Stabilkan Rantai Pasok Anda: Otomatisasi Pesan Penjualan Makmur di Masa Pandemi
Lebih dari 90% perusahaan Fortune 1000 telah mengalami gangguan rantai pasok karena pandemi coronavirus, menurut Accenture. Tujuh puluh persen dari perusahaan tersebut melaporkan "dampak negatif atau sangat negatif terhadap bisnis mereka."
Statistik ini hanya mengonfirmasi apa yang banyak pemimpin industri sudah ketahui. Dalam pandemi, transportasi sangat terbatas, dan personel kritis terjebak di rumah. Volume telah stagnan, dan waktu pengiriman telah diperpanjang. Tidak ada yang baik ini untuk kelancaran rantai pasok.
Bagaimana perusahaan dapat merespons dengan terampil terhadap tekanan rantai pasok yang tidak pernah terjadi sebelumnya ini, dan menjamin kelangsungan bisnis? Dengan menyadari bahwa tekanan saat ini membuat proyek transformasi digital semakin mendesak dari sebelumnya. Transformasi digital tidak lagi merupakan frase maris, sesuatu untuk difokuskan kuartal depan. Ini adalah persyaratan esensial.
Krisis COVID-19 memaksa distributor dan produsen untuk mengoptimalkan biaya mereka dan memotong pengeluaran non-kritis di mana pun mereka bisa. Idealnya, organisasi ingin mengurangi pengeluaran operasional mereka, sambil mempertahankan tenaga kerja mereka. Untuk mencapai ini, proses tradisional dan usang perlu diupgrade ke proses modern, segera.
Rantai pasok adalah entitas yang kompleks, dan tidak semuanya dalam kemampuan perusahaan untuk mempengaruhi. Namun, di bagian rantai pasok yang dapat dipengaruhi oleh perusahaan — di mana pengiriman dari gudang mereka sendiri ke pelanggan akhir mereka — masih ada banyak ruang untuk beroperasi.
Misalnya, satu area di mana otomatisasi digital dapat memberikan dampak besar adalah penanganan pesanan penjualan.
Tekanan COVID-19 telah menambahkan beban pada bahu produsen dan distributor. Saat waktu pengiriman telah kacau, perusahaan digemparkan dengan pertanyaan pelanggan. Orang bingung dan panik, dan mereka menuntut klarifikasi.
Untuk terus melayani pelanggan dengan baik — dan bagi produsen dan distributor, hubungan pelanggan adalah segalanya — perusahaan perlu perwakilan layanan pelanggan (CSR) mereka bekerja sepenuhnya. Ini adalah satu-satunya cara mereka dapat mengurangi waktu siklus pesanan, dan menunjukkan stabilitas dan ketepatan pada waktu ketika banyak organisasi diguncang.
Namun, karena lockdown, CSR bekerja dari rumah. Ini berarti mereka kehilangan lingkungan kantor mereka, dan akses ke alat biasa mereka. Mereka mungkin tidak produktif seperti biasanya, dengan stres emosional ditambahkan ke dalam campuran. Di atasnya, pertanyaan pelanggan berada pada titik tertinggi, dan lebih kompleks dan baru dari sebelumnya. Saat CSR membutuhkan sebanyak mungkin bandwidth, mereka lebih diperketat dari sebelumnya.
Namun, apa yang merupakan drain besar pada bandwidth CSR, bahkan tanpa COVID-19? Pemrosesan pesanan secara manual. Secara rata-rata, organisasi kami telah menemukan bahwa CSR menghabiskan satu dari tiga hari kerja mereka untuk secara manual memasukkan pesanan pembelian yang diterima dari pelanggan.
Mayoritas produsen dan distributor mengandalkan metode tradisional, dengan tangan ini. Proses ini selalu lambat, dan secara tradisional rentan terhadap kesalahan. Antrean pesanan pembelian akan menunggu selama semalam, atau membayar lembur untuk diproses. Biaya yang tidak perlu dapat sebesar $26 per pesanan. Dan saat ini, ketidakefisienan biaya dari pendekatan usang ini diperbesar.
Namun, dengan sederhana, pemrosesan pesanan penjualan dapat diotomatisasi. Menggunakan perangkat lunak khusus, sebuah perusahaan dapat secara otomatis dan akurat mengubah pesanan pembelian melalui email menjadi pesanan penjualan dalam sistem enterprise resource planning (ERP) tanpa intervensi atau penanganan oleh CSR. Melalui kekuatan otomatisasi dan kecerdasan buatan, pemrosesan pesanan dipercepat dari jam menjadi saat. Ini menjadi mungkin untuk mencapai akurasi ekstraksi data 100%.
Bentuk otomatisasi digital ini secara signifikan mempercepat proses pesanan penjualan, membantu perusahaan mengembalikan ribuan jam modal manusia. Jam-jam tersebut kemudian dapat dialokasikan ulang pada tugas dan prioritas yang menambah nilai bagi organisasi, seperti pelayanan pelanggan yang nyata dan berkualitas tinggi serta proses penghasil pendapatan lainnya.
Ada banyak area dan banyak proses bisnis di mana otomatisasi dapat mendorong proyek transformasi digital bagi perusahaan, dan membuka efisiensi dan kemungkinan baru. Apakah itu pesanan penjualan atau di tempat lain, semua pemimpin perlu mempertimbangkan di mana mereka masih dibebani oleh proses manual, dan bagaimana mereka dapat mengupgrade mereka.
Saat pandemi COVID-19 berkembang menjadi krisis yang benar-benar global, Sandy Shen, analis senior di Gartner, mengatakan dengan baik: "Ini adalah panggilan bangun bagi organisasi yang terlalu berfokus pada kebutuhan operasional sehari-hari dengan mengorbankan investasi dalam bisnis digital dan ketahanan jangka panjang. Bisnis yang dapat menggeser kapasitas dan investasi teknologi ke platform digital akan mengurangi dampak wabah dan menjaga perusahaan mereka berjalan lancar sekarang, dan di jangka panjang."
Krisis COVID-19 mengajarkan kita bahwa digitalisasi adalah jalur yang dapat diikuti produsen dan distributor untuk mengamankan dan melindungi tujuan bisnis kritis selama waktu yang terganggu, dan bereaksi terhadap ketidakteraturan dalam rantai pasok yang mereka percayai.
Gangguan rantai pasok membawa tantangan signifikan yang memerlukan solusi yang cepat dan efektif. Apa yang dibutuhkan distributor dan produsen adalah inisiatif berdampak tinggi, ROI tinggi yang memberdayakan mereka untuk melakukan lebih dengan lebih sedikit. Otomatisasi pesanan penjualan adalah contoh inisiatif semacam itu. Ini memungkinkan perusahaan untuk memaksimalkan kesempatan pendapatan dan menghasilkan penghematan biaya yang signifikan, tanpa mengkomitmen sumber daya atau upaya tambahan. Hasil akhir: kelangsungan bisnis dan ketahanan rantai pasok — sekarang, dan melewati krisis.
Ray Grady adalah CEO Conexiom.
