Membungkam 5 Mitos Umum tentang Kerugian Perangkat Lunak CMMS

Apa itu perangkat lunak CMMS? Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) telah digunakan oleh organisasi sejak awal tahun 70-an. Awalnya digunakan oleh produsen untuk memantau peralatan, tenaga kerja, dan inventaris memastikan produksi dioptimalkan dan waktu henti peralatan dikurangi. Sejak diperkenalkannya, kami telah melihat lebih banyak industri mengadopsi perangkat lunak manajemen pemeliharaan. Perangkat lunak menjadi lebih ramah pengguna, serbaguna, dan dapat diskalakan selama beberapa dekade terakhir, membuatnya berlaku untuk rumah sakit, perguruan tinggi, gedung perkantoran, ritel, institusi keagamaan, dan lainnya. Masih banyak manajer pemeliharaan dan fasilitas memiliki keraguan kuat tentang mengimplementasikan CMMS di perusahaan mereka karena kesan negatif yang mereka pegang. Artikel ini menetapkan catatan lurus dengan memberikan dukungan yang menentang mitos dan kesalahpahaman yang umum tentang kerugian Perangkat Lunak CMMS.

Mitos #1: CMMS memiliki tingkat kegagalan yang tinggi

Angka tentang tingkat keberhasilan CMMS tidak menjanjikan. Penelitian tentang implementasi CMMS bervariasi, dengan beberapa studi melaporkan tingkat kegagalan dimulai dari 40% dan yang lain bahkan hingga 80%! Dengan statistik seperti ini, memiliki keraguan tentang mengimplementasikan perangkat lunak manajemen pemeliharaan adalah beralasan. Kebenarannya adalah tidak banyak penelitian tentang sistem CMMS untuk diandalkan dan yang tersedia seringkali usang. Sayangnya, informasi yang pendek dan kurang terkini ini membentuk pemahaman keseluruhan kami tentang keberhasilan CMMS.

Dalam kenyataannya, sistem perangkat lunak pemeliharaan terus-menerus meningkat dan lebih banyak perusahaan di berbagai sektor mencari perangkat lunak CMMS. Dengan inovasi teknis dan pertumbuhan yang signifikan, tingkat kegagalan 80% tampaknya tidak mungkin di pasar saat ini. Di masa lalu, instalasi CMMS melibatkan pelatihan, pemeliharaan, dan sistem yang rumit yang tidak mudah dipelajari.

Seiring berkembangnya industri kami mempelajari beberapa pelajaran di jalan. Ada banyak faktor yang diperlukan agar implementasi berhasil;

• Memahami cakupan proyek
• Memahami harapan CMMS
• Komitmen manajemen
• Mempersiapkan staf untuk perubahan
• Koleksi data dan entri data yang baik
• Pelatihan dan dukungan vendor

Saat ini, kami melihat vendor CMMS menawarkan pembeli banyak cara untuk berkenalan dengan perangkat lunak baru sebelum membeli termasuk uji coba gratis dan demo langsung. Program ini memungkinkan pembeli untuk menguji coba perangkat lunak tanpa berkomitmen dan memungkinkan pengguna untuk membandingkan berbagai sistem perangkat lunak satu sama lain.

Kami tahu lebih banyak tentang CMMS daripada 20 tahun yang lalu. Penting untuk melakukan penelitian menyeluruh sebelum memperoleh CMMS dan pastikan Anda mencoba waktu untuk perencanaan dan implementasi sistem Anda dari awal. Ini termasuk mendapatkan persetujuan dari tim pemeliharaan Anda dan menerima pelatihan yang memadai untuk mengoptimalkan fitur sistem Anda. Untuk informasi lebih lanjut tentang implementasi perangkat lunak CMMS yang tepat, baca posting kami di sini.

Mitos #2: CMMS terlalu mahal untuk organisasi kami

Di masa lalu, perangkat lunak pemeliharaan sangat mahal untuk diimplementasikan. Awalnya, CMMS diinstal di lokasi dan melibatkan banyak kustomisasi, konfigurasi, pelatihan, dan dukungan. Seperti teknologi kebanyakan, biaya menurun seiring waktu. Vendor CMMS telah menjadi lebih efisien dalam pengembangan dan penerapan, dan persaingan yang meningkat telah menurunkan harga secara signifikan.

25 tahun yang lalu perusahaan dapat dengan mudah membayar $50.000 untuk mengimplementasikan perangkat lunak manajemen fasilitas di fasilitas mereka. Ada biaya untuk instalasi di lokasi, kustomisasi dan konfigurasi, konsultasi, pelatihan, dan lisensi pengguna individual. Selain itu, perusahaan diharapkan membayar biaya berkelanjutan tambahan untuk pembaruan perangkat lunak dan dukungan teknis. Pasar CMMS telah melihat beberapa perubahan signifikan yang mengakibatkan penurunan biaya.

• Saat ini terdapat lebih dari 200 opsi perangkat lunak CMMS yang berbeda. persaingan yang meningkat telah menurunkan harga.
• Vendor menawarkan penerapan SaaS (software as a service) yang hampir sepenuhnya menghilangkan biaya awal tinggi. Dengan perangkat lunak CMMS berbasis web pembaruan dan pemeliharaan dibundel bersama. Dukungan teknis berkelanjutan juga termasuk.
• Langganan pengguna tanpa batas tersedia dari beberapa vendor, memungkinkan perusahaan lebih fleksibel dan menghindari pembayaran biaya tinggi untuk banyak pengguna.
• Dengan teknologi seluler dan berbasis web ada ketergantungan yang lebih rendah pada perangkat keras dan lebih pada perangkat lunak.

Percayalah atau tidak, jika Anda melakukan penelitian Anda mungkin menemukan solusi CMMS (dengan pengguna tanpa batas) untuk $1.200/tahun dengan sedikit atau tanpa biaya penyiapan dan pelatihan. Ini bukan kasus 25 tahun yang lalu.

Mitos #3: Pengguna CMMS perlu mengerti teknologi

Saat sistem CMMS pertama kali muncul, literasi komputer yang tinggi adalah wajib jika Anda akan menggunakannya. Menggunakan komputer, sistem operasinya dan manajemen basis data memerlukan pelatihan dan pengetahuan yang signifikan. Ada banyak penekanan pada perangkat keras juga. Pengetahuan komputer melebihi apa yang dimiliki karyawan pemeliharaan typikal (dan kebanyakan orang secara keseluruhan).

Saat ini kami melihat CMMS yang sepenuhnya berbeda. Pengembang perangkat lunak memiliki akses ke alat yang memungkinkan mereka merancang perangkat lunak sehingga mudah dipelajari. Selanjutnya, dengan penerapan berbasis web, departemen IT tidak diperlukan untuk memelihara sistem. Pembaruan otomatis, dan ada banyak alat pelatihan dan dukungan yang tersedia untuk pengguna akhir. Perangkat lunak pemeliharaan saat ini dapat diakses di mana saja ada koneksi internet, memiliki perpustakaan video pelatihan bawaan, obrolan langsung dengan dukungan teknis dan pelatihan on demand melalui teknologi berbagi layar seperti GotoMeeting.

CMMS saat ini memiliki antarmuka pengguna yang dirancang dengan baik, dasbor, generator laporan yang mudah digunakan, opsi pengguna yang fleksibel, dan akses seluler.

Mitos #4: CMMS tidak berlaku untuk bisnis kecil

Jika Anda pernah terpapar perangkat lunak manajemen pemeliharaan sejak awal, tidak diragukan lagi Anda akan pikir bahwa mereka tidak cocok untuk bisnis kecil (di bawah 100 karyawan). Pandangan ini berasal dari fakta bahwa sistem CMMS mahal, memerlukan banyak waktu dan sumber daya untuk diimplementasikan dan sangat kompleks, melibatkan fungsionalitas dan fitur yang ditujukan untuk operasi besar.

Saat ini kami melihat banyak bisnis kecil menggunakan perangkat lunak CMMS. Kekuatan pendorong tunggal adalah ketidakefektifan melacak pemeliharaan menggunakan kertas atau spreadsheet. Setelah manajer merasa mereka telah melebihi metode ini mereka beralih ke perangkat lunak manajemen pemeliharaan. Aplikasi saat ini lebih dapat diskalakan daripada yang kita lihat 25 tahun yang lalu. Sistem komputerisasi manajemen pemeliharaan warisan memiliki pendekatan one size fits all, biaya awal tinggi, dan banyak waktu yang diperlukan untuk instalasi yang membuatnya tidak terjangkau untuk perusahaan kecil. Pembeli saat ini dapat memilih untuk tidak mengambil modul yang tidak mereka butuhkan dan meningkatkan skala saat saatnya tepat. Kami biasanya melihat perusahaan kecil menggunakan CMMS hanya untuk pemeliharaan preventif, sementara yang lain menggunakan modul pemeliharaan korektif dan manajemen inventaris. Fleksibilitas yang kita lihat dengan perangkat lunak saat ini telah membuatnya dapat diakses untuk organisasi kecil, menengah, dan besar. Yang lebih baik adalah kemampuan CMMS modern untuk diskalakan dengan ukuran bisnis Anda, memungkinkan CMMS Anda untuk terus tumbuh bersama Anda saat Anda berkembang. Dengan mencampur dan mencocokkan modul CMMS yang penting, kami akhirnya telah mengakhiri ide bahwa “CMMS lebih dari yang kita butuhkan saat ini.”

Mitos #5: CMMS berbasis web memiliki risiko tinggi

Ketakutan terbesar dalam menggunakan perangkat lunak CMMS berbasis web terkait langsung dengan salah satu manfaat terbesarnya – outsourcing beban IT kepada penyedia yang spesialis. Ini dianggap oleh sebagian besar sebagai keuntungan besar, tetapi jika Anda menangani data pelanggan yang sensitif, keamanan menjadi masalah.

Risiko keamanan diminimalkan jika Anda melakukan due diligence. Vendor perangkat lunak CMMS yang menawarkan penerapan SaaS siap menjawab dan memberikan pertanyaan keamanan apa pun yang Anda ajukan kepada mereka. Fakta adalah penyedia perangkat lunak menyimpan data pelanggan di datacenter canggih di mana setiap langkah kehati-hatian diambil untuk menanggulangi ancaman keamanan. Akhir hari Anda perlu menimbang manfaat terhadap biaya. Dan manfaatnya banyak; tidak ada biaya perangkat keras, backup dan pemulihan bencana, pemeliharaan rendah, dan mobilitas.

Jika organisasi Anda memelihara fasilitas dan peralatan militer rahasia top, perangkat lunak pemeliharaan berbasis web mungkin bukan opsi, tetapi untuk organisasi lain dengan data yang kurang “sensitif,” ini layak dipertimbangkan.

Sistem perangkat lunak manajemen pemeliharaan telah berkembang pesat selama beberapa dekade terakhir. Harga secara signifikan menurun dan sistem telah menjadi lebih dapat diakses untuk pengguna teknis rata-rata. Sistem tidak lagi terbatas pada perusahaan besar dengan departemen pemeliharaan yang besar, melainkan organisasi kecil atau besar dapat mendapat manfaat dari departemen pemeliharaan yang tersederhanakan. Kami mendengar lebih banyak cerita sukses daripada kegagalan. Dan kami melihat bahwa cloud computing adalah metode pengiriman perangkat lunak yang sangat aman. Semakin banyak perusahaan memilih sistem CMMS, departemen pemeliharaan semua ukuran melihat penghematan biaya yang signifikan dalam perbaikan pemeliharaan yang menghasilkan keuntungan kompetitif secara keseluruhan dari CMMS mereka. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang manfaat perangkat lunak CMMS, baca artikel kami di sini.

Jika pengalaman Anda dengan perangkat lunak CMMS adalah dengan aplikasi berusia 15-20 tahun, saatnya untuk melihat apa yang ada di luar sana. Anda akan agradably terkejut dan satu langkah lebih dekat ke departemen pemeliharaan yang lebih dioptimalkan.

Sumber:

https://www.reliableplant.com/Read/28838/CMMS-implementation-keys