Tender Transportasi dan Logistik:Lima Cara untuk Menulis Penawaran yang Menang

Pengadaan transportasi dan logistik semakin canggih dan metodis. Bahkan perusahaan dengan tiga atau empat truk kini diminta untuk mengikuti tender kontrak yang telah mereka pegang selama bertahun-tahun. Perusahaan logistik perlu mengembangkan tawaran dan proposal menarik yang melampaui kriteria wajib dan memberi pembaca kepercayaan diri untuk memberi mereka kontrak. Keselamatan itu penting dan memiliki peralatan yang tepat sangat penting. Ada banyak lagi untuk itu. Berikut adalah lima strategi efektif untuk membantu Anda memenangkan lebih banyak penawaran dan tender logistik dan transportasi.

1. Keamanan. Saat berbicara tentang keselamatan, penting untuk tidak hanya berbicara tentang komitmen terhadap keselamatan dan bagaimana Anda berkomitmen terhadap keselamatan pengemudi Anda dan karyawan lainnya. Anda perlu memberikan bukti.

Pikirkan tentang memberikan statistik tentang insiden keselamatan total selama tiga tahun terakhir. Lampirkan salinan program manajemen keselamatan Anda, kebijakan kelelahan pengemudi, dan dokumentasi terkait keselamatan lainnya ke kiriman Anda. Bicara tentang teknologi. Apakah Anda memiliki kemampuan kamera 360 derajat di truk Anda? Jika demikian, berikan detail kemampuan mereka dan tangkapan layar dari gambar yang dapat mereka ambil. Apakah sistem GPS Anda memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi kapan dan di mana sebuah truk sedang berjalan dan memperingatkan Anda jika ada pemberhentian yang tidak perlu? Bicarakan tentang hal ini dan dampak positifnya terhadap keselamatan pengemudi Anda. Terakhir, masukkan tangkapan layar untuk menunjukkan inisiatif keselamatan Anda.

2. Tampilan holistik. Penting untuk mengambil pandangan holistik dari kontrak apa pun dan bagaimana Anda akan mengirimkannya. Jual cakupan penuh layanan Anda. Itu berarti tidak hanya berfokus pada armada truk, pengemudi, dan tim operasi Anda. Sama pentingnya untuk fokus pada gudang Anda dan kemampuan 3PL lainnya. Bicarakan tentang fasilitas penyimpanan, fasilitas pemeliharaan, fasilitas pencucian truk, dan investasi modal apa pun yang telah Anda lakukan sebagai bisnis. Ini akan memberi pembaca gambaran yang komprehensif tidak hanya armada truk Anda, tetapi seluruh operasi Anda. Seperti biasa, gambar kehidupan nyata memberikan kredibilitas tambahan untuk tawaran Anda.

3. Kesinambungan bisnis dan pemulihan bencana. Diperlukan pendekatan yang matang, logis, dan metodis terhadap peluang bisnis. Untuk mendapatkan kepercayaan pembaca, Anda perlu mengidentifikasi dengan jelas potensi risiko dalam bisnis dan kontrak Anda. Misalnya, risiko dapat mencakup:

• Kerusakan gudang dan peralatan Anda karena kebakaran termasuk kerusakan pada sejumlah truk Anda.
• Serangan dunia maya di mana sistem manajemen transportasi dan sistem pemantauan GPS Anda tidak beroperasi.
• Sejumlah pengemudi Anda mengundurkan diri secara bersamaan.
• Penarikan kembali produk pada merek dan model sebagian besar truk Anda mengakibatkan truk keluar dari jalan.

Anda perlu menilai berbagai risiko dan mendemonstrasikan proses yang telah Anda lakukan untuk menguranginya. Apakah Anda memiliki fasilitas pergudangan alternatif yang dapat Anda gunakan dalam waktu singkat? Apakah Anda memiliki pengemudi sub-kontraktor dengan peralatan mereka sendiri? Apakah semua konten Anda disimpan di cloud di server yang aman?

Semua inisiatif Anda perlu dirinci dan memberikan kepercayaan kepada pembaca bahwa Anda akan memberikan layanan yang konsisten dan patut dicontoh.

4. Proposal yang dipersonalisasi — dengan bukti. Tender logistik dan transportasi terkadang bisa dibilang membosankan! Pembaca akan membaca proposal dari berbagai perusahaan dengan layanan serupa dan mungkin sulit untuk menonjol dari yang lain. Salah satu caranya adalah dengan mempersonalisasi tawaran Anda sebanyak mungkin. Masukkan kutipan dari eksekutif, manajemen, dan personel operasional Anda. Tambahkan gambar kehidupan nyata personel Anda di sebelah tanda kutip dan pembaca akan merasa seperti mereka mengenal tim Anda. Ini memberi mereka kenyamanan dalam memilih perusahaan Anda.

Selanjutnya, ini akan menunjukkan bahwa Anda telah memikirkan kontrak dengan tim Anda dan mengedepankan tim yang bersatu yang akan memberikan kontrak.

Bukti juga penting. Fakta dan angka harus ditulis melalui proposal Anda. Surat dan testimoni dari pihak ketiga memberikan kredibilitas lebih lanjut untuk tawaran Anda. Luangkan waktu untuk menyertakan dan melampirkan bukti untuk menunjukkan bahwa Anda telah meneliti dan akan melakukan apa yang Anda usulkan.

5. Layanan pelanggan. Berikan klien apa yang mereka inginkan. Ini terdengar sederhana. Hal ini sederhana. Namun, ini seringkali bukan pilihan yang paling jelas. Ketika Anda menulis tentang atau menjual bisnis Anda, Anda biasanya akan fokus pada kekuatan utama Anda. Hal ini juga sering terjadi pada tender transportasi dan logistik. Anda mungkin sangat tertarik dengan armada truk berpendingin Anda, atau sebagai alternatif, tingkat layanan Anda. Penting untuk menempatkan diri Anda pada posisi klien dan memikirkan apa yang mereka cari dan apa yang mereka lihat sebagai tantangan utama. Ini akan memberi Anda gambaran tentang apa yang mereka inginkan.

Solusi Anda harus memenuhi kebutuhan mereka. Itu berarti menilai kemampuan utama Anda dan menyesuaikan kemampuan itu dengan klien dan manfaatnya. Ini mungkin berarti klien lebih memperhatikan kemampuan pergudangan berpendingin Anda daripada armada Anda, atau mereka mungkin mencari penawaran layanan 24/7 yang sebenarnya daripada sekadar saluran darurat ke direktur Anda.

Selalu lihat peluang dari luar ke dalam dan bukan dari dalam ke luar untuk memberikan prospek sukses terbaik bagi perusahaan Anda.

Jason Cooney adalah pendiri dan direktur Tsaks Consulting.