Manajer Fasilitas Mengungkapkan Fitur CMMS Teratas:Temuan dari Survei CMMS Hippo

Hippo CMMS melakukan survei tiga bulan terhadap 100 manajer fasilitas untuk mendapatkan wawasan tentang apa yang dicari oleh para profesional saat ini dalam sistem perangkat lunak CMMS dengan beberapa temuan menarik. Survei meminta peserta untuk menjawab lima pertanyaan kunci, termasuk:

1. Bagaimana bentuk departemen pemeliharaan langsung mereka saat ini?
2. Seperti apa operasi mereka?
3. Apa alasan utama mereka mendapatkan CMMS?
4. Atribut dan fitur CMMS mana yang paling penting?
5. Kapan mereka ingin menerapkan CMMS?

Kami telah merangkum temuan mereka di bawah ini.
Status atau Kondisi Saat Ini dari Departemen Pemeliharaan Segera
Salah satu temuan yang paling menarik dari survei ini adalah hanya kurang dari setengah responden (45%) yang melaporkan menggunakan manual metode dokumentasi (seperti spreadsheet Excel, metode kertas dan pensil kuno, atau bahkan catatan tempel atau rantai email) untuk melacak dan mengelola operasi pemeliharaan.
Masalah utama dengan metode pelacakan dan manajemen manual adalah kurangnya sistem terpusat, yang dapat menyebabkan konflik data, kesalahan, dan informasi yang kedaluwarsa. Idealnya, fasilitas modern dan departemen pemeliharaan menyederhanakan operasi dan komunikasi antara setiap saluran dan pengguna melalui penggunaan sistem terpusat untuk melacak dan mengelola setiap aspek basis data pemeliharaan Anda.
Faktanya, data sangat penting untuk mengukur kemajuan terhadap tolok ukur. Yayasan Asosiasi Manajemen Fasilitas Internasional (IFMA) menerbitkan panduan cara yang berfokus pada masalah ini, “Pembandingan untuk Profesional Fasilitas,” menyoroti kebutuhan tidak hanya untuk data tetapi juga metode untuk mengumpulkan dan menganalisis data tersebut dengan cara yang kohesif. “Seringkali, ketika profesional fasilitas menyatakan minatnya pada benchmarking, mereka akan mulai dengan mengatakan apa yang ingin mereka ukur. Di antara contoh yang paling populer adalah pemanfaatan ruang dan konsumsi energi atau biaya,” jelas laporan itu. Kurangnya pelaporan data yang efisien dan andal merupakan hambatan utama bagi fasilitas yang terus mengandalkan dokumentasi manual, sehingga membuat tolok ukur yang lebih tinggi dan pengukuran kinerja yang jauh lebih sulit untuk dicapai.
Temuan menarik lainnya dari area survei ini meliputi:

• Departemen pemeliharaan rata-rata memiliki 11 pekerja pemeliharaan.
• Sebagian besar responden menunjukkan bahwa mereka menganggap departemen pemeliharaan mereka biasa-biasa saja dalam hal seberapa mapan itu. (Pada skala yang sama sekali tidak mapan hingga sangat mapan, misalnya, sebagian besar responden berada di tengah-tengah.)
• Enam belas persen responden (16%) melaporkan bahwa departemen pemeliharaan mereka “sama sekali tidak mapan”.

Maka, tidak mengherankan bahwa banyak departemen pemeliharaan modern berjuang dengan pemeliharaan dan manajemen fasilitas yang efektif. Kurangnya proses, protokol, dan sistem yang terdefinisi dengan jelas menyebabkan upaya yang tidak teratur yang sering kali gagal memenuhi kebutuhan organisasi dan membuat tolok ukur untuk mencapai tujuan fasilitas hampir tidak mungkin.
Seperti Apa Departemen Pemeliharaan Saat Ini ?
Lebih dari sepertiga responden (35%) dalam survei melaporkan hanya memiliki satu fasilitas, sementara 27% memiliki tujuh atau lebih fasilitas untuk dikelola. Sisa responden melaporkan memiliki antara dua dan enam fasilitas:

• 5% memiliki 5 hingga 6 fasilitas
• 8% memiliki 4 fasilitas
• 5% memiliki 3 fasilitas
• 16% memiliki 2 fasilitas

Bahkan dalam kasus di mana sebuah departemen memiliki satu fasilitas, tidak jarang fasilitas tersebut memiliki dua atau lebih gedung di mana departemen tersebut bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengelola kegiatan pemeliharaan.
Tentu saja, perusahaan sering kali tidak stagnan. . Organisasi yang hanya memiliki satu fasilitas tahun ini dapat berkembang menjadi lima fasilitas dalam dua tahun ke depan. Menurut Laporan Analisis Industri Global, potensi pasar global untuk manajemen fasilitas diproyeksikan mencapai $698,8 miliar pada tahun 2020. Ini menunjukkan pentingnya memanfaatkan alat teknologi seperti CMMS yang dapat secara efektif berkembang seiring pertumbuhan organisasi Anda, serta kemampuan untuk membandingkan data antar fasilitas.
Alasan Utama Mendapatkan CMMS
Mayoritas responden (84%) setuju bahwa perbaikan pemeliharaan proaktif penting untuk organisasi modern, dengan alasan utama untuk menerapkan CMMS. Selain itu, 83% peserta survei menyebutkan formulir perintah kerja sederhana sebagai faktor pendorong dalam keputusan mereka.
Hampir tiga perempat peserta survei (74%) mengatakan bahwa salah satu alasan utama mereka untuk menerapkan CMMS adalah keinginan untuk pelacakan sederhana dan pengelolaan peralatan, aset, dan inventaris.
Selain itu, diperkirakan 75% angkatan kerja akan terdiri dari generasi milenial pada tahun 2015. Generasi milenial tumbuh di era digital, dan praktik usang seperti dokumentasi manual sering kali tampak kuno bagi karyawan ini. Mereka terbiasa mengandalkan data untuk membantu dan meningkatkan kinerja pekerjaan, sehingga mengimbangi tuntutan tenaga kerja yang terhubung dan paham teknologi berarti solusi CMMS adalah suatu keharusan untuk bergerak maju.
Fitur CMMS Paling Penting
Peserta survei mencatat beberapa fitur yang mereka anggap penting dalam memilih CMMS, antara lain:

• 74% mengatakan bahwa keramahan pengguna adalah fitur utama.
• Sebaliknya, 0% peserta mengatakan bahwa keramahan pengguna “sama sekali tidak penting”.
• 46% melaporkan bahwa dukungan teknis yang berkualitas sangat penting.
• 44% lebih menyukai solusi CMMS dengan peralatan dan kemampuan manajemen aset.
• 39% mengatakan bahwa antarmuka kalender untuk melihat jadwal kerja adalah salah satu fitur terpenting dalam CMMS, dan 32% lebih memilih solusi yang menawarkan aplikasi seluler untuk kemudahan akses.

SMGlobal mengidentifikasi fitur penting lainnya dalam CMMS seperti templat tugas yang dapat digunakan kembali untuk pekerjaan pemeliharaan yang sering, meniadakan kebutuhan untuk membuat ulang roda untuk tugas yang berulang, dan kemampuan untuk menjadwalkan tugas dalam berbagai cara. Itu mungkin berarti menjadwalkan tugas berulang untuk berulang pada hari dan waktu yang sama setiap minggu atau bulan atau memicu penjadwalan tugas berdasarkan kondisi yang terpenuhi, seperti perintah kerja lain yang diselesaikan, perubahan pembacaan meter, atau kondisi alarm atau ambang batas.
Backlog pemeliharaan menawarkan kemampuan untuk melacak perintah kerja yang telah jatuh tempo, tertunda, atau tidak lengkap, dan pelaporan otomatis menyederhanakan proses pengiriman data laporan dan statistik penting kepada pemangku kepentingan utama. Fitur lain yang berguna adalah kemampuan untuk menghasilkan laporan kerusakan peralatan atau mesin, sehingga lebih mudah untuk menentukan akar penyebab kegagalan sistem atau gangguan layanan. Perbandingan masalah dan data historis atau real-time yang terkait dengan kinerja dan biaya peralatan memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk mendorong pengambilan keputusan untuk pemeliharaan preventif, penggantian suku cadang proaktif, dan penggantian peralatan, memungkinkan manajer fasilitas untuk mengoptimalkan kinerja.
Saat mempertimbangkan alasan untuk menerapkan CMMS dan fitur yang paling diinginkan, banyak manajer fasilitas yang sebelumnya mengandalkan proses manual mungkin melihat ke pelaporan dan fungsionalitas dasar. Sebaiknya lihat lebih dalam pada kemampuan solusi CMMS yang lebih canggih untuk menentukan aplikasi dan fitur mana yang paling baik melayani organisasi Anda seiring pertumbuhannya. FacilityNet merekomendasikan untuk membuat tim seleksi CMMS untuk mendapatkan berbagai perspektif dan mengandalkan proses sistematis untuk memilih aplikasi yang tepat.
Waktu untuk Implementasi
Hanya 3% responden survei yang melaporkan bahwa penerapan CMMS adalah tujuan jangka panjang. Empat puluh persen (40%) mengatakan mereka ingin menerapkan CMMS dalam satu sampai tiga bulan, dan 20% berharap untuk melakukannya dalam tiga sampai enam bulan ke depan.
Survei menunjukkan bahwa kerangka waktu yang ideal untuk menerapkan Solusi CMMS adalah kisaran menengah, di suatu tempat antara satu bulan dan enam bulan, "karena baik vendor dan klien memiliki cukup waktu untuk mengumpulkan dan memasukkan data tetapi tidak memiliki terlalu banyak waktu untuk menyeret keluar proyek dan mengalami kelelahan."
Garis waktu ini juga penting mengingat banyak responden melaporkan keinginan untuk aset, peralatan, dan pelacakan inventaris yang disederhanakan, karena solusi CMMS dipasangkan dengan label kode batang dan solusi tag aset untuk memfasilitasi pengambilan data otomatis. Penyandingan ini mengurangi atau menghilangkan proses entri data manual, secara dramatis mengurangi kesalahan, meningkatkan akurasi dan efisiensi, dan mempercepat tugas seperti pemeliharaan atau pelaporan kepatuhan.
Camcode menawarkan tag aset CMMS yang disesuaikan dan label kode batang untuk setiap aplikasi di fasilitas Anda, termasuk LDAR dan Tag Perangkap Uap , Label Aset Kode Batang Metalphoto® CMMS untuk menahan lingkungan yang keras, dan banyak lagi. Hubungi kami hari ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang solusi label kode batang CMMS khusus untuk integrasi tanpa batas dengan CMMS Anda.