Lima Cara Mendapatkan Untung dengan Tidak Menggunakan Kertas
Memutuskan untuk tidak menggunakan kertas bisa terasa berlebihan. Namun, menolak untuk melakukannya pada akhirnya akan menyebabkan bisnis Anda tertinggal.
Mengubah ke kantor tanpa kertas menawarkan sejumlah manfaat yang mendukung keuntungan. Dari penyimpanan cloud hingga tanda tangan digital, ada sejumlah solusi yang harus dilakukan.
Siap menghilangkan tumpukan kertas dari kantor Anda? Berikut adalah lima alasan mengapa Anda harus memulai hari ini.
Tingkatkan organisasi kantor Anda. Mendigitalkan file dan informasi lainnya meningkatkan organisasi perusahaan Anda. Tim Anda tidak lagi harus menjelajahi seluruh kantor untuk menemukan mata rantai yang hilang dari jejak kertas. Hal ini tidak hanya akan meningkatkan organisasi, tetapi juga berdampak positif pada produktivitas karyawan. Semua informasi yang Anda perlukan untuk menjalankan bisnis yang efisien akan tersimpan dalam dokumen digital yang disimpan dengan aman di ruang penyimpanan cloud, yang dapat langsung diakses oleh mereka yang memiliki izin untuk mengaksesnya.
Meningkatkan efisiensi komunikasi dengan pelanggan. Mengirim faktur elektronik kepada pelanggan dan memanfaatkan tanda tangan digital meningkatkan efisiensi. Anda tidak lagi harus berurusan dengan alasan bahwa “pasti hilang di pos”, atau menunggu waktu lag surat siput.
Dalam sistem penyimpanan cloud, Anda dapat menyimpan informasi pelanggan dalam jumlah yang tampaknya tak terbatas menggunakan perangkat lunak database, yang sering disebut sebagai sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM). Hasilnya, Anda akan meningkatkan keterlibatan pelanggan dan pada akhirnya meningkatkan laba.
Lindungi data sensitif. Terlepas dari kekhawatiran yang mungkin Anda miliki tentang pelanggaran perangkat lunak basis data, sebenarnya jauh lebih aman untuk menyimpan dan mengirim file digital ke vendor dan pelanggan. Banyak program perangkat lunak tidak hanya menghemat waktu dan uang perusahaan, tetapi juga meningkatkan keamanan file digital dengan enkripsi.
Dengan menempatkan informasi sensitif di balik dinding perlindungan terenkripsi, Anda dapat memiliki ketenangan pikiran. File fisik tidak dapat menjanjikan hal yang sama, dan jika sesuatu terjadi padanya, Anda mungkin tidak menyadarinya.
Lakukan bagian Anda untuk melestarikan lingkungan. Satu kantor tanpa kertas saja tidak memiliki dampak yang signifikan terhadap lingkungan, tetapi ribuan organisasi kecil, menengah, dan besar akan melakukannya. Menemukan cara untuk tidak menggunakan kertas akan secara dramatis mengurangi jumlah polusi yang terus merusak planet ini. Dan meskipun Anda tidak dapat memasukkan jumlah dolar untuk mengonversi ke kantor tanpa kertas yang ramah lingkungan, Anda dapat meningkatkan kolom akuntansi di neraca Anda yang disebut “Niat Baik”.
Hemat uang dengan memotong biaya kertas yang tersembunyi. Ada banyak biaya tersembunyi untuk menunda-nunda dalam mengambil bisnis Anda tanpa kertas. Dokumen yang hilang dapat membuang banyak waktu, dan memberikan reputasi buruk bagi perusahaan Anda.
Menjadi tanpa kertas mengurangi pekerjaan membosankan yang terkait dengan dokumen, membebaskan karyawan Anda untuk melakukan tugas yang lebih berharga. Selain itu, kantor tanpa kertas memungkinkan pekerjaan jarak jauh yang lebih mudah dan membebaskan rekaman persegi mahal yang digunakan untuk penyimpanan. Dan jika Anda masih tidak yakin, ada kredit pajak yang tersedia untuk kantor yang menunjukkan bahwa mereka melakukan langkah-langkah keberlanjutan.
Menjadi tanpa kertas memang menghadirkan hambatan tertentu. Misalnya, biaya di muka mungkin menghalangi Anda untuk melakukan konversi. Namun, Anda harus mempertimbangkan solusi digital terintegrasi sebagai investasi, yang menghasilkan penghematan biaya melalui peningkatan efisiensi dan produktivitas.
Dalam melakukan transisi ke kantor tanpa kertas, berikut adalah beberapa langkah tindakan cepat yang dapat Anda ikuti:
- Gunakan aplikasi pemindaian yang diakses oleh ponsel cerdas Anda untuk tagihan dan faktur,
- Minta bank Anda mengirimkan laporan mutasi elektronik tanpa kertas,
- Minta vendor untuk mengirimkan informasi melalui email,
- Unduh aplikasi pemindaian untuk kartu nama,
- Kirim dokumen internal secara elektronik,
- Gunakan sistem kalender elektronik yang dapat dibagikan, dan
- Gunakan sistem tanda tangan digital.
Scott Burday adalah presiden Solusi Terintegrasi Trinitas .
