukan pemotongan ke area yang bukan merupakan pekerjaan klien garis depan — area seperti pemeliharaan. Sayangnya, ini dapat meningkatkan biaya, karena perbaikan dan disorganisasi pemeliharaan reaktif yang konstan menghabiskan waktu sukarelawan atau karyawan yang berharga. Dengan kerusakan yang terus-menerus dan tanpa sumber daya untuk memperbaikinya, lembaga nonprofit Anda menjadi kurang efektif dan mungkin kehilangan fokus pada misinya secara keseluruhan.

Sistem Manajemen Pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) dapat membantu organisasi dari semua ukuran merampingkan tanggung jawab pemeliharaan mereka sambil menghemat uang. Sistem CMMS memiliki kemampuan untuk mengurangi biaya keseluruhan dalam banyak cara, mulai dari meningkatkan umur panjang aset Anda melalui perbaikan pemeliharaan proaktif hingga mengurangi jam lembur dengan merampingkan pekerjaan admin yang berlebihan ke sistem digital. Baca terus untuk mempelajari perangkat lunak CMMS untuk Nirlaba dapat membantu setiap aspek.

Bisnis Menjalankan Nirlaba

Memelihara fasilitas sambil menekan biaya menantang banyak organisasi, tetapi sifat pekerjaan nirlaba membuatnya semakin sulit. Lembaga nonprofit kecil mungkin tidak memiliki manajer pemeliharaan penuh waktu, dan lembaga nonprofit yang sering kali memiliki sukarelawan yang menangani sebagian besar pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan. Kehadiran tidak dapat diprediksi, dan tidak selalu ada cukup orang untuk menyelesaikan tugas pemeliharaan — belum lagi kesulitan dalam menemukan sukarelawan dengan keterampilan yang tepat untuk melakukan perbaikan.

Juga sulit untuk mengomunikasikan apa yang perlu dilakukan, karena seseorang yang datang sekali atau dua kali seminggu tidak akan memahami semua kebutuhan pemeliharaan Anda. Dan jika ada yang rusak dan Anda hanya memiliki satu atau dua sukarelawan yang tahu cara memperbaikinya, mungkin tidak ada yang tersedia; Anda harus menunggu sampai hari sukarelawan berikutnya atau mencari kontraktor luar yang dapat melakukan pekerjaan itu.

Banyak lembaga nonprofit menggunakan peralatan lama yang disumbangkan yang lebih sering rusak dan fasilitas mereka mungkin tidak dalam kondisi baik, sehingga membutuhkan lebih banyak perawatan daripada bangunan baru. Namun dengan keterbatasan anggaran yang tidak dapat diprediksi, selalu ada godaan untuk menunda tugas pemeliharaan selama mungkin.

Meskipun kampanye hibah dan donasi sangat membantu dalam mendanai program nirlaba yang penting, dana ini biasanya dialokasikan untuk satu proyek dan tidak dapat digunakan untuk perbaikan atau pemeliharaan fasilitas. Singkatnya, Anda bergantung pada sukarelawan yang tidak berpengalaman (dan terkadang, tidak dapat diandalkan) untuk memelihara peralatan dan fasilitas yang sudah ketinggalan zaman dengan anggaran yang terbatas.

Apa itu perangkat lunak CMMS?

Sistem Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi, atau CMMS, adalah perangkat lunak yang menyederhanakan semua aspek tugas pemeliharaan Anda. Ini memudahkan untuk:

• Jadwalkan dan otomatiskan tugas pemeliharaan pada kalender yang terkomputerisasi
• Menyediakan portal permintaan perintah kerja sederhana untuk klien, staf, dan sukarelawan
• Lacak perintah kerja dan buat saat bepergian melalui aplikasi CMMS seluler
• Buat perintah kerja terjadwal untuk vendor luar
• Memantau peralatan dan kinerja pekerja serta membuat laporan.

“Tanpa perangkat lunak, personel pemeliharaan dipaksa untuk mengelola dengan metode manual, seperti pesanan kertas atau spreadsheet dan kalender,” kata Taylor Short, peneliti pasar CMMS di Software Advice, sebuah situs web yang membandingkan dan mengulas Perangkat Lunak CMMS dan perangkat lunak bisnis lainnya.

CMMS digunakan oleh semua orang mulai dari bisnis kecil hingga perusahaan multinasional, namun kerumitan beberapa perangkat lunak manajemen pemeliharaan dapat membuatnya tidak praktis bagi sebagian besar organisasi nirlaba. Hippo CMMS dirancang agar cukup ramah pengguna untuk organisasi nirlaba terkecil, tetapi cukup kaya fitur untuk organisasi besar dengan kebutuhan yang kompleks.

Apakah Anda mengadakan penggalangan dana atau acara pers di fasilitas Anda?

Tidak peduli seberapa kacau hal-hal di balik layar, organisasi Anda harus terlihat sempurna selama penggalangan dana atau acara media. Bangunan harus bersih, iklim terkontrol, dan kerusakan fasilitas yang tidak sedap dipandang harus diperbaiki.

Selain itu, Anda mungkin harus menyiapkan sistem AV atau peralatan lain yang jarang digunakan untuk menghibur dan memberi tahu tamu Anda. Kabel mikrofon yang hilang atau sekring internal yang putus dapat berarti perbedaan antara pidato utama yang efektif yang mengesankan para donor, dan kegagalan yang membuat mereka berpikir dua kali untuk mendukung organisasi Anda.

Perangkat Lunak Manajemen Perintah Kerja On Demand Hippo dapat membantu Anda memastikan semua tugas perbaikan dan penyiapan diselesaikan sebelum acara besar. Anda dapat menggunakan alat ini untuk menghubungkan staf, sukarelawan, manajer pemeliharaan, dan teknisi luar. Siapa pun yang Anda tambahkan dapat mengirimkan permintaan pemeliharaan saat diperlukan, dan segera memberi tahu manajer pemeliharaan.

Manajer kemudian dapat menugaskan setiap tugas kepada sukarelawan atau kontraktor luar, mengkategorikannya, menandai prioritasnya dan menambahkan detail terkait lainnya. Manajer juga dapat mengakses pelaporan mendalam untuk melacak perintah kerja yang telah diselesaikan atau menemukan proyek yang terlambat.

Karena Hippo CMMS bekerja dari perangkat apa pun, siapa pun yang memiliki akses ke sistem di organisasi Anda dapat memperbarui perintah kerja. Artinya, Anda akan mengetahui bahwa PA telah disiapkan, dan ruang rapat telah dibersihkan, alih-alih menyadari bahwa mikrofon tidak akan menyala saat sudah terlambat untuk melakukan apa pun.

Apakah Anda mengelola banyak properti?

Organisasi nirlaba kecil dapat berjalan dengan kepemimpinan yang baik dan beberapa sukarelawan yang berdedikasi. Bekerja di beberapa properti, bagaimanapun, secara drastis meningkatkan kompleksitas manajemen fasilitas dan pemeliharaan gedung.

Logistik semakin rumit. Anda tidak dapat bergantung pada informasi dari mulut ke mulut atau mengelola perintah kerja dengan kertas, karena informasi tidak akan mengalir dengan andal dari satu gedung ke gedung lainnya. Alat yang Anda letakkan di satu gedung berakhir di gedung lain, karena staf atau sukarelawan meminjamnya untuk melakukan perbaikan yang diperlukan. Tanpa sistem terpusat, pelaporan kemajuan pemeliharaan di semua fasilitas menjadi lebih memakan waktu.

Kurangnya organisasi ini sering tidak diperhatikan sampai ada keadaan darurat. Pipa pecah di gedung baru, atau listrik padam, dan Anda menyadari bahwa Anda tidak tahu bagian apa yang tersedia. Anda dapat berharap alat Anda berada di tempat yang terakhir Anda lihat, atau membagikan uang untuk menjalankan perangkat keras darurat.

Perangkat lunak Hippo CMMS menghilangkan stres dalam memelihara banyak situs. Sistem manajemen pemeliharaan aset dan peralatan kami memungkinkan Anda untuk melihat semua peralatan Anda dari denah lantai dan menyimpan gambar, manual O&M, dan informasi penting lainnya, sehingga relawan, karyawan, dan kontraktor luar akan selalu memiliki dokumen penting. Anda bahkan dapat mengatur peringatan inventaris untuk mengisi kembali saat suku cadang hampir habis, dan menjadwalkan perawatan rutin untuk HVAC, pemanas air, dan apa pun yang memerlukan penyetelan yang konsisten.

Apakah Anda menyediakan layanan kesehatan?

Ketika perawatan kesehatan terlibat, kesalahan kecil dapat memiliki konsekuensi yang drastis. Baik Anda bekerja di rumah sakit nirlaba besar atau klinik kecil gratis, menjaga kebersihan fasilitas dan peralatan agar berfungsi dengan baik membuat perbedaan besar dalam kualitas perawatan pasien yang diberikan oleh staf Anda.

Selain itu, prosedur perawatan lebih rumit dalam perawatan kesehatan. Ada aturan khusus tentang bagaimana dan kapan fasilitas perlu dibersihkan, dan kebijakan kontrol akses yang ketat, yang dapat memperumit penjadwalan pemeliharaan. Peralatan khusus seperti mesin MRI perlu dirawat secara konsisten, membutuhkan teknisi dari luar. Dan di atas semua itu, Anda masih harus melakukan semua perawatan gedung dan fasilitas secara rutin.

Perangkat lunak Hippo CMMS menyediakan solusi manajemen perawatan kesehatan dan rumah sakit untuk organisasi dalam berbagai ukuran. Ini dapat diskalakan dan dilengkapi dengan pengguna tak terbatas, memungkinkan Anda memberikan tingkat akses yang tepat kepada semua orang yang membutuhkannya, mulai dari administrator kepala, hingga teknisi yang hanya datang saat perbaikan khusus diperlukan.

Dokter, perawat, dan staf lainnya dapat mengajukan permintaan kerja kepada manajer pemeliharaan, yang dapat memprioritaskannya dan menugaskannya ke staf kebersihan, kontraktor, atau teknisi luar secara real time. Manajer juga dapat mengatur perangkat lunak untuk secara otomatis membuat daftar tugas aktivitas pemeliharaan preventif, yang dapat diterima dan diperbarui oleh pekerja di perangkat portabel.

Karena perangkat lunak mengatur dan menyimpan informasi kontraktor, mudah untuk melacak pemeliharaan preventif khusus juga. Baik Anda perlu menggosok lantai besok atau mesin x-ray diservis oleh teknisi luar dalam 6 bulan, Hippo CMMS secara otomatis mengirimkan dan melacak perintah kerja.

Apakah aset di fasilitas Anda tidak tergantikan?

Suasana galeri atau museum yang tenang dan reflektif mungkin tampak seperti kebalikan dari fasilitas kesehatan yang sibuk, tetapi keduanya membutuhkan perawatan yang sungguh-sungguh dari staf pemeliharaan. Abaikan pemeliharaan yang diperlukan untuk sistem kontrol iklim, dan Anda dapat merusak lukisan atau artefak budaya yang tak ternilai harganya. Gunakan bahan kimia pembersih yang salah, dan Anda bisa menghancurkan barang antik yang unik.

Perangkat lunak Hippo CMMS mengurangi kemungkinan kesalahan manusia. Perintah kerja tidak disampaikan dari mulut ke mulut atau ditulis di atas kertas — perintah tersebut dicatat dan dilacak dalam perangkat lunak, dengan detail yang diperlukan. Perintah kerja pemeliharaan preventif berisi daftar periksa tugas langkah demi langkah, memastikan pendekatan standar untuk setiap perintah kerja.

Itu bukan perbedaan sepele; akan tidak praktis untuk mengirim kru pembersih berkeliling dengan pengikat yang berisi instruksi khusus untuk setiap item atau bagian dari koleksi yang rapuh. Dengan Hippo, bagaimanapun, itu mudah. Setiap pekerja menerima perintah kerja individu dari smartphone atau tablet mereka, dengan instruksi perawatan khusus untuk setiap tugas. Dengan akuntabilitas yang lebih besar dan informasi yang lebih banyak, Anda dapat yakin bahwa setiap anggota staf pemeliharaan Anda akan memperlakukan pekerjaan dengan perawatan yang layak mereka terima.

Apakah Anda kesulitan mengikuti kode atau inspeksi?

Jika Anda beroperasi di AS, Anda mungkin sudah siap untuk OSHA dan undang-undang perburuhan. Ada juga kode keselamatan bangunan yang harus diikuti — alarm asap dan alat pemadam kebakaran yang harus dipelihara, dan cara keluar agar tidak berantakan. Ada kode tambahan jika Anda menyediakan perumahan atau layanan medis, mengajarkan keterampilan atau mengoperasikan toko mesin, menjual produk atau memasak dan menyajikan makanan — hampir semua hal yang dilakukan organisasi Anda menambahkan persyaratan kepatuhan. Satu inspeksi yang gagal dapat mengakibatkan denda besar, penutupan fasilitas, dan reputasi yang rusak.

Perangkat lunak Hippo CMMS membuatnya lebih mudah untuk mengikuti semua detail kecil. Tugas kepatuhan rutin seperti memastikan jalan keluar jelas dapat diubah menjadi perintah kerja otomatis yang berulang sesering yang diperlukan. CMMS secara otomatis memberi tahu manajer pemeliharaan, memastikan bahwa bahkan tugas yang hanya perlu dilakukan setiap beberapa bulan sekali, seperti memeriksa alarm asap, tidak akan terlupakan.

Dalam organisasi nirlaba, setiap dolar penting. Departemen pemeliharaan yang tidak efisien dapat menekan anggaran Anda, dan membuat organisasi Anda kurang efektif. Hippo CMMS dapat membantu organisasi nonprofit Anda selesaikan semua pekerjaan di balik layar, sambil menghemat lebih banyak uang untuk misi Anda.