Formula sempurna untuk menyelaraskan operasi dan pemeliharaan
Ketika operasi dan pemeliharaan tidak bekerja sama dengan baik, itu bisa mahal. Dan berantakan. Ambillah kisah tentang produsen makanan ini sebagai contoh.
Fasilitas ini menggunakan sheeter, yang menggulung bola adonan yang besar. Sheeter perlu dibersihkan setiap hari. Tim produksi secara teratur membersihkan mesin dengan air. Hanya ada satu masalah dengan ini—air membuat adonan menggumpal dan merusak mesin. Akibatnya, pemeliharaan darurat adalah norma.
Jika situasi ini terasa familiar bagi Anda, Anda tidak sendirian. Itu terjadi ribuan kali sehari. Operasi dan pemeliharaan memiliki tujuan, motivasi, dan proses yang berbeda. Hasilnya adalah kebingungan, frustrasi, dan saling tuding. Ini tidak baik untuk bisnis atau kesehatan karyawan.
Artikel ini adalah tentang mempelajari cara memutus siklus itu dan meningkatkan keselarasan antara operasi dan pemeliharaan, termasuk:
Metrik untuk dibagikan
Cara meningkatkan kolaborasi
Kiat untuk membangun proses bersama
Mengapa menyelaraskan operasi dan pemeliharaan harus menjadi prioritas utama Anda
Setiap pabrikan yang bekerja untuk mengurangi limbah sedang memimpin kelompok atau akan melepaskan diri dari lapangan. Sebagai buktinya, lihatlah fakta bahwa produsen membuang 20% dari setiap dolar yang mereka belanjakan.
Pemborosan sering muncul selama produksi seperti yang disorot oleh statistik menakutkan ini (milik otomatisasi.com):
Fasilitas industri besar kehilangan lebih dari 323 jam produksi setahun karena waktu henti yang tidak direncanakan
Biaya downtime tahunan rata-rata adalah $532.000 per jam atau $172 juta per pabrik
Biaya waktu henti untuk produsen Fortune 500 sama dengan 8% dari pendapatan tahunan
Biaya Waktu Henti
Otomotif
FMCG/CPG
Industri Berat
Minyak &Gas
Jam henti yang tidak direncanakan per fasilitas setiap bulan29252332Biaya per jam waktu henti $1,343,400$23,600$187,500$220,000
Biaya besar adalah satu hal. Namun penundaan pekerjaan, pemeliharaan reaktif, dan pembelian darurat juga berdampak pada mental dan fisik.
Meningkatkan hubungan antara operasi dan pemeliharaan sangat penting untuk mengurangi waktu henti pada sumbernya.
“Ketika pemeliharaan dan operasi diselaraskan, ini memungkinkan bisnis untuk menemukan masalah dalam operasi,” kata Jason Afara, Insinyur Solusi Senior di Fiix.
“Dan kemudian para pemimpin bisnis dapat membuat keputusan berdasarkan informasi tentang cara memperbaiki masalah ini dengan sumber daya yang sesuai. Ini mengubah permainan tebak-tebakan dan permainan menyalahkan menjadi upaya terpadu.”
Di mana menyelaraskan proses operasi dan pemeliharaan
Merencanakan waktu henti terjadwal
Definisi pemeliharaan yang efisien adalah menjaga peralatan tetap beroperasi dengan waktu henti sesedikit mungkin. Tentu saja, ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Tim produksi memiliki kuota untuk diisi. Apa pun yang menghalangi pencapaian target itu adalah ancaman. Itu termasuk pemeliharaan.
“Kami akan melawan operasi hanya untuk mendapatkan sedikit perawatan pada mesin,” kata Jason, mengingat waktunya sebagai manajer perawatan.
Ini semua terlalu umum dan tidak produktif. Untungnya, ada dua cara pemeliharaan dan operasi dapat membuat rencana untuk pemeliharaan preventif yang menguntungkan kedua kelompok:
Gunakan data untuk membandingkan dampak pemeliharaan dengan dampak kegagalan
Kembangkan proses bersama yang mengurangi jumlah waktu henti yang dijadwalkan
Langkah pertama adalah bagi kedua tim untuk memahami bagaimana aktivitas mereka mempengaruhi kinerja peralatan. Sekali lagi, seringkali lebih rumit daripada kedengarannya.
“Di sinilah departemen pemeliharaan biasanya gagal,” kata Charles Rogers, Konsultan Implementasi Senior di Fiix dengan pengalaman lebih dari 33 tahun dalam pemeliharaan.
“Mereka tidak memiliki data untuk mendukung permintaan mereka. Anda harus dapat membuktikan kasus Anda dan menunjukkan bukti bahwa jika Anda tidak melakukan pemeliharaan sesuai jadwal, akan ada konsekuensi yang jauh lebih buruk di beberapa titik—mungkin lebih cepat daripada nanti.”
Cara terbaik untuk menyelaraskan upaya Anda adalah dengan menentukan risiko yang dapat diterima dan konsekuensi dari kegagalan sebagai satu tim. Bagikan informasi tentang mode kegagalan umum, seberapa sering hal itu diharapkan terjadi, serta waktu dan biaya perbaikan untuk masing-masing mode tersebut. Bandingkan ini dengan frekuensi pemeliharaan terjadwal, waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas-tugas ini, dan biaya yang terlibat.
Mengukur perbedaan memperjelas bahwa menjadwalkan jeda produksi yang sering untuk pemeliharaan adalah cara yang lebih baik bagi kedua tim untuk mencapai tujuan mereka dan menghindari kerusakan besar yang memakan waktu.
Gunakan template FMEA ini untuk menghitung risiko kegagalan dan memprioritaskan pemeliharaan
Membuat proses bersama antara operasi dan pemeliharaan memungkinkan tim untuk berbagi dan data tindakan. Misalnya, ini memungkinkan operator untuk mendeteksi kegagalan kecil dan teknisi pemeliharaan untuk meresponsnya lebih cepat. Contoh proses ini meliputi:
Pertemuan rutin antara pimpinan operasi dan pemeliharaan untuk membahas produksi dan jadwal pemeliharaan preventif, perubahan spesifikasi pada mesin, atau pembaruan lainnya
Pertemuan triwulanan antara kedua tim untuk membahas keberhasilan, tantangan, solusi, dan analisis akar masalah
Proses permintaan kerja yang memungkinkan operator alat berat mengidentifikasi masalah dengan cepat dan percaya diri serta memberdayakan teknisi untuk memprioritaskan dan menanggapi masalah dengan gangguan minimal
Menciptakan pekerjaan bersama dan tanggung jawab yang jelas
Penyebutan operasi dan pemeliharaan yang bekerja bersama pasti akan mengarah pada pembicaraan tentang pemeliharaan produktif total (TPM). Anda dapat membaca panduan singkat tentang TPM di sini, tetapi idenya adalah bahwa setiap orang di perusahaan (dari teknisi hingga akuntan) bertanggung jawab dan terlibat dalam pemeliharaan.
Menjadikan operasi sebagai bagian dari proses pemeliharaan adalah salah satu cara termudah dan paling efektif untuk mulai membangun program TPM. Berikut adalah contoh bagaimana hal itu dapat dilakukan:
12 cara Anda dapat menggunakan perintah kerja untuk memulai program TPM Anda
Kunci untuk membuat proses bersama ini berhasil adalah menciptakan tanggung jawab pekerjaan yang jelas. Saat orang tahu persis apa yang harus mereka lakukan, ini membantu Anda:
Berikan pelatihan dan materi yang tepat kepada orang yang tepat
Buat jadwal dan anggaran yang akurat
Uji proses baru, optimalkan, dan perluas
Pilih data yang buruk dan cari tahu akar masalahnya
Mulai tentukan tanggung jawab yang jelas dengan membuat jenis perawatan untuk operator. Ini memungkinkan Anda untuk melacak berapa banyak pekerjaan yang Anda berikan untuk operasi. Ini juga membantu Anda mendesain templat perintah kerja untuk operator sehingga mereka tahu apa yang harus dilakukan dan ke mana harus pergi jika ruang lingkup pekerjaan berubah.
Membangun jadwal kerja yang realistis
Ketika operasi dan pemeliharaan mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sesuatu, akan lebih mudah untuk menetapkan jadwal, anggaran, dan target yang sesuai. Ini juga mencegah penundaan yang tidak terlihat, mengurangi frustrasi, dan menumbuhkan rasa hormat antara kedua tim. Tetapi tidak berguna untuk membagikan jadwal pemeliharaan jika tidak akurat. Ada beberapa strategi untuk memastikan ekspektasi sesuai dengan kenyataan:
Lihat log perawatan peralatan. Identifikasi pekerjaan yang sering memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan, dan sesuaikan jadwalnya.
Analisis data perintah kerja Anda untuk menemukan PM dengan tingkat pemeliharaan lanjutan yang diperlukan tinggi. Faktorkan itu ke dalam laporan singkat Anda kepada tim operasi.
Perhitungkan bagian dari perintah kerja yang berada di luar waktu kunci pas yang sebenarnya. Itu termasuk mengambil suku cadang, menyelesaikan prosedur keselamatan, dan menjalankan tes pada mesin.
Memberikan jadwal yang realistis tidak selalu berarti jadwal Anda akan cocok. Tapi itu membantu operasi dan pemeliharaan memiliki percakapan tentang apa yang dapat dilakukan dalam waktu yang Anda miliki. Saat menentukan pemeliharaan apa yang dapat dikorbankan untuk produksi, berikut adalah beberapa pertanyaan untuk diajukan:
Lima cara untuk membangun hubungan yang kuat antara operasi dan pemeliharaan
Tim operasi dan pemeliharaan Anda mungkin adalah teman baik. Atau mungkin ada ketegangan di antara mereka. Seperti apa hubungan itu, selalu ada peluang untuk membuatnya lebih baik dengan beberapa strategi sederhana.
Buat beberapa cara agar kedua tim dapat berkomunikasi
Berkomunikasi dengan tim lain sering kali merupakan salah satu kegiatan pertama yang harus ditinggalkan saat pekerjaan menjadi sibuk. Itu sebabnya perlu ada proses formal untuk menjaga arus informasi. Membuat saluran khusus untuk komunikasi dapat mencakup:
Rapat tim:Rapat rutin menciptakan ruang bagi suara semua orang untuk didengar dan untuk menjaga agar tantangan, rencana, dan pembaruan tetap terlihat
Saluran untuk memposting dan melihat pembaruan:Ini dapat berupa apa saja, mulai dari papan tulis hingga grup WhatsApp, atau portal permintaan kerja digital untuk melacak status permintaan
Ulasan sejawat:Ini adalah proses di mana anggota tim operasi dan pemeliharaan saling meninjau secara anonim untuk mengidentifikasi bagaimana mereka dapat bekerja sama dengan lebih baik
Ada beberapa informasi penting untuk didiskusikan saat Anda bekerja di saluran ini:
Pembaruan mesin:Menghadirkan perubahan spesifikasi, potensi masalah, risiko keselamatan, atau pembaruan prosedur operasi standar
Jadwal:Bicara tentang pekerjaan yang akan datang, risiko atau konflik, apa yang dibutuhkan untuk sukses, dan perubahan apa pun dari apa yang telah dibahas sebelumnya
Pelaporan:Tinjau target, kemajuan, tren yang mengganggu, atau keberhasilan besar dalam pelaporan Anda
Hambatan dan solusi:Diskusikan tantangan atau pertanyaan besar yang dihadapi tim Anda dan berkolaborasi untuk menemukan cara menghilangkan hambatan tersebut
Perencanaan jangka panjang:Cari tahu bagaimana kedua tim dapat terus meningkatkan, termasuk cara mengelola anggaran dengan lebih baik, mencapai sasaran jangka panjang, dan mengembangkan keterampilan baru
Memiliki kerangka kerja untuk komunikasi antara operasi dan pemeliharaan memungkinkan Anda mengubah pembicaraan menjadi tindakan. Berikut adalah beberapa aturan dasar:
Fokus pada solusi, bukan menyalahkan:Menemukan solusi harus menjadi tujuan semua percakapan Anda
Fokus pada kolektif:Temukan solusi yang cocok untuk semua orang, alih-alih mencoba memenangkan argumen atau pertempuran untuk tim Anda
Kembangkan umpan balik:Ciptakan kepercayaan dengan menindaklanjuti umpan balik dan membuat semua orang mengetahui kemajuan
Menghargai konsistensi, tetapi tetap fleksibel:Berkomitmen untuk berkomunikasi, tetapi pahami bahwa rapat mungkin perlu dilakukan sesekali jika terjadi keadaan darurat
Buat agenda untuk semua rapat:Miliki rencana apa yang akan Anda bicarakan sehingga Anda dapat memanfaatkan waktu semua orang dengan sebaik-baiknya
Tetapkan tujuan yang sama
Akan ada lebih sedikit gesekan antara operasi dan pemeliharaan ketika kedua tim mendefinisikan kesuksesan dengan cara yang sama. Mungkin ada ide yang berbeda tentang cara mencapai tujuan Anda, tetapi kedua departemen akan bergerak ke arah yang sama.
“Dalam skenario terburuk, departemen ini adalah saudara kandung yang terus-menerus bertengkar,” kata Jason.
“Tetapi dalam skenario kasus terbaik, Anda bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama, merayakan bersama ketika Anda mencapai target tersebut, dan bergabung untuk kembali ke jalurnya saat Anda tidak mencapainya.
Ada beberapa metrik di mana operasi dan pemeliharaan dapat berbagi tanggung jawab untuk:
Pengaktifan bersih setelah pemeliharaan dan hasil first-pass/first-pass good:Kedua angka tersebut bertujuan untuk mengukur efisiensi dan pemborosan
Total biaya per unit produksi:Baik operasi maupun pemeliharaan dapat bertanggung jawab untuk mengurangi biaya sekaligus meningkatkan kualitas
Waktu yang dihabiskan untuk mendukung produksi/pemeliharaan:Melacak waktu yang dihabiskan setiap tim untuk mendukung yang lain akan membantu Anda mengalokasikan sumber daya dan membuat rencana perekrutan yang efektif
Waktu henti yang tidak direncanakan ( 90 hari terakhir):Lihat dampak pemeliharaan preventif dan proses bersama yang membuat pekerjaan ini efisien
Rata-rata waktu untuk mendeteksi dan memperbaiki:Setiap orang memiliki bagian dalam menemukan dan memperbaiki kegagalan sebelum menyebabkan kerusakan dan melakukannya dengan gangguan sesedikit mungkin pada bisnis
Gunakan template ini untuk membuat tujuan bersama antara operasi dan pemeliharaan
Mengintegrasikan sistem produksi dan pemeliharaan
Mudah bagi operasi untuk memiliki pandangan negatif tentang pemeliharaan ketika satu-satunya paparan mereka terhadapnya adalah kerusakan atau gangguan layanan. Mengintegrasikan sistem yang digunakan untuk produksi dan pemeliharaan memberikan visibilitas ke dalam pekerjaan setiap tim. Hal ini memungkinkan Anda untuk melihat dampak positif dari setiap departemen dan membantu satu sama lain mencapai lebih banyak lagi.
Tim pemeliharaan Ryan Robinson adalah contoh yang bagus tentang bagaimana mengintegrasikan perangkat lunak pemeliharaan dengan peralatan dan sistem produksi dapat memberikan hasil yang luar biasa. Ryan, manajer toko di penanam pohon grosir, menghubungkan sensor pada beberapa mesin dengan CMMS. Ini memberinya data yang dia butuhkan untuk mengoptimalkan interval perawatan dan meningkatkan efisiensi produksi.
“Karena kami tahu bagaimana peralatan digunakan setiap hari, kami memiliki beberapa gagasan tentang apa yang diharapkan dari pemeliharaan besok, dan hari berikutnya, dan hari berikutnya,” kata Ryan.
Ryan juga dapat menggunakan data ini untuk menemukan kendaraan dengan waktu idle yang tinggi. Dia membawa informasi ini ke manajer pertanian, yang menemukan alasannya dan menemukan solusi.
Baca cerita Ryan
Tim pemeliharaan kelas dunia diselaraskan dengan operasi
Operasi dan pemeliharaan adalah detak jantung dari setiap perusahaan dengan banyak aset dan target produksi yang besar. Itulah mengapa penting bagi mereka untuk mengembangkan hubungan yang sehat dan proses formal untuk bekerja sama. Kedua tim harus berbagi segalanya mulai dari metrik yang mereka tuju hingga sistem yang mereka gunakan, dan jadwal yang memandu pekerjaan mereka. Bergabung dengan kekuatan memberi mereka visibilitas yang lebih baik ke dalam tantangan yang dihadapi bisnis dan kekuatan untuk mengatasinya. Ini adalah win-win untuk semua orang yang terlibat.
