Perencanaan dan Penjadwalan Pemeliharaan:Pusat Laba Baru

Sebagai sebuah industri, kita menghadapi keadaan yang sangat berbeda dari sebelumnya. Produsen baru berbiaya rendah dan pasar dunia yang terus menyusut telah meninggalkan pabrik lama yang dominan berjuang untuk bertahan hidup. Tidak ada kebutuhan yang terlewat dalam pencarian perbaikan yang akan memungkinkan pabrik tetap layak secara ekonomi di masa-masa sulit ini.

Salah satu area yang semakin menjadi fokus adalah pemeliharaan fasilitas kami. Di masa lalu, departemen pemeliharaan dipandang sebagai "kejahatan yang diperlukan." Mereka adalah pembalik kunci pas dengan harga tinggi yang duduk di toko dan menunggu peralatan rusak. Dalam sejarah yang lebih baru, kami menemukan cara untuk mencegah kegagalan kami sebelum terjadi. Alat seperti analisis getaran, pencitraan inframerah, pengujian akustik, dan pemeliharaan preventif membantu kami memaksimalkan keuntungan dengan meminimalkan waktu henti.

Untuk benar-benar mewujudkan potensi peningkatan keuntungan tersebut, harus diambil langkah lebih jauh melalui perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan. Selain mengidentifikasi potensi kegagalan, kita juga harus memfokuskan sumber daya kita untuk memperbaikinya sebelum kegagalan terjadi. Dengan berkurangnya tenaga kerja dan meningkatnya tanggung jawab mereka yang tersisa di fasilitas, efisiensi sumber daya kami dengan mudah menjadi prioritas kedua.

Ini menjadi lereng yang licin karena lebih sedikit pekerjaan yang diselesaikan, lebih banyak kegagalan terjadi dan waktu kita dihabiskan untuk memperbaiki kegagalan, bukan untuk mencegah terjadinya kegagalan. Satu-satunya cara untuk memutus siklus ini adalah dengan mendekati perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan sebagai pusat laba baru. Untuk melakukan ini, kita harus mengembangkan pendekatan disiplin baru untuk mengidentifikasi, memprioritaskan, dan menyelesaikan pekerjaan pemeliharaan.

Pabrik harus memahami bahwa program perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan yang efektif akan menghasilkan tenaga kerja yang lebih efisien dan mengurangi waktu henti pemeliharaan secara keseluruhan. Ini setara dengan margin keuntungan yang lebih tinggi untuk pabrik dan pada gilirannya meningkatkan kemampuan fasilitas untuk bertahan.

Apa itu perencanaan dan penjadwalan?

Perencanaan dan penjadwalan adalah pendekatan disiplin untuk memanfaatkan sumber daya pemeliharaan yang ada untuk mengurangi waktu henti area dan meminimalkan biaya produksi secara keseluruhan. Hal ini dicapai melalui:

• Memprioritaskan pekerjaan

• Mengembangkan langkah-langkah fisik untuk menyelesaikan pekerjaan

• Pengadaan alat dan bahan yang diperlukan

• Menjadwalkan pekerjaan yang akan dilakukan

• Menyelesaikan pekerjaan

• Mengidentifikasi pekerjaan tambahan yang harus diselesaikan pada peralatan

• Mengarsipkan dokumentasi tertulis untuk riwayat peralatan

Apa untungnya bagi saya?

Jawaban yang jelas adalah untuk meningkatkan kelangsungan jangka panjang fasilitas Anda karena pengurangan biaya yang terkait dengan pemeliharaan dan waktu henti peralatan. Untuk pria di parit, itu sering berarti sangat sedikit. Berapa kali Anda dipanggil di tengah malam untuk datang menangani kegagalan peralatan? Atau, apakah liburan dibatalkan karena masalah runability? Praktik perencanaan dan penjadwalan yang lebih baik akan mengurangi frekuensi kegagalan bencana ini.

Melihat ke cermin

Sangat mudah untuk duduk, bermain sebagai korban dan mengklaim memiliki terlalu sedikit orang untuk menjaga area tetap berjalan. Faktanya adalah, jika Anda tidak memiliki sistem yang disiplin, Anda tidak akan tahu berapa banyak orang yang benar-benar diperlukan untuk merawat peralatan Anda.

Langkah pertama untuk menetapkan program perencanaan dan penjadwalan yang efektif adalah mengidentifikasi praktik perencanaan dan penjadwalan saat ini. Ini berarti keluar di area operasi dan berbicara dengan supervisor, perencana, dan karyawan pemeliharaan dan operasi setiap jam.

Anda mungkin akan mengalami banyak frustrasi di sekitar apa yang ada saat ini. Anda juga akan mendapatkan kesempatan untuk mendengar banyak alasan mengapa itu tidak berhasil, tetapi teruslah menggali informasi untuk membantu membangun sistem yang sukses. Berikut adalah beberapa hal yang harus dicari:

• Apakah tumpukan pekerjaan pemeliharaan Anda sangat besar?

• Apakah Anda tampaknya mencapai sangat sedikit dengan orang-orang yang Anda miliki?

• Apakah Anda mengalami kegagalan yang sama berulang kali?

• Apakah semua pekerjaan dijadwalkan menggunakan metode Bahtera Nuh? (2x2, dua pria, dua jam; 2x4, dua pria, empat jam; dll).

• Apakah suku cadang bekerja sebelum dimulai?

• Apakah karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka?

Ini semua adalah gejala dari sistem perencanaan dan penjadwalan yang tidak berfungsi dengan baik.

Membuat sarang tikus dari gunung

Mari kita hadapi itu, perencanaan dan penjadwalan bukanlah ilmu roket. Tujuannya adalah untuk mendapatkan pekerjaan yang paling penting diselesaikan dengan cara yang paling efisien. Pikirkan kembali tiga kali terakhir pabrik Anda mencoba merencanakan dan menjadwalkan proyek. Mengapa gagal? Belajarlah dari kesalahan itu dan ambil jalan yang berbeda.

Di pabrik Kertas Internasional di Augusta , Ga. , masalah kami di masa lalu berpusat pada kurangnya sistem tertulis dan peran serta tanggung jawab yang jelas. Segera setelah pria dengan tas kerja pergi, kami dengan cepat kembali ke kenyamanan bagaimana hal itu dilakukan di masa lalu.

Untuk memastikan variasi terbaru dari program perencanaan dan penjadwalan macet, kami harus serius dalam menciptakan peran dan tanggung jawab yang jelas untuk semua orang dalam organisasi. Ini termasuk semua orang mulai dari mekanik hingga manajemen pabrik atas.

Tantangan kami berikutnya adalah memastikan peran baru menjadi bagian dari cara kami berbisnis. Ini berarti mengambil pendekatan realistis untuk apa yang dapat dipertahankan dengan tingkat sumber daya kita saat ini. Sistem juga harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi keahlian dan sumber daya dari setiap area.

Peluncuran (ini dia lagi!)

Berapa kali Anda melihat "program bulan ini" gagal ketika menghadapi mentalitas "tidak ini lagi" dari tenaga kerja? Kami telah berkali-kali menangis ketika menerapkan sistem jenis ini sehingga sebagian besar tenaga kerja berhenti mendengarkan. Sebelum Anda meluncurkan sistem, pastikan Anda telah mendokumentasikan mengapa Anda gagal di masa lalu dan apa yang akan Anda lakukan berbeda untuk berhasil sekarang.

Untuk melakukan penilaian yang menyeluruh, bentuk tim lintas fungsi dari sekitar pabrik atau lakukan jajak pendapat informal. Cari tahu apa persepsi dari sistem perencanaan dan penjadwalan saat ini dan sebelumnya. Catat kelemahan tersebut dan atasi secara spesifik dalam rencana peluncuran Anda.

Di Augusta , kami memilih untuk mengembangkan tim lintas fungsi yang terdiri dari manajer menengah, supervisor garis depan, dan bahkan beberapa karyawan per jam. Karyawan yang dipilih adalah anggota yang paling berpengaruh dan dihormati di wilayah mereka. Tim tersebut ditugasi oleh manajemen pabrik untuk mengembangkan sistem dan jadwal peluncuran.

Peluncuran tersebut mencakup peran dan tanggung jawab yang ditentukan, metrik yang sesuai, frekuensi dan agenda pertemuan, dan rencana keberlanjutan. Kami mengeluarkan tim dari lokasi selama seminggu dan mengerjakan seluruh sistem. Kadang-kadang, ada beberapa diskusi yang sangat panas tentang apa yang akan berhasil atau tidak; tetapi pada akhirnya, kami mencapai konsensus tentang sistem tersebut.

Langkah selanjutnya adalah mempresentasikan temuan dan rencana tim kepada manajemen pabrik untuk disetujui. Ini adalah langkah penting karena tanpa dukungan manajemen tingkat atas, sistem tidak akan pernah berkelanjutan.

Di Augusta , kami tidak hanya bertemu dengan tim manajemen pabrik dan meninjau proposal kami, tetapi kami juga meminta setiap anggota tim manajemen menandatangani halaman sampul untuk menunjukkan dukungan dan komitmen mereka. Ini adalah sesuatu yang belum pernah dilakukan di masa lalu dan membantu menetapkan harapan bahwa sistem diterapkan di seluruh pabrik.

Setelah Anda memiliki dokumen yang disepakati tentang bagaimana pabrik akan merencanakan dan menjadwalkan pekerjaan pemeliharaan, pekerjaan sebenarnya dimulai! Sumber daya khusus akan dibutuhkan untuk berhasil meluncurkan sistem. Di Augusta , tim pengembangan bertanggung jawab atas peluncuran area individu. Ini adalah salah satu alasan utama kami memilih anggota yang paling berpengaruh dan dihormati di setiap area.

Sekarang setelah mereka mengembangkan sistem dan membangun kepemilikan, mereka bisa menjadi pengemudi di level terendah. Anggota tim area mengadakan pertemuan setengah hari dengan area mereka untuk meninjau sistem, termasuk membaca baris demi baris manual dan bagian tanya jawab.

Beberapa pertanyaan harus diajukan kembali ke tim secara keseluruhan untuk mendapatkan keputusan konsensus, tetapi sebagian besar dibahas dalam dokumen sebagaimana adanya. Pada akhirnya, kami menemukan ini sebagai cara yang sangat efektif untuk menjaga integritas sistem di seluruh pabrik.

Keberlanjutan:Mengubah budaya dan keuntungan Anda

Setelah sistem diluncurkan, fokus utama harus pada keberlanjutan. Enam bulan pertama adalah kerangka waktu penting untuk membangun pijakan dalam budaya pabrik. Setiap area harus merasakan kehadiran yang konstan untuk memastikan bahwa sistem menjadi sifat kedua. Di Augusta , tim peluncuran ditugasi menghadiri setidaknya satu pertemuan harian untuk setiap area seminggu sekali. Kami juga mengadakan pertemuan bulanan tim untuk membahas masalah dan kemajuan.

Dengan berbagi secara terbuka dan teratur, kami dapat membuat keputusan tentang kemajuan sistem. Ini juga membantu anggota tim untuk tetap mengetahui bagaimana sistem berkembang dan bahkan menginspirasi beberapa kompetisi antar area untuk mencoba menjadi yang terbaik.

Sebagai cara lain untuk memastikan keberlanjutan, kami menerapkan audit sistem oleh tim manajemen pabrik. Kami mengembangkan daftar pertanyaan yang harus dijawab saat menghadiri rapat perencanaan dan daftar periksa lain untuk membantu mengidentifikasi pekerjaan yang direncanakan dengan baik di tumpukan. Ini menjadi alat yang nyata ketika Anda melihat suatu area mulai bergeser sedikit ke belakang.

Selalu menakjubkan untuk melihat sebuah grup tiba-tiba ketika manajer pabrik datang ke pertemuan perencanaan tingkat yang lebih rendah hanya untuk melihat bagaimana keadaannya. Beberapa pertanyaan yang ditempatkan dengan baik tentang beberapa bagian dari sistem yang kurang selalu menunjukkan kepada tim bahwa harapan itu nyata dan akan ditindaklanjuti.

Terakhir, kami mengembangkan metrik untuk mengukur dampak sistem. Tim implementasi memelihara kartu skor area dengan metrik yang disepakati untuk mengukur pemanfaatan sistem di seluruh pabrik. Mereka diminta untuk membawa metrik ini ke rapat manajemen pabrik dan mendiskusikan hasilnya setiap bulan. Sama seperti audit, ini sangat membantu menjaga anggota tim secara aktif mengejar tujuan yang telah kami tetapkan.

Kami juga menambahkan beberapa metrik ini ke kartu skor semua orang di pabrik. Augusta menggunakan kartu skor sebagai alat diskusi untuk tinjauan satu-satu bulanan antara karyawan dan penyelia langsung mereka. Metrik ini mempertahankan tujuan perencanaan dan penjadwalan di depan mereka dan secara langsung memengaruhi peningkatan prestasi di akhir tahun.

Kemalasan, ibu dari penemuan yang BENAR

Setelah sistem Anda diluncurkan dan orang-orang mengerti bahwa itu tidak akan hilang, Anda akan melihat hal-hal luar biasa mulai terjadi. Orang-orang mengadaptasi sistem dan mulai menemukan cara untuk membuatnya lebih mudah digunakan di area mereka. Anda akan melihat persilangan dalam tanggung jawab dan anggota tim akan menyempurnakan sistem untuk mempermudah pekerjaan mereka.

Misalnya, seorang perencana Augusta memutuskan bahwa, pada penutupan, dia akan pergi ke lapangan dan menandai setiap pekerjaan dengan label kertas yang mengidentifikasi mekanik yang ditugaskan untuk pekerjaan itu, di mana bagian-bagiannya berada dan catatan khusus untuk pekerjaan itu. Hal ini membantu mengurangi "kesibukan pagi" dari penutupan saat supervisor sedang bekerja untuk mendapatkan mekanik pada pekerjaan mereka masing-masing dan menjawab pertanyaan apa pun.

Mekanik per jam memberikan umpan balik yang sangat positif pada sistem dan bahkan meninggalkan catatan di label kertas dengan apa yang mereka temukan dan pekerjaan tindak lanjut yang diperlukan. Contoh seperti ini terlihat di seluruh pabrik setelah setiap area mengambil alih sistem dan itu menjadi bagian dari budaya sehari-hari.

Setelah Anda mulai melihat orang-orang membawa sistem ke tingkat berikutnya, Anda akan berhasil dengan peluncuran awal Anda. Sekarang, saatnya untuk memulai dari awal lagi. Lihatlah lagi ke cermin, temukan kelemahan Anda dan fokus pada cara untuk terus meningkatkan. Mereka yang tidak terus memperbaiki diri akan tertinggal.

Konsep sistem perencanaan dan penjadwalan yang efektif telah ada selama bertahun-tahun. Tugas hari ini adalah untuk berhasil mengembangkan dan meluncurkan sistem yang akan menjadi bagian dari cara pabrik Anda menjalankan bisnis selama bertahun-tahun yang akan datang. Di dunia di mana hanya yang kuat yang bertahan, sangat penting bagi kita untuk fokus pada biaya yang berada dalam kendali kita. Dengan mengubah persepsi bahwa perencanaan dan penjadwalan hanyalah latihan yang sia-sia menjadi pusat laba yang benar-benar dapat mengurangi biaya pabrik per ton, Anda akan membantu memastikan bahwa pabrik Anda akan terus bertahan.

Tentang penulis:

Chris Hykin adalah direktur keandalan berbasis operator untuk International Paper di Augusta , Ga.