Apakah Software CMMS Cocok untuk Ukuran Bisnis Anda?
Selama dua dekade terakhir, bisnis dari semua ukuran telah merasakan efek dari pasar yang sangat kompetitif, perubahan teknologi dan tantangan ekonomi. Untuk alasan ini, pemilik bisnis mencari cara untuk beroperasi dengan lebih cerdas, lebih cepat, dan lebih ramping; terutama di bidang operasi pemeliharaan. Sistem Computerized Maintenance Management Software (CMMS) dikembangkan dengan mempertimbangkan tujuan ini dan oleh karena itu, sistem tersebut sekarang menjadi solusi manajemen pemeliharaan pilihan untuk semakin banyak pelanggan di berbagai spektrum industri, perusahaan, dan sektor layanan.
CMMS for Businesses menawarkan bisnis kemampuan untuk melacak perintah kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan langsung menentukan aset mana yang memerlukan pemeliharaan atau perbaikan preventif. Fitur terakhir ini, pemeliharaan preventif (PM) merupakan tulang punggung perangkat lunak manajemen pemeliharaan. Kemampuan untuk menjadwalkan perintah kerja PM menggunakan pengaturan variabel dan dapat disesuaikan, mengirim pemberitahuan dari jarak jauh mengenai pesanan kerja yang tertunda, sedang berlangsung atau terlambat, dan kemudian secara instan membuat laporan PM adalah kartu gambar bagi sebagian besar perusahaan yang ingin tidak hanya meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya, tetapi juga membuat keputusan tentang operasi mereka saat mereka bergerak maju. Pengenalan pemeliharaan preventif ke dalam perangkat lunak manajemen pemeliharaan telah bertanggung jawab untuk memperpanjang umur peralatan, organisasi yang lebih baik, manajemen waktu dan pemanfaatan tenaga kerja yang lebih baik dan pada akhirnya, mengurangi biaya operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan.
Mengingat rekam jejak mereka yang telah terbukti, tidak diragukan lagi bahwa CMMS adalah produk manajemen perawatan yang sangat baik. Namun, pertanyaan yang tersisa, “Apakah perangkat lunak CMMS tepat untuk ukuran bisnis saya?” Di sini, saya akan mencoba memberikan jawaban.
Sekitar 50 tahun yang lalu ketika perangkat lunak manajemen pemeliharaan otomatis pertama kali hadir, akses nirkabel dan seluler tidak ada. Pada saat itu, CMMS terbatas pada komputer kartu punch besar. Terutama karena biaya peralatan serta keahlian yang dibutuhkan untuk menjalankannya, sistem awal ini hanya menarik bagi perusahaan manufaktur yang sangat besar. Sejak saat itu, CMMS telah berevolusi dan saat ini mereka memiliki kemampuan dan titik harga yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik bisnis, besar dan kecil. Hal ini sebagian besar disebabkan oleh keserbagunaan, kemampuan penyesuaian, dan keterjangkauannya.
Fleksibilitas
CMMS saat ini memiliki berbagai fitur yang membuatnya mudah digunakan, portabel, dan sangat efisien. Dengan keterampilan teknis minimal di luar klik mouse atau ketukan pada tablet, staf pemeliharaan dapat menempatkan pesanan pekerjaan atau inventaris, melacak kemajuan pekerjaan, mengirimkan laporan, dan banyak lagi. Semua prosedur manajemen pemeliharaan dapat dilakukan dari dasbor perangkat lunak. Ini berarti tidak ada lagi kebutuhan untuk pekerjaan hard copy atau pesanan inventaris yang sering mengakibatkan penundaan waktu serta kekacauan kertas yang tidak dibutuhkan. Karena sebagian besar CMMS beroperasi pada WIFI atau akses seluler, staf pemeliharaan dapat melakukan pekerjaan mereka dari mana pun mereka berada. Tidak perlu kembali ke stasiun komputer untuk mengakses CMMS. Selain itu, kamera sistem dan kemampuan pemindaian terintegrasi memungkinkan pengambilan dan pengiriman foto atau kode batang sehingga meningkatkan operasi pemeliharaan dengan mengurangi kesalahan, penggunaan staf, dan waktu.
Dapat disesuaikan
Salah satu manfaat terbesar dari CMMS saat ini terletak pada kemampuannya untuk beradaptasi dengan organisasi daripada organisasi harus beradaptasi dengannya. Menjadi dapat disesuaikan berarti bahwa CMMS dapat memenuhi kebutuhan individu bisnis besar dan kecil, dan dengan jumlah aset, pengguna, situs, dan persyaratan pemeliharaan preventif yang berbeda. Yang terpenting, mereka juga memiliki kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan organisasi saat mereka tumbuh dan merumuskan kembali.
Sebagaimana dicatat, program pemeliharaan preventif (PM) merupakan aspek yang paling dihargai dari CMMS karena sebagian besar bertanggung jawab untuk memperpanjang umur peralatan, organisasi yang lebih baik, manajemen waktu yang lebih baik dan pemanfaatan tenaga kerja dan pada akhirnya, mengurangi biaya operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan. PM juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan individu perusahaan mana pun. Misalnya, program PM yang disesuaikan dapat berfokus pada waktu henti operasi yang ideal atau dipandu oleh produsen peralatan dan/atau pedoman industri atau diatur ke kombinasi kedua strategi. Di luar parameter ini, program pemeliharaan dapat memicu PM menggunakan jadwal kalender yang telah ditentukan sebelumnya (yaitu, harian, mingguan, bulanan, musiman, tahunan) atau dengan pembacaan meter tertentu (yaitu, jam berjalan, pound per inci persegi, jarak tempuh, dll.).
Fitur CMMS lain yang berguna adalah kemampuan untuk mengalokasikan akses pengguna berdasarkan kebutuhan pemilik bisnis. Dengan fitur ini, akses pengguna dapat tetap terbuka untuk semua staf atau sebagai alternatif, dibatasi dalam berbagai tingkat berdasarkan peran, tanggung jawab, atau bahkan lokasi pengguna dalam suatu fasilitas.
Terakhir, perangkat lunak pemeliharaan otomatis tersedia dalam dua format; berbasis cloud dan pada sistem yang berdiri sendiri. Masing-masing menawarkan serangkaian fiturnya sendiri termasuk kemampuan pemeliharaan preventif tetapi berbeda dalam hal biaya dan kebutuhan sumber daya. CMMS di lokasi sering kali menarik bagi pemilik bisnis yang lebih suka memiliki kontrol lebih besar atas keamanan dan pemeliharaan data perusahaan, sementara sistem berbasis cloud populer karena kemudahan penggunaan dan tidak ada persyaratan pemeliharaan.
Keterjangkauan
Pasar CMMS telah berkembang pesat dalam beberapa tahun terakhir sebagai tanggapan atas permintaan akan cara yang lebih efisien dalam mengelola operasi pemeliharaan. Menyadari keragaman dalam bisnis dalam hal ukuran, bentuk dan fungsinya, vendor CMMS merespons dengan menawarkan berbagai produk yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan. Sistem CMMS biasanya dibundel dalam berbagai titik harga dan pelanggan dapat memilih di antara ini sambil mendapatkan manfaat dari sejumlah fitur tambahan seperti pengguna tidak terbatas atau berbagai tingkat dukungan teknis yang sedang berlangsung, untuk beberapa nama. Sebagai alternatif, pelanggan juga dapat memilih dari paket yang lebih mendasar tetapi masih memiliki opsi untuk menambahkan layanan berdasarkan kebutuhan dan anggaran khusus mereka. Dengan menggunakan pendekatan ini, perusahaan kecil dapat diyakinkan untuk tidak "membeli berlebihan" tetapi tetap mendapat manfaat dari sistem perangkat lunak CMMS yang kuat yang akan sesuai dengan ukuran bisnis mereka. Di sisi lain, bisnis skala besar dengan banyak lokasi mungkin paling diuntungkan dari paket CMMS yang menawarkan audit aset dan inventaris yang disediakan vendor serta orientasi internal.
CMMS menawarkan bisnis dari semua ukuran dan dari semua sektor industri peluang untuk menjalankan operasi mereka dengan efisiensi maksimum dan penghematan biaya. Besar atau kecil, perangkat lunak CMMS mampu memenuhi kebutuhan dan anggaran semua ukuran bisnis. Tantangannya adalah meneliti produk yang tersedia dengan cermat dan membuat keputusan berdasarkan kebutuhan, tujuan, dan anggaran perusahaan.
