Hindari Penggelangan Umum dalam Rencana Perawatan Mencegah Anda

Seiring perusahaan tumbuh dalam ukuran dan kompleksitas, tugas pemeliharaan yang sebelumnya dikelola dengan pendekatan “pensil dan kertas” atau spreadsheet kini ditemukan kurang memadai. Dan ketika datang ke biaya pemeliharaan tambahan yang terkait dengan alokasi waktu, sumber daya dan staf, inilah tempat pendekatan ini ditemukan paling kurang memadai.

Untuk mengatasi keterbatasan ini, penyesuaian menyeluruh manajemen aset telah terjadi; baik dari sisi pendekatan yang digunakan maupun metode yang diterapkan. Dulu, pemeliharaan aset terjadi secara reaktif; berarti bahwa, perbaikan ditangani saat timbul. Meskipun mungkin ada beberapa keuntungan jangka pendek dengan perbaikan yang dilakukan pada dasar “sesuai kebutuhan”, biaya operasional jangka panjang dari penghentian operasi serta mengganti (daripada memperbaiki) peralatan cenderung jauh lebih tinggi. Menerapkan program perawatan mencegah untuk semua aset penting adalah salah satu cara yang semakin banyak bisnis lakukan untuk mengatasi perbaikan yang tidak terduga dan mahal. Berbeda dengan pendekatan pemeliharaan reaktif, perawatan mencegah dilakukan sementara peralatan masih berfungsi, sehingga mencegah kerusakan tidak terduga dan memperpanjang umur pakainya.

Selama dua dekade terakhir, Sistem Manajemen Perawatan Komputerisasi (CMMS) semakin menjadi solusi manajemen pemeliharaan yang disukai untuk perusahaan yang mewakili berbagai industri, sektor layanan dan korporat. Sistem otomatis yang canggih dan kuat ini menggunakan ribuan titik data yang pada setiap waktu memberikan pengguna gambaran tentang operasi fasilitas atau, alternatifnya, status sebuah peralatan individu. Sistem ini memiliki kemampuan untuk memantau tingkat inventaris, melacak work order, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan yang paling penting, mereka dapat secara instan menentukan aset perusahaan mana yang memerlukan perawatan mencegah. CMMS menawarkan pemilik bisnis perangkat lunak manajemen fasilitas yang efisien yang seiring waktu menawarkan manfaat seperti efisiensi organisasi yang meningkat, umur peralatan yang lebih lama, manajemen waktu dan pemanfaatan tenaga kerja yang lebih baik dan pada akhirnya, biaya yang lebih rendah serta keuntungan yang meningkat.

Meskipun program perawatan mencegah yang dihasilkan CMMS dianggap sebagai lonjakan kuantum dalam manajemen fasilitas, penerapan yang tepat adalah kunci untuk kesuksesan akhirnya. Untuk membantu penerapan yang berhasil, berikut adalah lima penggelangan yang harus dihindari saat membuat rencana perawatan mencegah:

Tidak Jelas tentang Tujuan Rencana Perawatan Mencegah

Setiap perusahaan unik dalam hal operasinya, sumber daya dan industri. Saat merencanakan program PM, penting untuk memeriksa harapan untuknya. Titik awal dalam proses ini adalah pemeriksaan yang cermat terhadap alokasi pemeliharaan dan sumber daya fasilitas serta asetnya termasuk usia dan riwayat perbaikan. Faktor-faktor ini harus diingat karena cakupan rencana PM besarnya tergantung pada ukuran dan struktur perusahaan. Tidak diragukan lagi, meningkatkan keuntungan dan return on investment (ROI) adalah tujuan bisnis umum untuk semua perusahaan, tetapi pertanyaan tetap, bagaimana ini diterjemahkan menjadi tujuan PM? Untuk perusahaan di jalur pertumbuhan, ini mungkin berarti memaksimalkan pemanfaatan staf. Di sisi lain, untuk perusahaan yang baru saja beralih ke peralatan dan teknologi baru, ini mungkin berarti menemukan cara untuk menggunakannya secara paling efisien. Dengan menjelaskan tujuan pemeliharaan perusahaan, prioritas untuk program PM dapat ditetapkan.

Daftar Inventaris yang Terlalu Lebih atau Kurang Inklusif

Membuat daftar inventaris adalah prasyarat penting untuk menerapkan program PM. Tantangan dalam hal ini adalah mengurutkan aset mana yang harus atau tidak boleh dimasukkan ke dalam program ini. Meskipun tidak ada rumus cetak untuk membuat penetapan tersebut, ada beberapa pedoman untuk membantu manajer pemeliharaan dalam memilih aset yang akan mendapat manfaat paling besar dari manajemen rutin. Kandidat terbaik untuk dimasukkan adalah aset dengan karakteristik berikut:

• Fungsi operasional yang kritis
• Mode kegagalan yang dapat dicegah dengan pemeliharaan rutin
• Kemungkinan kegagalan yang meningkat seiring waktu atau penggunaan

Di sisi lain, peralatan yang mengalami kegagalan acak yang tidak terkait dengan pemeliharaan (misalnya, papan sirkuit) atau tidak melayani fungsi kritis, kurang cocok untuk program PM. Memasukkan hanya aset yang paling cocok untuk PM akan meningkatkan efisiensinya serta membantu memenuhi tujuan yang ditetapkan untuk program.

Gagal Membuat Program Perawatan Mencegah bukanlah upaya “one size fits all”. Faktanya, salah satu manfaat besar dari perangkat lunak perawatan mencegah adalah dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan apa pun. Untuk alasan itu, penting untuk tidak hanya menetapkan aset mana yang akan dimasukkan ke dalam program, tetapi juga untuk memutuskan seberapa sering pemeriksaan rutin harus dilakukan. Ada sejumlah faktor yang masuk dalam penetapan ini termasuk ukuran dan cakupan operasi, jenis, usia dan riwayat perbaikan aset yang akan dipelihara serta protokol pemeliharaan yang direkomendasikan oleh produsen peralatan. Dengan mengevaluasi laporan PM setelah program telah berjalan selama sekitar enam bulan, perubahan dapat dilakukan jika diperlukan, untuk lebih meningkatkan operasi dan efisiensi biaya.

Gagal Memiliki Dukungan Sistem yang Tepat Hari Ini

Banyak CMMS berbasis web dan tidak memerlukan perangkat lunak untuk diinstal pada komputer perusahaan. Ini juga berarti bahwa sistem ini dapat diakses menggunakan perangkat apa pun yang memiliki akses internet. Di sisi lain, ada juga sistem yang luar biasa yang memerlukan perangkat lunak manajemen pemeliharaan untuk ditambahkan bersama dengan spesifikasi perangkat keras sistem minimum (misalnya, kecepatan prosesor, RAM dan penyimpanan). Terlepas dari sistem CMMS yang dipilih, penting untuk sadar akan dukungan apa yang diperlukan; baik itu perangkat seluler yang akan menambahkan akses CMMS berbasis cloud atau perangkat keras komputer tertentu yang akan mengakomodasi menjalankan perangkat lunak pemeliharaan.

Pelatihan yang Tidak Cukup bagi Pengguna CMMS

Program PM yang sukses besarnya tergantung pada pengguna yang akan menerapkannya. Gagal untuk secara konsisten dan tepat menggunakan program PM akan gagal dalam mencapai tujuannya. Realitasnya adalah beberapa karyawan pemeliharaan mungkin resistent terhadap perubahan atau bahkan merasa terancam oleh peralihan ke sistem otomatis yang datang dengan komponen pelatihan dasar. Vendor CMMS dapat membantu karyawan melewati hambatan ini dan mendorong kepatuhan melalui berbagai opsi onboarding yang mencakup manual online, video pelatihan, rekaman webinar, pelatihan internal serta dukungan email, chat dan telepon berkelanjutan.

Kesimpulan

Perangkat lunak perawatan mencegah adalah fitur sentral dari sistem CMMS. Ini juga adalah alat yang kuat untuk perusahaan yang ingin beroperasi lebih baik, lebih cepat, lebih cerdas, dan ya, lebih efisien! Menemukan program PM yang dihasilkan CMMS yang cocok untuk perusahaan Anda hanyalah satu bagian dari “persamaan hasil”. Bagian lainnya bergantung pada manajer pemeliharaan yang menerapkannya dengan sukses.