Memilih perangkat lunak CMMS yang tepat bisa terasa luar biasa. Ada begitu banyak hal berbeda yang harus Anda pertimbangkan, dan keseluruhan proyek memiliki banyak bagian yang bergerak. Tetapi menemukan solusi CMMS yang tepat sama seperti tugas kompleks lainnya:segala sesuatu mungkin terjadi setelah Anda memecahnya menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Jadi, hal pertama adalah membuat daftar masalah spesifik yang perlu Anda pecahkan. Langkah Kedua:temukan fitur CMMS yang merupakan solusi langsung.
Untuk mempermudah langkah kedua itu, mari kita lihat beberapa fitur penting dari perangkat lunak CMMS, lihat cara kerjanya, dan cari tahu bagaimana fitur tersebut dapat menghilangkan banyak stres dan kekhawatiran saat ini dari pekerjaan Anda.
Banyak tantangan yang Anda hadapi adalah berjuang dengan saluran komunikasi yang lemah. Karena sulit untuk menyampaikan informasi yang benar kepada tim, menyelesaikan apa pun membutuhkan banyak kerja ekstra, membuang waktu dan energi. Perangkat lunak manajemen fasilitas modern memudahkan untuk mendapatkan data yang tepat ke tangan yang tepat.
Dengan metode manajemen pemeliharaan lama, seringkali sulit untuk mendapatkan informasi yang cukup ke dalam perintah kerja. Perintah kerja berbasis kertas tidak memiliki cukup ruang, dan spreadsheet DIY seringkali sulit dibaca. Hasil?
Teknisi membuang banyak waktu, menghabiskan waktu Anda secara keseluruhan untuk nomor kunci pas. Alih-alih tiba di lokasi dengan suku cadang dan bahan yang tepat, teknisi mendapatkan aset hanya untuk mengetahui bahwa mereka tidak memiliki apa yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Itu berarti berlari kembali ke kantor atau ruang persediaan. Dan bahkan setelah mereka memiliki suku cadang dan bahan yang tepat, mereka mungkin tidak memiliki pengetahuan khusus. Hal ini terutama berlaku untuk teknisi junior yang kurang mengenal aset dan peralatan Anda. Ketika mereka menemui hambatan, mereka akhirnya membuang tidak hanya waktu mereka sendiri tetapi juga waktu dan perhatian teknisi yang lebih berpengalaman yang mereka butuhkan untuk melacak dan kemudian memanggil bantuan.
Dan jauh lebih buruk daripada teknisi yang tidak tahu cara menyelesaikan tugas adalah orang yang dengan percaya diri melakukan tugas secara konsisten salah. Ketika anggota tim pemeliharaan menjalankannya, Anda dapat berakhir dengan pekerjaan yang tidak dapat diandalkan yang perlu dilakukan ulang atau bahkan dapat menyebabkan kegagalan anggaran. Dan bahkan ketika solusi on-the-fly bekerja, Anda masih memiliki masalah untuk tidak dapat mereplikasinya. Misalnya, katakanlah terakhir kali forklift berhenti bekerja, salah satu teknisi dapat menghidupkannya kembali dan menjalankannya dalam sepuluh menit, dan tidak pernah ada masalah selama enam minggu berikutnya. Tapi sekarang Minggu Tujuh, forklift turun lagi, dan kali ini tidak ada yang bisa mengingat perbaikan ajaib itu. Dan teknisi yang berhasil memperbaikinya beberapa minggu yang lalu? Keluar berlibur, atau pindah ke pekerjaan lain, atau pensiun.
Perangkat lunak perintah kerja modern memecahkan masalah ini dengan membuatnya mudah untuk memasukkan semua yang dibutuhkan teknisi untuk ditutup secara efisien dan benar, termasuk:
Sekarang ketika seorang teknisi tiba di lokasi, mereka memiliki inventaris dan pengetahuan yang tepat. Pekerjaan diselesaikan dengan cara yang benar, setiap saat.
Sangat menyenangkan memiliki perintah kerja dengan banyak informasi, tetapi Anda tidak ingin membuatnya saat masalah muncul. Sebaliknya, Anda memerlukan solusi manajemen aset yang menempatkan Anda di depan kurva pemeliharaan. Memiliki beberapa perintah kerja sesuai permintaan hanyalah fakta kehidupan, tetapi dengan berfokus pada pemeliharaan preventif, Anda dapat membuat aset dan peralatan Anda bertahan lebih lama dengan waktu dan uang yang lebih sedikit. Yang terbaik dari semuanya, lebih banyak pekerjaan Anda selesai ketika itu paling masuk akal bagi Anda dan departemen lain, di seluruh organisasi. Alih-alih memperbaiki mesin press pada Jumat sore ketika lini produksi harus mencapai puncak produksi untuk memenuhi tenggat waktu Senin itu, teknisi dapat melakukan inspeksi dan perawatan rutin antar shift pada Rabu pagi, saat lini sudah dijadwalkan berjalan pada kapasitas 75%. .
Selalu mudah untuk berbicara tentang manfaat pemeliharaan preventif, tetapi jauh lebih menantang untuk menyiapkan, menjadwalkan, dan melacak program yang kuat. Terkadang sulit untuk mengetahui tugas inspeksi dan pemeliharaan mana yang harus dilakukan, lalu dengan andal mengirimkannya ke teknisi yang tepat, dan akhirnya melacak kemajuan program secara keseluruhan. Perangkat lunak pemeliharaan preventif modern memecahkan masalah ini dengan PM yang dikemas dengan data, penjadwalan otomatis, dan laporan yang dibuat secara otomatis yang dikemas dengan KPI yang tepat.
Saat pertama kali menyiapkan program, sering kali paling masuk akal untuk mengikuti rekomendasi pabrikan untuk tugas pemeliharaan preventif. Dalam beberapa kasus, Anda mengatur PM berbasis meteran sementara di kasus lain, Anda cukup mengaturnya berdasarkan waktu. Anda juga dapat memilih antara mengambang dan tetap ketika Anda harus sedikit mendorong tugas terjadwal ke belakang. Either way, perangkat lunak mengingat semua yang perlu dilakukan dan secara otomatis menghasilkan PM saat muncul sesuai jadwal. Dengan tampilan kalender, semua orang di tim dapat melihat sekilas apa yang akan terjadi. Dan seperti halnya perintah kerja berdasarkan permintaan, perangkat lunak ini memudahkan untuk memasukkan semua informasi yang dibutuhkan teknisi untuk bekerja secara efisien. Pada akhirnya, PM hanyalah perintah kerja yang Anda jadwalkan sebelumnya, sehingga mencakup semua jenis informasi yang sama. Dan ingat, itu berarti ia memiliki semua yang dibutuhkan teknisi untuk ditutup secara efisien.
Secara berkala, Anda dapat memeriksa program Anda untuk memeriksa seberapa baik tim pemeliharaan mengikutinya dan seberapa baik kerjanya. Karena semua informasi sudah ada di dalam CMMS, perangkat lunak dengan cepat menghasilkan laporan yang penuh dengan metrik pemeliharaan dan KPI. Anda tahu persis tugas pemeliharaan apa yang dilakukan dan persentase PM yang diselesaikan tepat waktu. Selain itu, Anda dapat mulai melihat aset mana yang paling banyak menghabiskan waktu dan uang Anda, dan kemudian bekerja mundur, menyempurnakan jadwal PM Anda. Misalnya, jika forklift itu mogok kira-kira setiap tiga bulan, Anda perlu meningkatkan frekuensi PM dari setiap empat bulan menjadi setiap dua setengah.
Tetapi bahkan ketika Anda menjalankan program pemeliharaan preventif kelas dunia, ada kalanya Anda harus membuat penyesuaian langsung pada jadwal Anda. Itu hanya fakta kehidupan pemeliharaan. Yang membuat frustrasi adalah betapa sulitnya menyampaikan informasi baru yang peka waktu itu kepada tim. Kru pemeliharaan tidak bekerja di meja dalam barisan di kantor; mereka tersebar di seluruh fasilitas, sering kali di beberapa gedung.
Perangkat lunak manajemen fasilitas modern memecahkan masalah ini dengan membuatnya lebih mudah untuk menjangkau dan menarik perhatian tim. Dengan aplikasi seluler, perangkat lunak terhubung langsung ke fitur bawaan perangkat, dan itu berarti ketika Anda membutuhkan teknologi untuk pergi ke situs lain, Anda dapat dengan cepat mengirimi mereka pemberitahuan push. Tergantung pada pengaturannya, perangkat seluler mereka berdering atau bergetar, dengan pesan muncul di atas semua yang lain di layar. Tidak ada lagi menunggu mereka mampir ke kantor untuk perintah kerja berikutnya.
Komunikasi yang baik adalah jalan dua arah. Tidak cukup hanya dengan mengirimkan data ke tim; mereka harus dapat berbagi dengan Anda apa yang mereka lakukan. Ini bisa sesederhana pemberitahuan bahwa mereka telah menutup perintah kerja untuk sesuatu yang sedikit lebih terlibat, seperti menjelaskan langkah-langkah yang mereka ambil untuk memecahkan masalah [BLOG] dengan aset baru atau yang rawan masalah. Dalam semua kasus, pimpinan pemeliharaan harus berada di lingkaran dan di atas kemajuan tim. Ketika Anda tahu di mana setiap orang dan apa yang mereka lakukan, akan lebih mudah untuk menjadwalkan pekerjaan, mengelola sumber daya, dan menegakkan akuntabilitas.
Kita sudah tahu bahwa pesanan kerja sesuai permintaan dan terjadwal keluar dengan penuh data, tetapi ada kalanya teknisi perlu menambahkan lebih banyak. Misalnya, seorang teknisi sedang mengerjakan inspeksi pemeliharaan rutin ketika mereka menemukan kabel yang berjumbai yang menimbulkan serangkaian risiko kesehatan dan keselamatan. Inspeksi itu dijadwalkan hanya memakan waktu sekitar 20 menit, tetapi teknologi itu sekarang melihat pekerjaan yang memakan waktu berjam-jam. Selain itu, mereka akan membutuhkan satu set tangan ekstra untuk melakukan pekerjaan dengan benar. Karena teknisi dapat menambahkan komentar ke tugas dalam perintah kerja, pimpinan pemeliharaan tahu persis apa yang terjadi, dan dapat mengalihkan sumber daya atau mengatur ulang jadwal lainnya.
Tidak perlu sesuatu yang serius seperti risiko kebakaran. Terkadang teknisi dapat mengunggah pertanyaan ke tugas, meminta klarifikasi, dan kiat tentang praktik terbaik. Atau menjelaskan bahwa mereka perlu makan siang di tengah-tengah PM yang lebih panjang. Yang penting adalah mereka memiliki cara untuk dengan cepat dan mudah tetap berhubungan dengan seluruh departemen. Salah satu manfaat besar adalah betapa mudahnya melihat hubungan antara apa yang mereka katakan dan apa yang sedang mereka kerjakan. Tidak perlu konteks atau penjelasan ketika komentar mereka terhubung langsung ke tugas atau perintah kerja tertentu.
Dan mereka tidak hanya dapat mengunggah komentar tetapi mereka juga dapat mengunggah gambar. Sebuah gambar bernilai seribu kata, dan ada banyak waktu ketika mengirim gambar dari suatu masalah ke pimpinan pemeliharaan lebih efisien daripada mencoba menjelaskannya. Berikut adalah contoh bagus lainnya tentang bagaimana aplikasi pemeliharaan preventif modern dapat memanfaatkan perangkat keras perangkat seluler yang ada. Perangkat lunak ini terhubung langsung ke kamera internal, sehingga memudahkan pengambilan dan pengunggahan gambar.
Peluang untuk mengunggah gambar ada di setiap titik dalam proses. Ketika seorang teknisi pertama kali tiba di situs, mereka dapat mengambil gambar cepat untuk merekam kondisi aset sebelum mereka mulai bekerja. Saat mereka menyelesaikan tugas terkait, mereka dapat mengunggah gambar untuk mencatat kemajuan mereka, yang sangat berguna saat mengerjakan aset di mana bagian-bagiannya diposisikan di atas satu sama lain. Misalnya, teknisi dapat mengunggah gambar saat mereka memasang kembali bagian-bagian mesin. Setelah selesai, mereka kemudian dapat mengunggah satu gambar akhir dan meminta inspeksi visual jarak jauh. Jika pimpinan pemeliharaan menyukai apa yang mereka lihat, mereka dapat menutup perintah kerja. Jika tidak, mereka dapat melihat dengan tepat apa yang ingin mereka ubah.
Sejauh ini, kita telah membahas fitur yang mendorong data keluar dan menariknya. Sekarang mari kita lihat fitur yang mengambil semua data itu dan memanfaatkannya.
Metode lama untuk manajemen pemeliharaan membuat frustrasi karena mereka melakukan pekerjaan yang buruk dalam menangkap data yang akurat dan menjaganya tetap aman. Pada akhirnya, Anda memiliki data yang sama sekali tidak dapat diandalkan. Tapi katakanlah demi argumen Anda bisa menggunakan sistem berbasis kertas atau spreadsheet dan mendapatkan data yang andal (ingat, Anda tidak bisa), pertanyaannya sekarang adalah, Apa yang dapat Anda lakukan dengannya? Dan jawabannya adalah, Meskipun Anda telah mencapai hal yang mustahil, masih perlu banyak kerja ekstra untuk memeras nilai apa pun dari angka-angka itu. Contoh cepat:Anda memiliki data akurat tentang berapa banyak yang Anda habiskan untuk suku cadang dan bahan perawatan selama enam bulan terakhir (yang merupakan informasi yang sangat berharga yang dapat membantu Anda mengelola sumber daya dan vendor dengan lebih efisien), tetapi data tersebut tersebar selama enam bulan senilai perintah kerja dan PM.
Itu ada di sana, tetapi dalam banyak potongan-potongan kecil. Dan satu-satunya cara bagi Anda untuk mendapatkan wawasan apa pun darinya adalah dengan menghabiskan banyak waktu dan energi untuk mengumpulkan semua bagian kecil dan merakitnya dengan hati-hati. Dan di setiap langkah yang menyakitkan, selalu ada peluang untuk membuat kesalahan kecil, yang mengikis keakuratan angka akhir Anda.
Dengan setiap kesalahan kecil (menyalin nomor yang salah dari sel yang salah atau lupa membawanya), Anda memutar lensa Anda sedikit lebih tidak fokus. Dan ketika Anda akhirnya mundur dan mencoba melihat gambaran besarnya, itu terlalu buram untuk digunakan secara nyata.
Perangkat lunak manajemen fasilitas modern memecahkan masalah ini dengan menangkap data yang tepat, menjaganya tetap aman, dan kemudian mengolahnya untuk Anda dengan laporan yang dibuat secara otomatis yang dikemas dengan grafik yang mudah dibaca dan metrik pemeliharaan serta KPI yang berwawasan luas. Dengan beberapa klik, perangkat lunak mengambil data mentah dan membuatnya menjadi kecerdasan yang dapat ditindaklanjuti. Alih-alih hanya memiliki semua biaya yang terkait dengan pemeliharaan aset Anda, Anda sekarang tahu mana yang paling menghabiskan waktu dan sumber daya Anda. Alih-alih hanya memiliki semua perintah kerja untuk satu aset tertentu, kini Anda tahu apakah biaya yang harus dikeluarkan untuk tetap menjalankannya lebih besar daripada menggantinya.
Sama berharganya dengan aset dan peralatan Anda adalah data terkaitnya. Dalam pengaturan manufaktur, Anda dapat memiliki pompa atau mesin press yang menjadi pusat lini produksi. Anda membutuhkannya untuk menjaga barisan. Data yang terkait dengannya, untuk tim pemeliharaan, juga penting karena mereka membutuhkannya untuk menjaga pompa atau press tetap berjalan.
Pada episode terbaru podcast Asset Champion, tamu John Rimer, CFM dari Konsultasi &Pelatihan Manajemen Fasilitas FM360, menjelaskan nilai data.
“Karena jika saya hanya menggunakan sistem itu untuk melakukan perintah kerja, saya ketinggalan perahu. Saya perlu memastikan bahwa kami menggabungkan informasi itu, mengumpulkannya, melakukan analisis, dan terus mendorong peningkatan. Karena seperti yang kita tahu, dunia tidak berhenti, kita harus terus berubah dan berkembang bersamanya.”
Dengan mengingat hal itu, mari kita lihat fitur yang lebih sulit dilihat di permukaan tetapi tetap penting bagi kesuksesan Anda.
Mari kita lihat lebih dekat metode manajemen pemeliharaan lama yang membalas pada dokumen atau spreadsheet, yang keduanya terkenal karena kehilangan data penting atau menyimpan versi data kedaluwarsa yang tak ada habisnya.
Dengan metode berbasis kertas, Anda hanya memiliki satu salinan perintah kerja, dan jumlah informasi yang dapat Anda sertakan relatif kecil. Seberapa banyak seseorang dapat mencoret-coret beberapa lembar kertas? And the little bit of data you do have is easily lost. It’s on a thin piece of paper, which can literally fall through the cracks. With spreadsheets, you often end up never losing any data, but what you’re stuck with is worse than useless.
Let’s look at the steps in a spreadsheet-dependant workflow. You start out by creating a spreadsheet-based work order on your computer. Now you have one version, and because you just wrote it, it’s up to date. But then when you email it out to a tech, you end up with two copies. There’s the one on your computer and there’s the one in the email. And here’s the start of the problem:nothing is holding those two copies together. When you make changes to the copy on your computer, the tech still only has a copy of the old one. And when the tech makes changes to their copy, nothing changes on your computer. You’ve gone from two exact copies to two different versions. Every change anyone makes to their file puts everyone else further behind. The worst part? There’s nothing on the spreadsheet that tells you it’s just one of many versions. Everyone thinks they have the right information.
Every had a conversation with someone where you can’t agree on the most basic facts? Old-time maintenance management methods are just like that, except everyone in the department gets pulled in. It’s like suffering through the worst Thanksgiving family dinner, every working day of your life.
Cloud computing solves this problem by creating one version of truth. Once new data is entered into the software, it’s sent to a central database where all your data is kept safe, secure, and up to date in real time. Whenever anyone on the maintenance team uses the software, they’re looking at the same data as everyone else. No one is working off a scrap of paper they picked up from the maintenance office six hours ago. No one is working from a spreadsheet they got as an email attachment days ago. And the best part? That accurate, reliable data is available from anywhere, at any time, through any Internet-connected computer or mobile device.
Let’s look at a few other features we can think of as “behind the scenes.”
In the old days of work order management and preventive maintenance software, you bought them the same way you used to buy a VCR. Once you got it home, it was on you to set it up and keep it running. The relationship between you and the VCR company was basically “one-time,” even taking into account the limited warranty. So, when the company wanted to make another sale, they’d come out with a new model and try to convince you to buy it.
Modern maintenance management software providers use a completely different business model, called software as a service (SaaS). And staying with our VCR example, we can say they’re basically the same as Netflix. Instead of selling you a product (a piece of software you have to install and run yourself), providers are offering a service (subscription access to their maintenance software and data protection and storage). The relationship between you and your CMMS provider is now fundamentally different. And it’s to your advantage.
There’s no push to sell you next year’s model. Instead, providers want you to keep using their CMMS solution, so they’re constantly upgrading it, adding new features, and helping make sure you get all you can out of your investment.
Which brings us to these additional behind-the-scenes features:onboarding and ongoing support. So far, we’ve been looking at features as solutions to specific problems, and these are no different. But they’re not solutions to problems you have now; instead, they help you overcome the challenges specifically related to implementing and running a CMMS. So, what are those challenges?
One is getting buy-in. A good provider has more than just great software; they also have programs in place to ensure your organization, across departments, sees the facility maintenance management solution’s value and can quickly learn how to use the software. A big part is having tailored training for everyone from the CEO to the maintenance lead to the technicians.
The other is getting help with the work order management software when you need it. A good provider solves this problem with a support team that’s knowledgeable and available across different channels. They should have a resource center with relevant articles, e-books, and videos as well as live support through phone, e-mail, and conversation windows on their website.
Or actually, not something people forget, but something they forget is a feature. And it’s not just any feature; it’s the one that makes all the other features accessible. Intuitive, easy-to-learn and easy-to-use UX design. Think of it as the key to a fancy sports car. Because no matter how fast the engine is or how slick the tires are, that car isn’t going anywhere if you don’t have the key to start it.
It’s one thing to say good UX is important, but it’s another to clearly define it. On some level, it does make sense to leave it at “I can’t define it, but I know it when I see it.” But it’s worth getting a bit more specific. And we can narrow it down to placement and visual clutter.
Back to our car example. Where would you look if you wanted to know how fast you were going? That should be right in front of you. Or how much gas you had in the tank? A bit to the right of your speed. What about if you wanted to change the radio station? A bit more to the right and then down. When things are where they should be, you can find them quickly. That’s good placement.
Sticking with the radio example, we can also understand visual clutter. When you look at the radio, all you can see is the one station you’re listening to now. It doesn’t show you every possible radio station. If it did, the important information would be lost in a sea of visual clutter.
Why does it matter? Remember, when you’re implementing a CMMS, you need to think about winning buy-in up and down the department and across the organization. The easier the software is to learn and use, the faster you’re going to see an ongoing return on your investment.
Once you have your list of nagging problems and a good idea of the features that can solve them directly, it’s time to reach out to CMMS solution providers. The good ones usually start by trying to find out as much as possible about your current challenges. Then they can start to talk with you about solving them, going over the specific features that work best for you. In some cases, they cover ones you already know about. But often they can show you features and workflows you never considered. Remember, a good provider lives and breathes CMMS software, making them your best resource for information, insights, and advice. They know what works and how to make it work for you.
Teknologi Industri
PENGANTAR: Ada banyak manfaat menggunakan solusi perangkat lunak CMMS, mulai dari peningkatan efisiensi hingga produktivitas fasilitas secara keseluruhan. Tapi mungkin salah satu manfaat terpentingnya adalah manfaat yang diberikannya pada keuntungan bisnis Anda. Di bawah ini adalah infografis 11
Siapa yang tidak suka dengan kata gratis? Kebanyakan orang mengambil kesempatan untuk menghemat uang, apalagi mendapatkan sesuatu yang berharga tanpa biaya sama sekali. Bagaimana dengan perangkat lunak CMMS gratis? Bayangkan merevolusi seluruh tempat kerja Anda dengan alat perangkat lunak yang menj
Uji coba gratis dapat menjadi bagian penting dalam menemukan solusi CMMS yang tepat. Ini adalah kesempatan Anda untuk mendapatkan perangkat lunak, melihat cara kerjanya, dan memutuskan apakah itu cocok untuk Anda. Tapi itu sama seperti kebanyakan peluang:Anda harus siap untuk mendapatkan hasil mak
Fitur sangat penting karena membantu membuat pekerjaan kita lebih sederhana. Fitur adalah atribut yang membuat mereka berbeda dari yang lain. Dalam organisasi, fitur manajemen pemeliharaan sangat penting. Mereka membantu membuat pekerjaan pemeliharaan menjadi lebih sederhana dan mudah. Jika fitur t
