Memilih Perangkat Lunak CMMS dalam tiga langkah mudah
Mungkin aman untuk berasumsi bahwa jika Anda menemukan artikel ini, kemungkinan besar Anda sedang memikirkan alternatif untuk pendekatan manajemen pemeliharaan Anda saat ini. Untungnya, Anda berada di perusahaan yang baik karena ada semakin banyak bisnis dari semua ukuran dan di semua sektor industri yang juga mencari cara yang lebih efisien untuk mengelola operasi mereka dan pada gilirannya, meningkatkan laba mereka. Meningkatnya persaingan pasar, tuntutan ekonomi dan perubahan teknologi menjadi motivator utama dalam melakukan perubahan. Pemilik perusahaan juga menyadari bahwa pendekatan tradisional mereka dengan pensil dan kertas untuk melacak operasi bisnis terbatas untuk dapat memenuhi permintaan saat ini. Solusi untuk semakin banyak perusahaan adalah perangkat lunak Computerized Maintenance Management System (CMMS).
Apa itu CMMS?
Bagi mereka yang tidak terbiasa dengan sistem manajemen pemeliharaan, perangkat lunak CMMS sangat canggih dan menggunakan ribuan titik data yang pada waktu tertentu, dapat memberikan gambaran kepada pengguna tentang operasi fasilitas atau sebagai alternatif, status masing-masing peralatan. Mereka sangat cocok untuk perusahaan yang mencakup berbagai industri, layanan dan sektor korporasi termasuk manufaktur, pertambangan, perawatan kesehatan dan perhotelan, untuk beberapa nama. Dalam hal fungsionalitas, sistem ini menawarkan kemampuan kepada bisnis untuk memantau tingkat inventaris, melacak perintah kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan secara instan menentukan aset mana yang memerlukan pemeliharaan preventif.
Industri perangkat lunak CMMS berusaha untuk tetap berada di atas teknologi dan perubahan industri dengan terus berkembang dan menjadi lebih responsif terhadap kebutuhan pelanggan yang selalu berubah. Inovasi terbaru dalam perangkat lunak manajemen pemeliharaan mencakup antarmuka berbasis cloud yang aman, aksesibilitas perangkat seluler, dan fungsionalitas tanpa kertas yang semakin meningkatkan kemudahan penggunaan. Dari semua kemampuannya, pemeliharaan preventif adalah salah satu fungsi yang paling menarik bagi sebagian besar perusahaan karena sepenuhnya otomatis dan tidak lagi bergantung pada manajer pemeliharaan untuk menjadwalkan pemeriksaan pemeliharaan berkelanjutan. Digunakan seperti yang dirancang, perangkat lunak CMMS menawarkan perusahaan peluang untuk efisiensi dan produktivitas yang lebih besar dengan laba atas investasi (ROI) yang sangat baik dan laba yang meningkat.
Bagi mereka yang telah mulai menjelajahi dunia manajemen fasilitas otomatis menggunakan perangkat lunak manajemen fasilitas, tugas ini mungkin tampak sedikit menakutkan; bukan hanya karena jumlah vendor di luar sana, tetapi juga karena pilihan dan format berbeda yang tersedia untuk pembeli potensial. Seperti yang mungkin sudah Anda ketahui, ada banyak tulisan tentang memilih sistem perangkat lunak CMMS yang tepat untuk bisnis Anda. Di sini saya berharap untuk hanya proses dengan mengkonsolidasikan menjadi tiga langkah mudah banyak informasi yang ada di luar sana. Ini akan membantu merampingkan cara mendekati pencarian Anda dan kemudian memandu Anda dalam membuat keputusan yang tepat.
Tentukan persyaratan fitur CMMS
Titik awal yang penting dalam memilih Perangkat Lunak CMMS adalah kejelasan tentang apa yang Anda butuhkan dalam perangkat lunak manajemen pemeliharaan dan bagaimana Anda berencana untuk menggunakannya. Untuk membuat keputusan ini, yang terbaik adalah mengumpulkan tim staf pemeliharaan untuk membahas tantangan yang terkait dengan pendekatan pemeliharaan yang ada saat ini dan apa yang diperlukan untuk mengatasinya. Misalnya, beberapa bisnis berjuang dengan mengelola perintah kerja. Dalam kasus ini, memiliki sistem perangkat lunak CMMS otomatis yang memungkinkan untuk mengakses sistem menggunakan perangkat seluler akan bermanfaat. Untuk bisnis yang tumbuh cepat, penting untuk memilih sistem yang akan mengakomodasi potensi pertumbuhan perusahaan dengan menanggapi kebutuhan bisnis yang meningkat dan berubah. Terakhir, pertimbangkan sumber daya dan kemampuan perusahaan Anda. Ini sangat penting ketika memilih antara format perangkat lunak CMMS berbasis cloud dan di situs. Jika perusahaan Anda tidak memiliki teknisi internal yang dapat memelihara sistem, akan lebih baik untuk memilih sistem berbasis cloud yang ramah pengguna dan bebas perawatan. Karena keberhasilan perangkat lunak CMMS tergantung pada penggunaan yang tepat dan teratur, memilih sistem yang mudah digunakan akan memotivasi staf pemeliharaan dalam mengadopsinya. Untuk memastikan bahwa solusi yang Anda pilih akan sesuai dengan bisnis Anda, buat daftar fitur yang Anda cari berdasarkan kebutuhan dan kemampuan Anda.
Tentukan apa yang siap Anda belanjakan
Membeli sistem perangkat lunak CMMS adalah investasi besar dalam hal waktu, uang, dan sumber daya. Ada berbagai macam paket yang menawarkan berbagai fitur dan dukungan. Perhatikan apa yang termasuk vendor dalam harga dasar mereka karena seringkali paket dengan harga lebih rendah tidak termasuk dukungan teknis yang sedang berlangsung. Sementara di situs format perangkat lunak CMMS datang dengan label harga yang lebih tinggi di muka, format berbasis cloud memerlukan biaya berlangganan tahunan. Karena waktu adalah uang, faktor dalam biaya penerapan perangkat lunak CMMS di rumah dibandingkan dengan meminta vendor melakukan audit. Timbang dengan cermat biaya keseluruhan perangkat lunak CMMS termasuk biaya dukungan teknis internal untuk sistem di lokasi dan biaya opsi tambahan lainnya untuk semua jenis dan paket format sistem.
Pertimbangkan kebutuhan dan perluasan di masa mendatang
Karena beralih ke CMMS dimaksudkan sebagai komitmen jangka panjang, mengingat apa yang ada di depan sangat penting. Sama seperti perubahan dalam industri, teknologi dan iklim ekonomi telah memotivasi pemilik bisnis untuk mengganti manajemen operasi berbasis spreadsheet mereka dengan perangkat lunak CMMS otomatis, melihat ke masa depan dalam hal potensi pertumbuhan perusahaan dan perubahan penting ketika membuat pilihan Anda dalam suatu sistem. Meskipun tidak mungkin untuk memprediksi masa depan, sejarah pertumbuhan perusahaan serta tren industri dapat memberikan petunjuk tentang apa yang mungkin diharapkan. Isu utamanya adalah kemampuan penyesuaian dan potensi ekspansi. Memiliki sistem perangkat lunak CMMS yang kuat dan refleksif berarti dapat mengakomodasi perubahan kapan pun dan jika itu terjadi.
Keputusan untuk membeli CMMS adalah keputusan besar dan tidak boleh dianggap enteng. Luangkan waktu Anda dan lakukan penelitian Anda. Bicaralah dengan beberapa vendor dan ajukan pertanyaan. Pastikan kebutuhan, kemampuan, dan anggaran perusahaan Anda sesuai dengan produk yang Anda pertimbangkan.
