Pertanyaan Sebelum Membeli Perangkat Lunak CMMS

Dunia manajemen pemeliharaan telah berkembang seiring tuntutan pasar, tantangan ekonomi, dan kemajuan teknologi yang menantang perusahaan di berbagai sektor industri. Menanggapi kondisi ini, Computerized Maintenance Management Software (CMMS) telah berkembang pesat menjadi industri yang menawarkan solusi manajemen pemeliharaan untuk bisnis, besar dan kecil. Namun, mengingat jumlah dan keragaman dalam sistem manajemen pemeliharaan di pasar, menemukan solusi CMMS yang tepat untuk bisnis Anda juga dapat menjadi tantangan tambahan karena perusahaan memiliki kebutuhan dan struktur yang berbeda-beda.

Sementara perangkat lunak CMMS menjanjikan banyak hal, menuai potensi manfaat sangat bergantung pada keseimbangan kebutuhan perusahaan, kemampuan perangkat lunak, dan faktor spesifik industri lainnya. Dengan menemukan kecocokan yang tepat, dimungkinkan untuk mengubah tidak hanya departemen pemeliharaan Anda, tetapi juga seluruh bisnis Anda. Sebuah survei terhadap 558 perusahaan yang menggunakan perangkat lunak CMMS melaporkan peningkatan produktivitas rata-rata 28% setelah mengimplementasikan perangkat lunak baru mereka. Secara umum, cara terbaik untuk mencari solusi manajemen pemeliharaan yang tepat untuk organisasi Anda adalah dengan mengetahui pertanyaan yang tepat untuk diajukan ke vendor CMMS.

2 Hal yang Perlu Anda Lakukan Sebelum Mulai Berbelanja untuk CMMS:

1. Kumpulkan Tim Seleksi CMMS

Sebelum Anda mulai mencari solusi CMMS yang cocok untuk Anda, Anda harus berkonsultasi dengan banyak pemangku kepentingan dalam operasi perusahaan Anda. Carilah mereka yang bekerja di departemen pemeliharaan Anda atau orang lain yang bekerja dengan kontraktor dan vendor luar Anda. Wawasan dan umpan balik mereka penting, karena mereka akan mengetahui apa yang diperlukan untuk meningkatkan operasi, serta cara mengatasi konsekuensi kegagalan peralatan.

2. Tentukan kebutuhan Anda

Tentukan fitur yang Anda perlukan untuk berhasil mentransfer 100% operasi manajemen pemeliharaan Anda ke sistem perangkat lunak. Jika Anda ingin mengganti CMMS Anda saat ini, pertimbangkan tugas-tugas yang kurang dari sistem Anda saat ini sambil mencatat fitur apa pun yang Anda anggap berlebihan.

Buat daftar fitur yang penting serta daftar atribut sekunder yang menurut Anda berguna tetapi tidak perlu. Lihat tim pemilihan CMMS Anda untuk mendapatkan wawasan. Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, berikut adalah beberapa fitur yang sering diminta:

• Melacak biaya perbaikan pemeliharaan bulanan atau triwulanan
• Mengurangi waktu henti peralatan dengan alat pemeliharaan preventif
• Menghilangkan kebutuhan akan kertas
• Manajemen perintah kerja sederhana dan formulir permintaan perintah kerja
• Kemampuan untuk memproses perintah kerja menggunakan perangkat seluler (juga, apakah mereka memiliki aplikasi iOS dan Android?)
• Metode untuk melacak lokasi peralatan dan suku cadang
• Sistem kalender untuk merencanakan kegiatan pemeliharaan
• Meningkatkan komunikasi antara anggota tim dan manajemen tingkat atas, jika perlu

4 Pertanyaan Awal untuk Ditanyakan kepada Setiap Vendor CMMS

Setelah Anda memiliki gambaran umum tentang kumpulan fitur yang dibutuhkan bisnis Anda, Anda perlu mengidentifikasi solusi yang mungkin cocok untuk organisasi Anda (sebaiknya pilih 3 atau 4 vendor berbeda untuk membuat perbandingan). Saat berbicara dengan vendor, perhatikan hal berikut:

Apakah mereka akan memberikan demo?

Jangan pernah masuk ke sistem, berapa pun harganya, tanpa mengujinya terlebih dahulu. Jika vendor mampu mengoordinasikan demonstrasi yang sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda, ini adalah langkah ke arah yang benar. Selama demo perangkat lunak cmms, lihat daftar fitur yang diperlukan untuk memastikan bahwa CMMS memenuhi kebutuhan Anda. Berhati-hatilah dengan fungsionalitas berlebihan yang tidak Anda perlukan karena kemungkinan besar Anda akan membayarnya meskipun Anda tidak pernah menggunakannya.

Untuk industri apa perangkat lunak itu ditujukan?

Beberapa solusi CMMS dirancang untuk jenis bisnis atau organisasi tertentu. Misalnya, organisasi nirlaba dan usaha kecil tidak akan membutuhkan alat yang sama seperti perusahaan dan rumah sakit.

Dalam lingkungan medis, misalnya, pekerja pemeliharaan mungkin melacak peralatan bernilai jutaan dolar yang terus-menerus dipindahkan antar lantai di rumah sakit. Potongan peralatan ini tidak dapat gagal karena kehidupan bergantung padanya. Dalam hal ini, tugas pemeliharaan harus diatur waktunya ke interval tertentu, atau dikaitkan dengan peristiwa yang dipicu yang dapat terjadi kapan saja.

Bisnis lain mungkin memerlukan solusi yang memantau tidak hanya kebutuhan pemeliharaan peralatan dan bangunan mereka, tetapi juga persyaratan layanan armada otomotif mereka. Sementara beberapa suite CMMS memiliki kemampuan manajemen armada, tidak setiap CMMS memiliki fitur ini. Atau, kebutuhan kantor yang lebih kecil mungkin terbatas untuk memastikan bahwa mesin penting bisnis tetap berfungsi dengan baik dan bola lampu serta filter vakum diganti sesuai jadwal.

Apakah CMMS mudah digunakan?

Kegunaan adalah kuncinya. Anda tidak akan melihat laba atas investasi jika Anda membuang waktu, sumber daya, dan uang untuk berjuang memahami CMMS baru Anda. CMMS tidak hanya untuk anggota yang paham teknologi di organisasi Anda — ini dirancang untuk semua orang. Ini berarti bahwa semua karyawan dari teknisi pemeliharaan lantai dasar hingga manajer tingkat C perlu menggunakan CMMS Anda secara efektif setiap hari.

Dengan CMMS, semakin banyak data dan upaya yang Anda masukkan, semakin baik pengembalian dari sistem. Jika Anda memilih sistem perangkat lunak yang membutuhkan keterampilan tech-savvy, maka akan sulit untuk menyadari potensi sistem. Jika seorang karyawan berjuang untuk mempelajari sistem — atau lebih buruk lagi, menolak untuk mempelajarinya karena terlalu membuat frustrasi — kesalahan dapat terjadi; unit HVAC mungkin gagal selama hari yang panas di bulan Juli atau peralatan penyelamat di rumah sakit mungkin tidak berfungsi sebagaimana mestinya. CMMS harus dianggap sebagai asisten departemen pemeliharaan; bagian dari perangkat lunak yang digunakan pada setiap tahap proses pemeliharaan. Tidak peduli seberapa canggih CMMS, itu hanya akan bernilai jika karyawan mau dan mampu menggunakannya. Penyerapan sistem oleh semua pengguna akan meningkat secara dramatis dengan memilih perangkat lunak CMMS yang mudah digunakan (sering dikenal sebagai perangkat lunak manajemen fasilitas).

Saat berbicara dengan vendor CMMS, tanyakan berapa lama implementasi sistem biasanya berlangsung, dan juga berapa banyak panggilan dukungan yang biasanya diantisipasi dari klien baru dalam beberapa bulan pertama. Pertanyaan-pertanyaan ini akan memberi Anda gambaran yang baik tentang seberapa ramah pengguna sebenarnya perangkat lunak mereka.

Apakah perangkat lunak berbasis web atau diinstal?

Solusi CMMS berbasis web (juga disebut sebagai Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS) atau komputasi awan) biasanya di-host oleh penyedia Anda di perangkat keras mereka dan dikelola di pusat data mereka sendiri. Pengguna mengaksesnya melalui Internet, baik melalui situs web, atau aplikasi atau solusi perangkat lunak tertentu. Di sisi lain, CMMS yang terinstal, sepenuhnya di-host di tempat, artinya semua perangkat keras harus diinstal, dikelola, dan dikendalikan oleh perusahaan menggunakan CMMS.

Umumnya, solusi CMMS berbasis web jauh lebih murah, dan menawarkan tingkat dukungan yang jauh lebih tinggi kepada pengguna dengan fitur dukungan yang disederhanakan ke dalam produk. Namun, karena mereka tidak dihosting di situs, pengguna terkadang merasa bahwa mereka kurang memiliki kendali atas CMMS mereka, karena mereka tidak memiliki kendali atas perangkat keras tempat penginstalan mereka dihosting. Beberapa pengguna merasa bahwa data mereka tidak seaman di platform berbasis web dibandingkan dengan yang dihosting di situs. Masalah keamanan data adalah prioritas untuk model SaaS yang canggih saat ini. Untuk penjelasan rinci tentang keamanan CMMS berbasis web, baca artikel kami di sini. Seperti banyak penyedia CMMS berbasis web, Hippo menggunakan enkripsi 256-bit dalam melindungi data kliennya. Selain itu, ia melakukan tes keamanan tahunan rutin pada perangkat kerasnya, memastikan bahwa setiap lubang yang mungkin segera ditambal. Mempertimbangkan biaya layanan keamanan terkelola, dalam praktiknya CMMS yang diinstal tidak mungkin lebih aman daripada solusi berbasis web.

5 Pertanyaan untuk Ditanyakan Tentang Harga CMMS Anda

Menemukan CMMS yang tepat untuk bisnis Anda hanyalah bagian dari persamaan. Bagian lainnya adalah biaya Perangkat Lunak CMMS-nya. Biaya aktual menggunakan perangkat lunak CMMS akan bervariasi dari vendor ke vendor, tergantung pada fungsionalitas yang diinginkan, jumlah pengguna, dan jumlah data yang dikelola. Lisensi pengguna tunggal ditemukan biaya serendah $25 per bulan dengan biaya meningkat menjadi $200 per bulan, tidak termasuk langganan tahunan atau biaya layanan lainnya. Untuk menerima informasi yang andal dan akurat tentang biaya, yang terbaik adalah melihat di luar informasi yang diberikan di situs web vendor CMMS. Luangkan waktu untuk berkomunikasi langsung dengan vendor tentang produk dan biaya sebelum membeli Perangkat Lunak CMMS dengan mengajukan pertanyaan berikut:

Apakah vendor akan menagih Anda untuk setiap pengguna tambahan?

Sementara beberapa solusi CMMS dibangun dengan biaya lisensi tetap, yang lain akan membebankan jumlah yang meningkat tergantung pada jumlah pengguna yang mengakses sistem. Masalah ini perlu diatasi untuk menentukan apakah sistem akan sesuai dengan anggaran Anda. Sistem yang mengenakan biaya untuk pengguna tambahan dapat menjadi penghalang bagi bisnis yang berkembang pesat. Alternatif yang lebih baik mungkin adalah paket yang memungkinkan jumlah pengguna yang tidak terbatas, sehingga menghilangkan kekhawatiran tentang kenaikan biaya.

Penting juga untuk bertanya kepada vendor bagaimana mereka mendefinisikan pengguna. Apakah pengguna adalah seseorang yang hanya mengakses sistem, atau pengguna adalah seseorang yang dapat membuat permintaan perintah kerja? Pastikan Anda berada di halaman yang sama dengan vendor Anda sehingga Anda dapat memperkirakan secara akurat penawaran yang akan Anda terima.

Apakah struktur harga jelas?

Identifikasi biaya tersembunyi apa pun dengan berbicara dengan vendor CMMS secara detail tentang struktur biaya mereka. Jelaskan kebutuhan perusahaan Anda dan tanyakan langsung jenis biaya apa yang dapat Anda harapkan ke depannya. Sebagaimana dicatat, tidak semua sistem CMMS mengaitkan biayanya dengan jumlah pengguna yang mengakses sistem. Beberapa mengenakan biaya berdasarkan jumlah pesanan kerja yang dikirimkan setiap bulan, sementara yang lain memiliki tarif yang berubah tergantung pada berapa banyak situs, gedung, atau departemen yang dimiliki atau diperoleh bisnis Anda.

Jika perangkat lunak berbasis web adalah pilihan, pertimbangkan ini. Penetapan harga pada perangkat lunak berbasis web biasanya lebih fleksibel dan dapat dikelola dan tersedia dalam pembayaran tambahan (tahunan atau bulanan). Atau, perangkat lunak berbasis situs yang harus diinstal pada server perusahaan khusus biasanya dikenakan biaya di muka yang lebih tinggi; dan terlepas dari biaya tersebut, bisnis mungkin masih diharuskan membayar biaya lisensi dan langganan dukungan setiap bulan atau setiap tahun.

Apakah ada diskon yang tersedia?

Banyak perusahaan CMMS menawarkan diskon untuk klien nirlaba, komitmen jangka panjang, dan jenis pelanggan lainnya. Selama penelitian Anda, pastikan untuk bertanya kepada setiap vendor jenis diskon apa yang mereka tawarkan. Jumlah diskon dapat bervariasi dari vendor ke vendor; faktorkan diskon yang berlaku ke dalam pertimbangan dan pengambilan keputusan akhir Anda.

Apa kebijakan pengembalian dana?

Menemukan CMMS yang tepat adalah kerja keras, dan jika Anda tidak puas, meminta bantuan itu penting. Tanyakan apakah vendor menawarkan jaminan kepuasan apa pun. Cari tahu berapa lama garansi berlangsung dan apa persyaratannya. Karena penginstalan dan implementasi perangkat lunak CMMS dapat menjadi proses yang memakan waktu beberapa minggu atau bulan, memperpanjang periode pengembalian dana adalah wajar.

Berapa biaya penyiapannya?

Biaya implementasi perangkat lunak bisa mahal dan merupakan pemecah kesepakatan utama. Pastikan untuk menanyakan tentang biaya pengaturan yang umum dan tanyakan berapa banyak klien mereka biasanya membayar selama tahun pertama mereka sebagai pelanggan. Karena setiap bisnis memiliki rintangan implementasi yang berbeda, buatlah bantalan ke dalam perkiraan.

Pengaturan sistem biasanya terjadi dalam salah satu dari dua cara:klien mengatur semuanya atau, klien membayar perusahaan perangkat lunak CMMS untuk membantu proses tersebut. Keputusan tentang pengaturan diri tidak hanya harus dipandu oleh biaya tetapi juga oleh keterampilan teknis yang tersedia yang diperlukan untuk melakukan proses tersebut. Untuk beberapa bisnis, waktu, sumber daya, dan frustrasi yang terlibat dalam proses pengaturan sendiri dapat membuat keputusan untuk melibatkan bantuan vendor lebih disukai. Dalam hal ini, vendor mungkin lebih bersedia membantu mengisi database Anda dan melatih staf Anda. Jika Anda ingin menghemat uang dengan menyiapkan perangkat lunak CMMS baru Anda sendiri, tetapi sistemnya sangat rumit sehingga Anda memerlukan bantuan vendor, itu mungkin bukan perangkat lunak yang tepat untuk Anda. Umumnya, sistem berbasis web lebih mudah diimplementasikan jika dibandingkan dengan sistem di tempat yang membutuhkan perangkat keras khusus. Penting untuk menilai perbedaan biaya jauh sebelumnya jika Anda mempertimbangkan untuk meminta vendor membantu Anda.

2 Pertanyaan Dukungan Teknis untuk Ditanyakan kepada Setiap Vendor CMMS

Bahkan perangkat lunak yang paling ramah pengguna dapat disertai dengan rasa sakit yang semakin besar; faktor penting adalah memastikan bahwa pelatihan yang tepat dan staf pendukung yang kuat dapat memastikan bahwa kesulitan diminimalkan. Jika Anda berencana untuk berhasil menerapkan CMMS, Anda perlu memastikan bahwa vendor Anda memiliki tim yang siap untuk mencadangkan perusahaan Anda. Berikut adalah dua pertanyaan untuk vendor Anda selama konsultasi awal Anda:

Apakah mereka menawarkan pelatihan?

Cari tahu apakah vendor CMMS akan melatih Anda untuk menyiapkan database, memasukkan data, menjadwalkan pemeliharaan preventif, dan mengantri perintah kerja – serta layanan lain yang dibutuhkan tim Anda dari CMMS Anda. Demikian juga, cari tahu apakah pelatihan sudah termasuk dalam biaya bulanan Anda (atau biaya setup). Jika tidak, berapa biaya tambahan untuk pelatihan?
Pendekatan terbaik adalah memastikan bahwa beberapa orang kunci, seperti manajemen dan pengguna penting lainnya dilatih dalam perangkat lunak sesegera mungkin. Para pemimpin tersebut kemudian dapat memberikan pengetahuan mereka kepada anggota tim pemeliharaan lainnya dari waktu ke waktu. Berbagi informasi dengan cara ini dapat menghemat uang Anda jika vendor CMMS yang Anda pilih mengenakan biaya untuk pelatihan dan dukungan..

Apakah dukungan mudah dijangkau?

Cari tahu dukungan kerangka waktu yang dapat dihubungi dan, yang sama pentingnya, waktu respons yang diharapkan. Menanyakan tentang metode komunikasi yang tersedia untuk Anda? Bergantung pada keadaan dan waktu, email mungkin berfungsi paling baik sementara di waktu lain, komunikasi telepon atau obrolan mungkin lebih disukai.
Cari tahu apakah tim pendukung memenuhi syarat? Dengan kata lain, apakah Anda akan menelepon nomor pusat panggilan 800 tempat staf dukungan teknis dialihdayakan, atau apakah Anda akan berinteraksi dengan staf teknisi yang mampu memperbaiki bug dan meningkatkan pengalaman pelanggan?

Bagi sebagian besar pelanggan yang berinvestasi dalam CMMS, memiliki program pemeliharaan preventif terjadwal adalah inti dari bisnis Anda. Jika bug sistem mengganggu fungsi pemeliharaan preventif Anda atau fitur apa pun yang penting, menyelesaikan masalah secepatnya sangat penting. Memainkan tag telepon, menunggu selama 45 menit atau meminta tiket perintah kerja diteruskan ke orang lain bisa membuat frustrasi dan mahal. Tanyakan tentang bagaimana dan oleh siapa masalah ini akan ditangani. Dukungan adalah sesuatu yang jarang dipikirkan bisnis sampai ada masalah. Tanyakan tentang layanan dukungan sebelum Anda membeli CMMS.

3 Pertanyaan untuk Ditanyakan Tentang Kesuksesan CMMS Anda dalam Jangka Panjang

Saat membeli perangkat lunak CMMS, biasanya berfokus pada masa kini dengan kekhawatiran yang berpusat pada masalah yang berkaitan dengan biaya pemasangan dan pelatihan karyawan dalam penggunaannya. Terlalu sering, masalah yang berkaitan dengan bagaimana sistem akan berdampak pada bisnis Anda di masa depan seiring pertumbuhan dan perkembangannya diabaikan. Pastikan Anda mempertimbangkan tiga faktor berikut yang mungkin memengaruhi bisnis Anda di masa mendatang:

Dapatkah perangkat lunak CMMS Anda berkembang seiring pertumbuhan bisnis Anda?

Bisnis bersifat dinamis yang berarti mereka berubah dan berkembang dari waktu ke waktu. Bicaralah dengan vendor CMMS Anda dan cari tahu apakah perangkat lunak dapat beradaptasi dengan pertumbuhan perusahaan termasuk menambah gedung, menambah staf, atau mengubah tugas dan tugas staf pemeliharaan. Rumah sakit misalnya, mengalami perubahan yang berkelanjutan seperti pengenalan peralatan baru yang membutuhkan perawatan harian, atau penambahan armada ambulans yang harus berada di jalan 24/7. Dalam hal ini, CMMS harus mampu menangani tantangan ini. Antisipasi bahwa perusahaan Anda kemungkinan besar akan berkembang, dan perangkat lunak Anda harus berkembang bersama Anda. Ensure that all the details of the software’s expansion capabilities are laid out ahead of time.

Anticipate the possibility that your company will evolve, and that your software must be able to evolve with you. Ensure that all the details are laid out ahead of time so that your company isn’t caught off-guard in the midst of a major change or expansion.

Can the data be extracted for use in another CMMS system?

If your company grows beyond the limits of the software you select, it is important that you don’t find yourself in the position of having to start from scratch with a new system. An important issue to consider is, will the vendor allow you to repurpose the data stored on their system for use in a new maintenance management software system? Be sure to inquire about the procedure should data extraction become necessary.

What is the frequency of software updates?

Reputable software companies have a team of developers that are always working on improving its software. Updates are common and indicate that your CMMS vendor is invested in sustaining a lifetime relationship with satisfied customers. In general, web-based software is updated more frequently than software that is installed on a business’ own servers. However, these updates do not generally result in an interruption of service. Since differences in update frequency and associated downtimes vary from one vendor to another and from one format to another, it is best to inquire about how frequently software updates are released, at what time they are released, and what, if any down times can be expected during update installations.

To Find the Right CMMS For Your Business, You Have to Ask Questions and Find Answers

If you are still trying to keep track of your maintenance needs using a spreadsheet, it’s time to consider a CMMS as a more efficient, productive and profitable alternative. The U.S. Department of Energy reports that, on average, companies reported a 20% decrease in equipment downtime once maintenance management system software was implemented. Yet, even with the potential for large cost savings, you may already know that finding a CMMS that fits your business can be daunting.