Faktor Kunci Keberhasilan Implementasi Otomasi Cerdas
Seperti teknologi apa pun, otomasi cerdas tidak akan efektif jika tidak dikelola dengan baik.
Pandemi menunjukkan pentingnya bertindak dengan kelincahan, kecepatan, dan ketahanan sebagai respons terhadap gangguan global besar. Yang juga sangat jelas adalah organisasi yang belum berhasil menerapkan teknologi otomasi cerdas telah kesulitan merespons secara efektif.
Pada yang terbaik, otomasi cerdas memungkinkan pekerja dilakukan di seluruh kantor depan, tengah, dan belakang yang jauh lebih cerdas, lebih cepat, dan lebih efisien. Namun, salah satu masalah terbesar bagi organisasi saat mereka mulai mengotomatisasi proses bisnis mereka adalah bagaimana mempertahankan dan menskalakan aktivitas ini. Kenyataannya adalah tidak cukup banyak proyek otomasi bisnis yang benar-benar melampaui tahap pilot, dan memiliki niat yang baik serta teknologi otomasi cerdas yang baik saja tidak cukup.
Sebenarnya adalah orang, bakat, dan struktur di balik otomasi cerdas yang sama pentingnya dengan teknologi itu sendiri. Kunci di sini adalah memiliki metodologi pengiriman yang tepat ‖ sambil mempertahankan tim, dengan keterampilan yang tepat untuk melaksanakannya ‖ sejak awal. Faktor-faktor kritis inilah yang menentukan keberhasilan dan kegagalan. Saya akan membahas langkah-langkah berikut yang memastikan otomasi cerdas secara konsisten menghasilkan nilai di seluruh operasi perusahaan.
Mulai dengan visi yang ber tujuan
Agar program otomasi cerdas benar-benar memberikan hasil, diperlukan strategi dan tujuan. Ini bisa berupa peningkatan kualitas data, efisiensi operasional, kualitas proses, dan pemberdayaan karyawan, atau meningkatkan pengalaman pemangku kepentingan dengan memberikan respons yang lebih cepat dan lebih akurat. Apa pun alasan yang ada, strategi otomasi cerdas harus diselaraskan dengan kebutuhan yang lebih luas dari bisnis.
Idealnya, pemangku kepentingan utama harus terlibat dalam menciptakan visi; jika belum, terlibatkan mereka sekarang. Jika mereka melihat otomasi cerdas sebagai proyek bisnis strategis, mereka akan mendukungnya dan menyediakan sumber daya keuangan dan manusia yang diperlukan juga. Meskipun otomasi cerdas biasanya dikelola oleh tim bisnis, itu masih akan diatur oleh tim IT menggunakan praktik yang ada, jadi mereka juga harus terlibat sejak awal. IT akan mendukung otomasi cerdas di banyak garis depan yang kritis, seperti kepatuhan dengan keamanan IT, auditabilitas, infrastruktur pendukung, konfigurasi, dan skalabilitasnya.
Siapkan diri
Agar otomasi cerdas dapat menskalakan seiring dengan meningkatnya permintaan, rencanakan di mana itu berada di dalam bisnis. Pendekatan terpusat mencakup seluruh organisasi, jadi mungkin bermanfaat untuk menyematkan ini ke dalam ‘pusat keunggulan’ (CoE) atau mulai bergerak menuju pembuatan lingkungan operasional ini. Model ‘federasi’ juga efektif di mana kemampuan otomasi cerdas berada di dalam fungsi tertentu tapi diskalakan di seluruh bisnis, dengan tim otomatisasi pusat mengontrol standar dan praktik terbaik. Ini dicapai dengan membuat delivery pods di seluruh organisasi, yang bertanggung jawab untuk identifikasi dan pengiriman proses terotomatisasi mereka sendiri ‖ yang diatur oleh CoE.
Identifikasi proses terbaik
Selalu pilih kesempatan otomatisasi proses yang akan menghasilkan manfaat paling cepat, dan jelaskan secara sangat tepat apa yang membuat proses yang benar-benar baik. Misalnya, opsi terbaik adalah proses yang menderita kesalahan manusia, melibatkan volume tugas manual dan berulang yang tinggi, atau memerlukan perbaikan pengalaman pelanggan ‖ seperti waktu respons yang lebih cepat.
Selain itu, sebelum mengotomatisasi sebuah proses, pertimbangkan apakah itu benar-benar perlu disederhanakan atau ditingkatkan karena ini memerlukan waktu, biaya, dan upaya tambahan dan biasanya menghasilkan hanya perbaikan kecil. Setiap keputusan harus selalu bergantung pada tujuan bisnis strategis keseluruhan untuk otomatisasi. Jika kebutuhan adalah untuk pengiriman proses yang sangat halus, lanjutkan dan tingkatkan, tetapi jika penghematan biaya adalah tujuan inti, cukup otomatisasi proses ‘as is’.
Pada tahap ini, koordinasikan dengan departemen IT untuk memastikan tidak ada pemeliharaan yang direncanakan untuk aplikasi target, atau otomatisasi proses akan harus ditangguhkan. Untuk menjamin kejelasan program otomatisasi dan sebelum aktivitas apa pun dilakukan, serangkaian indikator juga harus disetujui ‖ termasuk; KPI keuangan, proses, kualitas, dan kinerja.
Pengiriman yang hati-hati
Untuk benar-benar mulai mengotomatisasi proses, tangkap informasi yang benar di tahap define untuk menghindari masalah, jadi terlibatkan subjek ahli yang berpengetahuan dalam aktivitas ini. Ini juga layak untuk menyelenggarakan walk-through proses untuk audiens yang tepat. Setiap proses terotomatisasi yang dipilih harus didokumentasikan dan pemahaman diperoleh tentang bagaimana itu akan berbeda dari proses manusia yang sama.
Setelah semuanya ini disetujui dengan bisnis, dan otoritas desain proses telah menyetujui blueprint yang diusulkan dan melakukan tinjauan rekan yang diperlukan ‖ pengembangan dapat dimulai. Hanya ketika bisnis puas, pengujian sign-off dapat dimulai. Setelah robot sepenuhnya berfungsi, pastikan bahwa mereka mengembalikan rekomendasi bisnis, atau pengecualian, ke tim operasional untuk intervensi manual, dan bahwa kemampuan teknis dengan mudah tersedia jika mereka tidak bertindak seperti yang diharapkan. Akhirnya, untuk memastikan kelanjutan dan ketersediaan sumber daya otomatisasi, harus ada infrastruktur IT yang kuat dan mendukung.
Bangun tim multi-keterampilan
Menunjuk lead developer berkualitas tinggi adalah hal yang penting untuk menangani poin-poin sakit otomasi cerdas apa pun tetapi orang-orang ini sangat sulit ditemukan di pasar saat ini. Developer akan perlu dilatih dengan standar tertinggi dalam pengembangan dan analisis proses. Seiring dengan pertumbuhan tim pengembangan, tetapkan Design Authority untuk memastikan standar tetap terjaga, dan Control Room Monitor untuk mengelola robot produksi.
Memiliki bakat terbaik dalam otomasi cerdas adalah darah kehidupan setiap inisiatif yang berhasil, dan dengan keterampilan ini semakin banyak dicari telah menyebabkan permintaan melebihi pasokan. Oleh karena itu, layak untuk mempertimbangkan mitra yang menyediakan sumber daya manusia, tata kelola, manajemen, dan metodologi untuk mendukung program pembelajaran global dan mengintegrasikan pelatihan ke dalam penerapan otomasi cerdas yang berkembang pesat.
Pikiran akhir
Akhirnya, untuk mendapatkan hasil terbaik dengan otomasi cerdas, perjalanan lengkap harus didefinisikan sejak awal, daripada menunggu kesalahan dan kemudian memperbaikinya. Setelah dukungan seperusahaan diperoleh dan visi hasil yang diinginkan diciptakan, disarankan untuk memulai dari kecil, kemudian mulai menyampaikan ‖ sambil belajar cepat ‖ untuk memungkinkan program untuk benar-benar berkembang seiring menskalakan di seluruh bisnis.
