Faktor kunci keberhasilan di balik otomatisasi cerdas
Seperti halnya teknologi apa pun, otomatisasi cerdas tidak dapat efektif karena tidak dikelola dengan baik.
Pandemi ini menunjukkan pentingnya bertindak dengan ketangkasan, kecepatan, dan ketahanan dalam menanggapi gangguan global besar. Yang juga sangat jelas adalah organisasi-organisasi yang belum berhasil mengadopsi teknologi otomasi cerdas harus berjuang untuk merespons secara efektif.
Dalam kondisi terbaiknya, otomatisasi cerdas memungkinkan pekerjaan dilakukan di seluruh kantor depan, tengah, dan belakang dengan jauh lebih cerdas, lebih cepat, dan lebih efisien. Namun, salah satu masalah terbesar bagi organisasi ketika mereka mulai mengotomatisasi proses bisnis mereka adalah bagaimana mempertahankan dan meningkatkan aktivitas ini. Kenyataannya adalah tidak cukupnya proyek otomatisasi bisnis yang benar-benar berkembang melewati tahap uji coba, dan memiliki niat baik serta teknologi otomatisasi cerdas yang baik saja tidak cukup.
Sebenarnya orang, bakat, dan struktur di balik otomatisasi cerdaslah yang sama pentingnya dengan teknologi itu sendiri. Kuncinya di sini adalah memiliki metodologi penyampaian yang tepat – sambil mempertahankan tim, dengan keterampilan yang tepat untuk bertindak – sejak awal. Faktor-faktor penting inilah yang menentukan keberhasilan dan kegagalan. Saya akan membahas langkah-langkah berikut yang memastikan otomatisasi cerdas secara konsisten menghasilkan nilai di seluruh operasi perusahaan.
Mulailah dengan visi yang terarah
Agar program otomasi cerdas benar-benar berhasil, diperlukan strategi dan tujuan. Hal ini dapat meningkatkan kualitas data, efisiensi operasional, kualitas proses dan pemberdayaan karyawan, atau meningkatkan pengalaman pemangku kepentingan dengan memberikan tanggapan yang lebih cepat dan akurat. Apa pun alasannya, strategi otomatisasi yang cerdas harus disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang lebih luas.
Idealnya, pemangku kepentingan utama harus dilibatkan dalam menciptakan visi; jika belum, libatkan mereka sekarang. Jika mereka melihat otomatisasi cerdas sebagai proyek bisnis strategis, mereka akan mendukungnya dan menyediakan sumber daya keuangan dan manusia yang diperlukan juga. Meskipun otomatisasi cerdas biasanya dikelola oleh tim bisnis, itu akan tetap diatur oleh tim TI menggunakan praktik yang ada, sehingga mereka juga harus terlibat di awal. TI akan mendukung otomatisasi cerdas di banyak bidang penting, seperti kepatuhan terhadap keamanan TI, kemampuan audit, infrastruktur pendukung, konfigurasi, dan skalabilitasnya.
Bersiaplah
Jadi otomatisasi cerdas dapat menskalakan seiring dengan meningkatnya permintaan, rencanakan posisinya dalam bisnis. Pendekatan terpusat mencakup seluruh organisasi, jadi mungkin bermanfaat untuk menanamkan ini ke dalam 'pusat keunggulan' (CoE) atau mulai bergerak menuju menciptakan lingkungan operasi ini. Model 'federasi' juga efektif di mana kemampuan otomatisasi cerdas berada dalam fungsi tertentu tetapi diskalakan di seluruh bisnis, dengan tim otomasi pusat mengendalikan standar dan praktik terbaik. Hal ini dicapai dengan membuat pod pengiriman di seluruh organisasi, yang bertanggung jawab untuk identifikasi dan pengiriman proses otomatis mereka sendiri – diatur oleh CoE.
Identifikasi proses terbaik
Selalu pilih peluang otomatisasi proses yang akan menghasilkan manfaat tercepat, dan sangat jelas tentang apa yang membuat proses benar-benar baik. Misalnya, opsi terbaik adalah proses yang mengalami kesalahan manusia, yang melibatkan banyak tugas manual dan berulang, atau memerlukan peningkatan pengalaman pelanggan – seperti waktu respons yang lebih cepat.
Juga, sebelum mengotomatisasi suatu proses, pertimbangkan apakah itu benar-benar perlu disederhanakan atau ditingkatkan karena ini membutuhkan waktu, biaya, dan usaha tambahan dan biasanya hanya menghasilkan perbaikan kecil. Setiap keputusan harus selalu bergantung pada tujuan bisnis strategis keseluruhan untuk otomatisasi. Jika persyaratannya adalah untuk pengiriman proses yang sangat mulus, lanjutkan dan tingkatkan, tetapi jika pemotongan biaya adalah tujuan utamanya, otomatisasi saja proses 'apa adanya'.
Pada tahap ini, berhubungan dengan departemen TI untuk memastikan bahwa tidak ada pemeliharaan yang direncanakan untuk aplikasi target, atau otomatisasi proses harus terhenti. Untuk menjamin ketertelusuran program otomasi dan sebelum kegiatan apa pun dilakukan, serangkaian indikator juga harus disepakati – termasuk; KPI terkait keuangan, proses, kualitas, dan kinerja.
Pengiriman hati-hati
Untuk benar-benar memulai proses otomatisasi, tangkap informasi yang benar dalam fase definisi untuk menghindari masalah, jadi libatkan pakar materi pelajaran yang berpengetahuan luas dalam aktivitas ini. Ada baiknya juga mengadakan proses walk-through untuk audiens yang tepat. Setiap proses otomatis yang dipilih harus didokumentasikan dan pemahaman yang diperoleh tentang bagaimana hal itu akan berbeda dari proses manusia yang sama.
Setelah semua ini disetujui dengan bisnis, dan otoritas desain proses telah menyetujui cetak biru yang diusulkan dan melakukan tinjauan sejawat yang diperlukan – pengembangan dapat dimulai. Hanya ketika bisnis puas, pengujian sign-off dapat dimulai. Setelah robot bekerja sepenuhnya, pastikan bahwa mereka menyerahkan kembali rujukan bisnis, atau pengecualian, kepada tim operasional untuk intervensi manual, dan bahwa kemampuan teknis sudah tersedia jika mereka tidak bertindak seperti yang diharapkan. Pada akhirnya, untuk memastikan kesinambungan dan ketersediaan sumber daya otomatisasi, harus ada infrastruktur TI yang kuat dan mendukung.
Bangun tim multi-keterampilan
Menunjuk pengembang utama berkualitas tinggi sangat penting untuk menangani masalah otomatisasi cerdas apa pun, tetapi orang-orang ini bisa sangat sulit ditemukan di pasar saat ini. Pengembang perlu dilatih dengan standar tertinggi dalam pengembangan dan analisis proses. Saat tim pengembangan terus berkembang, tunjuk Otoritas Desain untuk memastikan standar dipertahankan, dan Monitor Ruang Kontrol untuk mengelola robot produksi.
Memiliki bakat terbaik dalam otomatisasi cerdas adalah darah kehidupan dari setiap inisiatif yang sukses, dan dengan keterampilan ini semakin banyak dicari telah menyebabkan permintaan melebihi pasokan. Oleh karena itu, ada baiknya mempertimbangkan mitra yang menyediakan sumber daya manusia, tata kelola, manajemen, dan metodologi untuk mendukung program pembelajaran global dan mengintegrasikan pelatihan ke dalam implementasi otomatisasi cerdas yang berkembang pesat.
Pemikiran terakhir
Pada akhirnya, untuk mendapatkan hasil terbaik dengan otomatisasi cerdas, perjalanan lengkap harus ditentukan di awal, daripada menunggu kesalahan dan kemudian mengoreksi setelahnya. Setelah dukungan di seluruh perusahaan diperoleh dan visi tentang hasil yang diinginkan tercipta, disarankan untuk memulai dari yang kecil, kemudian mulai memberikan – sambil belajar dengan cepat – untuk memungkinkan program benar-benar berkembang seiring skalanya di seluruh bisnis.
