Tiga Langkah Menyelaraskan Teknologi Sumber Dengan Strategi Bisnis
Tim pengadaan yang menggunakan alat warisan sering kali kesulitan untuk mencapai potensi penuh dan memaksimalkan dampak bisnis mereka. Mereka tanpa sadar dapat tertinggal di belakang pesaing yang mengotomatiskan proses dan mendorong inovasi dengan strategi e-sourcing software-as-a-service (SaaS) modern.
Manfaat solusi modern tidak berhenti pada kemudahan penggunaan. Menurut survei dari Deloitte, 61 persen pemimpin pengadaan memberikan penghematan yang lebih baik dari tahun ke tahun setelah meninggalkan sistem lama dan menerapkan alat yang lebih baru.
Chief procurement officer (CPO) yang berpikiran maju beralih ke teknologi modern untuk memberikan wawasan tentang dampak dan penghematan pengadaan. Dalam prosesnya, mereka menjadi pendorong transformasi di seluruh perusahaan. Namun dengan banyaknya pilihan untuk dipilih di pasar saat ini, menemukan solusi sumber yang tepat untuk mencapai transformasi ini dapat menjadi suatu tantangan.
Berikut adalah tiga pelajaran yang harus dipertimbangkan oleh para pemimpin pengadaan saat mereka ingin menggunakan kembali solusi pengadaan modern yang selaras dengan strategi bisnis secara keseluruhan.
Sederhanakan Proses Kolaborasi
Lanskap bisnis berkembang lebih cepat dari sebelumnya, yang berarti bahwa CPO yang cerdas harus secara proaktif mengubah tim mereka untuk tetap menjadi yang terdepan. Tim pengadaan sering kali berfokus pada penghematan biaya, tetapi dalam lanskap kompetitif saat ini, pengadaan harus mengalihkan fokus menjadi lebih dari sekadar kantor pemotongan biaya. CPO harus mendorong dampak bisnis yang sebenarnya dan berkolaborasi untuk memberikan hasil strategis.
Menurut sebuah studi oleh McKinsey &Company, menerapkan proses dan alat kolaboratif meningkatkan produktivitas sebesar 20-30 persen dalam tim pengembangan perangkat lunak global. Saat pemimpin pengadaan memperjuangkan alat yang mudah digunakan yang mendorong kolaborasi dan inovasi, mereka dapat meningkatkan kemungkinan hasil positif bagi tim mereka.
Tim sumber di VMWare, pemimpin global dalam infrastruktur cloud dan teknologi ruang kerja digital, mengelola pengeluaran tahunan sebesar $2 miliar. Dengan begitu banyak uang yang dipertaruhkan, adopsi yang lemah dari alat sumber tidak mungkin. Setelah bertahun-tahun menggunakan alat lama — dan menyadari bahwa ROI praktis tidak ada — tim tahu bahwa mereka harus beralih ke alat sumber elektronik yang lebih sederhana dan lebih ramah pengguna.
Dalam proses evaluasi, VMWare memprioritaskan solusi yang intuitif untuk tim sumber dan pemangku kepentingan. Setelah tim menerapkan alat pengadaan modern, kolaborasi dengan cepat menjadi titik fokus untuk interaksi antara pemangku kepentingan, pemasok, dan tim pengadaan, mengurangi titik kesulitan baik secara internal maupun eksternal.
Mendukung Keterlibatan Pemangku Kepentingan yang Lebih Baik
Keterlibatan pemangku kepentingan adalah langkah berikutnya yang jelas dan kritis. Keberhasilan tim sumber didasarkan pada kepercayaan dan kolaborasi. Karena berbagi pengetahuan memungkinkan penyelarasan yang lebih baik dan wawasan langsung ke tujuan bisnis strategis, pemangku kepentingan dapat membantu mencari sumber untuk memprioritaskan proyek dan memberikan hasil yang mendorong kesuksesan.
Setelah VMWare mengimplementasikan alat e-sourcing SaaS modern, para pemangku kepentingan dengan cepat bergabung. Kata Kelle Garcia, manajer Center of Excellence untuk sumber strategis global:“Pemangku kepentingan kami sangat terkejut. Sebelumnya dikondisikan untuk menggunakan alat yang membingungkan dan melelahkan, mereka senang dengan kesederhanaan alat tersebut.” Pemangku kepentingan sekarang dapat dengan mudah mengirim permintaan dan memiliki akses cepat ke proyek dan informasi. Selain itu, alat e-sourcing SaaS modern memungkinkan pemangku kepentingan internal VMWare menemukan solusi dengan cepat dan efisien melalui kolaborasi dengan tim sumber.
Kembangkan Kesadaran Data
Dampak bisnis yang berkelanjutan tidak mungkin terjadi tanpa budaya kesadaran data. Dengan membuat gudang pusat kebenaran sumber dari mana seluruh bisnis dapat mengakses informasi, CPO dapat berbagi wawasan secara real-time dan memberikan laporan pembelajaran yang berharga. Pada gilirannya, data dan wawasan yang dikumpulkan dapat menyoroti kepentingan strategis sumber, dan memungkinkan pengadaan menumbuhkan suara yang berpengaruh dalam bisnis.
Setelah implementasi alat e-sourcing SaaS, VMWare melihat peningkatan yang signifikan dalam proyek yang diselesaikan. “Karena kemampuan untuk menyesuaikan bidang dan mendapatkan pelaporan terkini dan real-time, kami telah menggandakan jumlah proyek yang dibawa ke pasar,” kata Garcia.
Kolaborasi, keterlibatan pemangku kepentingan, dan kesadaran data mungkin tampak tidak mungkin dicapai oleh tim pengadaan dengan solusi warisan yang rumit, tetapi ketika teknologi yang tepat sejalan dengan strategi ini, ini memberikan jalur yang jelas untuk kesuksesan bisnis.
“Antarmuka alat e-sourcing SaaS modern kami yang fleksibel dan mudah diakses membantu seluruh tim kami dengan cepat memasuki pasar dan berkolaborasi dengan pemangku kepentingan,” kata Garcia. “Kami secara positif memengaruhi persepsi penawaran kompetitif otomatis sebagai hal yang sederhana dan fleksibel. Lebih baik lagi, kami tidak lagi meninggalkan uang di atas meja karena kurangnya adopsi vendor dan pemangku kepentingan.”
Dengan menggunakan alat e-sourcing SaaS modern, CPO dapat memperkuat hubungan tim mereka dengan pemangku kepentingan dan mendapat manfaat dari wawasan data berkualitas, yang menciptakan perubahan di seluruh perusahaan.
Stan Garber adalah presiden dan salah satu pendiri Pramuka RFP , penyedia perangkat lunak pengadaan dan pengadaan.
