Solusi ERP Amankan Pasokan Oksigen Kritis untuk Rumah Sakit

Pandemi COVID-19 global telah secara tajam meningkatkan permintaan akan oksigen medis. Faktanya, konsumsi rekor oksigen medis dalam pengobatan pasien telah menyebabkan beberapa rumah sakit di negara berkembang kehabisan oksigen untuk beberapa waktu, situasi yang telah mengakibatkan konsekuensi tragis. Namun kekurangan oksigen medis tidak terbatas pada negara berkembang. Bahkan di Amerika Serikat, rumah sakit di hotspot COVID-19 yang parah telah menghadapi tantangan serius untuk memastikan pasokan oksigen mereka cukup untuk memenuhi kebutuhan.

Pasokan oksigen global cukup besar, mencapai hampir $38 miliar pada 2019. Namun, menurut laporan Mckinsey, oksigen medis hanya menyumbang 3% dari produksi global, sisanya diproduksi untuk tujuan industri seperti fabrikasi logam dan pembakaran, oksidasi, pemotongan, dan reaksi kimia. Sayangnya, solusi untuk kekurangan oksigen medis global tidak semudah mengirimkan oksigen industri ke fasilitas medis yang membutuhkan. Standar kehalusan jauh lebih tinggi untuk oksigen medis dan produsen di pasar tersebut harus mematuhi persyaratan regulasi yang ketat untuk memastikan tidak ada gas lain yang mencemari tabung oksigen medis. Oksigen industri tidak memenuhi standar kehalusan yang tinggi ini.

Dengan kebutuhan kemanusiaan yang besar untuk oksigen medis, beberapa pemasok telah memulai proses mengalih fungsi fasilitas manufaktur kelas industri mereka untuk memproduksi oksigen yang memenuhi persyaratan yang ketat untuk penggunaan medis. Mereka sudah mulai meningkatkan pasokan. Dalam waktu beberapa bulan, satu produsen Afrika mampu mengonversi 8.000 tabung oksigen industri menjadi tabung oksigen medis. Namun, kisah sukses seperti ini tidak terjadi tanpa perencanaan dan persiapan yang canggih, dengan bantuan teknologi.

Pasokan dan Permintaan

Permintaan oksigen medis biasanya mengikuti pola musiman, yang diikuti oleh pemasok — bersama dengan data pasar dan indikator lainnya — untuk meramalkan pasokan dan permintaan. Ini memungkinkan mereka untuk menyimpan stok selama bulan-bulan lambat sehingga mereka akan memiliki cukup untuk periode sibuk. Pandemi, namun, telah menyebabkan lonjakan yang membuat model peramalan tradisional pada dasarnya tidak dapat digunakan. Pemasok oksigen telah harus menyegarkan dan meninjau ulang rencana peramalan dengan sering, bahkan harian pada beberapa saat, untuk menentukan jumlah tabung yang mereka miliki untuk penyimpanan, jumlah tabung yang masih ada pada pelanggan, serta data kritis lain seperti kapasitas gudang, kapasitas manufaktur, dan proses distribusi.

Saat produsen meninjau dan menyesuaikan peramalan mereka, mereka harus memperhatikan hal-hal berikut:

• Jangan abaikan jadwal pemeliharaan dan pertimbangkan penggunaan tambahan selama pandemi. Kerusakan akan memperketat pasokan lebih lanjut.
• Penting untuk memiliki sistem manajemen yang efisien untuk tabung kosong yang dikembalikan, yang memerlukan inspeksi yang komprehensif dan menyeluruh untuk memastikan mereka aman dan tidak akan gagal. Namun penting untuk memastikan proses ini tidak menyebabkan bottleneck. Pemasok juga perlu memiliki akses ke data terkini tentang tabung kosong yang tersedia, serta rincian berapa banyak yang memerlukan perbaikan atau sertifikasi, dan berapa banyak yang siap diisi.
• Evaluasi dan optimalkan rute serta waktu putaran sebanyak mungkin. Dengan permintaan pada tingkat rekor, setiap tabung berharga. Rute yang hati-hati akan memastikan tabung tidak menghabiskan lebih banyak waktu di truk atau di gudang dari yang benar-benar diperlukan.

Peramalan 2021

Tentu saja, pemasok oksigen bukan organisasi satu-satunya yang terlibat di sini. Organisasi baik di atas maupun di bawah rantai pasokan akan terpengaruh dan perlu merencanakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan mereka sendiri. Produsen tabung kemungkinan akan melihat permintaan yang meningkat dari pemasok oksigen, sementara operasi fabrikasi logam yang menggunakan oksigen untuk membuat komponen masih membutuhkan pasokan yang stabil untuk terus membuat cukup produk mereka sendiri. Jika pemasok oksigen industri mengalih fungsi untuk juga melayani pasar medis, mereka perlu memberitahu pemasok dan pelanggan mereka, karena jadwal mereka juga mungkin terpengaruh. Ini memerlukan perencanaan dan persiapan untuk menghindari gangguan.

Teknologi dapat membantu meredakan peramalan dan manajemen selama periode tanpa precedensi ini bagi industri. Enterprise resource planning (ERP) memungkinkan organisasi untuk menciptakan satu versi kebenaran untuk seluruh operasi, dari permintaan yang diramalkan, ketersediaan stok saat ini hingga waktu lead pemasok, kebutuhan bahan, kebutuhan stok kontingensi, biaya, dan keterbatasan kapasitas penyimpanan.

ERP menjadi lebih kuat ketika disesuaikan untuk bekerja dalam model operasi unik dari industri suatu perusahaan. Material requirements planning (MRP) capabilities enable organizations to meet expected demand, optimized factory capacity and forecast resource and labor needs.

Manufacturing operations management (MOM) can also be applied to streamline resource deployment, incorporate analytics for further optimization and shrink waste.

Dengan cara ini, produsen tidak terbang buta ketika berkaitan dengan jumlah pesanan masuk dan dapat memperoleh visibilitas tentang volume pesanan akan terlihat seperti di masa depan. Ini juga memungkinkan manajer untuk menilai status keuangan pemasok dan pelanggan, sehingga mereka dapat mengidentifikasi alternatif untuk komponen kunci dan menentukan apakah masuk akal untuk mengalokasikan stok kepada pelanggan yang lebih lemah sebelum menerima pesanan baru. Sebagai akibatnya, produsen dapat melihat dengan tepat pekerjaan mana yang perlu diprioritaskan dan di mana pasokan oksigen harus dirasionalkan.

Sementara kekurangan pasokan oksigen saat ini adalah krisis kemanusiaan, platform teknologi seperti ERP dapat membantu pemasok dan rantai pasokan mereka untuk memenuhi permintaan, mempersiapkan masa depan, dan menyediakan persediaan medis yang sangat dibutuhkan.

Roger Landman is product operations manager at SYSPRO.