Lebih Banyak Untung dengan Tanpa Kertas: 5 Keuntungan Utama
Memutuskan untuk tanpa kertas dapat tampak membingungkan. Namun, menolak untuk melakukannya pada akhirnya akan menyebabkan bisnis Anda tertinggal.
Mengonversi ke kantor tanpa kertas menawarkan sejumlah manfaat yang memperkuat bottom line. Dari penyimpanan cloud hingga tanda tangan digital, ada sejumlah solusi yang dapat diikuti.
Siap untuk menghilangkan tumpukan kertas dari kantor Anda? Inilah lima alasan mengapa Anda harus memulai hari ini.
Tingkatkan organisasi kantor Anda. Mengdigitalkan file dan informasi lainnya meningkatkan organisasi perusahaan Anda. Tim Anda tidak lagi harus mencari seluruh kantor untuk menemukan tautan yang hilang dari jejak kertas. Tidak hanya akan meningkatkan organisasi, ini akan memiliki dampak positif pada produktivitas karyawan. Semua informasi yang Anda butuhkan untuk mengoperasikan bisnis yang efisien akan berada dalam dokumen digital yang disimpan dengan aman di ruang penyimpanan cloud, segera dapat diakses oleh mereka yang memiliki izin untuk mengaksesnya.
Tingkatkan efisiensi komunikasi dengan pelanggan. Mengirim faktur elektronik kepada pelanggan dan menggunakan tanda tangan digital meningkatkan efisiensi. Anda tidak lagi harus menangani alasan "harusnya terlewat dalam pos," atau menunggu keterlambatan pos reguler.
Dalam sistem penyimpanan cloud, Anda dapat menyimpan jumlah informasi pelanggan yang tampaknya tak terbatas menggunakan perangkat lunak database, sering disebut sebagai sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM). Sebagai hasilnya, Anda akan meningkatkan keterlibatan pelanggan dan pada akhirnya meningkatkan bottom line.
Lindungi data sensitif. Meski Anda mungkin memiliki kekhawatiran tentang pelanggaran perangkat lunak database, sebenarnya jauh lebih aman untuk menyimpan dan mengirim file digital ke vendor dan pelanggan. Banyak program perangkat lunak tidak hanya menghemat waktu dan uang perusahaan, tetapi juga meningkatkan keamanan file digital dengan enkripsi.
Dengan menempatkan informasi sensitif di balik dinding perlindungan terenkripsi, Anda dapat memiliki ketenangan pikiran. File fisik tidak dapat menjanjikan hal yang sama, dan jika sesuatu terjadi pada mereka, Anda mungkin bahkan tidak menyadarinya.
Lakukan bagian Anda untuk berkelanjutan bagi lingkungan. Satu kantor tanpa kertas alone tidak memiliki dampak yang signifikan pada lingkungan, tetapi ribuan organisasi kecil, menengah, dan besar akan. Menemukan bagaimana untuk tanpa kertas akan secara dramatis mengurangi jumlah polusi yang terus merusak planet. Dan sambil Anda tidak dapat memberi nilai dolar pada mengonversi ke kantor tanpa kertas yang ramah lingkungan, Anda dapat meningkatkan kolom akuntansi di neraca Anda yang disebut "Goodwill."
Hemat uang dengan memotong biaya tersembunyi kertas. Ada banyak biaya tersembunyi dari menunda untuk mengambil bisnis Anda tanpa kertas. Dokumen yang hilang dapat membuang waktu yang luar biasa, dan memberikan reputasi buruk pada perusahaan Anda.
Tanpa kertas mengurangi kesenjangan yang terkait dengan kertas, membebaskan karyawan Anda untuk melakukan tugas yang lebih berharga. Terlebih lagi, kantor tanpa kertas memungkinkan kerja jarak jauh yang lebih mudah dan membebaskan meter persegi mahal yang digunakan untuk penyimpanan. Dan jika Anda masih belum yakin, ada kredit pajak yang tersedia untuk kantor yang menunjukkan bahwa mereka sedang melakukan langkah kelestarian.
Tanpa kertas mempresentasikan beberapa hambatan. Misalnya, biaya awal mungkin mencegah Anda untuk melakukan konversi. Namun, Anda harus mempertimbangkan solusi digital terintegrasi sebagai investasi, yang mengarah pada penghematan biaya melalui efisiensi dan produktivitas yang ditingkatkan.
Dalam membuat transisi ke kantor tanpa kertas, inilah beberapa langkah tindakan cepat yang dapat Anda ikuti:
- Gunakan aplikasi pemindai yang diakses melalui ponsel pintar Anda untuk tagihan dan faktur,
- Minta bank Anda untuk mengirim laporan elektronik tanpa kertas,
- Minta vendor untuk mengirim informasi melalui email,
- Unduh aplikasi pemindai untuk kartu nama,
- Kirim dokumen internal secara elektronik,
- Gunakan sistem kalender elektronik yang dapat dibagikan, dan
- Gunakan sistem tanda tangan digital.
Scott Burday adalah presiden Trinity Integrated Solutions.
