Optimalkan program pemeliharaan Anda dengan lima langkah sederhana ini

Dapatkan hasil maksimal dari program pemeliharaan Anda

Ketika sebuah organisasi membuat keputusan untuk bergerak maju dalam membeli CMMS (sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi) atau memutakhirkan yang sudah ada, itu melibatkan banyak pertimbangan. Karena merupakan fakta yang mapan, berinvestasi di CMMS melibatkan waktu dan uang. Berikut adalah lima langkah yang kami sarankan untuk membantu organisasi mendapatkan laba atas investasi terbesar dan mengoptimalkan penggunaan perangkat lunak pemeliharaan preventif.

Langkah Satu:Pastikan Anda Memiliki Dukungan Awal yang Kuat dan Awal dari Manajemen dan Pengguna

Seperti alat manajemen bisnis lainnya, perangkat lunak CMMS hanya dapat melakukan pekerjaan mereka jika orang menjadikannya bagian dari rutinitas kerja sehari-hari mereka. Untuk membantu meningkatkan tingkat adopsi pengguna, diperlukan umpan balik dari pengguna dan manajemen tentang apa yang diinginkan dan dibutuhkan dari sistem. Selanjutnya, masukan tersebut digunakan saat meneliti opsi perangkat lunak dan vendor. Ini akan membantu memastikan bahwa sistem CMMS yang dipilih akan paling sesuai dengan alur kerja dan praktik bisnis perusahaan saat ini serta dengan kebutuhan mereka yang akan menggunakannya. Selanjutnya, setelah sistem baru diterapkan, manajer proyek akan berada dalam posisi untuk memimpin dengan memberi contoh dan mendorong rekan tim mereka untuk menggunakan sistem secara efektif.

Langkah Kedua:Hubungkan ke Sistem Lain Jika Memungkinkan

Menghubungkan sistem bisnis akan membantu pengguna membuat keputusan yang lebih baik dan menghindari kerumitan memasukkan kembali data dari satu sistem ke sistem lainnya. Pengguna akan dapat menghindari tugas entri data duplikat yang tidak perlu yang memakan waktu dan rawan kesalahan. Saat bekerja pada satu sistem yang terhubung, data akan diperbarui secara otomatis pada sistem. Dengan menggunakan metode ini, pengguna akan selalu bekerja dengan data terkini.

Berbagi dan berkomunikasi di dalam dan antar departemen menjadi lebih mudah. Dengan program pemeliharaan terintegrasi, setiap orang memiliki akses ke data yang sama. Tidak perlu lagi mengekspor informasi dari satu sistem, lalu memformat ulang sebelum membagikannya dengan rekan kerja. Dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas administratif, ini membuat waktu lebih baik dihabiskan untuk hal-hal lain seperti pengembangan produk, pemasaran, dan pertumbuhan bisnis. Peningkatan produktivitas adalah hasil penting dari penggunaan sistem CMMS.

Langkah Tiga:Tetapkan Harapan yang Jelas dan Berinvestasi dalam Pelatihan

Kapan pun program pemeliharaan dibeli, sangat penting untuk menetapkan ekspektasi penggunaan sejak awal. Tanpa ini, pengguna mungkin tidak dapat sepenuhnya mencapai hasil bisnis mereka. Dengan mengidentifikasi tujuan penggunaan tertentu, anggota tim akan lebih cenderung menggunakan perangkat lunak sebanyak mungkin dan puas dengan hasilnya.

Selain mengidentifikasi harapan Anda, penting juga untuk memastikan bahwa staf mengetahui cara menggunakan sistem dengan pelatihan langsung untuk mencapai tujuan ini. Pelatihan harus diarahkan untuk memenuhi kebutuhan unik anggota tim atau departemen. Memiliki materi pelatihan yang tersedia setelah sesi pelatihan langsung pertama adalah sumber referensi yang bermanfaat. Menindaklanjuti dengan sesi pelatihan terjadwal lainnya enam bulan setelah sistem ditayangkan adalah ide yang bagus. Pelatihan tambahan, setelah staf sudah terbiasa dengan sistem, berguna karena memberi pengguna kesempatan untuk menjawab pertanyaan baru dan memungkinkan manajemen untuk memperkuat harapan mereka.

Langkah Empat:Gunakan Dasbor Khusus untuk Mengutamakan Informasi Paling Penting

Dalam lingkungan yang serba cepat saat ini, memiliki akses cepat dan mudah ke permintaan pemeliharaan penting sangat penting untuk keberhasilan pengoperasian fasilitas. Di sinilah dasbor perangkat lunak manajemen fasilitas berperan. Banyak dari mereka, termasuk milik kami di Hippo CMMS, menawarkan dasbor yang dapat disesuaikan yang dengan cepat menampilkan data penting. Hal ini membuat melakukan pekerjaan lebih mudah dalam banyak hal seperti mengurangi kebutuhan untuk membaca laporan yang panjang serta akses siap ke perintah kerja, penggunaan peralatan, dan daftar inventaris. Memiliki jenis informasi ini pada pandangan pertama menghemat waktu, sekaligus memastikan bahwa keputusan yang dibuat akan didasarkan pada data terbaru. Dengan alat manajemen bisnis seperti CMMS, perusahaan akan memiliki keyakinan bahwa keputusan penting akan didasarkan pada data yang akurat dan terkini.

Hippo CMMS membawa dasbor tradisional ke tingkat yang sama sekali baru. Dengan mereka, Anda dapat:

• Impor manual aset, gambar, dan informasi lainnya untuk akses mudah.
• Simpan peta dan gambar rute untuk pemeliharaan armada yang lebih baik
• Buat layar khusus untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda
• Lihat ringkasan perintah kerja interaktif
• Kumpulkan semua informasi aset dan peralatan (dari gambar model hingga tag) dalam denah lantai interaktif

Dasbor ini sangat cocok untuk organisasi besar dan multi-fasilitas di industri Perawatan Kesehatan, pemerintah, hotel, restoran, ritel, dan pendidikan.

Langkah Kelima:Lakukan Pemeriksaan Sistem Secara Reguler

Melakukan pemeliharaan preventif pada CMMS adalah latihan yang penting tetapi sering diabaikan. Idealnya, jadwal pemeriksaan rutin terjadi pada CMMS setiap enam bulan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

• Apakah perangkat lunak saya mutakhir?
• Apakah saya mendapatkan laporan yang saya butuhkan?
• Apakah ada hal lain yang bisa kita lakukan otomatisasi dengan perangkat lunak?

Saat menjalankan pemeriksaan rutin ini, ini juga saat yang tepat untuk menilai apakah pengguna saat ini memiliki pertanyaan, atau jika ada karyawan baru yang memerlukan pelatihan sistem.

Dengan mengikuti praktik pemeliharaan preventif ini, Anda akan berhasil memanfaatkan CMMS sebaik-baiknya.

Hippo CMMS berusaha untuk menjadi yang terdepan dalam manajemen perawatan sederhana. Hal ini dicapai dengan mengembangkan perangkat lunak yang ramah pengguna, hemat biaya, dan dukungan terbaik bagi pelanggan kami. Jika Anda ingin menjelajahi perangkat lunak terkemuka industri kami lebih lanjut, Anda dapat mencobanya gratis selama 30 hari!

Coba sendiri Hippo CMMS untuk mempelajari lebih lanjut atau berbicara dengan Pakar Perangkat Lunak.

Ingin lebih? Baca 16 Pertanyaan untuk Ditanyakan Sebelum Membeli Perangkat Lunak CMMS