Bagaimana Otomatisasi Pesanan Penjualan Dapat Menciptakan Stabilitas Selama Pandemi
Lebih dari 90% perusahaan Fortune 1000 telah mengalami gangguan rantai pasokan karena pandemi virus corona, menurut Accenture. Tujuh puluh lima persen dari perusahaan tersebut melaporkan “dampak negatif atau sangat negatif terhadap bisnis mereka”.
Statistik ini hanya mengkonfirmasi apa yang sudah diketahui oleh banyak pemimpin industri. Dalam pandemi, transportasi sangat dibatasi, dan personel kritis terjebak di rumah. Volume terhenti, dan waktu pengiriman diperpanjang. Semua ini tidak baik untuk kelancaran fungsi rantai pasokan.
Bagaimana perusahaan dapat dengan terampil bereaksi terhadap tekanan rantai pasokan yang belum pernah terjadi sebelumnya ini, dan menjamin kelangsungan bisnis? Dengan menyadari bahwa tekanan saat ini membuat proyek transformasi digital menjadi lebih mendesak dari sebelumnya. Transformasi digital bukan lagi istilah buzz, sesuatu yang harus difokuskan pada kuartal berikutnya. Ini adalah persyaratan penting.
Krisis COVID-19 memaksa distributor dan produsen untuk mengoptimalkan biaya mereka dan memotong pengeluaran non-kritis di mana pun mereka bisa. Idealnya, organisasi ingin mengurangi pengeluaran operasional mereka, sambil menjaga tenaga kerja mereka tetap utuh. Untuk mencapai ini, proses tradisional dan kuno perlu segera ditingkatkan ke proses modern.
Rantai pasokan adalah entitas yang kompleks, dan tidak semuanya berada dalam kemampuan perusahaan untuk mempengaruhi. Namun, di bagian rantai pasokan yang dapat dipengaruhi perusahaan — di mana pengirimannya dari gudang mereka sendiri ke pelanggan akhir mereka — masih ada banyak ruang untuk beroperasi.
Misalnya, satu area di mana otomatisasi digital dapat berdampak besar adalah penanganan pesanan penjualan.
Tekanan COVID-19 telah menambah beban di pundak produsen dan distributor. Karena waktu pengiriman menjadi kacau, perusahaan dibanjiri pertanyaan pelanggan. Orang-orang bingung dan panik, dan mereka menuntut kejelasan.
Untuk terus melayani pelanggan dengan baik — dan bagi produsen dan distributor, hubungan pelanggan adalah segalanya — perusahaan membutuhkan perwakilan layanan pelanggan (CSR) mereka yang aktif. Ini adalah satu-satunya cara mereka dapat mengurangi waktu siklus pemesanan, dan menunjukkan stabilitas dan prediktabilitas pada saat banyak organisasi bingung.
Namun, karena lockdown, CSR bekerja dari rumah. Ini berarti mereka kekurangan lingkungan kantor mereka, dan akses ke alat mereka yang biasa. Mereka mungkin tidak seproduktif biasanya, dengan tekanan emosional yang ditambahkan ke dalam campuran. Di atas semua ini, pertanyaan pelanggan berada pada titik tertinggi sepanjang masa, dan lebih kompleks dan baru dari sebelumnya. Tepat ketika CSR membutuhkan bandwidth sebanyak mungkin, mereka lebih terjepit dari sebelumnya.
Namun, apa yang merupakan pengurasan besar pada bandwidth CSR, bahkan tanpa COVID-19? Pemrosesan pesanan manual. Rata-rata, organisasi kami telah menemukan bahwa CSR menghabiskan sepertiga dari setiap hari kerja secara manual memasukkan pesanan pembelian yang diterima dari pelanggan.
Sebagian besar produsen dan distributor mengandalkan metode tradisional dengan tangan ini. Proses ini selalu lambat, dan secara tradisional rentan terhadap kesalahan. Tunggakan pesanan pembelian akan berlangsung semalaman, atau membutuhkan waktu lembur untuk diproses. Biaya yang tidak perlu bisa mencapai $26 per pesanan. Dan saat ini, inefisiensi biaya dari pendekatan kuno ini semakin besar.
Namun, sederhananya, pemrosesan pesanan penjualan bisa menjadi otomatis. Dengan menggunakan perangkat lunak yang dibuat khusus, perusahaan dapat secara otomatis dan akurat mengubah pesanan pembelian melalui email menjadi pesanan penjualan dalam sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) tanpa intervensi atau penanganan apa pun oleh CSR. Melalui kekuatan otomatisasi dan kecerdasan buatan, pemrosesan pesanan dipercepat dari jam ke waktu. Menjadi mungkin untuk mencapai akurasi ekstraksi data 100%.
Bentuk otomatisasi digital ini secara signifikan mempercepat proses pesanan penjualan, membantu perusahaan memenangkan kembali ribuan jam sumber daya manusia. Jam tersebut kemudian dapat digunakan kembali pada tugas dan prioritas yang menambah nilai bagi organisasi, seperti layanan pelanggan berkualitas tinggi yang nyata dan proses penghasil pendapatan lainnya.
Ada banyak area dan banyak proses bisnis di mana otomatisasi dapat mendorong proyek transformasi digital untuk perusahaan, dan membuka efisiensi dan kemungkinan baru. Baik itu pesanan penjualan atau di tempat lain, semua pemimpin perlu mempertimbangkan di mana mereka masih terbebani dengan proses manual, dan bagaimana mereka dapat meningkatkannya.
Ketika pandemi COVID-19 berkembang menjadi krisis yang benar-benar global, Sandy Shen, analis direktur senior di Gartner, mengatakan yang terbaik:“Ini adalah peringatan bagi organisasi yang terlalu fokus pada kebutuhan operasional sehari-hari dengan mengorbankan investasi. dalam bisnis digital dan ketahanan jangka panjang. Bisnis yang dapat mengalihkan kapasitas teknologi dan investasi ke platform digital akan mengurangi dampak wabah dan membuat perusahaan mereka tetap berjalan lancar sekarang, dan dalam jangka panjang.”
Krisis COVID-19 mengajari kita bahwa digitalisasi adalah cara yang digunakan produsen dan distributor untuk mengamankan dan melindungi tujuan bisnis penting selama masa-masa sulit, dan bereaksi terhadap ketidakberesan dalam rantai pasokan yang mereka andalkan.
Gangguan rantai pasokan membawa tantangan signifikan yang membutuhkan solusi cepat dan efektif. Yang dibutuhkan distributor dan produsen adalah inisiatif berdampak tinggi dan ROI tinggi yang memberdayakan mereka untuk berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit. Otomatisasi pesanan penjualan adalah salah satu contoh inisiatif semacam itu. Ini memungkinkan perusahaan memaksimalkan peluang pendapatan mereka dan menghasilkan penghematan biaya yang signifikan, tanpa melakukan sumber daya atau upaya ekstra. Hasil akhirnya:kelangsungan bisnis dan ketahanan rantai pasokan — sekarang, dan setelah krisis.
Ray Grady adalah CEO Conexiom.
